Tạm ngừng kinh doanh là một quyết định quan trọng mà nhiều doanh nghiệp phải cân nhắc trong quá trình hoạt động, đặc biệt khi đối mặt với khó khăn tài chính, thay đổi chiến lược, hoặc các yếu tố thị trường bất lợi. Việc thực hiện đúng quy trình tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền lợi và giảm thiểu rủi ro khi quay lại hoạt động. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về tạm ngừng kinh doanh, từ khái niệm, điều kiện, quy trình, đến các lưu ý quan trọng, cùng với giải pháp công nghệ để hỗ trợ doanh nghiệp.
1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, tạm ngừng kinh doanh là thuật ngữ pháp lý áp dụng cho doanh nghiệp khi chọn dừng hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định.
Tạm ngừng kinh doanh được xác định bắt đầu từ ngày doanh nghiệp chính thức đăng ký việc tạm dừng trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Quá trình này kéo dài đến khi hết thời hạn đã thông báo cho việc tạm dừng, hoặc đến khi doanh nghiệp chọn tái khởi động hoạt động trước thời hạn đã thông báo.
Ngoài các trường hợp tự nguyện tạm ngừng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định tại Khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020:
- Kinh doanh ngành, nghề có điều kiện nhưng không đủ điều kiện: Áp dụng với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, hoặc ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài khi phát hiện doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
- Vi phạm quy định pháp luật chuyên ngành: Yêu cầu tạm ngừng kinh doanh có thể xuất phát từ các cơ quan quản lý liên quan đến quản lý thuế, môi trường hoặc các lĩnh vực pháp luật chuyên ngành khác.
- Theo quyết định của Tòa án: Doanh nghiệp bị đình chỉ hoạt động hoặc chấm dứt kinh doanh một, một số ngành, nghề nhất định theo phán quyết của Tòa án.
2. Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi tạm ngừng kinh doanh
2.1 Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thông báo cho Cơ quan quản lý kinh doanh
Đối với doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tạm ngừng kinh doanh, căn cứ vào Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi lựa chọn tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
- Thời hạn thông báo:
- Ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp tiếp tục tạm ngừng kinh doanh sau thời hạn đã thông báo, cũng cần gửi thông báo chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục tạm ngừng kinh doanh.
- Thời hạn tối đa của mỗi lần thông báo: Không được vượt quá 01 năm.
Đối với doanh nghiệp bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, theo Điểm c Khoản 1 Điều 216 và Khoản 2 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, khi doanh nghiệp bị yêu cầu tạm ngừng kinh doanh, các quy định sau cần được thực hiện:
- Phòng Đăng ký kinh doanh: Nhận được văn bản từ cơ quan nhà nước về việc doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng hoặc chấm dứt kinh doanh ngành, nghề không đủ điều kiện. Nếu doanh nghiệp không thực hiện, Phòng Đăng ký kinh doanh có quyền yêu cầu báo cáo theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Cập nhật thông tin: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin tạm ngừng, đình chỉ hoặc chấm dứt kinh doanh của doanh nghiệp vào Cơ sở dữ liệu quốc gia và công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đối với hộ kinh doanh, căn cứ vào Khoản 1 Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trường hợp tạm ngừng kinh doanh từ 30 ngày trở lên, hộ kinh doanh phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đã đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
2.2 Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định trong thời gian tạm ngừng kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, trong suốt thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được từ chối hoặc trì hoãn các trách nhiệm tài chính, pháp lý đã cam kết trước đó, cụ thể:
- Nộp đủ các khoản thuế còn nợ: Bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp, và các loại thuế khác (nếu có).
- Đóng bảo hiểm đầy đủ: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
- Thực hiện nghĩa vụ thanh toán:
- Tiếp tục thanh toán các khoản nợ với đối tác, nhà cung cấp và các chủ nợ khác.
- Hoàn thành các cam kết đã ký trong hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế.
Lưu ý: Trong trường hợp các bên liên quan (doanh nghiệp, khách hàng, chủ nợ hoặc người lao động) có thỏa thuận riêng về việc trì hoãn hoặc miễn giảm nghĩa vụ, doanh nghiệp cần đảm bảo văn bản thỏa thuận rõ ràng và có giá trị pháp lý.
3. Hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh
3.1 Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, theo mẫu tại Phụ lục II-19.docx.
- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, hồ sơ bao gồm nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên quyết định tạm ngừng kinh doanh.
- Đối với công ty cổ phần, hồ sơ bao gồm nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, bao gồm nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.
Trường hợp người có thẩm quyền ký đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện:
- Nếu ủy quyền cho cá nhân, cần có văn bản ủy quyền không yêu cầu công chứng, chứng thực và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
- Nếu ủy quyền cho tổ chức hoặc dịch vụ bưu chính không phải công ích, cần kèm theo bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy giới thiệu cho cá nhân thực hiện thủ tục và bản sao giấy tờ pháp lý của người được giới thiệu.
- Trong trường hợp ủy quyền cho dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của nhân viên và người có thẩm quyền ký văn bản đăng ký doanh nghiệp.
3.2 Điều kiện nộp và được chấp thuận hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Điều kiện đối với việc đăng ký tạm ngừng kinh doanh đặt ra yêu cầu rằng doanh nghiệp phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chính của mình ít nhất ba ngày làm việc trước khi bắt đầu tạm ngừng hoặc khi có ý định tiếp tục hoạt động trước thời hạn đã thông báo. Thời hạn tạm ngừng không được vượt quá một năm cho mỗi lần thông báo.
Để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp nhận và nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nó phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Hồ sơ phải đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
- Phải có thông tin liên lạc của người nộp hồ sơ.
- Phí đăng ký doanh nghiệp phải được nộp đầy đủ theo quy định.
Về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, nó chỉ được chấp thuận khi:
- Hồ sơ bao gồm đầy đủ các giấy tờ, và các giấy tờ này được kê khai đầy đủ và chính xác dưới dạng văn bản điện tử.
- Thông tin đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia phải chính xác và hoàn chỉnh, bao gồm cả thông tin liên lạc của người nộp hồ sơ.
- Hồ sơ phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh. Nếu có sự ủy quyền, hồ sơ phải đi kèm với các giấy tờ liên quan theo quy định.
4. 3 cách nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
Sau khi quyết định tạm ngừng kinh doanh và làm hồ sơ thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền. Để đảm bảo quy trình minh bạch, tiết kiệm thời gian, và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức nộp hồ sơ linh hoạt, từ trực tiếp đến trực tuyến:
Cách 1: Đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
– Trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh muốn tạm ngừng hoạt động thì cần nộp thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ trụ sở chính ít nhất ba ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng kinh doanh.
– Phòng Đăng ký kinh doanh sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ trao Giấy biên nhận đồng thời thực hiện kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc tạm ngừng kinh doanh cho doanh nghiệp trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Cách 2: Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
– Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin và tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
– Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp giấy xác nhận điện tử về việc tạm ngừng kinh doanh . Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ được thông báo để yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ
Cách 3: Đăng ký qua mạng điện tử sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
– Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện việc kê khai các thông tin và tải văn bản điện tử, ký các thực hồ sơ yêu cầu đăng ký tạm ngừng kinh doanh theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
– Nếu doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh thì phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh
– Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận điện tử đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Nếu đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy xác nhận điện tử cho doanh nghiệp, ngược lại nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
5. Mức xử phạt đối với doanh nghiệp vi phạm quy định về tạm ngừng kinh doanh
Căn cứ vào Điểm d Khoản 1, Điểm a Khoản 2, Điểm b Khoản 3 Điều 32 Nghị định 50/2016/NĐ-CP, khi doanh nghiệp vi phạm các quy định liên quan đến việc tạm ngừng kinh doanh, các mức xử phạt hành chính cụ thể như sau:
- Không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn cho cơ quan đăng ký kinh doanh về thời điểm và thời hạn tạm ngừng kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng.
- Không thông báo tạm ngừng hoạt động các đơn vị phụ thuộc: Trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh nhưng không thông báo việc tạm ngừng hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, mức phạt sẽ là 2 triệu đồng đến 3 triệu đồng.
Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, cụ thể là buộc phải thông báo việc tạm ngừng kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng quy định.
6. Câu hỏi thường gặp về tạm ngừng kinh doanh
6.1 Doanh nghiệp có được kinh doanh trước thời hạn đã thông báo tạm ngừng không?
Doanh nghiệp có quyền tiếp tục hoạt động kinh doanh trước thời hạn đã thông báo tạm ngừng theo quy định của Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Để làm điều này, doanh nghiệp cần thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chính ít nhất ba ngày làm việc trước ngày dự định tiếp tục kinh doanh.
Sau khi nhận thông báo và các hồ sơ liên quan, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy xác nhận cho phép doanh nghiệp tiếp tục hoạt động kinh doanh trước thời hạn đã thông báo, trong vòng ba ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đăng ký tiếp tục kinh doanh không chỉ cho trụ sở chính mà còn đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện và các địa điểm kinh doanh khác. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp cũng như các đơn vị liên quan sẽ được cập nhật đồng thời trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
6.2 Doanh nghiệp có phải nộp thuế, lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng không?
Có, doanh nghiệp phải nộp báo cáo thuế định kỳ và thanh toán các khoản nợ thuế (nếu có). Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, nếu đảm bảo điều kiện, doanh nghiệp có thể không phải nộp lệ phí môn bài.
Tạm ngừng kinh doanh là bước đệm để doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai. Đây không chỉ là cách vượt qua khó khăn mà còn là cơ hội để tái cơ cấu, tối ưu hóa quy trình, và chuẩn bị cho một khởi đầu mới. Tạm ngừng kinh doanh là quyết định quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cả về mặt pháp lý lẫn hành chính.
Các doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ quy định về thời hạn thông báo, hồ sơ đăng ký, và quy trình xác nhận từ Phòng Đăng ký kinh doanh để đảm bảo quá trình tạm ngừng diễn ra mượt mà, tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng luật pháp mà còn có thể quản lý tốt các yếu tố nội bộ, sẵn sàng cho giai đoạn tái cấu trúc hoặc tiếp tục hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn trong tương lai.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thông tin tài chính bởi đó yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả và phát triển mạnh mẽ để tránh những trường hợp phải tạm ngừng kinh doanh. Quản lý tài chính hiệu quả không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu chi phí mà còn kịp thời nhận diện các cơ hội và rủi ro, từ đó đưa ra quyết định chiến lược.
Tuy nhiên, trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc quản lý tài chính thủ công có thể gây lãng phí thời gian, phát sinh sai sót, và làm giảm hiệu suất làm việc. Đây chính là lúc các giải pháp công nghệ như phần mềm kế toán online MISA AMIS phát huy giá trị vượt trội. Không chỉ hỗ trợ quá trình kế toán thực hiện nghiệp vụ thông qua các tính năng tự động, trợ lý trí tuệ nhân tạo AI, phần mềm còn hỗ trợ Chủ doanh nghiệp thông qua:
- Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Đăng ký nhận tư vấn và dùng thử miễn phí 15 ngày tại đây
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
