Tải miễn phí mẫu giấy đề nghị thanh toán (số 05-TT) và cách lập

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ bắt buộc để người lao động được hoàn lại các khoản tiền đã chi cho công việc chung nhưng chưa nhận tạm ứng. Để giúp bạn hoàn thiện hồ sơ thanh toán nhanh chóng và hợp lệ, bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết các mẫu chuẩn theo quy định hiện hành (Thông tư 200, 133, 99) cùng hướng dẫn ghi chi tiết từng mục.

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán (tiếng Anh: Request for Payment) là một loại chứng từ kế toán dùng để tổng hợp các khoản tiền mà cá nhân đã chi cho hoạt động chung của đơn vị và đề nghị được hoàn trả lại.

Hiểu một cách đơn giản, đây là văn bản xác nhận: “Tôi đã dùng tiền túi của mình để mua hàng/dịch vụ cho công ty, và nay tôi yêu cầu công ty trả lại số tiền đó cho tôi.”

Khi nào cần lập Giấy đề nghị thanh toán?

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa loại giấy này và Giấy đề nghị tạm ứng. Để sử dụng đúng, cần phân biệt rõ thời điểm phát sinh dòng tiền:

• Đã chi tiền túi (Chưa tạm ứng): Bạn tự bỏ tiền cá nhân ra mua văn phòng phẩm, tiếp khách, công tác… và cần công ty trả lại.
• Đã nhận tạm ứng nhưng chi “lố”: Ví dụ bạn tạm ứng 1 triệu, nhưng thực tế mua hết 1,2 triệu. Bạn cần làm giấy này để thanh toán nốt 200.000đ chênh lệch.
• Thanh toán công nợ: Tổng hợp các hóa đơn mua hàng để đề nghị Giám đốc duyệt chi trả cho nhà cung cấp.

Mục đích:

• Làm thủ tục thanh toán tiền cho người đề nghị.
• Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ hoặc ngân hàng chuyển khoản.
• Làm căn cứ để kế toán ghi sổ chi phí.

Để đảm bảo quy trình thanh toán nhanh chóng và chính xác, AMIS Kế Toán đã kết nối với AMIS Quy Trình cho phép thiết lập quy tắc hạch toán tự động sinh và lập chứng từ quyết toán tạm ứng sau khi nhân viên hoàn thành thủ tục quyết toán, đảm bảo hạch toán chính xác các khoản tạm ứng theo quy định kế toán. 

Nhận tài khoản dùng thử miễn phí

2. Tổng hợp các mẫu giấy đề nghị thanh toán (05-TT) mới nhất

2.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 99

Đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất áp dụng từ 01/01/2026 thay thế cho mẫu cũ của Thông tư 200, có thể áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Để tăng cường tính minh bạch và kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, mẫu mới bổ sung thêm vai trò của Phụ trách bộ phận. Trưởng bộ phận phải ký xác nhận khoản chi này là thực tế và cần thiết.

[Tải File Word – Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99]

2.2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đây là mẫu số 05-TT được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

[Tải File Word – Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133]

2.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Đây là mẫu áp dụng cho mọi loai hình doanh nghiệp tuy nhiên đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026.

[Tải File Word – Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200]

3. Hướng dẫn cách lập giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99

Bước 1: Phần thông tin định danh (Góc trên bên trái)

• Đơn vị/Bộ phận: Ghi rõ tên công ty và phòng ban (VD: Công ty ABC – Phòng Marketing).
• Ngày tháng: Ghi ngày bạn lập giấy (thường là ngày nộp hồ sơ).

Phần 2: Nội dung chi tiết

• Kính gửi: Ban Giám đốc hoặc Bộ phận Kế toán.
• Nội dung thanh toán: Ghi cụ thể lý do chi tiền. Ví dụ:
  • Đúng: “Thanh toán tiền in ấn tài liệu hội thảo ngày 15/01/2026”.
  • Sai: “Tiền in ấn”.
• Số tiền:
  • Bằng số: Ghi chính xác, dùng dấu chấm (.) hoặc phẩy (,) ngăn cách hàng nghìn theo quy định của công ty (VD: 1.500.000).
  • Bằng chữ: Viết hoa chữ cái đầu, ghi đầy đủ đơn vị “đồng chẵn”. Tổng tiền bằng chữ phải khớp 100% với số tiền bằng số.
• Chứng từ kèm theo: Ghi số lượng hóa đơn gốc đính kèm (VD: 03 hóa đơn).

Phần 3: Chữ ký

• Bạn (Người đề nghị) ký trước.
• Sau đó trình Phụ trách bộ phận (Trưởng phòng) ký duyệt
• Cuối cùng chuyển sang bộ phận Kế toán để xử lý các bước tiếp theo.

Một số điều cần lưu ý khi lập giấy đề nghị thanh toán:

• Tuyệt đối không tẩy xóa: Số tiền và ngày tháng phải viết rõ ràng, dứt khoát. Nếu sai, hãy hủy và viết tờ mới.
• Khớp số tiền: Tổng tiền trên giấy đề nghị phải bằng hoặc nhỏ hơn tổng tiền trên các hóa đơn đính kèm. Kế toán không bao giờ thanh toán số tiền lớn hơn thực tế hóa đơn.
• Mực bút: Chỉ dùng bút bi mực xanh (khuyên dùng) hoặc đen. Không dùng mực đỏ, bút chì.

4. Quản lý toàn diện nghiệp vụ Thanh toán và Công nợ với MISA AMIS Kế toán

Việc nắm rõ các Thông tư (99, 200, 133) là nền tảng quan trọng, nhưng trong thực tế, việc xử lý thủ công rất nhiều quy trình nghị thanh toán mỗi ngày khiến kế toán dễ rơi vào quá tải và sai sót số liệu. MISA AMIS Kế toán đã kết nối với AMIS Quy Trình giúp số hóa quy trình khép kín:

• Kết nối với AMIS Quy trình để thực hiện công tác phê duyệt và hạch toán nghiệp vụ tạm ứng, thanh quyết toán tạm ứng.
• Thiết lập quy tắc hạch toán tự động sinh chứng từ tạm ứng/thanh toán/quyết toán tạm ứng khi đồng bộ từ AMIS Quy trình.
• Xem Giấy đề nghị thanh toán công nợ để theo dõi và nhắc nhở khách hàng về công nợ còn phải thu trong kỳ.
• Lập chứng từ quyết toán tạm ứng sau khi nhân viên hoàn thành thủ tục quyết toán, đảm bảo hạch toán chính xác các khoản tạm ứng theo quy định kế toán.