Ký kết Hợp đồng lao động điện tử với 3000 CBNV – MISA đang tiết kiệm hơn 2000 giờ làm việc cho bộ máy vận hành

Công Ty Cổ Phần MISA có tên tuổi nổi tiếng trên thị trường Việt Nam với sản phẩm phần mềm kế toán được trăm nghìn khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Trải qua 30 năm hoạt động từ 1994, MISA ngày càng khẳng định được vị thế của mình không chỉ trong lĩnh vực phần mềm kế toán mà còn trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất.

Khi quy mô nhân sự chạm mốc hàng nghìn người, MISA cũng có những khó khăn riêng, những câu chuyện bất ngờ trong cải tiến quản trị nhân sự mà chúng tôi muốn chia sẻ với độc giả. Chúng tôi cũng tin rằng, những câu chuyện này, những khó khăn này không chỉ là của riêng MISA, mà là câu chuyện chung, khó khăn chung của các doanh nghiệp của Việt Nam. 

Để hiểu hơn về những khó khăn, cách giải quyết số lượng công việc ra sao? tối ưu quy trình ký kết như thế nào? của bộ phận HR. Chúng tôi đã có dịp ngồi lại cùng chị Nguyễn Thị Ngần – Q.Giám đốc Dịch vụ Nhân sự – kinh nghiệm 13 năm công tác tại MISA để chia sẻ về việc giải quyết bài toán ký kết hợp đồng lao động cho toàn bộ nhân viên MISA.

Mở đầu buổi chia sẻ này, em rất mong muốn được chị Ngần chia sẻ về đặc thù quy trình ký kết

của Hợp đồng lao động tại MISA?

Trong quá trình thực hiện ký kết với toàn bộ nhân sự của công ty theo cách truyền thống thì bộ phận Nhân sự gặp vô vàn khó khăn.

Đầu tiên phải nói đến Quy trình ký kết bằng giấy tờ phải trải qua nhiều bước rất cồng kềnh: Soạn hợp đồng -> In hợp đồng giấy -> Người lao động ký -> Trình ký Ban lãnh đạo -> Đóng dấu -> Trả hợp đồng đã ký cho Người lao động -> Scan -> Lưu trữ hợp đồng.

Hơn nữa, Nhân sự làm việc tại các văn phòng khác nhau nên bộ phận HR sẽ cần gửi hợp đồng qua lại giữa các đầu mối để ký và đóng dấu. Điều này không những mất thời gian, mà còn có rủi ro sai sót, thất lạc trong quá trình vận chuyển. 

Việc ký Hợp đồng lao động cần BLĐ ký trực tiếp tại văn phòng. Nhưng do đặc thù BLĐ thường xuyên đi công tác xa, nên việc ký Hợp đồng lao động đôi khi phải chờ đợi.

Vậy đây có phải là lý do khiến chị nhận thấy việc bộ phận HR cần phải đẩy mạnh chuyển đổi số trong việc

ký kết hợp đồng lao động cho nhân viên? 

Khi số lượng nhân sự lên đến 1000 người, thì bộ phận Nhân sự đã thấy việc chuyển đổi số là vấn đề bắt buộc và cấp bách rồi. Chúng tôi đã sử dụng phần mềm Quản trị Nhân sự – MISA AMIS Nhân sự cả chục năm nay để quản lý rất tốt thông tin nhân sự, chấm công, tính lương,… Nhưng chúng tôi cứ đau đáu về việc chuyển đổi số quá trình ký kết Hợp đồng lao động với CBNV mà không có giải pháp. Cho đến cách đây 2-3 năm, MISA đã phát triển thành công giải pháp Ký tài liệu số MISA AMIS WeSign và Chữ ký số từ xa MISA eSign thì bộ phận Nhân sự đã thực sự được biến giấc mơ thành hiện thực. 

Quy trình ký Hợp đồng lao động của MISA sau khi áp dụng MISA AMIS WeSign – Giải pháp ký tài liệu số

Với MISA AMIS WeSign điều tâm đắc nhất khiến tôi phải “ồ” lên và ứng dụng ngay đó là các tính năng đem lại lợi ích lớn như: Gửi và ký hàng loạt, tạo lô trộn mẫu giải quyết các vấn đề về soạn thảo Hợp đồng nhiều lần trên Form mẫu có sẵn và gửi trực tiếp đến BLĐ có thẩm quyền ký. Sử dụng để ký giấy tờ chỉ với vài thao tác đơn giản, thậm chí có thể ký nhanh qua Mobile chỉ bằng 1 chạm màn hình. 

MISA AMIS WeSign cũng tích hợp đa dạng các hình thức ký: Ký số từ xa, Ký số USB Token, Ký xác thực bằng công nghệ eKYC, Ký điện tử… giúp đảm bảo và nâng cao tính pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử.

Trong thời gian tới chị có dự định gì để tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự tại MISA?

Chị đang tích cực làm việc với đội phát triển sản phẩm để phần mềm ngày một tốt hơn. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu thực tế của MISA mà còn giúp cho rất nhiều khách hàng trên thị trường có được bộ giải pháp Nhân sự – Ký Hợp đồng lao động hiệu quả.

Hệ thống MISA AMIS có thể liên kết được toàn bộ vòng đời nhân viên. Nhân viên sẽ có được trải nghiệm hiện đại, tích cực, cảm thấy mình được quan tâm từ A đến Z, từ khi còn là ứng viên đăng nhập vào cổng thông tin tuyển dụng đến khi vào làm chính thức, thậm chí đến khi dừng công việc. 

Trong tương lai gần, chị sẽ tiếp tục đề xuất các tính năng tiện ích như bổ sung trí tuệ thông minh nhân tạo AI như: làm đẹp chữ ký, soát lỗi chính tả,… để phần mềm thông minh hơn, hỗ trợ tốt hơn cho Ban lãnh đạo, Nhân sự và Người lao động.

Cảm ơn chị Ngần, xin chúc chị luôn giữ vững tinh thần làm việc hăng say và đạt được nhiều thành tựu hơn nữa trong công việc nhân sự tại MISA.

Mời Anh/Chị tìm hiểu thêm về sản phẩm MISA AMIS WeSign – Giải pháp ký tài liệu số, vui lòng đăng ký tư vấn, đội ngũ chuyên viên của MISA sẽ liên hệ, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp triển khai