Chi phí văn phòng thường là chi phí vận hành cao thứ hai trong doanh nghiệp, chỉ sau tiền lương. Theo nghiên cứu từ Gensler, các cuộc họp với đồng nghiệp là một trong 3 lý do hàng đầu khiến nhân viên muốn gặp nhau trong không gian văn phòng thực tế.
Dù là CEO, quản lý hay nhân viên, chắc chắn bạn đã từng bỏ lỡ một cuộc họp vì người khác đã đặt phòng. AMIS Phòng họp là giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý phòng họp thông minh để tiết kiệm tài nguyên và liên kết đội ngũ. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn đọc bảng giá phần mềm AMIS Phòng họp mới nhất.
1. Bảng giá AMIS Phòng họp mới nhất 2024
Phần mềm quản lý phòng họp AMIS Phòng họp đang được MISA cung cấp một gói duy nhất với mức giá 4.950.000 VND/Năm, quản lý tối đa 05 phòng họp.
Được thiết kế để phục vụ nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp từ SMEs có không gian văn phòng hạn chế muốn tối ưu hóa việc sử dụng các phòng họp cho đến các công ty lớn cần một giải pháp đồng bộ để quản lý lịch họp và các tài nguyên liên quan.
Trường hợp có nhiều hơn 5 phòng họp, doanh nghiệp có thể mua thêm số lượng phòng họp cần thiết với mức giá 510.000 VND/Phòng họp/Năm.
Ngoài ra, để khách hàng có thể nhanh chóng đưa phần mềm vào sử dụng hiệu quả, MISA cũng cung cấp các gói đào tạo, tư vấn triển khai cụ thể như sau:
| Gói | Chi phí |
| Gói đào tạo phần mềm 1 kèm 1 trực tuyến | 7.950.000 VND/Khóa |
| Đào tạo phần mềm 1 kèm 1 trực tiếp | 11.950.000 VND/Khóa |
| Tư vấn triển khai phần mềm | 20.000.000 VND/Gói |
2. Những tính năng nổi bật của AMIS Phòng họp giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2100+ giờ mỗi năm
Sử dụng các bảng Excel để quản lý hoặc đặt phòng họp thủ công qua bộ phận nhân sự khiến 40% nhân viên lãng phí tới 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm không gian họp bởi họ không thể tự tra cứu để đặt phòng. Chưa kể, nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp, các cuộc họp bị ngắt quãng do nhân sự vào nhầm.
Và đây là cách AMIS Phòng họp đang hỗ trợ 250.000+ doanh nghiệp quản lý phòng họp một cách thông minh, khoa học để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường khả năng cộng tác của đội ngũ.
2.1. Quản lý và đặt phòng họp theo nhiều khu vực, địa điểm
AMIS Phòng Họp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và đặt phòng họp một cách linh hoạt, bao gồm cả việc quản lý theo nhiều khu vực, địa điểm khác nhau. Tính năng này rất hữu ích cho các tổ chức có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng tại các địa điểm khác nhau.
Lúc này, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tất cả các phòng họp qua một hệ thống duy nhất giúp dễ dàng theo dõi và điều phối không gian họp tại nhiều địa điểm.
Đồng thời, người dùng có thể dễ dàng đặt phòng họp tại bất kỳ địa điểm nào từ giao diện của phần mềm với khả năng xem trước tình trạng sẵn có và thông tin chi tiết của từng phòng.
2.2. Tìm kiếm và đặt phòng họp nhanh chóng, tức thời ngay trên thiết bị di động
AMIS Phòng họp cung cấp tính năng tìm kiếm và đặt phòng họp nhanh chóng, tức thì ngay trên thiết bị di động, mang lại sự tiện lợi, linh hoạt tối đa cho người dùng.
Người dùng có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng sẵn có của phòng họp, lựa chọn phòng phù hợp với yêu cầu về địa điểm, thời gian, sức chứa, chức năng, sau đó hoàn tất quá trình đặt phòng chỉ với vài thao tác (chọn phòng, thời gian, mô tả, thành viên tham gia) trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường sự hợp tác và hiệu quả công việc trong tổ chức.
2.3. Tự động gửi email mời tham dự ngay sau khi đặt phòng
Sau khi đặt phòng họp thành công, hệ thống tự động gửi email thông báo và thêm sự kiện vào Calendar với đầy đủ thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp.
Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian trong việc thông báo và quản lý lịch họp mà còn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được cập nhật thông tin một cách kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả tổ chức và tham gia họp.
2.4. Đặt phòng họp định kỳ
AMIS Phòng họp cho phép người dùng đặt phòng họp định kỳ để dễ dàng lên lịch cho các cuộc họp được tổ chức đều đặn, như họp hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý.
Với tính năng này, đội ngũ có thể thiết lập một lịch họp định kỳ mà không cần phải đặt lại từng lần, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo không gian họp luôn được sẵn sàng cho những cuộc họp quan trọng.
2.5. Hiển thị thông tin phòng họp trên thiết bị
AMIS Phòng họp cung cấp tính năng hiển thị thông tin phòng họp trực tiếp trên các thiết bị di động và các thiết bị được lắp đặt tại cửa phòng họp. Điều này bao gồm thông tin về tình trạng phòng (có sẵn hoặc đang được sử dụng), thời gian đặt phòng, tên cuộc họp và thông tin liên lạc của người đặt phòng.
Tính năng này giúp tăng cường sự minh bạch và thuận tiện trong việc quản lý không gian họp, giúp nhân viên dễ dàng xác định phòng nào đang trống và thời gian sẵn có mà không cần phải truy cập vào hệ thống. Đồng thời, việc hiển thị thông tin này ngay tại cửa phòng họp cũng giúp giảm thiểu nhầm lẫn và xung đột lịch trình giữa các nhóm.
3. Lợi ích của phần mềm AMIS Phòng họp
AMIS Phòng họp không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý phòng họp mà còn tạo điều kiện cho sự hợp tác, tăng cường hiệu suất làm việc và giảm bớt các vấn đề thường gặp trong quản lý phòng họp.
- Đơn giản hóa quy trình đặt phòng họp: AMIS Phòng họp giúp loại bỏ nhu cầu về các quy trình đặt phòng thủ công và rườm rà, thay vào đó là một giao diện trực quan để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm phòng trống, xem thông tin chi tiết phòng và đặt phòng chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm bớt khả năng xảy ra lỗi.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu lãng phí tài nguyên bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng phòng họp, từ đó giảm chi phí không gian văn phòng và tăng hiệu quả đầu tư vào tài sản cố định.
- Ngăn chặn tình trạng đặt trùng lịch: Cơ chế quản lý lịch thông minh của AMIS Phòng họp ngăn chặn việc đặt trùng lịch bằng cách cập nhật trạng thái phòng họp theo thời gian thực và chặn các yêu cầu đặt phòng trùng lặp, giảm thiểu sự gián đoạn và mất mát thời gian.
- Tăng cường khả năng hợp tác của nhân viên: Bằng cách cung cấp một hệ thống tập trung để đặt phòng và chia sẻ tài nguyên, AMIS Phòng họp khuyến khích sự hợp tác hiệu quả hơn giữa các nhóm làm việc. Các tính năng như mời tham gia và chia sẻ lịch tự động giúp đảm bảo mọi thành viên đều được thông báo và chuẩn bị cho cuộc họp.
- Cung cấp cái nhìn về mức độ/hiệu quả sử dụng tài nguyên: Cho phép quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng về tình trạng sử dụng phòng họp, từ đó giúp lên kế hoạch và quản lý không gian làm việc một cách hiệu quả.
4. Cách lựa chọn phần mềm quản lý phòng họp tốt nhất
Các nhà quản lý nên bắt đầu bằng việc xác định tình trạng đặt phòng hiện tại của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hiện tại có tình trạng đặt phòng trùng khiến cho đội nhóm xung đột nảy lửa để có được không gian phòng họp? Nhà quản lý có đủ dữ liệu để tối ưu được hiệu quả sử dụng phòng họp?
Rồi khi sử dụng một phần mềm quản lý phòng họp, hệ thống có đồng bộ với email và calendar để mọi người có thể xem ngay thông tin cuộc họp qua các kênh phổ biến không? Việc có một hệ thống đặt phòng tích hợp với các công cụ khác tại nơi làm việc và hoạt động liền mạch là điều cần phải có nếu bạn muốn tránh khỏi các rủi ro khiến cuộc họp bị ảnh hưởng.
Ngoài ra, hệ thống đặt phòng họp cũng phải hoạt động trên nhiều thiết bị, cho phép nhân viên đặt phòng mọi lúc mọi nơi. Tất nhiên, phần mềm cũng phải dễ sử dụng, tạo ra trải nghiệm người dùng liền mạch và dễ dàng. Nó sẽ cho phép nhân viên:
- Để dễ dàng vào phòng để bắt đầu cuộc họp.
- Kết thúc cuộc họp sớm nếu cần để giải phóng không gian cho người khác sử dụng.
- Để thay đổi/cập nhật chi tiết cuộc họp từ nhiều thiết bị để người tham dự luôn “nhất quán” về chi tiết cuộc họp.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hệ thống phải có sẵn các phân tích về việc sử dụng phòng tại nơi làm việc để đưa ra các quyết định về không gian văn phòng.
Ví dụ, nếu một số phòng họp không được sử dụng đúng mức, doanh nghiệp có thể quyết định chuyển đổi không gian chưa sử dụng đó thành không gian làm việc cho đội nhóm. Nếu số lượng phòng được đặt trước quá nhiều và có sự cạnh tranh gay gắt về lượt đặt chỗ, doanh nghiệp có thể muốn chuyển một số không gian mở của mình thành phòng họp có thể đặt trước. Dữ liệu này giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc sử dụng không gian.
5. Tạm kết
Đầu tư vào phần mềm quản lý phòng họp sẽ là bước đi thông minh giúp doanh nghiệp quản lý không gian họp hiệu quả, thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường năng suất làm việc của đội ngũ. Hy vọng rằng, qua bài viết trên bạn đọc đã có được cái nhìn tổng quan và đầy đủ về bảng giá phần mềm AMIS Phòng họp mới nhất.
———————-
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số và AMIS Phòng họp , trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Phòng họp tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
0904 885 833
https://www.misa.vn/
