Đối với những nhà quản lý cấp trung và cấp cao, việc lập kế hoạch công việc có vai trò quan trọng trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty. Dưới đây là phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M được nhiều quản lý sử dụng nhất hiện nay.
1. Vì sao cần lập kế hoạch công việc?
Lập kế hoạch công việc hiểu đơn giản là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện, phương pháp làm việc.
Lợi ích của việc có một bản kế hoạch công việc chỉnh chu
- Tư duy hệ thống để dự đoán các sự việc có thể xảy ra
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Báo cáo kết quả nhanh chóng
2. Phương pháp lập kế công việc 5W1H2C5M
5W1H2C5M được coi như đường xương sống cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách lập kế hoạch công việc và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó.
2.1 5W1H2C5M là gì?
- 5W: bao gồm WHY(Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc), WHAT(Xác định nội dung công việc),WHERE (Xác định địa điểm thực hiện), WHEN( Thời gian thực hiện), WHO(nhân sự thực hiện)
- H: HOW Xác định cách thức thực hiện
- 2C: CONTROL (Xác định phương pháp kiểm soát) , CHECK (Xác định phương pháp kiểm tra)
- 5M: Man (Nguồn nhân lực), Money (Ngân sách thực hiện), Material ( Tư liệu cần chuẩn bị), Machine ( Máy móc hỗ trợ), Method (Phương pháp thực hiện)
2.2 Áp dụng 5W1H2C5M vào việc lên kế hoạch công việc
Để áp dụng phương pháp 5W1H2C5M bạn cần đi trả lời các câu hỏi sau:
Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi làm bất cứ công việc nào hay xây dựng một kế hoạch kinh doanh, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi:
– Tại sao bạn phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Nếu không làm thì sao?
Nói cách khác, đây chính là bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất làm việc của nhân viên
What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?
Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp, người quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho mỗi câu hỏi này.
• Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
• When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
• Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, người lập kế hoạch cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc…
Control – Xác định phương pháp kiểm soát
Bất cứ công việc nào khi thực hiện cũng cần có bước kiểm soát, đo lường. Một số yếu tố có thể đề cập đến như:
– Đơn vị đo lường công việc
– Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
Check – Xác định phương pháp kiểm tra
Đây là một bước khá quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm ra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót.
Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn:
– Cần phải kiểm tra những bước công việc nào?
– Tần suất kiểm tra là bao lâu?
– Người thực hiện kiểm tra là ai?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5M: Xác định nguồn lực
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
– Man = nguồn nhân lực: người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
– Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
– Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
– Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào
3. Một số nguyên tắc lập kế hoạch công việc khác
Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M là phương pháp tổng quan nhất của khi lên kế hoạch công việc, ngoài ra thì còn một số phương pháp nhỏ để bạn có thể dể dàng thiết lập như:
3.1 phương pháp 5W1H
Mô hình này sẽ đi trả lời cho các câu hỏi là mục tiêu của công việc là gì(WHY), nội dung của nó ra sao (WHAT), ai là người thực hiện (WHO), thực hiện khi nào (WHEN), ở đâu (WHERE) và cách thực hiện như thế nào (HOW)
- Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
Trước khi bắt đầu công việc bạn nên đặt ra những câu hỏi là:
Tại sao tôi cần làm công việc này, nó có ý nghĩa gì đối với tôi, với bộ phận hoặc tổ chức của tôi, nếu không thực hiện thì sẽ gặp hậu quả gì.
Trước khi bắt đầu với bất kỳ công việc nào ở bên trên thì bạn cũng nên đặt ra những câu hỏi trên, để xác định được đúng mục tiêu, yêu cầu. Điều này sẽ giúp bạn có thể đi đúng hướng, xác định trọng tâm công việc và đem lại hiệu quả tốt nhất.
- Xác định được nội dung công việc (What)
Sau khi xác đinh được mục tiêu thì điều tiếp theo đó là làm rõ được nội dung công việc cần thực hiện
- Xác định 3W
Tại đây bạn cần phải xác định được
Where (ở đâu), công việc đó được thiện tại đâu? When (khi nào) Công việc đó cần thực hiện khi nào, bao giờ cần hoàn thành, từ đó bạn có teher xác định được mức độ quan trọng của từng công việc. Tiếp đến là Who (Ai), bạn cần xác định được ai làm việc đó, ai hỗ trợ, ai chịu trách nhiệm,…
- Cách Thức Thực Hiện (How)
Để làm được công việc đó thì bạn cần làm thế nào, cách thức thực hiện ra sao, có những tài liệu hướng dẫn gì, cần chuẩn bị máy móc hay nguyên vật liệu ra sao.
3.2 phương pháp 5W2H
Đây là nguyên tắc mở rộng của 5W1H, các nguyên tắc đều giống nhau, chỉ khác là phương pháp này có thêm 1 chữ H là bạn cần trả lời cho câu hỏi How much, How many – xác định chi phí để thực hiện công việc này.
Để trả lời câu hỏi này bạn cần tính toán kỹ lưỡng, rõ ràng như vậy để khi có những sai lệch bạn có thể dễ dàng kiểm soát hơn. Đồng thời cũng cần tìm hiểu kỹ về chi phí tránh tình trạng thừ hoặc thiếu sau này.
Lập kế hoạch với phần mềm lập kế hoạch MISA AMIS Công Việc
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch, điều phối, báo cáo và đo lường tiến độ công việc cũng như năng suất lao động. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.
- Người dùng có thể dễ dàng dùng để lên kế hoạch tổng quan cho từng dự án phát sinh với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,…
- Mỗi nhân viên tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.
- Lên kế hoạch chi tiết ai, làm gì, yêu cầu công việc cụ thể là gì, …
Với phương pháp lập kế hoạch công việc 5W1H2C5M hay 5W2H thì đề có thể giúp cá nhân và doanh nghiệp có thể có một kế hoạch thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
