Kiến thức Quản lý bán hàng Top 4 phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất...

Top 4 phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay

105

Bên cạnh phần mềm CRM thì phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng cũng là một trong những công cụ cần có của doanh nghiệp để cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

1. Quản lý chăm sóc khách hàng là gì?

Quản lý chăm sóc khách hàng là tập hợp các hành động, phương pháp của doanh nghiệp tương tác với khách hàng nhằm tạo ra mối quan hệ hài lòng với khách hàng, từ đó duy trì được nguồn khách hàng trung thành với doanh nghiệp.

chăm sóc khách hàng

Trong khái niệm bánh đà flywheel, chăm sóc khách hàng có vai trò cực kỳ quan trọng tạo ra lực đẩy cho bánh đà. Bởi vì nếu khách hàng hài lòng, họ sẽ mua lại sản phẩm và thậm chí giới thiệu sản phẩm của bạn đến nhiều người hơn. Nhưng nếu doanh nghiệp mang đến trải nghiệm không tốt cho khách hàng, họ sẽ ngăn cản doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng mới.

Mỗi một doanh nghiệp khi hình thành đều phải xác định cho mình đối tượng khách hàng tiềm năng, sau khi xác định được đối tượng cần hướng tới, các doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp quản lý khách hàng hiệu quả, sao cho giữ chân được nhiều nguồn lợi nhất có thể.

| Đọc thêm: Bánh đà flywheel là gì? Cách áp dụng bánh đà vào dịch vụ chăm sóc khách hàng?

2. Phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất

Để liệt kê ra những phương pháp chăm sóc khách hàng thì sẽ tốn rất nhiều thời gian bởi khả năng sáng tạo của con người là vô hạn. Nhưng dù doanh nghiệp có sử dụng phương pháp nào để chăm sóc những “thượng đế” thì cũng cần tuân thủ theo đúng trình tự quản lý chăm sóc khách hàng dưới đây. Mục đích là vừa quản lý được được nguồn nhân lực, biết được nhân viên của mình đang làm gì và tiến độ chăm sóc khách hàng ra sao; vừa mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

  • Thu thập thông tin và phân nhóm khách hàng theo mức độ tiềm năng (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác): Đối với mỗi nhóm khách hàng sẽ có mức độ tiềm năng khác nhau để xây dựng kế hoạch chăm sóc tương ứng.
  • Theo dõi quá trình tiếp cận và giao dịch với khách hàng: Nhờ có sự theo dõi này mà doanh nghiệp tập hợp được tất cả thông tin của khách hàng cũng như quản lý được quá trình của nhân viên.
  • Quản lý các cơ hội tiếp cận với khách hàng: Nhờ duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ, doanh nghiệp có cơ hội được quảng bá thương hiệu miễn phí từ chính những khách hàng đã trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Quản lý lịch hẹn và lịch giao dịch: Mọi tương tác của nhân viên với khách hàng đều cần được ghi chép, lưu trữ lại để tránh sai sót hay khiếu nại sau giao dịch cũng như dễ dàng kế thừa thông tin với các phòng ban khác.
  • Theo dõi quá trình thực hiện, theo dõi lịch sử giao dịch: Nhờ có sự theo dõi sát sao mà doanh nghiệp có thể phát hiện ra các bất cập để hoàn thiện quy trình chăm sóc khách hàng của mình.
  • Lập lịch cuộc gọi, lập lịch hẹn: Đây là kỹ năng cơ bản khi chăm sóc khách hàng để có kế hoạch tiếp cận khách hàng hoàn hảo nhất. Nhân viên cần lưu ý thời điểm gọi cũng như kịch bản gọi điện.
  • Quản lý thông tin yêu cầu bảo hành, hỗ trợ, khiếu nại của khách hàng: Đây là bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý chăm sóc khách hàng bởi doanh nghiệp sẽ lưu giữ được mọi thông tin phản hồi của khách hàng. Từ đó phát hiện thiếu sót của sản phẩm để có biện pháp khắc phục.
  • Lịch gọi, lịch gặp và các giao dịch xử lý yêu cầu của khách hàng: Cũng như bước lên lịch gọi và lịch gặp của giao dịch chăm sóc khách hàng, bước này giúp doanh nghiệp lên lịch cụ thể, thống nhất, làm việc chặt chẽ, có quy trình phục vụ khách hàng một cách thuận tiện nhất.
  • Lịch sử giao dịch xử lý yêu cầu, chăm sóc khách hàng: Nhờ có lịch sử các yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ tìm ra được điểm mạnh, yếu trong dịch vụ chăm sóc khách hàng của mình để hoàn thiện dịch vụ.

Phương pháp chăm sóc khách hàng

Quy trình chăm sóc khách hàng vừa kể trên các doanh nghiệp đều biết nhưng chưa thể áp dụng triệt để bởi hạn chế về công cụ lưu trữ excel, thủ công. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng thì quy trình trên sẽ tự động được thực hiện, đem lại hiệu quả cao cho quá trình chăm sóc khách hàng.

Đọc thêm:
>> Hình thức chăm sóc khách hàng thông dụng nhất hiện nay
>> Chuyên nghiệp hóa dịch vụ chăm sóc khách hàng nhờ phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

3. Các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất hiện nay

3.1. Phần mềm quản lý khách hàng Salesforce

Salesforce được đánh giá là phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất cho các công ty, tập đoàn quy lớn đến rất lớn nhờ vào tính bảo mật, độ tin cậy cao và giao diện đẹp mắt.

Phần mềm chăm sóc khách hàng của Salesforce tích hợp được các tin nhắn, thông tin giao dịch của khách hàng trên các mạng xã hội như Facebook, Instagram, Website,… Hiện nay, nhà cung cấp phát triển Salesforce trên cả hệ điều hành iOS, Androi và phần mềm chạy mượt trên cả môi trường PC lẫn smartphone.

Phần mềm quản lý khách hàng Salesforce
Giao diện phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng Salesforce

Giá phần mềm chăm sóc khách hàng của Salesforce giao động từ 5-300$/tháng/người sử dụng tùy thuộc vào tính năng mà doanh nghiệp sử dụng.

3.2. Phần mềm quản lý khách hàng Halozend CRM

Halozend CRM mang đến giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả cho doanh nghiệp. Giao diện thân thiện là điểm nổi bật của Halozend CRM và được người dùng đánh giá cao. Trên phần mềm Halozend CRM, dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây, có thể sau lưu, truy cập từ bất kỳ đâu.

Phần mềm quản lý khách hàng Halozend CRM
Phần mềm quản lý khách hàng Halozend CRM

Hiện Halozend CRM cung cấp cho người dùng 2 gói là Halozend CRM Lifetime và MyHalozend On Mecloud.

3.3. Phần mềm quản lý khách hàng Vtiger

Được đánh giá là phần mềm mạnh có khả năng thay thế Excel, Vtiger sở hữu các chức năng quản trị và chăm sóc khách hàng hoàn hảo. Phần mềm quản lý khách hàng Vtiger có thể cài trên mạng LAN trong nội bộ doanh nghiệp hoặc là trên mạng WAN hoặc cài đặt trên hệ thống Cloud Server và truy cập vào phần mềm như một đường dẫn web.

Phần mềm Vtiger CRM
Giao diện làm việc phần mềm Vtiger CRM

Phần mềm cho phép người dùng thu thập và sắp xếp những yêu cầu, câu hỏi khách hàng về hàng hóa hay dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp. Và Cổng thông tin chăm sóc khách hàng (Customer Portal) sẽ tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách hàng nhanh chóng.Tương tác trực tiếp và tức thì giúp cho công tác chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và khiến khách hàng cảm thấy hài lòng về dịch vụ.

3.4. Phần mềm quản lý khách hàng AMIS CRM

Là một phần mềm quản lý khách hàng của nhà cung cấp trong nước – Công ty Cổ phần MISA nhưng không vì thế mà AMIS CRM bị yếu thế trước các phần mềm nước ngoài. Mà hơn thế, phần mềm quản lý khách hàng AMIS CRM còn có nhiều ưu điểm nổi bật hơn nhiều:

phần mềm quản lý khách hàng AMIS CRM
Giao diện làm việc của phần mềm quản lý khách hàng AMIS CRM
  • Tự động chăm sóc khách hàng giúp tăng 27% tỷ lệ khách hàng trung thành: Với kịch bản chăm sóc khách hàng tự động trên phần mềm quản lý khách hàng AMIS CRM, khách hàng luôn có trải nghiệm tốt với doanh nghiệp nhờ đó gia tăng tỷ lệ hài lòng.
  • Kết nối đa kênh: AMIS CRM dễ dàng kết nối với các mạng xã hội Facebook, Zalo,  Linkedin… phần mềm AMIS landing page (giúp thiết lập landing page, gửi email hay thiết lập luồng workflow chăm sóc khách hàng tự động…), phần mềm quản lý công việc… Nhờ đó, việc chăm sóc khách hàng không bị bỏ sót ở bất cứ kênh nào.
  • Tự động tổng hợp yêu cầu của khách hàng: Phần mềm AMIS CRM tự động tổng hợp các yêu cầu từ nhiều kênh khác nhau giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất cứ yêu cầu nào của khách hàng.
  • Quản lý bán hàng mọi lúc mọi nơi: AMIS CRM được xây dựng trên nền tảng đám mây lại đáp ứng trên nhiều thiết bị từ PC đến laptop, mobile nên lãnh đạo công ty có thể quản lý, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi còn nhân viên có thể làm việc, báo cáo công việc ở bất cứ thời gian, địa điểm nào.

>> Anh/ chị có thể tìm hiểu thêm về phần mềm AMIS CRM tại đây.

Chăm sóc khách hàng cũ là công việc quan trọng không kém việc tìm kiếm khách hàng mới trong xu thế hiện nay. Chúc doanh nghiệp luôn làm hài lòng các “thượng đế” nhờ sử dụng đúng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình.