Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ

Thiết lập một văn phòng số hiệu quả đã và đang trở thành yêu cầu quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ. Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc, mà còn cung cấp khả năng quản lý công việc, quy trình một cách chính xác, linh hoạt. 

1. Văn phòng số và vai trò trong doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ

Văn phòng số đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự hiệu quả và cạnh tranh của doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc áp dụng văn phòng số đã mang lại nhiều lợi ích và tiềm năng cho các doanh nghiệp trong ngành này.

Một trong những lợi ích chính của văn phòng số là tăng cường hiệu suất làm việc. Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý công việc, quy trình và ký số từ xa, doanh nghiệp có thể tối ưu công tác tổ chức và theo dõi công việc. 

Việc tự động hóa quy trình công việc giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng tốc độ xử lý thông tin và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, sử dụng công nghệ kỹ thuật số cho phép nhân viên làm việc từ xa, tăng tính linh hoạt và sự kết nối giữa các bộ phận, đồng thời giảm bớt thời gian và chi phí di chuyển.

Văn phòng số cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và phân tích dữ liệu cho quá trình ra quyết định. Các phần mềm quản lý thông minh hỗ trợ doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động của mình, từ việc quản lý hàng tồn kho, tiến độ giao hàng đến thống kê doanh thu và phân tích xu hướng tiêu dùng. Người quản lý hay CEO dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh linh hoạt, kịp thời. 

Một số hoạt động và quy trình mà văn phòng số sẽ tối ưu cho doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ: 

• Quy trình đề xuất mua hàng 
• Quy trình nhập kho 
• Quy trình xuất kho 
• Quy trình giao hàng/lắp đặt thiết bị
• Quy trình thanh toán tạm ứng 
• ….

2. Hướng dẫn thiết lập văn phòng số

2.1. Đánh giá nhu cầu và mục tiêu

Đầu tiên, để thiết lập một văn phòng số hiệu quả, doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ cần đánh giá nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi. Người quản lý hoặc cá nhân/đội ngũ phụ trách thiết lập cần xác định các công việc và quy trình hiện tại, định rõ mục tiêu mà văn phòng số cần đáp ứng. 

Ví dụ, doanh nghiệp muốn tăng cường sự linh hoạt và tương tác giữa các bộ phận kinh doanh, kế toán và nhân viên kỹ thuật. Lúc này, doanh nghiệp cần phần mềm kết nối quy trình liền mạch, chuyển tiếp nhanh chóng và phê duyệt đơn giản. 

2.2. Lựa chọn phần mềm quản lý công việc

Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu, doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ nên tìm hiểu các phần mềm quản lý công việc phù hợp. Trên thị trường có rất nhiều giải pháp phần mềm với đa dạng tính năng và khả năng khác nhau. 

Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các phần mềm có sẵn để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu đã xác định trước đó. Các yếu tố phải cân nhắc bao gồm tính linh hoạt, tích hợp, khả năng tùy chỉnh, giao diện người dùng thân thiện…

MISA AMIS Công việc là một phần mềm quản lý công việc được phát triển bởi MISA JSC, một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Đây là giải pháp hàng đầu dành cho doanh nghiệp bán buôn và bán lẻ, giúp tăng cường quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Dùng ngay miễn phí

Các tính năng nổi bật của MISA AMIS Công việc bao gồm:

• Lập kế hoạch công việc nhóm: Người quản lý có thể xác định mục tiêu công việc, tạo ra các đầu việc cha và đầu việc con chi tiết, gán người thực hiện, thiết lập thời hạn hoàn thành, dự trù và phân bổ chi phí.
• Giao, nhận việc tức thì: Tính năng thông báo đẩy và email tự động sẽ thông báo cho nhân sự khi nhận việc hoặc khi xuất hiện các công việc liên quan. Mọi thành viên có thể tương tác và phản hồi ngay lập tức.
• Tương tác dễ dàng: Người dùng trò chuyện, tag tên và trao đổi trực tiếp với các thành viên trong nhóm theo từng đầu việc. Các kết quả công việc và yêu cầu phê duyệt cũng có thể được gửi và xem qua ứng dụng và đính kèm các tệp tài liệu một cách thuận tiện.
• Theo dõi và giám sát: Trưởng nhóm hoặc người quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên từ mọi nơi, ngay cả khi các thành viên làm việc từ xa. Mọi người chỉ cần sử dụng các thiết bị như PC, laptop, điện thoại di động, máy tính bảng để truy cập và kiểm tra thông tin.
• Lập báo cáo: MISA AMIS Công việc cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau, được tự động thiết lập nhanh chóng và trực quan. Điều này giúp người quản lý dễ dàng hệ thống hóa dữ liệu về nguồn lực, hiệu quả công việc, năng suất của nhân viên và các thông tin quan trọng khác.

2.3. Thiết lập quy trình công việc

Bước tiếp theo là thiết lập quy trình công việc trong văn phòng số. Quy trình công việc là các bước cụ thể mà nhân viên phải tuân thủ để hoàn thành các công việc và quy trình trong doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý quy trình đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Khi thiết lập quy trình, doanh nghiệp cần xác định các bước cụ thể, người chịu trách nhiệm và thời hạn để đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch. 

Kết hợp với tính năng của phần mềm quản lý công việc, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình liên phòng ban, giúp cải thiện hiệu quả phối hợp và giảm thiểu sai sót.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các quy trình trong các phòng ban trên một nền tảng duy nhất. Tất cả các phòng ban như hành chính, kế toán, nhân sự, sản xuất và nhiều hơn nữa. 

Với MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa các quy trình mẫu để áp dụng vào công việc thực tế tại doanh nghiệp.

Một trong những lợi ích quan trọng của MISA AMIS Quy trình là khả năng tự động chuyển giao công việc và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận, từ nhân sự đến quản lý và ngược lại. Người quản lý nắm bắt toàn bộ tình hình áp dụng quy trình theo từng phòng ban hoặc nhân viên.

Hơn nữa, MISA AMIS Quy trình cũng giúp phát hiện và ghi nhận các điểm vi phạm trong quá trình giám sát. Nó tự động tổng hợp báo cáo vi phạm quy trình, giúp bộ phận quản lý quy trình dễ dàng theo dõi và lãnh đạo có thể nắm bắt và chỉ đạo kịp thời.

2.4. Thiết lập hệ thống ký tài liệu điện tử từ xa

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, thiết lập hệ thống ký tài liệu điện tử từ xa đã trở thành yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu quả và linh hoạt cho doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ. Hệ thống này không chỉ giúp giảm bớt thời gian và chi phí phát sinh từ việc di chuyển vật liệu giấy mà còn mang lại sự tiện lợi, an toàn trong quá trình giao dịch hay xử lý tài liệu. 

Doanh nghiệp cũng cần thiết lập quy trình ký tài liệu từ xa rõ ràng và chi tiết. Quy trình này nên bao gồm các bước cụ thể từ việc tạo tài liệu, gửi tài liệu đến bên ký, xác thực danh tính, ký kết và lưu trữ tài liệu sau khi đã ký. Đảm bảo quy trình này tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp. 

MISA AMIS WeSign là nền tảng ký tài liệu số hàng đầu tại Việt Nam, mang đến nhiều lợi ích và tiện ích như sau:

• Toàn bộ quy trình soạn thảo, ký kết và lưu trữ tài liệu được thực hiện trên một nền tảng số duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
• Việc ký tài liệu trở nên thuận tiện mà không bị giới hạn bởi phạm vi địa lý hay thời gian. Bạn có thể ký tài liệu ngay trên điện thoại di động, máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn.
• Thời gian được tiết kiệm đáng kể với quá trình ký chỉ mất khoảng 30 giây và thao tác đơn giản. Điều này giúp tăng năng suất làm việc và giảm bớt khó khăn trong việc quản lý tài liệu giấy truyền thống.
• Nền tảng cung cấp tính năng nhắc tái ký trước khi tài liệu hết hạn, đảm bảo rằng quy trình ký kết không bị trì hoãn hoặc quên sót.
• MISA AMIS WeSign hỗ trợ ký mọi loại tài liệu hợp đồng và tài liệu doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ nhu cầu ký kết của công ty.

Ngoài ra, WeSign còn được đánh giá cao với các lý do sau:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng cho mọi người.
• Được Bộ Công Thương cấp phép, đảm bảo giá trị pháp lý trong quá trình ký kết.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế cao nhất, đảm bảo an toàn thông tin.
• Không giới hạn số lượng người tham gia ký kết và lưu trữ dữ liệu trong vòng 10 năm.
• Có sẵn nhân viên hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo giúp đỡ và giải đáp mọi thắc mắc của người dùng.

Các giải pháp phần mềm trên thuộc bộ MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp tối ưu vận hành cho mọi doanh nghiệp. Khi ứng dụng một nền tảng hợp nhất, doanh nghiệp có thể đồng thời nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí và thời gian kiểm soát tiến độ, quy trình phục vụ khách hàng.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

2.5. Đào tạo và hỗ trợ nhân viên

Khi doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ thiết lập văn phòng số và áp dụng các phương pháp đào tạo và hỗ trợ nhân viên, có một số quy trình và hoạt động quan trọng cần xem xét:

• Đào tạo về công nghệ: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo về các phần mềm, công cụ sử dụng trong môi trường văn phòng số.
• Đào tạo quy trình làm việc từ xa: Hỗ trợ nhân viên hiểu và áp dụng các quy trình làm việc từ xa hiệu quả. Điều này bao gồm việc đào tạo về quản lý thời gian, tổ chức công việc, quản lý dự án từ xa và giao tiếp hiệu quả qua các kênh trực tuyến.
• Đào tạo kỹ năng mềm: Song song với đào tạo công nghệ, doanh nghiệp cũng phải hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng mềm cần thiết trong môi trường văn phòng số như quản lý thời gian, giao tiếp ảo, làm việc nhóm từ xa và khả năng thích ứng với thay đổi công nghệ.
• Tạo ra một môi trường làm việc số tích cực: Người quản lý cần khuyến khích sự tương tác và kết nối giữa nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc số sôi nổi. 
• Định rõ mục tiêu và đánh giá hiệu suất: Thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong môi trường văn phòng số. Sử dụng các công cụ quản lý hiệu suất để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Cách này giúp nhân viên nắm được định hướng và chủ động đánh giá công việc của mình một cách rõ ràng.

2.6. Kiểm tra và đánh giá

Cuối cùng, doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ kiểm tra và đánh giá hiệu quả sau khi thiết lập văn phòng số bằng các phương pháp sau:

• Xây dựng chỉ số đo lường: Các chỉ số này bao gồm tỷ lệ tăng trưởng doanh số, khả năng tăng tốc độ phục vụ khách hàng, mức độ tiết kiệm chi phí hoặc mức độ tăng cường hiệu suất làm việc.
• Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số hiệu quả đã xác định. Sử dụng các công cụ và phương pháp khác nhau để thu thập thông tin như hệ thống báo cáo trên phần mềm, khảo sát nhân viên và phản hồi từ khách hàng…
• So sánh dữ liệu: So sánh dữ liệu hiện tại với dữ liệu trước khi thiết lập văn phòng số hoặc so sánh với các mục tiêu đã đặt ra. 
• Đánh giá sự thay đổi: Đánh giá các sự thay đổi và cải tiến sau khi thiết lập văn phòng số. Xem xét các khía cạnh như tăng cường hiệu suất làm việc, tăng cường khả năng linh hoạt và tính liên kết trong tổ chức, cải thiện tương tác khách hàng và tiết kiệm chi phí hoạt động.

Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp điều chỉnh và cải tiến các biện pháp đã áp dụng. Tìm cách giải quyết các vấn đề phát sinh và tối ưu hóa quy trình làm việc để đạt được hiệu quả tốt hơn.

TRẢI NGHIỆM MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ ĐỂ TỐI ƯU VẬN HÀNH, TĂNG NHANH TỐC ĐỘ PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG NGAY HÔM NAY