Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và những điều cần biết

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử ra đời như một giải pháp giúp tăng cường sự tin tưởng giữa các bên, đồng thời đảm bảo hợp đồng tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ này và những lợi ích mà nó mang lại trong bài viết này.

1. Chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

Theo khoản 15 Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP quy định:

“Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng”.

Từ quy định trên, có thể hiểu đơn giản chứng thực hợp đồng điện tử là một loại hình dịch vụ do tổ chức đủ điều kiện theo quy định của pháp luật cùng cấp, nhằm lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên tạo ra trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Hiểu đúng về tổ chức dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Tổ chức dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (hay còn gọi là nhà cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử) là một tổ chức hoặc công ty chuyên cung cấp dịch vụ và công nghệ liên quan đến việc tạo ra, chứng thực, ký và lưu trữ hợp đồng điện tử.

Trong đó, tổ chức cung dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử thường phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các hoạt động và quyền lợi cho người dùng như: dịch vụ chữ ký số, chữ ký điện tử, chứng nhận và xác thực, lưu trữ, bảo mật và phục hồi, đảm bảo tính pháp lý, liên kết với các hệ thống khác,…

Xem thêm:

• TOP 7+ Phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay
• Mẫu hợp đồng điện tử CHUẨN quy định mới nhất 2023
• 4 cách ký hợp đồng online phổ biến nhất hiện nay

3. Chức năng nhiệm vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải đảm bảo hệ thống hoạt động một cách an toàn, bảo mật, và đáng tin cậy. Các tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử phải đủ điều kiện được cấp phép bởi Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương căn cứ theo “Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 05 năm 2013 về Thương mại điện tử”.

Mục tiêu chính là giữ cho các hợp đồng điện tử được lưu trữ và chứng thực đạt đến tiêu chuẩn và không bị từ chối. Với nhiệm vụ này, các đơn vị đóng góp vào sự thực hiện của chính sách chuyển đổi số quốc gia theo hướng dẫn của Thủ tướng Chính phủ.

Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức này bao gồm:

• Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật hợp đồng điện tử, đồng thời kết nối với Hệ thống Hợp đồng điện tử Việt Nam;
• Chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo và quản lý các hợp đồng điện tử, đảm bảo chúng tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện theo pháp luật tại Điều 33, 34 Luật Giao dịch điện tử 2005;
• Đảm bảo và chịu trách nhiệm cho việc bảo mật, giữ gìn tính toàn vẹn, xác định nguồn gốc và đảm bảo tính không thể từ chối của các hợp đồng điện tử;
• Cập nhật và tối ưu hệ thống định kỳ, đồng thời phát triển trên nhiều nền tảng để tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng;
• Hợp tác chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước, bảo đảm mọi hoạt động và xử lý sự cố diễn ra đúng quy định, bảo vệ quyền lợi của các bên ký kết hợp đồng điện tử.

4. Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được phép cung cấp dịch vụ khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 22 Điều 1 Nghị định 85/2021/NĐ-CP, bao gồm:

1. Điều kiện tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử:

a) Là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

b) Có Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ theo mẫu quy định tại khoản 8 Điều này và được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung tối thiểu sau:

– Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

– Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm: thuyết minh hệ thống công nghệ thông tin; thuyết minh phương án kỹ thuật về giải pháp công nghệ, quy trình vận hành và chứng thực hợp đồng điện tử gồm có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử, phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật, phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống; phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

Ngoài các điều kiện, khi lựa chọn dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử bạn nên chú ý thêm các tiêu chí khác như:

• Chi phí phù hợp: Các chi phí cần được thỏa thuận và công khai khách hàng dễ dàng so sánh với các bên để lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.
• Có chế độ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng tốt: Các đơn vị hỗ trợ 24/7 có hệ thống chăm sóc khách hàng online và offline
• Đảm bảo tính bảo mật: Lựa chọn đơn vị có bảo mật cao hạn chế các rủi ro rò rỉ thông tin.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giúp khách hàng dễ dàng sử dụng và quản lý.

5. Đơn vị cung cấp dịch chứng thực hợp đồng điện tử

Để quá trình đăng ký và sử dụng dịch vụ chứng thực hợp diễn ra suôn sẻ, thương nhân và tổ chức nên tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín trên thị trường. Phần mềm MISA AMIS Wesign là một trong những lựa chọn hàng đầu mà mọi cá nhân và tổ chức có thể tham khảo.

MISA AMIS Wesign là giải pháp chuyển đổi số, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, được xây dựng theo quy trình chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, bảo mật thông tin ISO 9001:2015, ISO 2700:2013, CSA Star Certificate và CMMI3. Phần mềm này mang lại nhiều lợi ích dành cho mọi cá nhân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng như:

• Đảm bảo độ uy tín và tính pháp lý bởi MISA AMIS WeSign được Bộ Công Thương cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử từ 19/1/2023;
• Số hóa toàn bộ phương thức quản lý và ký kết. giúp cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng làm việc từ xa không lo gián đoạn.
• Dễ dàng kết nối với các nền tảng lưu trữ online và các phần mềm tích hợp như CRM, HRM, Kế toán,…
• Giảm 90% thời gian thực hiện các thủ tục truyền thống, tiết kiệm đến 85% chi phí cho các dịch vụ ký kết và chứng thực thông thường.
• …. Và nhiều tiện ích khác người dùng có thể khám phá, trải nghiệm trong quá trình sử dụng.

Việc sử dụng các dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử hiện nay không còn xa lạ với các cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên để sử dụng thành thạo và hiểu rõ về các quy định, yêu cầu, tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp,… thì không phải ai cũng nắm rõ. Vậy nên, để bắt kịp dòng chảy này, các cá nhân và tổ chức hãy tìm kiếm các đơn vị uy tín để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó, phần mềm MISA AMIS Wesign đã và đang mang cuộc cách mạng công nghệ 4.0, văn hóa làm việc số đến gần hơn với doanh nghiệp Việt Nam và sẽ đáp ứng đủ mọi yêu cầu về hợp đồng điện tử mà các cá nhân và tổ chức cần có.

Để được biết thêm thông tin chi tiết hơn về dịch vụ chứng thực và báo giá hợp đồng điện tử, quý khách vui lòng liên hệ tới số hotline 024 3795 9595 hoặc đăng ký tại đây: