6 điều kiện đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử, một khái niệm ngày càng phổ biến trong thế giới kỹ thuật số. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử, có những điều kiện cần được tuân thủ một cách chặt chẽ. Dưới đây là 6 điều kiện quan trọng mà bạn cần hiểu và áp dụng đúng để hợp đồng điện tử của bạn có giá trị pháp lý.

1. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng điện tử là một dạng hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử, bao gồm các thông tin được tạo ra, trao đổi, lưu trữ và xử lý thông qua phương tiện điện tử. Theo quy định của pháp luật hiện hành, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống. Cụ thể được quy định tại Điều 8, Điều 11 của Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:

Điều 8, Luật Giao dịch điện tử 2023 khẳng định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử là không thể phủ nhẩn chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Bên cạnh đó, Điều 11, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định hợp đồng điện tử có giá trị dùng làm chứng cứ như hợp đồng giấy khi xảy ra tranh chấp.

1. Thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng.

2. Giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu và các yếu tố phù hợp khác.

Có thể bạn muốn biết: Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? 3 thời điểm cần NẮM RÕ

2. 6 điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như một hợp đồng truyền thống, nhưng nó cũng có những điều kiện riêng biệt cần được đáp ứng. Vậy những điều kiện đó là gì?

2.1. Đảm bảo tính toàn vẹn

Thông tin trong hợp đồng điện tử phải được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Đây là một trong những điều kiện quan trọng nhất để đảm tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử được hiểu là thông tin trong hợp đồng điện tử không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử cần được đảm bảo để các bên tham gia hợp đồng có thể tin tưởng vào thông tin trong hợp đồng, từ đó thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của mình.

2.2. Thông tin chứa trong hợp đồng điện tử có thể truy cập

Cũng tại Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, thông tin chứa trong hợp đồng điện tử phải có thể truy cập. Các bên tham gia hợp đồng phải có thể dễ dàng tìm kiếm và xem xét thông tin trong hợp đồng. Bằng cách này sẽ đảm bảo tính minh bạch và sẵn sàng tiếp cận thông tin liên quan đến hợp đồng.

Ngoài ra, hợp đồng điện tử phải được bảo đảm tính toàn vẹn, không thể sửa đổi sau khi ký số. Mọi thay đổi phải được lưu lại và phiên bản cuối cùng không thể chỉnh sửa thêm. Chỉ được sửa đổi khi hợp đồng đã có hiệu lực và được các bên đồng ý. Mọi sự can thiệp trái phép sẽ làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng.

2.3. Có đầy đủ chữ ký số của các bên tham gia hợp đồng

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý khi có sự thống nhất giữa các bên và được xác nhận bằng chữ ký số của các bên liên quan trong hợp đồng. Việc thiếu chữ ký số của một trong các bên tham gia hợp đồng sẽ dẫn đến hợp đồng đó sẽ không được pháp luật thừa nhận và bảo vệ.

Do vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi kết thúc quy trình giao kết hợp đồng điện tử đảm bảo quyền và nghĩa vụ giữa các bên được pháp luật bảo vệ.

2.4. Đại diện ký số đúng theo quy định pháp luật

Đại diện ký số là người được ủy quyền để sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử thay mặt cho một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Để xác định đại diện ký số của các bên tham gia hợp đồng điện tử, các bên cần căn cứ vào quy định của pháp luật và các quy định nội bộ của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Trường hợp hợp đồng điện tử được ký số bởi người không có thẩm quyền ký theo quy định pháp luật thì hợp đồng đó sẽ không có giá trị pháp lý.

Chữ ký doanh nghiệp

Đây là loại chữ ký dành cho các tổ chức kinh doanh, công ty, hay doanh nghiệp. Chữ ký doanh nghiệp phải được thực hiện bởi người ủy quyền có thẩm quyền từ doanh nghiệp đó và phải tuân theo các quy định của pháp luật liên quan đến việc đại diện và ký kết thay mặt doanh nghiệp.

Đại diện ký số đối với doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký. Trong đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Chữ ký người đại diện pháp luật

Đây là loại chữ ký được sử dụng bởi các cá nhân đại diện cho tổ chức hoặc công ty theo quy định của pháp luật. Người đại diện pháp luật cần phải được ủy quyền và tuân thủ các quy định về việc ký kết và thể hiện quyền và trách nhiệm của tổ chức mình.

Cụ thể, người được ủy quyền ký là người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền bằng văn bản. Văn bản ủy quyền phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

Chữ ký cá nhân

Chữ ký số cá nhân là chữ ký số được sử dụng trong giao dịch điện tử của cá nhân. Chữ ký số của cá nhân được tạo ra bằng khóa bí mật của cá nhân và phải tuân thủ các quy định về xác thực và định danh cá nhân, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của giao dịch.

Đại diện ký số đối với cá nhân là cá nhân đó hoặc người được ủy quyền ký. Cá nhân có thể ủy quyền cho người khác ký số hợp đồng điện tử thay mình bằng văn bản. Văn bản ủy quyền phải được ký bởi cá nhân và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

2.5. Chữ ký số còn hiệu lực và được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền

Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng chứng thư số của đối tác để hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có.

2.6. Thực hiện đúng theo nguyên tắc giao kết

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử được quy định rất rõ ràng tại Điều 36, Luật Giao dịch điện tử 2023, có thể hiểu ngắn gọn như sau:

• Các bên có thể dùng công cụ điện tử để ký kết và thực hiện hợp đồng.
• Các bên có thể thỏa thuận về quy tắc kỹ thuật và bảo mật của hợp đồng.
• Tuân theo quy định của pháp luật và luật Giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hiệu quả trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên cần lưu ý đến các điểm sau:

• Lựa chọn phương tiện giao kết hợp đồng phù hợp: Hợp đồng điện tử có thể được giao kết bằng bất kỳ phương tiện điện tử nào (các hệ thống thông tin tự động, trang web, ứng dụng di động, hoặc bất kỳ nền tảng điện tử nào cho phép thực hiện giao dịch trực tuyến..) cho phép các bên trao đổi thông tin và nhận biết được sự đồng ý của các bên về nội dung hợp đồng. Khi lựa chọn phương tiện giao kết hợp đồng, các bên cần lưu ý đến các yếu tố sau:
• Đảm bảo khả năng lưu trữ và truy xuất thông tin.
• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin.
• Được các bên tham gia giao kết hợp đồng chấp nhận.
• Xác định rõ chủ thể giao kết (những bên tham gia vào quá trình giao kết hợp đồng điện tử): Các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Năng lực hành vi dân sự đầy đủ được xác định theo quy định của Bộ luật Dân sự.

3. Lưu ý khi sử dụng hợp đồng điện tử đảm bảo tính pháp lý

Như đã đề cập trước đó, hợp đồng điện tử là hình thức giao kết hợp đồng sử dụng phương tiện điện tử để trao đổi thông tin, xác lập sự đồng ý của các bên. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng được giao kết bằng văn bản, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, các bên cần lưu ý một số vấn đề sau:

3.1. Lĩnh vực được áp dụng

Hợp đồng điện tử được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như dân sự, thương mại, dịch vụ, giáo dục, và nhiều lĩnh vực khác. Tuy nhiên, cũng có những lĩnh vực mà việc sử dụng hợp đồng điện tử không được phép hoặc bị hạn chế do tính chất và yêu cầu pháp lý cụ thể của lĩnh vực đó.

Cụ thể, trong lĩnh vực chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, hợp đồng mua bán cổ phần, góp vốn … có yêu cầu phải được giao kết bằng văn bản. Nếu thực hiện giao kết bằng hợp đồng điện tử thì hợp đồng này không có giá trị pháp lý và không được pháp luật bảo vệ.

3.2. Chủ thể tham gia giao kết

Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng điện tử phải là cá nhân, tổ chức có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo rằng mỗi bên tham gia vào hợp đồng có trách nhiệm pháp lý đối với các quyền và nghĩa vụ mà hợp đồng mang lại.

Đối với cá nhân:

Theo Điều 16, Bộ luật Dân sự năm 2015, năng lực pháp luật dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân có quyền dân sự và nghĩa vụ dân sự.

Điều này quy định: Người từ đủ 18 tuổi trở lên được xem là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự. Người dưới 18 tuổi tham gia giao kết hợp đồng cần có người đại diện hợp pháp hoặc người giám hộ đồng ý hoặc thực hiện trên sự đồng ý của họ.

Đối với tổ chức:

Theo Điều 86, Bộ luật Dân sự năm 2015, năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân là khả năng của pháp nhân có các quyền và nghĩa vụ dân sự.

Như vậy, tổ chức được coi là pháp nhân khi đáp ứng các điều kiện quy định trong Bộ luật Dân sự, bao gồm việc thành lập theo quy định và có khả năng nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập. Khi tổ chức tham gia giao kết hợp đồng điện tử, họ cần thông qua người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó, người này được ủy quyền đại diện cho tổ chức trong giao kết hợp đồng điện tử.

3.3. Nội dung hợp đồng

Nội dung của hợp đồng điện tử tương tự hợp đồng truyền thống với các yếu tố chính như sau:

• Chủ thể hợp đồng: Xác định ai là người hoặc tổ chức tham gia trong hợp đồng điện tử, bao gồm cả thông tin về địa chỉ pháp lý và các thông tin xác định tính tồn tại của họ.
• Đối tượng hợp đồng: Mô tả chi tiết về sản phẩm, dịch vụ hoặc tài sản mà hợp đồng áp dụng.
• Số lượng, chất lượng, giá cả và phương thức thanh toán: Xác định số lượng hoặc khối lượng của sản phẩm, dịch vụ, giá cả và cách thanh toán được thực hiện.
• Thời hạn, địa điểm và phương thức thực hiện: Định rõ thời gian hợp đồng có hiệu lực, địa điểm thực hiện và cách thức thực hiện hợp đồng.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Mô tả chi tiết về quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong hợp đồng, bao gồm cả việc đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
• Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng: Đề cập đến các biện pháp hoặc trách nhiệm pháp lý khi một bên vi phạm hợp đồng.
• Phương thức giải quyết tranh chấp: Xác định cách thức giải quyết mọi xung đột hoặc tranh chấp phát sinh từ hợp đồng.
• Điều kiện đảm bảo sự toàn vẹn: Chứa các điều kiện đảm bảo sự toàn vẹn của nội dung hợp đồng, bao gồm cả việc quản lý và bảo mật thông tin.

Xem thêm: 4 cách giải quyết tranh chấp về hợp đồng điện tử CHUẨN pháp luật

3.4. Bảo mật

Trong việc sử dụng hợp đồng điện tử, bảo mật là một yếu tố quan trọng. Có thể xuất hiện các rủi ro như rò rỉ thông tin hay mất dữ liệu. Để đối phó với những tình huống này, người tham gia cần xem xét và lựa chọn các bên thứ ba có uy tín.

Đây là các bên cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc dịch vụ lưu trữ hợp đồng điện tử có đầy đủ các điều kiện cần thiết để đảm bảo an toàn cho thông tin của các bên, bao gồm:

• Có hệ thống bảo mật thông tin hiện đại, bảo mật nhiều lớp.
• Có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo mật thông tin.
• Có chính sách bảo mật thông tin rõ ràng, minh bạch.

Ngoài ra, các bên cũng cần lưu ý một số biện pháp bảo mật thông tin khác như:

• Sử dụng mật khẩu mạnh, bảo mật.
• Không cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản cho người lạ.
• Thường xuyên cập nhật các bản vá lỗi bảo mật.

4. Một số câu hỏi về liên quan đến pháp lý hợp đồng điện tử

Câu 1: Cách chứng minh giá trị pháp lý của hợp đồng với bên thứ 3

Để chứng minh giá trị pháp lý của hợp đồng với bên thứ ba, bạn cần thực hiện ba điều sau đây:

• Ký Hợp đồng điện tử bằng chữ ký số: Đảm bảo rằng Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin: Thông tin trong Hợp đồng điện tử cần được lưu trữ và truy cập một cách hoàn chỉnh, không bị thay đổi, ngoại trừ các thay đổi hình thức thông thường trong quá trình trao đổi hoặc hiển thị chứng từ điện tử.
• Tuân theo quy định của Nghị định 52/2013: Đảm bảo rằng Hợp đồng điện tử tuân theo quy định trong Điều 9 của Nghị định 52/2013 về giá trị pháp lý của chứng từ điện tử.

Câu 2: Hợp đồng điện tử xảy ra tranh chấp phải làm sao?

Khi hợp đồng điện tử xảy ra tranh chấp, quy trình giải quyết tranh chấp có thể tuân theo các nguyên tắc và hình thức sau:

Nguyên tắc giải quyết tranh chấp:

• Khuyến khích hòa giải giữa các bên.
• Nếu không thể hòa giải, tuân theo quy định của pháp luật.

Các hình thức giải quyết tranh chấp:

• Thương lượng trực tiếp giữa các bên.
• Sử dụng hòa giải viên bên ngoài để giải quyết.
• Sử dụng trọng tài (có thể là trọng tài của vụ việc hoặc trọng tài thường trực).
• Giải quyết tại tòa án theo quy định pháp luật.

Xử lý vi phạm pháp luật về giao dịch điện tử:

• Đối với cá nhân vi phạm, có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
• Đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vi phạm, có thể bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động, và phải bồi thường theo quy định của pháp luật nếu gây thiệt hại.

Câu 3: Thời điểm hiệu lực của hợp đồng điện tử

Thời điểm hiệu lực của hợp đồng điện tử có thể được xác định như sau:

• Thời điểm giao kết hợp đồng: Mặc định, hợp đồng điện tử có hiệu lực ngay sau khi được ký kết và đồng tình bởi các bên.
• Thời điểm do đôi bên thỏa thuận: Nếu hai bên đồng ý, hợp đồng có thể có hiệu lực vào một thời điểm cụ thể sau khi ký kết, ví dụ sau 30 ngày ký kết.
• Thời điểm theo quy định của pháp luật: Trong trường hợp có quy định khác trong luật hoặc quy định riêng của bên làm luật, thời điểm hiệu lực của hợp đồng điện tử sẽ tuân theo quy định này.

Hợp đồng điện tử là một hình thức giao kết hợp đồng hiện đại, có nhiều ưu điểm như tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi sử dụng hợp đồng điện tử, các bên cần lưu ý một số vấn đề để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

MISA AMIS hy vọng những thông tin được cung cấp ở trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hợp đồng điện tử một cách hiệu quả và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.