Tin tức Quản lý nhân sự Các loại email tuyển dụng phổ biến HR-er cần nắm rõ

Các loại email tuyển dụng phổ biến HR-er cần nắm rõ

email tuyển dụng

Email tuyển dụng là phương thức trao đổi phổ biến giữa doanh nghiệp với ứng viên trong hầu hết các bước của quy trình tuyển dụng. Làm sao để xây dựng hệ thống email với nội dung hay, hấp dẫn và chuyên nghiệp? Bài viết này MISA AMIS xin liệt kê một số loại email phổ biến trong hoạt động tuyển dụng giúp doanh nghiệp thu hút nhiều ứng viên hơn, đem đến hiệu quả tuyển dụng cao hơn.

1, Email: Thư mời ứng tuyển

Thư mời ứng tuyển là email khá phổ biến đối với những doanh nghiệp có sẵn kho thông tin ứng viên tiềm năng. Dựa trên data về ứng viên, khi một đợt tuyển dụng mới hoặc có vị trí trống cần tuyển, người làm nhân sự sẽ soạn thảo email mời ứng tuyển với tập ứng viên tiềm năng.

Thư mời ứng tuyển gồm các nội dung như: thông tin về vị trí tuyển dụng, thời gian ứng tuyển, yêu cầu với các vị trí ứng tuyển và kêu gọi hành động ứng viên apply.

thư mời ứng tuyển là email tuyển dụng phổ biến
                                     Mẫu thư mời ứng tuyển của tập đoàn Unilever

Để email mời ứng tuyển phát huy hết tác dụng, ngoài nội dung email thu hút, dễ hiểu, nhà tuyển dụng (NTD) cũng cần chuẩn bị sẵn kho dữ liệu ứng viên đa dạng, thông tin ứng viên chất lượng. Kho dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent pool) này được lưu trữ qua những lần thu thập hồ sơ ứng viên qua các kênh tuyển dụng, hồ sơ ứng viên đã từng ứng tuyển trước đó nhưng chưa có vị trí làm việc phù hợp trong quá khứ….

Đọc thêm:
>> Quy trình tuyển dụng chuẩn 4.0 cho chuyên viên nhân sự
>> Top 5 xu hướng tuyển dụng mới giúp doanh nghiệp chiêu mộ mọi nhân tài

2, Email mời tham dự phỏng vấn

Có thể nói email mời ứng viên tham dự phỏng vấn là email phổ biến nhất NTD thường dùng. Nội dung email này thường có nhiều cách thể hiện khác nhau, nhưng nhìn chung đều có format chung bao gồm:

  • Chúc mừng và thông báo ứng viên đã vượt qua vòng hồ sơ/thi tuyển/test năng lực để tham dự phỏng vấn
  • Thông báo thời gian, địa điểm phỏng vấn
  • Ghi chú những thứ cần ứng viên mang theo hoặc cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn
  • Xác nhận lại với ứng viên về sự tham gia buổi phỏng vấn bằng câu hỏi hoặc mong muốn phản hồi email
Thư mời phỏng vấn
                                                                            Mẫu email thư mời phỏng vấn

3, Email thông báo kết quả các vòng tuyển dụng

Thông thường, có 2 loại email thông báo kết quả vòng tuyển dụng. Một dành cho ứng viên trúng tuyển vào vòng kế tiếp, một để thông báo kết quả cho ứng viên không may mắn.

Email thông báo trúng tuyển thường kết hợp với nội dung mời ứng viên tham dự vòng tuyển dụng kế tiếp, có thể là mời tham gia vòng kiểm tra năng lực, vòng phỏng vấn 1, 2 hoặc vòng thi tuyển tùy vào từng doanh nghiệp. Tất nhiên, nội dung thư cũng cần thể hiện sự chúc mừng, chào đón ứng viên đến với vòng tuyển dụng sâu hơn. NTD cần nêu rõ thông tin về vòng tuyển dụng tiếp theo yêu cầu ứng viên làm gì, chuẩn bị những gì và đưa ra thời gian, địa điểm chính xác.

Đối với những ứng viên không đủ điều kiện, NTD thường gửi thư điện tử với tiêu đề “Thông báo kết quả tuyển dụng vị trí….”. Nội dung thường đưa ra thông tin ứng viên chưa phù hợp với vị trí công việc và luôn chào đón họ trong những đợt tuyển dụng trong tương lai. Một số công ty có đưa thêm lý do ứng viên không trúng tuyển vào email để họ nắm rõ thông tin hơn. Đối với loại email này, những công ty có quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp thường có format email chung và thường sẽ gửi email tự động hàng loạt với những vị trí nhiều người dự tuyển.

Đọc thêm:
>> Những phương án tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm
>> Phần mềm giao việc online phổ biến dùng trong doanh nghiệp

4, Thư mời làm việc

email tuyển dụng

Thư mời làm việc được gửi trong email để mời ứng viên nhận vị trí công việc sau khi pass hết các vòng tuyển dụng. Trong email, HR-er thường chúc mừng ứng viên đã vượt qua các vòng tuyển dụng và gửi kèm thư mời làm việc. Nội dung thư mời thường bao gồm:

  • Vị trí công việc được nhận
  • Thời gian làm việc, địa điểm làm việc, ngày nhận việc
  • Mức lương chính thức, lương thử việc
  • Các chế độ, chính sách về lương thưởng cho vị trí công việc
  • Yêu cầu về trang phục, trang bị mà ứng viên cần chuẩn bị….

5, Email thu thút và chăm sóc ứng viên

Ngoài những email về tuyển dụng trực tiếp, NTD cũng thường có những email chăm sóc ứng viên tiềm năng để nhắc nhớ thương hiệu tuyển dụng. Đây cũng là cách để những ứng viên tiềm năng giới thiệu người thân, bạn bè của họ phù hợp với vị trí tuyển dụng trong doanh nghiệp để ứng tuyển.

Loại email tuyển dụng này không nhất thiết phải là một tin tuyển dụng, có thể là bản tin về xu hướng việc làm, cập nhật những kiến thức mà ứng viên cần trang bị để phỏng vấn hiệu quả, hay đơn giản là những lời chúc nhân một dịp đặc biệt như Lễ, Tết… Nhờ những email này, NTD có thể mở rộng vòng kết nối ứng viên, nâng cao thương hiệu tuyển dụng và có thể chọn lọc được chính ứng viên phù hợp trong kho ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp mình.