Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty xây dựng

Ngày nay, văn phòng số đã trở thành xu thế chuyển đổi cách thức, môi trường làm việc tất yếu trong các công ty xây dựng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc thiết lập văn phòng số không chỉ giúp tăng cường sự linh hoạt, tăng năng suất làm việc mà còn cải thiện hiệu quả quản lý dự án.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho công ty xây dựng nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo, quản lý công ty xây dựng thực hiện thành công từ chuẩn bị đến khi triển khai toàn bộ hệ thống.

1. Văn phòng số và tầm quan trọng trong công ty xây dựng

Văn phòng số là một hệ thống công nghệ, phần mềm tích hợp trong môi trường làm việc văn phòng để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng trưởng hiệu suất và cải thiện chất lượng quản lý. Văn phòng số đã và đang chứng tỏ vai trò không thể bỏ qua cho các công ty xây dựng nâng cao sức cạnh tranh và vượt qua những biến động của thị trường

Tầm quan trọng của văn phòng số trong công ty xây dựng: 

• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân sự: Văn phòng số cung cấp các công cụ, ứng dụng thông minh để tối ưu hóa quy trình, cách thức làm việc. Người dùng có thể theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và cập nhật kết quả đúng thời hạn. Bằng cách này, sự phối hợp liên phòng ban cũng như sự tương tác giữa các thành viên được tối ưu hóa, giảm thiểu thời gian lãng phí.
• Quản lý dự án hiệu quả: Công ty xây dựng thiết lập quy trình quản lý dự án, đồng bộ hóa thông tin và phân công công việc một cách rõ ràng, minh bạch. Từ đó giảm thiểu rủi ro chậm trễ, đảm bảo khả năng hoàn thành dự án đúng hạn, đúng ngân sách.
• Quản lý, lưu trữ tài liệu tập trung: Văn phòng số cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử an toàn, tiện lợi. Công ty xây dựng có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật hoặc báo cáo. Nhân sự không tốn nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, đồng thời tăng khả năng chia sẻ thông tin trong công ty.
• Phân tích và đưa ra quyết định khách quan: Nhờ tích hợp các công cụ tự động hóa, văn phòng số cho phép các công ty xuất bản các báo cáo đa chiều, hiểu sâu hơn về dữ liệu và thông tin liên quan đến dự án. Công ty có thể sử dụng dữ liệu để dự đoán xu hướng, đánh giá rủi ro và đưa ra quyết định chiến lược.

2. Chuẩn bị trước khi thiết lập văn phòng số

Trước khi thiết lập văn phòng số, công ty xây dựng cần chuẩn bị một số yếu tố quan trọng: 

2.1. Đánh giá nhu cầu và mục tiêu của công ty

Công ty nên đánh giá kỹ càng nhu cầu và mục tiêu của mình trong việc thiết lập văn phòng số. Điều này bao gồm xác định các vấn đề cụ thể mà giải pháp văn phòng số có thể giải quyết như quản lý dự án, tương tác, truyền thông nội bộ, quản lý tài liệu, và phân tích dữ liệu. Công ty cần xác định rõ mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đặt ra kế hoạch cho việc triển khai.

2.2. Xác định ngân sách và tài nguyên có sẵn

Thiết lập văn phòng số đòi hỏi đầu tư tài chính cùng tài nguyên là phần cứng, phần mềm và nhân lực. Công ty cần xác định ngân sách có sẵn và tìm hiểu về các chi phí liên quan đến thiết lập, vận hành văn phòng số. 

Ngoài ra, công ty cần xem xét nguồn nhân lực hiện có. Điều này cho phép ban lãnh đạo xác định liệu có cần bổ sung nhân lực, đặc biệt là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin để hỗ trợ quá trình chuyển đổi thành công.

2.3. Nghiên cứu và lựa chọn các công nghệ phù hợp

Tiếp theo, công ty tiến hành nghiên cứu, đánh giá công nghệ phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của mình. Một số nhiệm vụ chính bao gồm tìm hiểu về nhà cung cấp, các phần mềm quản lý dự án, hệ thống quản lý tài liệu, khả năng phân tích dữ liệu cũng như kết nối giữa các phần mềm. 

Tiêu chí	Lựa chọn nhà cung cấp	Lựa chọn giải pháp phần mềm
Tính phù hợp	– Cung cấp các giải pháp phù hợp với các yêu cầu kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp – Có thể mở rộng linh hoạt nhằm đáp ứng sự thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai	– Cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết như quản lý dự án, quản lý tài liệu, truyền thông nội bộ, cộng tác nhóm, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu – Tương thích với các hệ thống và ứng dụng khác trong nền tảng quản trị
Tính ổn định, đáng tin cậy	– Nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp văn phòng số – Có đội hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng chất lượng.	– Được phát triển và hỗ trợ bởi một nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy – Có lịch sử ổn định, hiệu suất tốt trong các doanh nghiệp cùng ngành
Tính bảo mật	– Cung cấp giải pháp bảo mật dữ liệu và hệ thống đạt chuẩn, đúng quy định.	– Bảo mật cao, bao gồm quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo vệ khác – Có khả năng xử lý các rủi ro bảo mật như tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu

 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu cho mọi doanh nghiệp do Công ty Cổ phần MISA phát triển. Với kinh nghiệm 30 năm phát triển nền tảng quản trị doanh nghiệp, MISA thấu hiểu các khó khăn, trở ngại mà doanh nghiệp gặp phải. 

Do đó, bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu tự động hóa, đơn giản hóa công tác vận hành tại các doanh nghiệp xây dựng. 

3. Hướng dẫn triển khai hệ thống văn phòng số

3.1. Cài đặt 

MISA AMIS Văn phòng số gồm có các phần mềm:

• MISA AMIS Công việc: Giải pháp giao việc, cập nhật tiến độ công việc và dự án ngay lập tức. Tăng cường sự phối hợp làm việc giữa các thành viên trong công, đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn.
• MISA AMIS Quy trình: Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban khác nhau. Tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các đầu mối thủ công, tăng tốc độ xử lý nhiệm vụ và tốc độ phục vụ khách hàng.
• MISA AMIS WeSign: Giải pháp ký tài liệu điện tử chỉ với 30 giây ở bất kỳ đâu, kể cả trên thiết bị di động. Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức so với việc in và ký tài liệu truyền thống.
• MISA Esign: Giải pháp chữ ký số từ xa mà không cần sử dụng USB Token. Đơn giản hóa quy trình ký kết và xác nhận các tài liệu quan trọng từ xa một cách an toàn, nhanh chóng.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Giải pháp giao tiếp và truyền thông trong nội bộ tổ chức. Cung cấp một nền tảng để chia sẻ chủ trương, chính sách và thông tin quan trọng kịp thời, nhất quán.
• MISA AMIS Ghi chép: Giải pháp lưu trữ tài liệu khoa học, phân quyền truy cập theo từng đối tượng, vai trò.
• MISA AMIS Văn thư: Giải pháp quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp, tổ chức tìm kiếm, lưu trữ và truy xuất các công văn chuẩn xác.
• MISA AMIS Phòng họp: Giải pháp tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp, đơn giản hóa quy trình đặt phòng, nhân sự sử dụng hiệu quả tài nguyên phòng họp.
• MISA AMIS Tài sản: Giải pháp kiểm kê và kiểm đếm tài sản bằng mã QR, mọi hoạt động quản lý, bảo dưỡng, phân phối tài sản được điều chỉnh và theo dõi tự động.

Để cài đặt bộ giải pháp này, doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập tài khoản được cấp. Người dùng được phép sử dụng phần mềm trên các máy tính, điện thoại, các thiết bị kết nối internet. Quá trình cài đặt và sử dụng không yêu cầu người dùng phải sử dụng code hay thiết lập hệ thống phức tạp. 

Mỗi phần mềm đều có giao diện trực quan, hướng dẫn sử dụng từng tính năng cơ bản. Nếu muốn thiết kế các luồng quy trình công việc theo nhu cầu, người dùng cũng dễ dàng thao tác hoặc tận dụng các mẫu quy trình, kế hoạch, báo cáo… sẵn có trên phần mềm.  

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

3.2. Đào tạo nhân viên về việc sử dụng công nghệ và quản lý thông tin

Sau khi hoàn thành thiết lập giải pháp, công ty xây dựng cần tiến hành đào tạo nhân viên về cách sử dụng công nghệ. Việc cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng từ cách đăng nhập và tạo tài liệu đến các chức năng cụ thể của mỗi ứng dụng sẽ giúp mọi người làm quen nhanh chóng. 

Quan trọng hơn, công ty phải đào tạo nhân viên về quy trình làm việc mới. Bởi lẽ, MISA AMIS Văn phòng số sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức trao đổi truyền thống. 

Giờ đây nhân sự không cần chờ đợi sếp có mặt tại văn phòng để báo cáo, đề xuất giấy tờ thủ công. Chỉ cần một vài thao tác, tất cả các yêu cầu, tài liệu sẽ được chuyển đến cấp trên qua phần mềm tức thời. 

Ngoài ra, việc quy định về quyền truy cập, bảo mật cũng nên được ban hành ngay từ sớm để tránh các rủi ro mất an toàn thông tin. 

4. Case Study thiết lập văn phòng số hiệu quả cho Tập đoàn xây dựng Minh Đức (Minh Đức Group) 

Minh Đức Group hoạt động trong 5 lĩnh vực thương mại, thiết kế thi công trọn gói, kinh doanh kết cấu đặc biệt, kinh doanh đá tự nhiên và mảng kinh doanh chung. Công ty xây dựng này có nhiều chi nhánh rải khắp cả nước và nước ngoài. 

Trong đó, theo anh Huy – Quản lý Phòng Kỹ thuật thi công – Công ty Cổ phần thiết bị Minh Đức, ứng dụng bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số đã giúp anh nắm được báo cáo của các dự án, theo dõi tiến độ công việc trực tiếp của nhân viên để kịp thời đốc thúc cũng như giải quyết các khó khăn trong quá trình thi công.

Trước đây, ban lãnh đạo gặp không ít khó khăn trong việc quản trị vận hành. Vấn đề nan giải nhất là quá trình trao đổi, bắt nhịp tiến độ công việc giữa các bộ phận, giữa từng nhân sự. 

Sau một thời gian trải nghiệm MISA AMIS Văn phòng số, anh Huy cùng đội ngũ nhân viên khối công trường vui mừng nhận thấy sự cải thiện rõ rệt. Mọi người không phải “lội” 7749 công cụ hay tin nhắn giao việc mà dễ dàng nắm bắt các nhiệm vụ cần thực hiện, sắp xếp theo thứ tự quan trọng để hoàn thành công việc.

Hay với những biểu đồ quy trình thuận tiện, dễ hiểu, nhân sự của anh cũng không còn áp lực đi tìm đầu mối xin phê duyệt. Mọi người tập trung 100% năng suất vào công việc chính, công ty tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí vận hành. 

Trải nghiệm MISA AMIS Văn phòng số để thay đổi hoạt động vận hành của công ty xây dựng ngay hôm nay!

• Miễn phí dùng thử đầy đủ trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư với đầy đủ tính năng.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.