Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp giúp DN nâng cao năng suất

Tiền bạc là mạch máu của doanh nghiệp và vì lẽ đó mà bộ phận kế toán, tài chính có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ công ty nào. Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và tối ưu doanh thu.

>>Nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline?

Từ xưa tới nay, bộ phận tài chính được coi là khá cứng nhắc trong quy trình làm việc, tuy nhiên để theo kịp thời đại, cần có cái nhìn toàn diện về quy trình kế toán hiện tại và loại bỏ những công việc không có khả năng hỗ trợ cho sự phát triển. Nếu không, doanh nghiệp sẽ trở nên lạc hậu so với thời đại.

Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất

Vì vậy, cần tự đặt ra những câu hỏi: liệu phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng hiện tại có đáp ứng được các yêu cầu mới của công việc? Các phòng ban đang sử dụng các phần mềm khác nhau, điều này có làm ảnh hưởng đến việc thống nhất số liệu, lãng phí thời gian? Dưới đây là 4 cách giúp bạn thay đổi quy trình kế toán hiện tại để nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí.

1. Sử dụng một phần mềm kế toán tập trung thay vì nhiều phần mềm đơn lẻ

Khi mới hình thành hệ thống, việc áp dụng các phần mềm kế toán đơn lẻ có thể tốt, đem lại hiệu quả ngay. Nhưng khi có kế hoạch phát triển kinh doanh, hiệu quả của chúng sẽ giảm sút đáng kể. Doanh nghiệp phát triển, lượng giao dịch sẽ tăng lên gấp bội, quy trình tổ chức dần phức tạp, do đó việc kiểm soát và báo cáo hàng ngày càng quan trọng, tại đây các phần mềm kế toán đơn lẻ sẽ dần lộ nhược điểm và không có khả năng quản lý nữa.

Nếu cứ khư khư bám vào hệ thống này quá lâu, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Lúc này, là chủ doanh nghiệp thì bạn nên xem xét chuyển sang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán chuyên nghiệp với mô hình quản trị tập trung, hoặc phần mềm kế toán online có khả năng thống nhất dữ liệu giữa các phòng ban, tự ra các báo cáo cần thiết.

2. Sử dụng phần mềm kế toán để các báo cáo không bị sai sót và xung đột

Trong quá trình thực hành kế toán, các trang bảng tính giữ vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nếu sử dụng và phụ thuộc quá nhiều vào các trang bảng tính này, khi có lỗi bạn sẽ không thể phát hiện kịp thời và rất khó tìm được lỗi sai, qua đó tốn rất nhiều thời gian quản lý.Nếu đang gặp phải vấn đề này, hãy tự hỏi liệu đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần sử dụng một phần mềm kế toán online với sự thống nhất quy trình và tính kiểm soát chặt chẽ hơn, một hệ cơ sở dữ liệu thống nhất với tính bảo mật cao, ngoài ra các báo cáo thống kê được thiết kế tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

3. Sử dụng phần mềm kế toán để thống nhất danh mục khách hàng

Khi các phòng mua hàng, bán hàng, kho chưa có cơ sở dữ liệu về khách hàng thống nhất, có thể các dữ liệu nhập bị trùng nhau, hoặc không thống nhất được danh mục các khách hàng, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý và việc ra quyết định. Hóa đơn xuất ra cũng phải xử lý thủ công quá nhiều, thậm chí thông tin khách hàng chưa được chính xác…

Để xử lý triệt để những vấn đề này, cần sử dụng một hệ thống phần mềm kế toán gồm nhiều phân hệ quản lý, phân quyền sử dụng đến từng phòng ban, như vậy mới thống nhất danh mục khách hàng, và việc chăm sóc khách hàng trở nên hiệu quả hơn. Hãy tưởng tượng chỉ cần với 1 vài click chuột bạn đã tạo ra một hóa đơn chính xác, điều này giúp tiết kiệm thời gian và rất nhiều công sức.

4. Sử dụng phần mềm kế toán online thay cho phần mềm kế toán offline

Nếu phần mềm kế toán đang sử dụng của bạn không có khả năng truy cập từ xa, bạn nên xem xét đến việc tìm một phần mềm mới thay thế. Khả năng truy cập từ xa cho phép bạn có thể kết nối với máy chủ và làm việc mọi lúc mọi nơi, bạn có thể quản lý dữ liệu và phê duyệt các lệnh khi không có mặt tại văn phòng.

Với tính năng làm việc từ xa, bạn có thể dễ dàng tìm thấy trên phần mềm kế toán online, một phân hệ của phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN. Phần mềm kế toán online này quản lý dữ liệu tập trung đáp ứng tốt cho doanh nghiệp đa chi nhánh và tự động hóa tác nghiệp giữa Thủ quỹ, Thủ kho với Kế toán giúp tiết kiệm 90% thời gian làm việc.