“Chuyển đổi số là phải dám làm, cứ sợ thì không thể thành công” – Đây là chính là lời khẳng định của chị Chị Phan Võ Quỳnh Như, Ủy viên Hội đồng Quản trị kiêm Phó hiệu trưởng trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai (DNTU) trong buổi chia sẻ về hành trình chuyển đổi số cùng MISA AMIS.
Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai được thành lập từ năm 2011 với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng dựa trên nền tảng công nghệ và trải nghiệm thực tiễn. Đồng thời, đội ngũ cán bộ, sinh viên nhà trường luôn hướng tới nghiên cứu, ứng dụng khoa học, chuyển giao tri thức để đáp ứng nhu cầu xã hội, hội nhập quốc tế và phát triển bền vững.
Chính vì vậy, từ rất sớm Ban lãnh đạo nhà trường đã đưa ra định hướng chuyển đổi số toàn diện, vươn lên trở thành “Trường không biên giới; Thầy không biên giới; Học mọi lúc mọi nơi”.
Thưa chị Như, động lực nào khiến nhà trường quyết tâm chuyển đổi số, ứng dụng phần mềm vào cải tiến công tác vận hành?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Động lực chuyển đổi số của trường Đại học Công nghệ Đồng Nai đến từ việc nhìn thấy các nước trên thế giới, nhất là các nước mình cùng hợp tác đều đã chuyển đổi số.
Ngoài ra, mình cũng mong muốn giúp cho công việc diễn ra tốt hơn, sinh viên học tập tốt hơn. Mọi công việc phải được gói gọn, xử lý nhanh chóng chứ không mãi duy trì cách làm hành chính bình thường.
Trước khi chuyển đổi số, Ban lãnh đạo nhà trường đã gặp phải khó khăn, trở ngại gì?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Khó khăn lớn nhất là hình thức giao việc rời rạc, trình ký phức tạp, thông qua nhiều người.
Vì không có một kênh theo dõi tổng quan nên khi lãnh đạo muốn quản lý tiến độ công việc phải tìm ngược lại từng đầu mối, hỏi xem việc này bao giờ hoàn thành.
Thêm vào đó, quá trình ký duyệt trải qua nhiều bước như: soạn văn bản, trình trưởng đơn vị ký, gửi phòng hành chính kiểm duyệt trước khi đưa lên Ban lãnh đạo. Nếu phát hiện sai sót thì văn bản sẽ bị trả lại, thầy, cô đó sẽ phải làm lại từ đầu mất nhiều thời gian, công sức di chuyển.
Ngoài ra, việc trình ký thủ công còn gây ra tình trạng tốn kém chi phí in ấn giấy tờ. Trường mình đang hướng tới xây dựng trường xanh, sạch, bảo vệ môi trường nên cần tìm ra phương án khác tối ưu hơn.
Tại sao chị quyết định lựa chọn các giải pháp của MISA AMIS để giúp nhà trường chuyển đổi số toàn diện?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Mình đã tự tìm kiếm, nghiên cứu các phần mềm khác nhau phục vụ công tác làm việc và giảng dạy của nhà trường. Mình từng biết 4 – 5 công ty top đầu khá tương tự MISA, nhưng mình chọn giải pháp MISA AMIS vì đạt được 3 tiêu chí:
Thứ nhất, mình muốn phần mềm phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thiết kế bắt mắt để thu hút tất cả thầy, cô cùng sử dụng. Thứ hai là tính năng quản lý đáp ứng đúng yêu cầu của nhà trường trong quá trình vận hành công việc. Thứ ba, mình yêu cầu khá cao về một hệ sinh thái đa dạng, có khả năng kết nối với các giải pháp khác nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra hiệu quả hơn.
Trước đây một số nhà cung cấp giới thiệu cho mình chỉ có phần mềm quản lý Nhân sự và Kế toán, thế nhưng chuyển đổi số thì phải chuyển đổi đồng đều nên mình đã quyết định lựa chọn MISA. Bộ giải pháp chuyển đổi số MISA AMIS cung cấp hầu hết các ứng dụng quản lý nghiệp vụ phù hợp với nhà trường như MISA AMIS Văn phòng số, MISA AMIS Kế toán và MISA AMIS Nhân sự.
Việc ứng dụng đồng bộ các giải pháp của MISA AMIS đã cải tiến công việc của chị và Ban lãnh đạo như thế nào? Nhà trường đã khắc phục được những khó khăn trước đây chưa?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Sau khi triển khai phần mềm MISA AMIS Văn phòng số, Ban lãnh đạo nhà trường đã có thể giao việc và theo dõi tiến độ công việc sát sao hơn.
Cụ thể, với phần mềm MISA AMIS Công việc, Ban lãnh đạo chỉ cần đưa ra chiến lược, phân bổ đầu việc quan trọng hàng tháng tới các Trưởng, Phó khoa. Trưởng, Phó khoa tiếp nhận và phân công chi tiết đến từng thầy, cô.
Hệ thống báo cáo sẽ cho giúp lãnh đạo đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên chính xác, nhanh chóng ra quyết định dựa trên dữ liệu. Về phía nhân viên, họ cũng nắm được những nhiệm vụ cần làm (nhiệm vụ nào cần được ưu tiên cùng thời gian cần hoàn thành) giúp tình trạng sai sót, quên việc gần như không diễn ra.
Trong đó, chị đánh giá cao phần mềm nào nhất?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Cá nhân mình rất thích phần mềm MISA AMIS WeSign vì giúp mình trình ký tự động, không cần thông qua nhiều bước. Cho dù lãnh đạo đang ở xa thì đảm bảo ký duyệt kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi và chi phí in ấn.
Tiếp theo, mình còn đánh giá cao tính năng kết nối của MISA AMIS Mạng xã hội. Khi có thầy, cô mới vừa vào trường hoặc lãnh đạo có nhu cầu tìm kiếm thông tin về một cá nhân để trao đổi công việc thì chỉ cần tra cứu trên phần mềm, họ sẽ tìm ra tên, số điện thoại hay nhắn tin trực tiếp tại phần mềm luôn.
Thưa chị Như, từ hành trình thực tế của mình, chị có lời khuyên dành gì cho các đơn vị giáo dục, các trường đại học khác khi chuyển đổi số?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Đầu tiên, bạn phải dám thử. Thực tế không phải mình đưa phần mềm nào về ứng dụng cho tổ chức là nó sẽ hoạt động tốt ngay.
Ví dụ, giai đoạn mình mới áp dụng MISA AMIS, các phần mềm liên quan đến hành chính như MISA AMIS Công việc, Tài sản, Mạng xã hội được mọi người hưởng ứng dùng rất nhanh. Tuy nhiên những phần mềm như MISA AMIS Nhân sự và Kế toán thì tốn thời gian chỉnh sửa lâu hơn.
Từ đó mình rút ra kinh nghiệm là mọi người phải dám thử để phản hồi lại cho nhà cung cấp hỗ trợ. Một phần mềm viết ra cần thời gian điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu, đặc thù của từng cá nhân, từng cơ sở khác nhau.
Trong thời gian từ 3 đến 5 năm tới, chị cùng Ban lãnh đạo nhà trường có kế hoạch chuyển đổi số tiếp theo như thế nào?
Chị Phan Võ Quỳnh Như: Bây giờ MISA AMIS đã được ứng dụng tốt cho toàn bộ khối văn phòng, vì vậy tiếp theo đây nhà trường mong muốn phát triển hệ thống phần mềm học thuật cho sinh viên. Giống như khối văn phòng, mình hy vọng sinh viên sẽ có một nền tảng tập trung để đăng ký môn, nộp học phí, lưu trữ, tra cứu thông tin học tập,… tiện lợi, nhanh chóng hơn.
Với triết lý số của trường Đại học Công nghệ Đồng Nai, nhà trường chắc chắn sẽ tiếp tục theo đuổi hành trình chuyển đổi số một cách bài bản, đồng bộ để hoàn thành sứ mệnh xã hội và hội nhập quốc tế.
Hiện nay, trường Đại học Công nghệ Đồng Nai đang ứng dụng hầu hết các phần mềm cốt lõi của MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp tinh gọn bộ máy cho mọi doanh nghiệp, tổ chức:
Giải pháp MISA AMIS Văn phòng số sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống chia sẻ dữ liệu đồng nhất, cho phép tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công và chuyển mình tăng trưởng mạnh mẽ hơn.
- MISA AMIS Công việc: Giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời, hệ thống báo cáo giúp cảnh báo các công việc đến hạn và các dự án hoặc bộ phận tồn nhiều công việc.
- MISA AMIS WeSign: Ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ngay trên điện thoại, loại bỏ thời gian và chi phí in ấn tài liệu.
- MISA AMIS Mạng xã hội: Lãnh đạo trực tiếp truyền thông chủ trương, chính sách, kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời và nhất quán, không phụ thuộc và không gian, thời gian.
- MISA AMIS Ghi chép: Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
- MISA AMIS Tài sản: Quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ các công việc thủ công, gia tăng hiệu suất công việc.
- MISA AMIS Phòng họp: Tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.
Ngoài ra, trong bộ giải pháp còn cung cấp phần mềm MISA AMIS Quy trình – ứng dụng thiết lập, quản trị hệ thống quy trình tự động giúp các phòng ban cải tiến vận hành, nâng cao năng suất.
Giải pháp MISA AMIS Văn phòng số sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống chia sẻ dữ liệu đồng nhất, cho phép tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công và chuyển mình tăng trưởng mạnh mẽ hơn.
Công tác quản lý giáo viên, nhân viên trong Đại học Công nghệ Đồng Nai cũng được số hóa bởi MISA AMIS HRM – bộ giải pháp quản trị nguồn nhân lực toàn diện.
- MISA AMIS Tuyển Dụng: Đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng, tự động lọc hồ sơ ứng viên, mời phỏng vấn, báo cáo hiệu quả tuyển dụng.
- MISA AMIS Thông Tin Nhân Sự: Lưu trữ và quản lý toàn bộ hồ sơ cũng như quá trình công tác của giảng viên, nhân viên.
- MISA AMIS Chấm Công: Đa dạng hình thức chấm công, tự động tổng hợp bảng công hàng tháng chuyển tính lương.
- MISA AMIS Tiền Lương: Tính lương nhanh chóng, chính xác theo từng vị trí công việc, gửi xác nhận bảng lương cho từng nhân viên.
- MISA AMIS Thuế TNCN: Kết nối sẵn với Tổng Cục Thuế, giúp kê khai, đăng ký, quyết toán thuế TNCN theo đúng quy định pháp luật.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
