Kinh nghiệm quản lý rủi ro theo ISO 31000 tại Bóng đèn Điện Quang

Như bài trước chúng tôi đã thông tin, hiện nay có 2 tiêu chuẩn trong quản lý rủi ro trong doanh nghiệp được công nhận rộng rãi trên thế giới và tại Việt Nam, bao gồm ERM COSO và ISO 31000. Trong đó, tiêu chuẩn ISO 31000 không chỉ cung cấp các nguyên tắc và khuôn khổ cho quản lý rủi ro, mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tích hợp quản trị rủi ro vào các quy trình và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Công ty cổ phần Bóng đèn Điện Quang, một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp thiết bị chiếu sáng tại Việt Nam, đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 31000 để tăng cường khả năng nhận diện và ứng phó với các rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ câu chuyện quản trị rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000 tại Bóng đèn Điện Quang, phân tích cách mà công ty này đã triển khai các nguyên tắc quản trị rủi ro, từ đó tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1. Bối cảnh chung 

Theo tài liệu “Chương trình quốc gia Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020 – Hệ thống quản lý rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000: Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng” – Nhà xuất bản Hồng Đức, Công ty CP Bóng đèn Điện Quang đã áp dụng hệ thống quản lý rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000 cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. 

Công ty Bóng Đèn Điện Quang triển khai áp dụng hệ thống quản lý rủi ro theo ISO 31000 cho toàn bộ hoạt động của công ty. Bước đầu tiến hành đánh giá rủi ro mẫu trên một quy trình đại diện cho mỗi phòng ban, xí nghiệp đèn ống, xí nghiệp Ống thủy tinh, chi nhánh Đồng An.

Bước sau, tập trung áp dụng đầy đủ theo các yêu cầu của hệ thống ISO 31000 tại các phòng ban, đơn vị sản xuất: Phòng Nhân sự, Phòng Hành chính, Phòng Thử nghiệm, Phòng Kho vận, Phân xưởng Compact và Huỳnh Quang (Chi nhánh Đồng An).

2. Phương pháp và các bước triển khai dự án

2.1. Phương pháp thực hiện

Phương pháp thực hiện chủ yếu là dựa vào thực hành, các bước thực hiện dưới đây phần lớn liên quan đến việc đánh giá ban đầu, đào tạo doanh nghiệp, thực hành hệ thống quản lý rủi ro (QLRR), đánh giá hiệu quả và cải tiến. 

Cơ sở lý luận của phương pháp này là chu trình PDCA (lập kế hoạch; thực hiện; kiểm tra/ đánh giá; cải tiến tiếp theo). Trong phương pháp này, nhóm dự án trực tiếp cùng đại diện doanh nghiệp thực hành các công cụ cải tiến tại chỗ, đo lường kết quả thực hành trước và sau khi cải tiến để xác định mức độ cải tiến bằng định lượng.

2.2. Các bước triển khai dự án

Bước 1. Tiếp xúc doanh nghiệp và đánh giá khảo sát thực trạng hoạt động của doanh nghiệp:

– Soạn thảo nội dung và chương trình khảo sát đánh giá;

– Tiếp xúc với Lãnh đạo doanh nghiệp, xác định các cam kết và phạm vi triển khai;

– Thực hiện đánh giá theo “Bảng đánh giá thực hành ISO 31000” đã xây dựng.

– Lập kế hoạch cụ thể hướng dẫn thực hiện.

– Chuẩn bị các tài liệu có liên quan và bố trí các bộ phận chức năng làm việc với chuyên gia tư vấn.

– Xem xét các điều kiện triển khai.

– Lãnh đạo doanh nghiệp xem xét góp ý kế hoạch cụ thể hướng dẫn thực hiện.

Bước 2. Thành lập các nhóm công tác/ Ban triển khai

– Hướng dẫn thành lập Ban điều hành dự án theo chủ đề đã lựa chọn ở bước 1.

– Chọn thành viên thích hợp tham gia vào ban điều hành dự án.

– Thành lập Ban điều hành dự án, xây dựng cơ cấu và quy chế phối hợp công tác.

Bước 3. Đào tạo nhận thức và thực hành hệ thống quản lý rủi ro theo ISO 31000

– Chuẩn bị giáo trình/ các phương tiện hỗ trợ đào tạo thích hợp.

– Lập danh sách các đối tượng chủ chốt tham gia khóa đào tạo.

– Tổ chức khóa đào tạo. 

Bước 4. Hướng dẫn xây dựng khuôn khổ quản lý rủi ro, bao gồm: Bảng Phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức); Chính sách, mục tiêu, các thủ tục quản lý rủi ro; Bảng đánh giá rủi ro, các kế hoạch chi tiết…:

– Lập bảng phân công trách nhiệm của từng nhóm và các đơn vị, phòng ban có liên quan đến việc soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu.

– Hướng dẫn doanh nghiệp viết các tài liệu liên quan.

– Các cán bộ chủ chốt tham gia xây dựng tài liệu theo yêu cầu của hệ thống QLRR dưới sự giám sát của cán bộ tư vấn theo kế hoạch cụ thể do các cán bộ tư vấn đề xuất.

– Điều chỉnh tài liệu phù hợp với yêu cầu của hệ thống QLRR.

Bước 5. Hướng dẫn áp dụng hệ thống quản lý rủi ro

– Triển khai việc áp dụng hệ thống QLRR dựa trên các tài liệu đã viết, thực hiện các giải pháp để giảm thiểu rủi ro… dưới sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn.

– Đo lường các tính của hệ thống QLRR (tháng/quý) nhằm đánh giá tính hiệu quả trước và sau khi áp dụng.

– Cán bộ chủ chốt chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hành các tài liệu hệ thống QLRR bao gồm các kế hoạch xử lý rủi ro đã thiết lập.

– Các đơn vị, phòng ban áp dụng chương trình xây dựng và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

– Thu thập đầy đủ các số liệu có liên quan trong quá trình áp dụng các tài liệu và xử lý các rủi ro…

Bước 6. Đào tạo và thực hiện đánh giá nội bộ

– Chọn các cán bộ chủ chốt tham gia khóa đào tạo thực hành đánh giá nội bộ.

– Lập kế hoạch đánh giá nội bộ hệ thống QLRR.

– Hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ theo checklist và các tài liệu của hệ thống QLRR đã xây dựng.

– Doanh nghiệp sửa chữa các điểm chưa phù hợp của hệ thống tài liệu quản lý rủi ro đã xây dựng dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn.

Bước 7. Theo dõi và báo cáo

– Hướng dẫn theo dõi kết quả thực hiện xử lý rủi ro hàng tháng/quý.

– Cử các chủ trì quá trình quản lý rủi ro theo dõi kết quả và báo cáo tháng/quý.

– Phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục nếu kết quả xử lý rủi ro chưa đạt theo yêu cầu.

– Hướng dẫn lập báo cáo tháng/quý về kết quả xử lý rủi ro và trình cho lãnh đạo doanh nghiệp có kèm theo các đề xuất cải tiến cho đợt tới.

Bước 8. Đánh giá hiệu quả áp dụng

– Hướng dẫn doanh nghiệp đánh giá hiệu quả trước và sau áp dụng hệ thống QLRR theo “Bảng đánh giá thực hành ISO 31000”.

– Thực hiện các giải pháp xử lý rủi ro và ghi nhận kết quả.

– Vẽ biểu đồ đánh giá theo trực quan.

– Hướng dẫn phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp xử lý rủi ro tiếp theo để doanh nghiệp tự thực hiện trong đợt tới.

3. Kết quả áp dụng

Hệ thống quản lý rủi ro của Công ty được thiết lập theo chuẩn mực quốc tế ISO 31000:2009, bao gồm: 

Chính sách, mục tiêu quản lý rủi ro; Khuôn khổ rủi ro; Quy trình quản lý rủi ro; Danh mục rủi ro và danh mục rủi ro đáng kể (tổng cộng hơn 230 rủi ro đã được nhận dạng); Phân tích, đánh giá và xác định mức độ ảnh hưởng của các rủi ro; Các giải pháp hạn chế rủi ro và kế hoạch xử lý giảm thiểu rủi ro đáng kể. Các quy trình quản lý rủi ro được tích hợp vào trong hệ thống quản lý chung của Công ty.

Hệ thống quản lý rủi ro theo ISO 31000 được áp dụng cho toàn thể các phòng ban của Công ty Điện Quang, tuy nhiên trong quá trình triển khai Công ty đã tập trung vào một số bộ phận trọng tâm để thực hiện theo đúng các yêu cầu của ISO 31000. Trong quá trình triển khai, Công ty đã nhận dạng và xác định được 17 rủi ro đáng kể để tập trung theo dõi và xử lý. Kết quả xử lý rủi ro được đánh giá như sau:

+ 12/17 rủi ro (chiếm 70,5%) đã được giảm thiểu so với trước khi áp dụng ISO 31000 theo số liệu thống kê.

+ 4/17 rủi ro (chiếm 23,5%) chưa thực hiện các giải pháp xử lý rủi ro thuộc về phân xưởng Huỳnh Quang – Chi nhánh Đồng An (3 rủi ro), Phòng Thử nghiệm (1 rủi ro). 

Do lần đầu tiếp cận với hệ thống, Phân xưởng Huỳnh Quang đánh giá có 6 rủi ro đáng kể cần xử lý, nhưng đã tập trung giảm thiểu được 3 rủi ro, còn 3 rủi ro đang thực hiện giải pháp xử lý tiếp theo trong thời gian tới. Còn phòng Thử nghiệm thì mới triển khai thực hiện giải pháp sau này nên chưa đánh giá được mức độ giảm thiểu.

+ 1/17 rủi ro (chiếm 6%) đã thực hiện giải pháp xử lý rủi ro nhưng chưa giảm thiểu. Công ty sẽ rà soát lại và đưa biện pháp cải tiến tiếp theo.

Chi tiết kết quả đánh giá có trong bảng dưới đây:

Danh mục rủi ro, phương án xử lý rủi ro và kết quả thực hiện tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Điện Quang theo tiêu chuẩn ISO 31000:

4. Đánh giá hiệu quả và bài học kinh nghiệm

4.1. Đánh giá hiệu quả chung

– Từ kết quả thực hiện đánh giá và quản lý rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 31000 tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Điện Quang nêu trên cho thấy, công ty đã xây dựng được hệ thống quản lý rủi ro theo ISO 31000 phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhằm kiểm soát thường xuyên các rủi ro, giảm thiểu các rủi ro và tổn thất có thể xảy ra.

– Áp dụng hệ thống quản lý rủi ro giúp Công ty chủ động trong việc nhận dạng và quản lý các rủi ro, ngăn ngừa tổn thất và quản lý sự cố có thể xảy ra thông qua việc chủ động thống kê và theo dõi đo lường kết quả xử lý rủi ro hàng tháng.

– Các đơn vị, phòng ban trong Công ty am hiểu các quy trình, công cụ, kỹ thuật để quản lý rủi ro, nâng cao tinh thần học hỏi và làm việc nhóm của toàn thể nhân viên trong quá trình xây dựng và áp dụng; nâng cao khả năng ứng biến của các phòng ban/cá nhân khi gặp rủi ro trong công việc hàng ngày.

Theo quy định về đánh giá tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý rủi ro, Công ty CP Bóng Đèn Điện Quang đã giảm thiểu được 70,5% trên tổng số các rủi ro đáng kể được Công ty xác định từ đầu. Kết quả này cho thấy việc quản lý rủi ro đã được Ban lãnh đạo và các phòng ban tích cực trong việc thực hiện các giải pháp kiểm soát tốt các rủi ro.

4.2. Bài học kinh nghiệm

– Cam kết của lãnh đạo: Ban Lãnh đạo của Công ty CP Bóng đèn Điện Quang thể hiện sự cam kết của lãnh đạo thông qua việc tham gia tích cực vào việc tổ chức xây dựng áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý rủi ro của công ty. Ban lãnh đạo luôn luôn ưu tiên nguồn lực để thực hiện chương trình; thường xuyên có các chỉ đạo kịp thời.

– Sự nhiệt tình của nhân viên: Các nhân viên của Công ty nhiệt tình trong việc thực hành các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cũng như hệ thống quản lý rủi ro theo ISO 31000. Các chỉ tiêu và kế hoạch thực hiện đề ra cần được thực hiện nghiêm túc, có theo dõi, kiểm soát và cải tiến thường xuyên.

– Cần đào tạo nhận thức về lợi ích và tầm quan trọng của ISO 31000 cho cả Ban lãnh đạo, các cấp quản lý trung gian và tất cả các nhân viên liên quan.

– Áp dụng các hệ thống, công cụ để nâng cao năng suất chất lượng một cách phù hợp, hiệu quả. Với khả năng tài chính dồi dào, Công ty có thể đầu tư nhiều thiết bị máy móc hiện đại để gia tăng năng suất chất lượng. 

Tuy nhiên đây chỉ là điều kiện cần, chưa phải là điều kiện đủ. Một công ty có máy móc hiện đại không có nghĩa sẽ tạo ra sản phẩm có chất lượng và năng suất cao, do vậy cần áp dụng đầy đủ các hệ thống, công cụ liên quan để giúp vận hành máy móc hiện đại, cải tiến công việc ngày càng tốt hơn. Sự lơ là trong đào tạo nhân viên hoặc thiếu áp dụng các hệ thống, công cụ sẽ tạo điều kiện cho các công ty đối thủ có cơ hội vượt qua.

– Khi triển khai dự án ứng dụng ISO 31000 theo mô hình công ty mẹ và các chi nhánh/nhà máy con, chỉ triển khai thí điểm dự án trong phạm vi hẹp (1 văn phòng công ty và một chi nhánh/nhà máy). Sau khi thực hiện xong, đánh giá kết quả thực hiện và rút kinh nghiệm trước khi nhân rộng ra các chi nhánh/nhà máy khác. Tránh việc triển khai ồ ạt nhiều phòng ban, chi nhánh, nhà máy sẽ dễ dẫn đến rủi ro thất bại.

– Rủi có có thể có liên quan đến một phòng ban, cũng có thể liên quan đến nhiều phòng ban, do vậy cần có các nhóm chức năng tập hợp được nhân sự ở nhiều phòng ban/bộ phận khác để xác định được các rủi ro toàn diện và đầy đủ.

– Sử dụng các các công cụ hỗ trợ thích hợp để xác định chính xác các rủi ro và nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến rủi ro.

– Ban lãnh đạo cần cung cấp đủ nguồn lực để nhận dạng, phân tích, đánh giá rủi ro và xử lý các rủi ro một cách thích đáng. Một rủi ro được xác định là đáng kể nhưng không có các biện pháp xử lý tiếp theo có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến việc kinh doanh liên tục và phát triển bền vững của công ty.