Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu và hỗ trợ doanh nghiệp mà không trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý chặt chẽ, VPĐD phải thực hiện các quy định kế toán như lập báo cáo thuế, hạch toán chi phí và các nghĩa vụ liên quan. Việc hiểu rõ những quy định này không chỉ giúp VPĐD hoạt động hiệu quả mà còn tránh rủi ro pháp lý.

1. Văn phòng đại diện là gì

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được xem là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh như doanh nghiệp chính.

Văn phòng đại diện có thể được chia thành hai nhóm:

• Văn phòng đại diện của công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam: Đây là các văn phòng đại diện thuộc các doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động và có cơ sở kinh doanh tại Việt Nam.
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Đây là các văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam nhưng mở văn phòng đại diện nhằm thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại và các nhiệm vụ khác theo quy định.

Tên văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định sau:

• Phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt cùng với các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Phải bao gồm tên doanh nghiệp và kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên này phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, đồng thời xuất hiện trên các giấy tờ giao dịch và tài liệu do văn phòng đại diện phát hành, với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện, bảo vệ lợi ích và xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp mẹ, nhưng không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp, cụ thể như sau:

• Đại diện theo ủy quyền: Văn phòng đại diện hoạt động chủ yếu nhằm đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc thực hiện các giao dịch, duy trì quan hệ với các đối tác, cơ quan quản lý, và khách hàng, mà không thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp.
• Xúc tiến thương mại: Văn phòng đại diện có thể tham gia vào việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, nghiên cứu thị trường, và thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, các hoạt động này không bao gồm việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp.
• Bảo vệ lợi ích doanh nghiệp: Văn phòng đại diện đóng vai trò bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp tại khu vực hoạt động, bao gồm giám sát các hoạt động của đối tác, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật liên quan.
• Kết nối và duy trì quan hệ: Văn phòng đại diện thường chịu trách nhiệm duy trì các mối quan hệ đối tác chiến lược, chăm sóc khách hàng, và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp mẹ tại địa phương.

3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện thường được thiết kế đơn giản hơn so với doanh nghiệp chính vì chức năng của nó chủ yếu là đại diện và không tham gia vào hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn cần có các bộ phận và nhân sự đảm bảo hoạt động hiệu quả. Dưới đây là các yếu tố chính trong cơ cấu tổ chức của một văn phòng đại diện:

• Trưởng văn phòng đại diện:
  • Là người đứng đầu và đại diện theo pháp luật của văn phòng đại diện.
  • Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày.
  • Có vai trò đại diện cho doanh nghiệp mẹ trong các giao dịch và công việc với đối tác, khách hàng, và cơ quan nhà nước.
  • Trưởng văn phòng đại diện được doanh nghiệp mẹ ủy quyền và báo cáo trực tiếp cho doanh nghiệp mẹ.
• Các bộ phận hỗ trợ:
  • Bộ phận hành chính – nhân sự: Chịu trách nhiệm quản lý công việc hành chính, hỗ trợ nhân sự và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến văn phòng đại diện.
  • Bộ phận tài chính – kế toán: Quản lý các công việc kế toán, tài chính của văn phòng, bao gồm việc lập báo cáo chi phí, ngân sách và quản lý các khoản chi tiêu liên quan.
    Các chuyên viên/nhân viên chuyên môn:
  • Làm việc dưới sự chỉ đạo của trưởng văn phòng, các chuyên viên có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động đại diện như tìm kiếm khách hàng, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, và duy trì mối quan hệ với đối tác.
  • Các chuyên viên này có thể đảm nhiệm các vị trí như nhân viên pháp lý, nhân viên hỗ trợ thương mại, hoặc chuyên viên nghiên cứu thị trường, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của văn phòng đại diện.
• Cơ chế phối hợp với trụ sở chính:
  • Văn phòng đại diện thường có cơ chế phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp mẹ trong việc ra quyết định, quản lý các hoạt động và báo cáo tiến độ.
  • Mọi hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ theo chỉ đạo và chiến lược từ doanh nghiệp mẹ.

4. Những quy định cần biết về văn phòng đại diện

4.1 Quy định thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở cả trong và ngoài nước, và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại cùng một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thời gian giải quyết:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp để sửa đổi, bổ sung.
• Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận, cơ quan này phải gửi thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp, nêu rõ lý do.

Thay đổi thông tin văn phòng đại diện:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi.

Thông báo địa điểm kinh doanh:

• Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

4.2 Con dấu của văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện cũng có thể có con dấu riêng, và việc sử dụng con dấu phải tuân thủ quy định chung về dấu của doanh nghiệp:

• Con dấu của văn phòng đại diện có thể là con dấu vật lý, được làm tại cơ sở khắc dấu hợp pháp, hoặc có thể là dấu điện tử dưới hình thức chữ ký số, phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Nội dung con dấu thường bao gồm tên văn phòng đại diện và các thông tin liên quan khác.
• Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc theo quy chế quản lý dấu mà doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện tự ban hành.

4.3 Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó không cần vốn điều lệ như các chi nhánh hay doanh nghiệp chính. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đại diện, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mẹ, và không tham gia vào hoạt động tạo ra lợi nhuận trực tiếp.

5. Phân biệt văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

• Văn phòng đại diện: Chỉ có chức năng đại diện, không được kinh doanh.
• Chi nhánh: Có thể thực hiện hoạt động kinh doanh theo ngành nghề của doanh nghiệp mẹ.
• Địa điểm kinh doanh: Nơi diễn ra hoạt động kinh doanh thực tế, không có chức năng đại diện.

Dưới đây là bảng phân biệt giữa văn phòng đại diện, chi nhánh, và địa điểm kinh doanh theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

6. Các câu hỏi thường gặp về văn phòng đại 

Câu 1: Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

• Trả lời: Theo Luật Thương mại năm 2005, văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng, trừ khi Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp từ thương nhân nước ngoài hoặc trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định. Trưởng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể ký kết hợp đồng nếu có sự ủy quyền bằng văn bản từ công ty cho từng lần giao kết hợp đồng. Như vậy, văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng trong trường hợp có ủy quyền cụ thể từ công ty mẹ.

Câu 2: Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

• Trả lời: Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không thể trực tiếp xuất hóa đơn. Hoạt động tài chính của văn phòng đại diện phụ thuộc vào trụ sở chính. Trong trường hợp văn phòng đại diện mua hàng hóa và trực tiếp thanh toán cho các hoạt động của mình, hóa đơn có thể được xuất tên văn phòng đại diện nhưng phải chuyển về trụ sở chính để kê khai thuế. Nếu các chi phí mua hàng được trụ sở chính trực tiếp thanh toán, hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính tại phần “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”.

Câu 3: Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện?

• Trả lời: Văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động theo quyết định của doanh nghiệp hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và Trưởng văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm liên đới về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động.

Quản lý kế toán cho văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần chú trọng việc cập nhật và thực hiện đầy đủ các quy định kế toán liên quan để duy trì hoạt động ổn định và tránh các rủi ro tiềm ẩn.

MISA AMIS không chỉ cung cấp những kiến thức về tài chính-kế toán sâu rông mà còn cung cấp phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tối ưu với nhiều tính năng thông minh:

• Hệ sinh thái kết nối: Kết nối toàn diện với các hệ thống quản lý bán hàng, nhân sự, hóa đơn điện tử để tối ưu hóa dữ liệu.
• Tự động nhập liệu: Nhập liệu chính xác từ hóa đơn và giao dịch ngân hàng, tiết kiệm thời gian cho kế toán viên.
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Từ hạch toán, quản lý thuế đến lập báo cáo tài chính và quản lý công nợ.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế và báo cáo tài chính: Đảm bảo việc hoàn thành báo cáo thuế nhanh chóng và chính xác.

Đăng ký nhận tư vấn và dùng thử miễn phí 15 ngày tại đây

Dùng ngay miễn phí