Phòng hành chính là gì? Chức năng và nhiệm vụ phòng hành chính

Bạn có biết phòng hành chính đóng vai trò quan trọng như thế nào trong một doanh nghiệp? Từ việc quản lý tài liệu đến hỗ trợ nhân sự, phòng hành chính đảm bảo các hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và các phần mềm hỗ trợ quản lý hành chính trong bài viết này.

1. Phòng hành chính là gì?

Trong mỗi tổ chức, dù là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào khác, luôn có một bộ phận quan trọng đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bộ phận đó không chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà còn là nền tảng vững chắc giúp cho mọi công việc hành chính, văn phòng và hậu cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Bộ phận đó chính là phòng hành chính.

1.1. Công việc hành chính là gì?

Hành chính trong doanh nghiệp là tập hợp các hoạt động quản lý và điều hành nhằm đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra trơn tru, hiệu quả và đúng quy định, thường bao gồm các hoạt động như:

• Quản lý cơ sở vật chất và thiết bị văn phòng
• Xử lý hồ sơ
• Quản lý tài liệu
• Giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình nội bộ

1.2. Phòng hành chính là gì?

Phòng hành chính là một trong những bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến hành chính và hỗ trợ vận hành hàng ngày của công ty, từ quản lý nhân sự đến quản lý tài sản, tài liệu và các dịch vụ hành chính khác.

1.3. Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính

Phòng hành chính thực hiện nhiều chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhằm hỗ trợ cho hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Dưới đây là một số chức năng và nhiệm vụ chính của phòng hành chính:

• Quản lý tài liệu: Đảm bảo tất cả các tài liệu, hồ sơ quan trọng được lưu trữ và quản lý đúng cách, giúp dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Trong thời đại công nghệ hiện này, các phòng hành chính đã dần ứng dụng công nghệ để số hóa các tài liệu, giúp tiết kiệm không gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
• Quản lý văn phòng phẩm: Đảm bảo cung cấp đầy đủ các vật dụng cần thiết cho hoạt động hàng ngày của văn phòng như giấy, bút, mực in, v.v. Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng các vật dụng văn phòng phẩm để tránh lãng phí và tận dụng được chúng một cách hiệu quả.
• Quản lý tài sản: Theo dõi và quản lý các tài sản của công ty, từ thiết bị văn phòng đến tài sản cố định. Đảm bảo các tài sản của công ty được bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời và luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Đảm nhận việc hỗ trợ về mặt trang thiết bị cho  các sự kiện nội bộ như họp mặt, hội nghị, và các hoạt động gắn kết nhân viên, các sự kiện bên ngoài như hội thảo, triển lãm, và các hoạt động quảng bá của công ty. 

2. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, một cấu trúc tổ chức điển hình của phòng hành chính trong doanh nghiệp thường bao gồm các vị trí sau:

2.1. Trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng hành chính là người đứng đầu phòng, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc lập kế hoạch, quản lý và điều hành các hoạt động hành chính. Họ xây dựng chiến lược cũng như chính sách phòng hành chính, quản lý ngân sách, giám sát công việc của các nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của công ty.

TẢI NGAY: 10+ MẪU ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC DÀNH CHO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH 

2.2. Phó phòng hành chính

Phó phòng hành chính là người quản lý trực tiếp các hoạt động hàng ngày của nhân viên phòng hành chính, đánh giá và báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng hành chính. Họ hỗ trợ trưởng phòng trong việc lập kế hoạch, điều phối công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

2.3. Nhân viên phòng hành chính

Các nhân viên hành chính thường được chia thành nhiều vị trí chuyên môn khác nhau để đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như quản lý tài liệu, văn phòng phẩm, hỗ trợ nhân sự và các công việc hành chính khác.

3. Vai trò của trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng hành chính đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều phối các hoạt động hành chính của doanh nghiệp. Họ là người đảm bảo mọi công việc hành chính được thực hiện đúng quy trình và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng là người kết nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giúp truyền đạt thông tin và chính sách của công ty đến từng bộ phận. 

3.1. Nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính 

• Quản lý và điều phối các công việc hàng ngày: Quản lý và phân công công việc cho các nhân viên hành chính, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch hành chính để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Quản lý nhân sự phòng hành chính: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo họ có đủ kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc đồng thời thực hiện đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên.
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Đảm bảo mọi hoạt động hành chính tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của công ty. Xác định và quản lý các rủi ro liên quan đến hoạt động hành chính, bao gồm rủi ro pháp lý và rủi ro vận hành.
• Hỗ trợ ban lãnh đạo: Cung cấp thông tin và phân tích cần thiết để hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc ra quyết định chiến lược. Điều phối và hợp tác với các phòng ban khác để đảm bảo hoạt động chung của công ty diễn ra mượt mà.
• Cải tiến quy trình và tối ưu hóa chất lượng công việc: Đánh giá và cải tiến các quy trình hành chính để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Đồng thời cần áp dụng các công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu những công việc thủ công.

3.2. Kỹ năng cần có của trưởng phòng hành chính

Với rất nhiều vai trò và nhiệm vụ quan trọng kể trên thì trưởng phòng hành chính cần có những kỹ năng sau:

• Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả, đảm bảo mọi hoạt động hành chính diễn ra một cách suôn sẻ.
• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt để có thể giúp trưởng phòng nhân sự phối hợp công việc với các phòng ban và đối tác một cách hiệu quả.
• Kiến thức pháp luật: Hiểu biết về các quy định pháp luật liên quan đến hành chính và quản lý doanh nghiệp giúp trưởng phòng nhân sự đảm bảo được công việc hành chính diễn ra đúng với pháp luật và chính sách công ty.
• Tư duy chiến lược: Khả năng tư duy chiến lược, lập kế hoạch và đưa ra các quyết định kịp thời.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Trưởng phòng hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động hành chính của công ty diễn ra hiệu quả, góp phần tạo nên môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ các bộ phận khác đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

TẢI MIỄN PHÍ: BỘ TÀI LIỆU 14+ KỸ NĂNG THIẾT YẾU CHO TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

4. Phần mềm quản lý hành chính phổ biến cho doanh nghiệp

Việc sử dụng các phần mềm quản lý hành chính giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm bớt khối lượng công việc thủ công. Dưới đây là một số phần mềm quản lý hành chính phổ biến được nhiều doanh nghiệp tin dùng:

4.1. MISA AMIS Văn phòng số

MISA AMIS Văn phòng số là một trong những giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp, bao gồm nhiều tính năng hỗ trợ quản lý hành chính hiệu quả, quản lý nhân viên và tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ.

Dùng thử miễn phí

• MISA AMIS Công việc giúp giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời, hệ thống báo cáo giúp cảnh báo các công việc đến hạn và các dự án hoặc bộ phận tồn nhiều công việc.
• MISA AMIS Quy trình giúp các phòng ban hoạt động trơn tru, tăng hiệu quả hoạt động và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• MISA AMIS WeSign giúp ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ các chi phí in ấn tài liệu.
• MISA AMIS Ghi chép giúp lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Mạng xã hội giúp lãnh đạo trực tiếp truyền thông chủ trương, chính sách, kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời và nhất quán, không phụ thuộc và không gian, thời gian.
• MISA AMIS Tài sản giúp quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ các công việc thủ công, gia tăng hiệu suất công việc.
• MISA AMIS Phòng họp giúp tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.
• MISA AMIS Văn thư giúp số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

4.2. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 là một bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ, cung cấp nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý hành chính.

• Outlook: Quản lý email và lịch làm việc, giúp sắp xếp các cuộc họp và sự kiện.
• OneDrive: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.
• SharePoint: Xây dựng và quản lý các trang web nội bộ, lưu trữ tài liệu và quản lý quy trình công việc.

4.3. Trello

Phần mềm quản lý dự án và công việc sử dụng bảng, danh sách và thẻ, giúp theo dõi tiến độ công việc và dự án một cách trực quan. Đồng thời hỗ trợ các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch, quản lý và ăn mừng thành tựu cùng nhau một cách hợp tác, hiệu quả và có tổ chức.

Các phần mềm quản lý hành chính này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm bớt khối lượng công việc thủ công, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

5. Kết luận

Bài viết đã giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và các phần mềm hỗ trợ quản lý hành chính. Qua đó có thể thấy, phòng hành chính không chỉ đơn thuần là một bộ phận hỗ trợ mà còn là trung tâm điều hành quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và cải thiện hoạt động của phòng hành chính sẽ mang lại lợi ích to lớn cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay.