[GIÁO DỤC] CTH EDU: ĐƯA VIỆC SỬ DỤNG BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ THÀNH VĂN HÓA CÔNG TY

Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học được thành lập dựa trên khao khát muốn con cái mình phát triển được năng lực tự học, nâng cao hiệu quả học tập và tiếp cận được những chương trình giáo dục tiên tiến trên thế giới. Đội ngũ Ban lãnh đạo công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm nên hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm trong công việc. Sau không ít lần thử các phần mềm khác nhau trên thị trường, CTH Edu đã chọn MISA AMIS Văn phòng số làm công cụ để tối ưu vận hành doanh nghiệp.

Chúng tôi đã vinh hạnh có cơ hội được trò chuyện cùng chị Dương Minh – CEO Công ty Cổ phần Giáp dục Con tự Học, mời Quý bạn đọc cùng theo dõi những chia sẻ của chị trong bài viết dưới đây.

Thưa chị, đặc thù công ty về giáo dục đào tạo có gì khác so với các lĩnh vực khác?

Với CTH Edu, chúng tôi là đơn vị giáo dục sử dụng công nghệ giáo dục edtech và có một số điểm đặc thù sau:

• Đơn vị giáo dục phục vụ trực tiếp đối tượng phụ huynh, tính chất khách hàng là B2C, là những khách hàng lẻ với số lượng lớn và nhu cầu được tư vấn, chăm sóc nhiều lần trong và sau khi mua sản phẩm.
• Quá trình trải nghiệm, khai thác chương trình học tập quyết định rất lớn đến việc khách hàng có quay lại gia hạn mua sản phẩm hoặc sản phẩm mới hay không. Vậy nên bài toán của CTH Edu là cần phải biến quá trình trải nghiệm đó trở nên hiệu quả, khiến khách hàng thích thú, tin cậy thì mới có thể trở thành đơn vị đi đầu trong thị trường về cung cấp giải pháp học tập sử dụng phần mềm.

Vậy vì sao chị lựa chọn áp dụng các phần mềm để tối ưu vận hành ngay khi mới thành lập Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học?

Tôi và cộng sự có xuất phát điểm là những người làm trong ngành công nghệ, phát triển phần mềm nên hiểu rõ tầm quan trọng của phần mềm trong việc vận hành, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Vì thế tôi đã lựa chọn Bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số để tối ưu vận hành doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp vừa thành lập nên CTH nhận thấy mình còn nhiều điểm còn thiếu và còn yếu. Thiếu về kinh nghiệm, năng lực để triển khai marketing bán hàng “bách phát bách trúng”. Bởi lẽ giai đoạn đầu chỉ có số lượng nhỏ cơ hội mua hàng. Vậy nên chúng tôi nhất quyết phải tối ưu cơ hội sao cho hiệu quả nhất. Đồng thời, nguồn lực lúc bấy giờ còn ít ỏi nên cần phải tăng năng suất, chất lượng công việc để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường.

Dưới góc độ chủ doanh nghiệp, theo chị tại sao các đơn vị giáo dục cần đẩy nhanh chuyển đổi số trong thời đại mới?

Những năm gần đây, theo xu hướng chung của thế giới, đặc biệt là sau thời kỳ covid 19, các đơn vị giáo dục đều cần gấp rút chuyển đổi số. Với CTH, chúng tôi thực hiện quản lý khách hàng, quá trình dịch vụ thông qua phần mềm rất nhiều. Cách thức này giúp gia tăng hiệu quả công việc, có thể dễ dàng làm việc với khách hàng từ xa mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Hơn nữa, hiện nay xu hướng học online cũng đang tăng vọt, có thể học tập mọi lúc mọi nơi mà không cần gặp mặt trực tiếp. Với sự giúp sức của phần mềm, hoạt động tương tác từ xa với giáo viên hay các học liệu đơn vị cung cấp cũng trở nên dễ dàng và năng suất hơn.

Bên cạnh đó, xu hướng hiện nay là làm việc linh động, hybrid nên việc ứng dụng các phần mềm trong công việc là điều tất yếu. Các đơn vị đều cần giải pháp để tạo điều kiện cho nhân sự làm việc từ xa vẫn có thể giao tiếp với nhau, vẫn quản lý được công việc, vẫn có những con số để vận hành liên tục.

Trong suốt thời gian vận hành doanh nghiệp đến nay, chị đã từng gặp phải những khó khăn, bất cập gì?

Từ những ngày đầu thành lập doanh nghiệp cho tới hiện tại là 7 năm vận hành thì chúng tôi nhận thấy có những điều đã và sẽ tiếp tục là khó khăn nếu không có giải pháp hợp lý.  

Thứ nhất là cần tối ưu hóa năng suất, chất lượng nên cần giao việc, quản lý công việc thực sự hiệu quả. Nhân sự cần biết họ phải làm gì, làm ra sao, thời hạn, năng suất công việc như thế nào, có đạt chất lượng hay ko. Đồng thời, có phân tích kịp thời để điều chỉnh toàn bộ quá trình đó.

Thứ hai là công ty càng lớn, càng muốn vận hành dựa trên số liệu, tự động hoá nhiều hơn để giảm thiểu công sức bỏ ra thì càng cần có dữ liệu liên thông ở rất nhiều bộ phận, nhiều công tác. 

Ví dụ, cần phải có dữ liệu từ công đoạn aimarketing, chuyển vào phần mềm CRM, qua kế toán rồi chăm sóc khách hàng liên thông đến công việc. Bởi vậy, có thể thấy nhu cầu làm cho dữ liệu được thông suốt như 1 hệ thống tuần hoàn mạch máu cơ thể là một việc rất cần thiết. 

Thứ ba, để ra quyết định nhanh thì có hệ thống dữ liệu, có thông tin, đồng thời cũng cần có thêm báo cáo để người lãnh đạo, người ra quyết định nhìn thấy được xu hướng thông tin rõ ràng hơn, ra được quyết định kịp thời.

Vậy đối với những khó khăn kể trên thì giải pháp vượt trội mà phần mềm MISA AMIS Công việc mang lại cho doanh nghiệp là gì?

Với 3 khó khăn, bài toán lớn đó thì việc sử dụng phần mềm quản lý công việc là một giải pháp ngay từ đầu CTH đã xác định không thể không chọn. Và phần mềm MISA AMIS Công việc giúp chúng tôi rất nhiều.

• Nhanh chóng giao việc đến đúng nhân sự. Người nhận cũng nhận được thông tin ngay tức thì với đầy đủ dữ liệu: yêu cầu công việc, deadline, chỉ dẫn thực hiện công việc như thế nào. Thông tin rất rõ ràng, nhanh chóng ngay cả khi không làm việc trực tiếp ở văn phòng

• Có dữ liệu ngay trên hệ thống, dễ dàng trao đổi, giao tiếp 2 chiều giữa người giao và được giao. Quản lý ở cấp phòng ban, công ty cũng đều nhận được báo cáo tường minh.

CTH đã từng sử dụng nhiều những phần mềm khác trước AMIS Công việc, nhưng quyết định “dừng chân” với phần mềm này bởi những tính năng vô cùng nổi trội, cực kỳ phù hợp cho đơn vị giáo dục:

Đầu tiên là AMIS Công việc tinh tế hơn, giúp chúng tôi tốn ít thao tác, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Phần mềm cho phép chúng tôi đặt quy tắc thiết lập tự động rất dễ dàng với các công việc mang tính cố định.

Về tính năng phân tích thống kê, tôi đánh giá rất cao và nhận thấy nổi trội hơn hẳn các phần mềm khác. Bởi tính năng cho phép tạo ra trường thông tin phụ tùy theo đặc thù, tính chất công việc. Ví dụ thời gian phải bỏ ra để biên soạn cho bài giảng, đề ở trong phần mềm ôn luyện, thời gian của người review, làm thử,… đề là bao nhiêu. Từ đó có thể tự tạo ra trường thông tin để AMIS ghi nhận, sau đó tiếp tục dùng báo cáo của phần mềm để phân tích xem năng suất, chất lượng hay trải nghiệm của người học có gì đáng quan ngại hay không. Từ những yếu tố trên, tôi thấy AMIS Công việc thực sự là phần mềm ưu việt và đã trở thành thói quen hàng ngày của tôi cũng như các bạn trong công ty. 

Ngay cả khi họp hành ở quy mô nhóm nhỏ hay tổng công ty thì việc không thể thiếu là bật MISA AMIS Công việc để theo dõi công việc của ngày trước, tuần trước là gì, sắp tới thống nhất với nhau làm những cái gì, xem lại báo cáo phân tích để xem gần đây công việc có vấn đề gì nóng cần giải quyết không. Ngoài ra, những mốc lớn hơn như review năng lực 6 tháng 1 lần thì chúng tôi cũng dùng amis để trích xuất nhân sự làm việc cụ thể ra sao và đưa ra những giải pháp và hỗ trợ kịp thời.

Theo chị, tại sao phần mềm quy trình lại đóng vai trò quan trọng trong vận hành doanh nghiệp? 

Quy trình ở mọi công ty lớn hay nhỏ thì đều có những khó khăn có thể gặp phải nếu không quản lý tốt. Đầu tiên là những kinh nghiệm, cách làm việc tốt, đã được chứng minh là mang lại hiệu quả thì không được mọi người biết, hiểu, làm theo ở những công việc tương tự. Ngược lại, những nguyên do, cách làm việc dẫn đến các lỗi sai ko được phát hiện kịp thời khiến năng suất thấp thì ko được nhận biết để tránh

Hai là, trong quá trình quản lý, khi không có phần mềm hỗ trợ sẽ mất nhiều thời gian để ghi chép, sửa đi sửa lại thông tin về quy trình, hướng dẫn. Dẫn đến công tác truyền thông đào tạo mất nhiều thời gian, khó giám sát, nhân sự quên, sót mà không có người giám sát.

Từ kinh nghiệm của CTH Edu, chị có thể chia sẻ cách lựa chọn phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong chuyển đổi số?

Thứ nhất, đừng chọn phần mềm chỉ đáp ứng được nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Thay vào đó, hãy chọn đơn vị đủ lớn để tự họ cũng nhận thấy khách hàng có mong muốn thay đổi gì và chủ động thực hiện những thay đổi đó; đủ lớn để lắng nghe phản hồi, ghi nhận và có nguồn lực tổ chức thay đổi, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp không chỉ hôm nay mà còn trong tương lai.

Thứ hai, để doanh nghiệp vận hành dựa trên công nghệ một cách hoàn toàn mà không cần những cách thức truyền thống hỗ trợ thì cần đề cao tính ổn định của phần mềm. Doanh nghiệp nên chọn đối tác có đủ năng lực đảm bảo phần mềm được vận hành lâu dài để yên tâm triển khai các hoạt động công việc

Thứ ba, nên lựa chọn đơn vị có chính sách giá linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp còn nhỏ thì hỗ trợ mức phí vừa đủ với nhu cầu sử dụng dữ liệu của mình.

Là một trong những đơn vị đi đầu trong chuyển đổi số giáo dục, chị có thể chia sẻ kinh nghiệm cho các đơn vị khác?

Đầu tiên là phải biến việc sử dụng phần mềm, có mindset khai thác công nghệ để giúp mình làm việc hiệu quả hơn. Đưa mindset này trở thành văn hoá chứ không chỉ là mong muốn của người lãnh đạo. Muốn làm được điều này thì trước tiên người lãnh đạo cần có sự bắt đầu, tiên phong để nhân viên có thể thấy rõ lợi ích và dần hình thành thói quen.

Hiện nay, Công ty Cổ phần Giáo dục Con tự học đã tin tưởng sử dụng Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, là bộ giải pháp toàn diện nhất trên thị trường, giúp đơn vị giáo dục xây dựng môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số.

+ MISA AMIS Công việc: Phần mềm giao việc, cập nhật tiến độ công việc tức thời, nhanh chóng, cho phép báo cáo tự động 2 chiều, cảnh báo tiến độ công việc thường xuyên

+ MISA AMIS Quy trình: Giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện

+ MISA AMIS WeSign: Giảm thiểu thời gian, tối ưu chi phí và hiệu quả ký duyệt tài liệu nhanh chóng

Công ty Cổ phần MISA Trên hành trình phụng sự xã hội của mình, MISA vinh dự được nhận hàng trăm bằng khen, giấy khen, giải thưởng của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Bộ ban ngành, UBND các tỉnh/thành phố, tổ chức nghề nghiệp. Đây là sự ghi nhận cho những nỗ lực của toàn thể đội ngũ MISA và cũng là động lực để MISA tiếp tục nghiên cứu, phát triển, cho ra mắt nhiều sản phẩm hữu ích với khách hàng, góp phần vào sự phát triển chung của toàn đất nước.

Trong suốt hành trình 29 năm tiên phong, MISA tự hào là doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Việt Nam cung cấp giải pháp chuyển đổi số tài chính, kế toán & quản trị doanh nghiệp. MISA cũng vinh dự được nhận hàng trăm bằng khen, giấy khen, giải thưởng của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Bộ ban ngành, UBND các tỉnh/thành phố, tổ chức nghề nghiệp: doanh nghiệp công nghệ thông tin xuất sắc nhất khu vực Châu Á – Châu Đại Dương (2019), TOP 3 công ty công nghệ uy tín năm 2023, giải thưởng Sao Khuê. Chúng tôi có gần 3000 nhân sự tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, TP.HCM và Cần Thơ; Phát triển gần 60 sản phẩm, ứng dụng cho 350.000 khách hàng là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và 3.5 triệu khách hàng cá nhân tại Việt Nam và 22 quốc gia trên thế giới.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ NGAY HÔM NAY