Lợi ích của Digital Workplace trong vận hành doanh nghiệp

Digital Workplace là môi trường làm việc số, nơi mà nhân viên có thể truy cập, làm việc, cộng tác tại bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Lợi ích của Digital Workplace được quan tâm đặc biệt, khi nó thay đổi cách thức tổ chức công việc trong doanh nghiệp.

Để hiểu thêm về lợi ích cụ thể mà môi trường làm việc số đem lại, MISA AMIS sẽ phân tích song song với cách mà Digital Workplace vận hành và thay thế môi trường làm việc truyền thống.

I. Tạo môi trường làm việc không khoảng cách

Nếu như môi trường làm việc truyền thống có khoảng cách là rào cản, sự rời rạc khi làm việc giữa các phòng ban khiến việc tương tác – kết nối mất nhiều thời gian thì Digital Workplace mang đến môi trường làm việc không khoảng cách cho mọi thành viên trong doanh nghiệp, cho dù khác bộ phận, chi nhánh, thông qua việc áp dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Đây là không gian số, văn phòng điện tử, tập hợp của nhiều ứng dụng cần thiết trong công việc giúp việc kết nối, giao tiếp giữa các thành viên luôn tức thời, bởi mọi thứ đều thuộc duy nhất 1 nền tảng.

Người dùng không phải thoát ra nhiều ứng dụng thuộc các nền tảng khác nhau để trao – nhận thông tin, lục tìm quy trình hay lưu trữ/tìm kiếm tài liệu, thay vào đó, mọi ứng dụng được hội tụ tập trung, kết nối linh hoạt, bất kỳ ai trong doanh nghiệp được phân quyền đều dễ dàng truy cập và hợp tác với đồng đội.

=> Giao tiếp hiệu quả hơn – cộng tác chặt chẽ hơn – làm việc từ xa dễ dàng hơn.

II. Tự động hóa giúp tối đa năng suất

Môi trường làm việc số kiến tạo nên một văn phòng điện tử hiện đại, tự động hóa các quy trình liên phòng ban, các quy trình kế thừa dữ liệu – chuyển tiếp thông tin hay quy trình làm việc nội bộ khác. Thông qua phần mềm hợp đồng điện tử online, qua các workflow của phần mềm quản lý quy trình giúp quá trình này thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Tính tự động hóa giúp nhân viên tiết kiệm thời gian thực hiện các nghiệp vụ, thời gian chờ đợi khi cần xin phê duyệt, đánh giá hay đơn giản là đệ trình ý kiến, kết quả công việc. Các dữ liệu đầu ra của giai đoạn này được tự động chuyển thành dữ liệu đầu vào của giai đoạn kế tiếp, giảm thời gian nhập liệu, đối chiếu hay tỷ lệ sai sót trong công việc.

Chẳng hạn:

• Khi CEO tạo một Task giao việc cho nhân viên, nội dung của công việc được giao tự động thông báo tới tất cả những người liên quan bằng email và notification trên ứng dụng.
• Một dự án được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại có những đầu việc khác nhau. Khi công việc ở giai đoạn trước được phê duyệt sẽ tự động chuyển tới giai đoạn kế tiếp. Hoặc người dùng có thể thiết lập tự động theo trạng thái công việc, cập nhật tiến độ…

Đây được đánh giá là một trong số lợi ích của Digital Workplace đặc biệt quan trọng, yếu tố quyết định trong việc triển khai môi trường làm việc số tại nhiều doanh nghiệp.

III. Dễ dàng kiểm soát công việc để tăng tính hiệu quả

Ứng dụng quản lý công việc thuộc bộ giải pháp Digital Workplace giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc, phát hiện điểm nghẽn để xử lý kịp thời .

Kết quả đầu ra đều được đệ trình, phê duyệt theo trình tự. Mọi công việc thuộc các bộ phận, dự án đều được kiểm soát ngay cả khi nhà quản lý không trực tiếp có mặt tại văn phòng.

Hơn 80% doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc tăng được tính hiệu quả, từ năng suất tới chất lượng công việc bởi phần mềm giúp:

• Nâng cao ý thức tự giác, tự chủ công việc của nhân viên, từ đó mà năng suất cá nhân/tập thể được cải thiện
• Giao việc theo hệ thống, có mục tiêu, hướng dẫn cụ thể và sát sao trong quá trình thực hiện công việc, từ đó nhân viên thực hiện công việc đúng hướng, nắm bắt trọng tâm nhanh chóng
• Ứng dụng các phương pháp quản lý công việc tiên tiến, giúp nhân viên xác định được các đầu việc quan trọng, khẩn cấp để sử dụng quỹ thời gian hiệu quả

IV. Tăng cường đổi mới sáng tạo

Trước những yếu tố cạnh tranh từ thị trường, sản phẩm giàu tính sáng tạo, con người giàu sự đổi mới, linh hoạt luôn được chào đón. Một doanh nghiệp luôn tìm cách cải tiến và ứng dụng những điều tiên tiến sẽ sớm gặt hái được thành công. Digital Workplace là môi trường làm việc giúp nhân viên tăng cường sáng tạo, học hỏi:

• Hệ thống tri thức được sắp xếp khoa học: nhân viên có cơ sở thông tin để học hỏi những kiến thức nền tảng về am hiểu sản phẩm, am hiểu nghiệp vụ, am hiểu khách hàng….
• Không gian chia sẻ sáng kiến: doanh nghiệp kiến tạo được môi trường, thói quen chia sẻ sáng kiến từ nhân viên. Thúc đẩy tinh thần chia sẻ, sáng tạo ở mọi đối tượng trong doanh nghiệp
• Teamwork hiệu quả, sự phối hợp & sáng tạo của nhiều bộ óc luôn mang đến một kết quả đáng mong đợi nhất.

V. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp

Một lợi ích không thể thiếu khi doanh nghiệp sử dụng Môi trường làm việc số, đó là tăng cường sự gắn kết nội bộ, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp.

Mạng xã hội doanh nghiệp thuộc bộ giải pháp Digital Workplace giúp tất cả thành viên tương tác dễ dàng, nhanh chóng, ở bất kỳ nơi nào có kết nối mạng.

• Dòng chảy thông tin nội bộ xuyên suốt
• Truyền thông chỉ đạo từ BLĐ, các chủ trương, chính sách, sứ mệnh, giá trị cốt lõi… một cách nhất quán nhất
• Thông tin tập trung, không bị phân tán như khi sử dụng các mạng xã hội khác. Mọi thông tin doanh nghiệp muốn làm nổi bật tới nhân viên được hiển thị đúng đối tượng, thời gian cần truyền tải

VI. Tiết kiệm chi phí

Với những Lợi ích của Digital Workplace đem lại, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí, trở thành xu hướng của một không gian làm việc trong tương lai. Cụ thể:

• Giảm chi phí thuê văn phòng, chi phí vận hành điện, nước, thiết bị văn phòng khi nhân viên làm việc tại nhà
• Thời gian hoàn thành công việc nhanh hơn, năng suất nâng cao giúp cùng khối lượng công việc nhưng số người phụ trách giảm xuống, giảm chi phí nhân lực
• Giảm chi phí thất thoát, khấu hao khi tỷ lệ sai sót giảm…

Và rất nhiều loại chi phí được tối ưu khác trong quá trình sử dụng.

Có thể thấy lợi ích của Digital Workplace đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi số như hiện tại. Chính vì vậy các doanh nghiệp không muốn bị tụt hậu thì hãy nhanh chóng áp dụng mô hình này vào việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.

Mời anh chị trải nghiệm miễn phí giải pháp Văn phòng số ngay hôm nay: