Comexim Gia Lai: Chuyển đổi số góp phần X2 năng suất, doanh thu vượt nghìn tỷ

Từng phải đối mặt với hàng loạt vấn đề bất cập trong công tác quản trị – vận hành, nhiều công việc thực hiện thủ công gây tốn thời gian, nguồn lực và xảy ra nhiều sai sót. Dù có nhiều chi nhánh và một số công ty con, công ty liên kết nhưng việc quản lý dữ liệu vẫn rời rạc, sự phối hợp giữa các phòng ban, chi nhánh lỏng lẻo, không có công cụ tập trung, hợp nhất dữ liệu của toàn doanh nghiệp khiến Ban lãnh đạo gặp không ít khó khăn khi đánh giá tình hình tổng quan và ra quyết định… 

Một ngày, khi đang vào cao điểm của mùa báo cáo tài chính thì máy chủ công ty bị nhiễm virus dẫn tới mất nhiều tài liệu và một phần dữ liệu kế toán, hệ thống tê liệt hoàn toàn… 

Trên đây là tình trạng đã từng xảy ra tại Công ty CP Thương mại Gia Lai (Comexim Gia Lai) cách đây gần 3 năm trở về trước. Nhờ chuyển đổi số với nền tảng MISA AMIS, những vấn đề trên đã được giải quyết hoàn toàn. Hiệu suất công việc tăng gấp đôi, kết quả kinh doanh bứt phá vượt mốc doanh thu 1.000 tỷ đồng vào năm 2022 và tăng trưởng đều trong các năm tiếp theo, làm thay đổi đáng kể năng lực và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. 

Mời quý độc giả theo dõi hành trình chuyển đổi số và bứt phá tại Comexim Gia Lai.

Năm 2019, khi đang vào cao điểm của mùa báo cáo tài chính thì máy chủ tại Comexim Gia Lai bị nhiễm virus dẫn tới mất nhiều tài liệu và một phần dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, không khôi phục được, hệ thống tê liệt hoàn toàn.

Trong bối cảnh khi đó doanh nghiệp đã và đang trải qua nhiều vấn đề bất cập trong công tác quản trị, vận hành như việc quản trị nhân sự, tài chính – kế toán còn nhiều công đoạn thủ công, chưa có quy trình hệ thống bài bản, khiến xảy ra nhiều sai sót, lãng phí tài nguyên – nguồn lực, chi phí tăng cao, hiệu suất thấp. Dữ liệu rời rạc, sự phối hợp giữa các phòng ban và các chi nhánh lỏng lẻo, không có công cụ tập trung dữ liệu tổng quan toàn doanh nghiệp và cập nhật nhanh chóng để Ban lãnh đạo thuận tiện theo dõi…

Bên cạnh đó, là đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phân phối hàng hóa nên doanh nghiệp không can thiệp được giá cả đầu vào trong khi giá cả đầu ra cạnh tranh gay gắt. Đây là bài toán khó đòi hỏi Comexim Gia Lai phải sớm tối ưu hóa hoạt động vận hành và quy trình phân phối để có thể tiết kiệm tối đa chi phí, cạnh tranh về giá đầu ra.

Trước thực trạng này, sự cố hệ thống máy tính công ty nhiễm virus đã trở thành “giọt nước tràn ly” khiến Comexim Gia Lai phải nhanh chóng chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp để tối ưu hóa vận hành, giải quyết các vấn đề bất cập, nâng cao hiệu suất. 

Công ty đã tiến hành đầu tư mua phần mềm kế toán và máy chủ mới để lưu dữ liệu của doanh nghiệp, tuy nhiên phần mềm này chỉ đáp ứng được công tác kế toán, chưa có sự liên kết toàn bộ dữ liệu hạch toán kế toán từ chi nhánh đến Tổng công ty, tính năng phần mềm khó phát triển, thường hay bị lỗi…

Khi đó, Comexim Gia Lai lại phải lên kế hoạch tìm một giải pháp công nghệ khác tối ưu hơn, giải quyết được những yêu cầu về công tác quản trị của doanh nghiệp. Trong quá trình tìm hiểu này, Comexim Gia Lai đã thử nghiệm, sau đó chính thức dùng nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với các phân hệ quản trị Tài chính – Kế toán, Nhân sự và Văn phòng số. 

Ông Nguyễn Bá Khiêm, Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng Comexim Gia Lai – người phụ trách dự án Chuyển đổi số của công ty với MISA AMIS cho biết, sau khi đưa vào sử dụng gần 3 năm qua, nền tảng MISA AMIS không những giúp giải quyết nhiều vấn đề bất cập mà còn mang lại những thay đổi to lớn cho doanh nghiệp.

Với việc quản trị tài chính – kế toán, trước đây công ty dùng Excel, tốn nhiều thời gian nhưng khả năng bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu hoặc bị hỏng, lỗi file do virus máy tính. Cách thiết kế, báo cáo, công thức sử dụng phụ thuộc vào người dùng, khó phổ biến công việc. Không có tiện ích nhắc nhở sai sót và đối chiếu. Việc thiết lập riêng báo cáo quản trị, chứng từ theo nhu cầu của doanh nghiệp không linh động, khó thực hiện.

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số liệu tài chính kế toán sẽ nhiều, phức tạp hơn. Việc xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel khó hiểu, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, việc mở rộng kết nối với các hệ thống khác không thể thực hiện được như: Kết nối với Ngân hàng điện tử, Thuế điện tử, hóa đơn điện tử…

Ngoài ra, khi làm kế toán thủ công, đôi khi nhân viên kế toán không cập nhật kịp thời thay đổi của cơ quan thuế về mẫu biểu theo quy định mới. Việc tự tổng hợp số liệu lên báo cáo cũng vô cùng mất thời gian, dễ sai sót.

Tuy nhiên, sau khi dùng MISA AMIS Kế toán, những vấn đề trên đã được giải quyết hoàn toàn. Phần mềm AMIS Kế toán cũng đã giúp công tác kế toán của Comexim Gia Lai được thực hiện đồng bộ, xâu chuỗi các nghiệp vụ kế toán từ kế toán chi tiết đến tổng hợp, rút ngắn thời gian thanh quyết toán. 

Bên cạnh đó, việc kiểm tra, giám sát trong nội bộ cũng được thực hiện dễ dàng, hạn chế sai sót, quy trình làm việc cũng thay đổi theo hình thức cuốn chiếu, xử lý ngay và tại đơn vị khi có nghiệp vụ phát sinh. Toàn bộ số liệu phát sinh của các đơn vị và công ty sẽ được quản lý tập trung, đồng nhất trên một nền tảng quản trị, thuận lợi cho việc truy cập, kiểm tra, giám sát các công việc hàng ngày. 

AMIS Kế toán cũng giúp đơn giản hóa công tác kế toán thuế, hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra. Từ số liệu kế toán cung cấp, phần mềm tự động xử lý và tổng hợp các tờ khai thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính… nhanh chóng, chính xác và nhất quán. Phần mềm hỗ trợ kết nối trực tuyến với hệ thống cơ quan Thuế giúp kế toán nộp báo cáo nhanh, nhắc nhở kế toán đến kỳ nộp thuế tránh nộp chậm hoặc quên nộp, không lo bị phạt.

Với đặc thù ngành phân phối hàng hóa, có đội ngũ nhân viên kinh doanh – bán hàng chiếm phần lớn trong cơ cấu nhân sự, AMIS Kế toán cũng giúp Comexim Gia Lai quản lý doanh số và đầy đủ công nợ theo từng nhân viên kinh doanh/đơn vị kinh doanh, cửa hàng, đại lý. AMIS Kế toán cũng kết nối phần mềm quản lý kinh doanh để ghi nhận doanh thu chính xác, dễ dàng theo dõi tiến độ đơn hàng mọi lúc, mọi nơi…

Ngoài ra, phần mềm còn giúp kế toán lưu trữ hệ thống khách hàng, nhà cung cấp, hạng mục hàng hóa… từ đó hỗ trợ tối đa việc sắp xếp, tra cứu thông tin khi cần, tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm.

Về quản trị nhân sự, trước đây các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự như tính lương, thuế thu nhập cá nhân, BHXH, chấm công… phải thực hiện qua excel và một số phần mềm riêng lẻ khác nhau, không có sự liên thông dữ liệu, gây khó khăn trong việc thống kê, tổng hợp.

Phần thông tin nhân sự thì lưu trữ thủ công, không đầy đủ và hệ thống, gây mất thời gian mỗi khi cần tra cứu. Hiện các vấn đề này đã được giải quyết nhờ phần mềm MISA AMIS HRM. Mọi nghiệp vụ về nhân sự đã được tự động hóa và liên kết với nhau. Chỉ cần nhập dữ liệu một lần là hệ thống sẽ tính toán và cập nhật tự động, tiết kiệm gấp đôi thời gian cho bộ phận Hành chính – Nhân sự. 

Việc hoàn thiện cập nhật dữ liệu và kết nối thành 1 chuỗi thông tin với nhau cho từng nhân viên giúp người quản lý có thể nắm bắt kịp thời tình hình lao động, đóng góp và năng suất công việc, từ đó có chính sách trao quyền và đãi ngộ phù hợp, quản lý nguồn lực con người tốt hơn, giữ chân được nhân tài, nâng cao hiệu suất. 

Với công tác quản lý – điều hành chung, theo anh Khiêm, phần mềm AMIS Văn phòng số đã từng bước giúp Comexim Gia Lai xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, ký hồ sơ và giải quyết công việc nhanh chóng ở bất kỳ nơi đâu, giao việc cho nhân viên và theo dõi, cập nhật tiến độ xử lý công việc luôn trên phần mềm. Doanh nghiệp cũng đã thiết lập được vài chục quy trình công việc chuyên nghiệp trong toàn hệ thống, nắm bắt sát sao tình hình quản lý, sử dụng tài sản…

Anh Khiêm cho biết, trước khi dùng phân hệ AMIS Công việc, mỗi lần anh giao việc cho nhân viên thường chỉ nhắn qua chat hoặc nói miệng trong cuộc họp, không có công cụ gì để ghi lại, ấn định deadline, theo dõi luồng việc, tiến độ. Điều này dẫn tới công việc thường bị chậm, thậm chí sót việc. 

Bên cạnh đó, không có hệ thống đánh giá và lưu trữ các đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân sự qua từng nhiệm vụ cụ thể, dẫn tới việc mất thời gian và thiếu chính xác khi quản lý đánh giá nhân sự cuối mỗi kỳ.

Trước đây, một số công việc phát sinh các đơn vị cơ sở lập hồ sơ giấy và di chuyển lên trụ sở chính của Công ty trình Ban lãnh đạo ký duyệt hồ sơ, chứng từ, việc đi lại, di chuyển của nhân viên cũng mất khá nhiều thời gian. Hiện nay, quy trình này đã được đơn giản hóa nhờ giải pháp ký tài liệu số AMIS Wesign, việc ký, duyệt hồ sơ, chứng từ cũng được thực hiện mọi lúc mọi nơi, hạn chế được việc đi lại, giúp tối ưu thời gian cho lãnh đạo, nhân viên. 

Với việc quản lý tài sản, Comexim Gia Lai có 7 chi nhánh và 1 công ty con với cơ sở vật chất đầy đủ, hệ thống kho bãi quy mô với tổng diện tích hơn 10.000 m2 và gần 40 xe tải chuyên chở hàng hóa nên việc quản lý, bảo dưỡng tài sản luôn được ưu tiên chú trọng. 

Nhờ việc sử dụng phần mềm AMIS Tài sản, doanh nghiệp có thể quản lý tài sản hiệu quả, tiết kiệm thời gian theo từng khu vực, từng chi nhánh, ngay cả với những tài sản dùng chung như thiết bị máy móc, hệ thống phòng cháy chữa cháy… AMIS Tài sản còn giúp tổng công ty cập nhật tình trạng và nhắc lịch sửa chữa, bảo dưỡng của các loại tài sản, đặc biệt với gần 40 chiếc xe tải. Trước đây, việc quản lý tình trạng và bảo dưỡng này phải ghi chép thủ công khiến mất nhiều thời gian và đôi khi nhân viên quên lịch. 

Có thể nói kết quả hoạt động kinh doanh của Comexim Gia Lai trong những năm gần đây đã làm thay đổi đáng kể năng lực và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Từ năm 2022, Comexim Gia Lai đã bứt phá khi chạm mốc doanh thu 1.000 tỷ đồng và tăng trưởng đều trong các năm tiếp theo. Trong khi đó, cơ cấu và nguồn lực nhân sự lại được tối ưu đáng kể giúp giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu suất. Nếu như năm 2014, tổng lượng nhân sự của doanh nghiệp là hơn 330 người thì hiện nay chỉ khoảng 200 người, trong khi quy mô và doanh thu vẫn trên đà tăng trưởng. Đại diện Ban lãnh đạo Comexim Gia Lai cho biết, việc ứng dụng công nghệ trong quản trị, vận hành đã góp phần không nhỏ vào các thành quả nêu trên của doanh nghiệp.

Theo Giám đốc Tài chính Nguyễn Bá Khiêm, với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối, thương mại như Comexim Gia Lai thì việc tối ưu chi phí vô cùng quan trọng. Nhờ chuyển đổi số với nền tảng MISA AMIS, chúng tôi đã tối ưu được chi phí, quy mô công ty mở rộng nhưng nguồn lực nhân sự lại được tinh gọn và các hoạt động vận hành được tối ưu mạnh, hiệu suất công việc tăng gấp đôi. Chuyển đổi số đã giúp chúng tôi tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận đáng kể”, ông Khiêm cho biết.