2 HR C&B tính lương thưởng cho 3000 người – bước đột phá trong quản trị nhân sự tại MISA

Công Ty Cổ Phần MISA là một tên tuổi nổi tiếng trên thị trường Việt Nam với sản phẩm phần mềm kế toán được trăm nghìn khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Trải qua 30 năm hoạt động từ 1994, MISA ngày càng khẳng định được vị thế của mình không chỉ trong lĩnh vực phần mềm kế toán mà còn trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất.

Khi quy mô nhân sự chạm mốc hàng nghìn người, MISA cũng có những khó khăn riêng, những câu chuyện bất ngờ trong cải tiến quản trị nhân sự mà chúng tôi muốn chia sẻ với độc giả. Với những bước tiến đột phá trong Dự án tự động hóa công cụ quản trị nhân sự, tăng 30% năng suất của HR toàn hệ thống, Chị Nguyễn Thị Lan Hương – Trưởng Ban C&B tại MISA đã vinh dự được công ty trao tặng giải thưởng Thanh Kiếm Vàng và Huy chương sáng tạo năm 2023. Hãy cùng khám phá hành trình chị Lan Hương và MISA tối ưu từ 9 HR xuống chỉ còn 2 HR C&B phụ trách lương thưởng cho gần 3000 người. 

Xin chào chị Hương, lời đầu tiên xin chúc mừng chị đã nhận được giải thưởng từ công ty ghi nhận cho thành tích tăng 30% năng suất phòng nhân sự. Nhưng trước đó, dấu hiệu nào khiến chị nhận thấy việc Ban C&B MISA cần phải đẩy mạnh chuyển đổi số?

Quy mô nhân sự của MISA đã gần chạm mốc 3000 nhân sự, làm việc tại 9 trung tâm, văn phòng trên toàn quốc. Theo cách thông thường phải bố trí mỗi nơi 1 người phụ trách khá cồng kềnh. Chưa kể các văn phòng có số lượng nhân sự không đồng đều, ví dụ có khu vực trên 500 người, nhưng cũng có khu vực dưới 100 người, khó để phân bổ công việc cho từ HR C&B.

Nếu sử dụng công cụ số hóa triệt để hơn thì các HR C&B tập trung tại một văn phòng cũng có thể xử lý được công việc trên toàn quốc. Đó là điều khiến chị nghĩ bản thân và Ban C&B có thể hành động ngay để công tác C&B tại MISA trở nên tốt hơn. 

Thực tế sau khi triển khai Dự án tự động hóa công cụ quản trị nhân sự, áp dụng phần mềm MISA AMIS HRM do chính công ty phát triển thì hiệu quả rất rõ rệt. Thay vì 9 nhân viên C&B thì hiện số lượng chỉ cần 2 HR phụ trách mảng công lương, phúc lợi, thuế TNCN, BHXH cho gần 3000 người.

Lợi ích trước hết khi áp dụng phần mềm nhân sự đó là tối ưu nguồn lực. Thay vì trả lương cho 9 HR C&B thì chỉ cần trả lương cho 2 người, tiết kiệm cả tỷ đồng chi phí nhân sự, chi phí cố định hàng năm. Đối với công ty khác quy mô 200 nhân sự, có thể chỉ cần 1 HR phụ trách cả C&B và nhiều nghiệp vụ khác với sự hỗ trợ của phần mềm.

Theo chị sau khi chuyển đổi số, những khác biệt tích cực nhất trong quản trị nhân sự tại MISA là gì?

Đơn giản như công tác tuyển dụng, trước đây các bạn HR phải tốn nhiều thời gian để nhập thông tin nhân viên mới, phải chụp ảnh, scan hồ sơ, tìm thông tin mã số thuế, làm hợp đồng, trình ký, rồi lại scan hợp đồng để lưu trữ. Luồng triển khai này rất dễ nhầm lẫn nếu không cẩn thận.

MISA đã áp dụng một luồng tuyển dụng mới, bắt đầu bằng việc tạo một cổng thông tin tuyển dụng và cấp luôn tài khoản cho ứng viên. Ứng viên đăng nhập và tự theo dõi quá trình, HR nhận thông tin và gửi offer cho ứng viên ngay trên cổng luôn, giảm thiểu rất nhiều công sức.

Nếu trúng tuyển, ứng viên gửi thông tin chuẩn, hệ thống tự động chuyển sang phần mềm AMIS Thông Tin Nhân Sự, HR không cần nhập thêm thông tin nữa, chỉ cần bấm chạy quy trình tiếp nhận. Quy trình này tự động sinh các bước như cấp phát tài liệu, tạo hợp đồng lao động, hướng dẫn onboarding, hướng dẫn tạo tài khoản ngân hàng trả lương… Bản thân người lao động tự có trách nhiệm nhập thông tin của mình để làm các thủ tục, điều này rất phù hợp với quy định theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo mật dữ liệu cá nhân.

Quá trình Self Service như trên đối với nhân viên là một trải nghiệm rất hiện đại, chủ động và thoải mái, không hề rườm rà. Điều này cũng giúp các thủ tục HR được gọn lại, giảm sai sót đáng kể. Hơn nữa, các hoạt động tuyển dụng, quản lý hồ sơ nói riêng và quản trị nhân sự nói chung được liên thông dữ liệu và tạo thành một hệ thống liền mạch. Những người làm công tác quản lý như chị và cao hơn nữa là ban lãnh đạo công ty sẽ nắm được tình hình nhân sự chính xác chỉ sau vài cú click mà không phải chờ đợi lâu.

XEM THÊM VÀ DÙNG THỬ MISA AMIS HRM MIỄN PHÍ

Đó là đối với công tác tuyển dụng và quản lý thủ tục hành chính nhân sự, còn các nghiệp vụ chấm công, tính lương, triển khai phúc lợi tại MISA đã có những thay đổi gì thưa chị?

Trước đây rất lâu, để tổng hợp công phải xuất bảng chấm công từ máy, sau đó dùng hàm Vlookup vào bảng lương Excel. Khi tính xong lương lại phải chuẩn hóa lại bảng lần nữa. Hiện nay tất cả nghiệp vụ công lương đều triển khai trên phần mềm MISA AMIS HRM do chính công ty phát triển, hoàn toàn không phải dùng Excel.

Về số lượng nhân sự trong bộ phận, có thể nói Ban C&B đã tối ưu tới 80%. Các dữ liệu chấm công, tính lương được liên kết chặt chẽ trên phần mềm nên không cần nhiều người tính toán, kiểm tra nữa. 

Công việc HR trước đây nặng về Excel, do phải nhập thủ công về mức lương, ngày làm việc, công thử việc, công chính thức. Đặc biệt là từ nhân viên thử việc lên chính thức, rất ít phần mềm làm được triệt để do phải tách ra 2 loại công. Tuy nhiên phần mềm của MISA đã tự động tính hết cho hàng ngàn người, tự nhận diện được công thử việc và chính thức. Việc chốt công, chốt phép tồn rất nhẹ nhàng chỉ với 1 nút bấm. Về công lương thì hoàn toàn không cần dùng đến Excel nữa.

Công tác hạch toán lương giữa HR và kế toán trở nên đơn giản hơn nhiều. Ví dụ mỗi phòng ban phải hạch toán chi phí lương để tính lợi nhuận riêng của phòng ban đó. Việc này hiện đã có phần mềm của MISA tự động chuyển dữ liệu từ HR sang kế toán rất chính xác.

Các chính sách phúc lợi của MISA hiện nay đã được tự động hóa đáng kể. Ví dụ dựa vào thông tin nhân sự đã được nhập sẵn, chúng ta có thể phân loại thành những nhân viên chính thức dưới 1 năm, trên 1 năm, nhân viên thử việc, nhân viên có thâm niên lâu năm, nhân viên đã có con… Chỉ cần chọn phân loại nhân viên, hệ thống sẽ tự động tính phúc lợi theo nguyên tắc và quy định của công ty. Sắp đến ngày sinh nhật hoặc ngày kết hôn của nhân viên, HR cũng có thể cài đặt cho phần mềm gửi thông báo, để thực hiện các chính sách đãi ngộ phù hợp.

Về BHXH và thuế TNCN, phần mềm MISA AMIS HRM đã có các phân hệ phục vụ riêng cho hai nghiệp vụ này, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu như tính toán theo lương, báo tăng, báo giảm, kê khai. Ưu điểm là phần mềm kết nối trực tiếp được với cơ quan thuế và cơ quan BHXH, nên các thủ tục rất chuẩn và nhanh chóng.

Hành trình chuyển đổi số quản trị nhân sự tại MISA đã gặt hái được nhiều thành công. Để đạt được kết quả đó phòng nhân sự có gặp khó khăn gì không? Với tư cách là Trưởng Ban C&B, rất mong chị Hương sẽ chia sẻ thêm.

Ban đầu mọi người vẫn giữ thói quen làm thủ công, chưa tin tưởng phần mềm, làm xong đều kiểm tra lại ngay nên khá tốn thời gian. Tuy nhiên chị cũng đề ra một quyết định táo bạo là phải tin tưởng hoàn toàn vào phần mềm mà công ty đang phát triển ở thời điểm đó và sẽ kiểm soát lỗi sau. Rất vui là phần mềm MISA AMIS HRM hoạt động trơn tru và đảm bảo được tính chính xác. 

Khó khăn tiếp theo là tâm lý sợ sai của nhân viên HR, đôi khi không hợp tác khi học cách ứng dụng công nghệ. Nếu trước đây làm Excel có lỗi sai, chỉ cần sửa ngay tại ô đó. Tuy nhiên hiện nay quản lý theo phần mềm, nếu có lỗi và sửa theo hệ thống thì sẽ ảnh hưởng đến 3000 nhân viên khác và quy trình chung.

Theo chị, khi tự động hóa, tuyệt đối không được sửa tay. Nếu muốn được vậy thì quy trình phải đảm bảo chặt chẽ ngay từ đầu, HR cần học cách làm việc với phần mềm và giữ quy tắc về cập nhật thông tin, yêu cầu nhân viên xác nhận đúng thời hạn, không chậm trễ. Nhiều nhân viên, HR chưa quen với điều này, ngần ngại chuyển đổi, đôi khi quản lý HR sẽ bị coi là khó tính khi không châm chước chỉnh sửa dữ liệu như trước. Tuy nhiên cũng phải đánh đổi vì việc chuẩn hóa quản trị nhân sự sẽ giúp công ty quy củ hơn, chuyên nghiệp hơn.

Tâm lý chung của nhân viên HR là sợ mất việc trước công nghệ. Trước đây công tác C&B chiếm 50% thời gian nhưng bây giờ tỷ lệ đó đã giảm đi rất nhiều. Các HR có thể phải chuyển sang làm các công việc khác hoặc bị cắt giảm. Theo quy luật tự nhiên, nếu không tự nâng cao năng lực, kiến thức thì dễ bị đào thải. Đây là sức ép buộc những người trong nghề HR phải khẳng định giá trị của mình hơn. 

Trong thời gian tới chị có dự định gì để tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản trị nhân sự tại MISA?

Chị đang tích cực làm việc với đội phát triển sản phẩm để phần mềm ngày một tốt hơn. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu thực tế của MISA mà còn giúp cho rất nhiều khách hàng trên thị trường có được giải pháp HRM hiệu quả.

Hệ thống MISA AMIS HRM có thể liên kết được toàn bộ vòng đời nhân viên. Nhân viên sẽ có được trải nghiệm hiện đại, tích cực, cảm thấy mình được quan tâm từ A đến Z, từ khi còn là ứng viên đăng nhập vào cổng thông tin tuyển dụng đến khi vào làm chính thức, thậm chí đến khi dừng công việc. 

Chị cũng có kế hoạch nâng cao năng suất, giảm rủi ro và giảm chi phí nhân sự hơn nữa. Hiện nay phần mềm đã xuất được các báo cáo phục vụ quản trị rất tốt. Trong tương lai gần, chị sẽ tiếp tục nâng cấp các báo cáo nhân sự như báo cáo chi phí nhân sự trên doanh thu theo thời gian, báo cáo năng suất và thu nhập của người lao động, báo cáo hiệu quả tuyển dụng, báo cáo nguồn lực…

Cảm ơn chị Lan Hương, xin chúc chị luôn giữ vững tinh thần làm việc hăng say và đạt được nhiều thành tựu hơn nữa trong công việc quản lý ban C&B tại MISA.

Bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM – giải pháp chuyển đổi số phòng nhân sự toàn diện, vui lòng tham khảo thông tin và đăng ký trải nghiệm tại đây. Đội ngũ chuyên viên của MISA sẽ liên hệ, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp triển khai.