Quản lý hợp đồng lao động bằng phần mềm hay excel?

Quản lý hợp đồng lao động không chỉ là giữ cho hợp đồng khỏi bị thất lạc hay hư hỏng, mà còn nhằm mục đích đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng được diễn ra thống nhất, đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng như đã ký kết và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Đối với những công ty quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít thì việc quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng excel rất phổ biển nhưng với số lượng nhân viên từ 50 người trở lên, sử dụng excel bắt đầu lộ diện nhiều yếu điểm.

Dưới đây là những ưu nhược điểm của hai phương pháp quản lý HĐLĐ thông dụng nhất hiện nay là excel và phần mềm mà AMIS HRM tổng hợp được.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Quản lý HĐLĐ bằng excel

Thông thường HĐLĐ được lưu trữ dưới dạng văn bản bằng giấy do bộ phận nhân sự quản lý, sau đó bộ phận này nhập các số liệu trong hợp đồng vào một file excel, có thể được chia theo phòng ban hoặc theo thời gian làm việc, dạng hợp đồng. Việc lưu trữ này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Nội dung theo dõi HĐLĐ chủ yếu là theo dõi ngày hết hạn hợp đồng, hết thời gian thử việc…. cũng dựa vào những số liệu được nhập trên file excel, bộ phận nhận sự kiểm tra những số liệu này 1 đến 2 lần trên 1 tháng để biết những hợp đồng nào sắp hết hạn hoặc sử dụng chế độ nhắc nhở của outlook.

Tuy nhiên việc nắm bắt các thông tin về số lượng, tình trạng của hợp đồng chỉ mang tính thủ công, đối với những doanh nghiệp lớn (quy mô nhân sự từ 50 người trở lên) thì việc quản lý này rất lãng phí thời gian, chi phí và nhân công.

2. Quản lý HĐLĐ bằng phần mềm

Một phương pháp quản lý HĐLĐ mới ra đời đáp ứng nhu cầu của các công ty quy mô lớn là phần mềm quản trị nhân sự tích hợp chức năng quản lý HĐLĐ.

Các phần mềm này cho phép nhân viên HR thực hiện một quy trình kí kết, theo dõi hợp đồng hoàn toàn trên máy tính. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu hợp đồng, chỉnh sửa, tạo mới để sử dụng, in hàng loạt hợp đồng mà không cần tốn quá nhiều thời gian.

Không những thế, phần mềm còn tự động cập nhật các số liệu trong hợp đồng và cảnh báo thời gian hết hạn đến người sử dụng lao động và người lao động. HĐLĐ được quản lý bằng mã nhân viên từ lúc bắt đầu thử việc đến lúc thôi việc nên việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý toàn diện việc, công việc quản lý HĐLĐ sẽ đơn giản hơn rất nhiều vì phần mềm:

• Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng học việc, thử việc, hợp đồng chính thức có xác định thời hạn, không xác định thời hạn.
• Theo dõi gia hạn hợp đồng.
• Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng.
• Luôn cập nhật quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội để đảm bảo doanh nghiệp không làm điều gì vi phạm pháp luật.
• Ngoài quản lý HĐLĐ, phần mềm còn liên kết với bộ phận hành chính để quản lý tài sản cố định theo từng nhân viên.

Xu thế quản lý HĐLĐ bằng phần mềm đã được rất nhiều doanh nghiệp đón nhận vì những lợi ích vượt trội hơn hẳn excel mà nó mang lại. Nhờ có phần mềm mà doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hợp đồng một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.