Tin tức Quản trị doanh nghiệp Mẹo quản lý công việc nhân viên hiệu quả mọi CEO cần...

Mẹo quản lý công việc nhân viên hiệu quả mọi CEO cần biết

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ

Quản lý công việc nhân viên hiệu quả là mối quan tâm mà mọi CEO hay cấp quản lý đều chú trọng. Không chỉ tìm cách để nâng cao năng suất làm việc, doanh nghiệp cũng nên chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất nhân viên. Từ đó có những giải pháp toàn diện nhất để cải thiện, tối ưu trong việc sử dụng nguồn nhân lực.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ

1, Năng suất thấp, lỗi là tại sếp hay nhân viên?

Cải thiện năng suất làm việc của nhân viên luôn là mong muốn của mỗi người lãnh đạo. Nhưng có rất nhiều doanh nghiệp chỉ khi thấy nhân viên quá ì ạch, công việc thường xuyên trễ hạn mới nhận ra “Cần phải thay đổi”.

Câu hỏi đặt ra là: Năng suất làm việc thấp, lỗi do sếp hay nhân viên?

Lỗi thuộc về cả hai, đây là câu trả lời được hầu hết các chủ doanh nghiệp đồng tình sau một cuộc khảo sát 200 doanh nghiệp tại địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Điều đó được thể hiện ở việc:

Về cấp quản lý:

  • Sếp không thường xuyên sát sao công việc của cấp dưới. Quản lý mọi việc của nhân viên dựa trên sự tin tưởng và nhắc nhở bằng miệng khi đã trễ hạn công việc
  • Doanh nghiệp không có quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch, dẫn đến việc nhân viên đùn đẩy trách nhiệm công việc cho nhau, bộ phận này đẩy việc cho bộ phận khác
  • Giao việc thủ công, quản lý công việc thủ công, bản thân sếp còn không nhớ hết đầu việc đã giao cho nhân viên, nên khi quản lý cũng gặp nhiều trở ngại

Về cấp nhân viên:

  • Không chủ động lên kế hoạch và thực hiện công việc như được giao việc
  • Gần tới hạn mới thực hiện nên kết quả công việc không tốt do làm vội, làm ẩu
  • Không biết đâu là việc cần làm trước, làm sau, không biết sắp xếp mức độ ưu tiên công việc
  • Đùn đẩy trách nhiệm, không chủ động nhận việc, hay so sánh việc ít, việc nhiều với đồng nghiệp

Những nguyên nhân cơ bản trên là thực trạng thường thấy tại nhiều doanh nghiệp, gây ảnh hưởng lớn đến năng suất, hiệu quả công việc, làm tiêu tốn chi phí doanh nghiệp, nhân sự không phát huy hết năng lực. Doanh nghiệp cần nhận biết những vấn đề kể trên để cải tiến năng suất và quản lý công việc nhân viên hiệu quả.

Đọc thêm:
>> Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 cho doanh nghiệp
>> Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo tiến độ

2, Cách quản lý công việc nhân viên hiệu quả

Với những thực trạng xuất phát từ bộ phận quản lý và nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp nhằm tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Trong đó, các cách để quản lý công việc nhân viên hiệu quả hơn có thể kể đến như:

Xây dựng quy trình công việc trong doanh nghiệp

Xây dựng quy trình công vieecn tại doanh nghiệp

Để nhân viên làm việc hiệu quả, không đùn đẩy trách nhiệm và nhà quản lý dễ dàng kiếm soát công việc của nhiều bộ phận, nhân viên cùng lúc, doanh nghiệp cần có quy trình làm việc khoa học.

Quy trình công việc là hệ thống chuỗi công việc cần làm được sắp xếp theo trình tự, được phân chia rõ ràng về nhiệm vụ/chức năng của từng bộ phận, cá nhân liên quan. Nhờ có quy trình mà công việc không bị chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm. Nhân viên, bộ phận phụ trách cũng tự động tuân theo những công việc được chỉ định.

Giao việc cho nhân viên trên một công cụ để dễ quản lý

Quản lý việc đã giao chặt chẽ là cách để nhà quản lý kiểm soát công việc của nhân viên tốt hơn. Khi nắm bắt được tất cả đầu việc đã giao, tiến độ thực hiện, nhà quản lý có thể dựa vào đó để có những điều chỉnh hay kịp thời nhắn nhở nhân viên làm việc đúng thời hạn.

Giao việc trên một công cụ có thể bằng phần mềm quản lý giao việc, excel online hay email. Nên hạn chế giao việc cho nhân viên qua nhiều công cụ rời rạc như tin nhắn, email, điện thoại hay messenger cùng lúc.

Xu hướng giao việc phổ biến nhất hiện nay là sử dụng phần mềm giao việc để quản lý hiệu quả hơn, đồng thời cũng giúp CEO, nhà quản lý tự động nắm bắt tiến độ công việc liên tục được cập nhật hàng giờ.

Áp dụng các phương pháp quản lý công việc cho nhân viên như Eisenhower, Pomodoro…

Đây là những phương pháp thực hiện và quản lý công việc khoa học, giúp nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. Theo đó, phương pháp Eisenhower giúp nhân viên xác định được các việc quan trọng và cần ưu tiên thực hiện. Còn với Pomodoro, phương pháp này giúp nhân viên nâng cao sự tập trung khi làm việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xây dựng thói quen cho nhân viên tạo kế hoạch công việc cá nhân để luôn bám sát mục tiêu và không bỏ sót đầu việc cần làm. Kế hoạch công việc này có thể gồm những thông tin như:

  • Việc cần làm
  • Thời hạn hoàn thành
  • Những người liên quan đến công việc
  • Tài liệu tham khảo
  • Những công việc con phát sinh từ công việc cha…

Nếu khó để hình thành thói quen ấy và chưa biết cách triển khai kế hoạch công việc cho nhân viên, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc để quản lý toàn diện hơn, từ việc lên kế hoạch, triển khai và theo dõi tiến độ, kết quả công việc. Đây cũng là công cụ được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu năng suất nhân viên và tự động quy trình làm việc. Bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết tại: Phần mềm quản lý công việc.

Tạo động lực để nhân viên nỗ lực hơn

Bên cạnh việc kiểm soát tiến độ và đốc thúc nhân viên làm việc bám sát kế hoạch, cấp quản lý cũng nên xây dựng những cơ chế đãi ngộ xứng đáng để tạo động lực cho nhân viên. Bởi suy cho cùng, đây vẫn là một phần không thể thiếu và được đa số nhân viên lấy làm mục tiêu phấn đấu.

Theo đó, động lực có thể là khen ngợi, thưởng vật chất hay sự thăng cấp cho nhân viên thể hiện được năng lực. Cấp trên cũng cần chú ý đến kết quả và quá trình thực hiện công việc của nhân viên để đánh giá công bằng. Phần mềm quản lý công việc kể trên cũng là công cụ giúp nhà quản lý đo lường năng suất nhân viên chính xác.

Trên đây là những thông tin giúp quý doanh nghiệp quản lý công việc nhân viên hiệu quả. Hy vọng rằng với những dấu hiệu và một số cách giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên kể trên, doanh nghiệp bạn sẽ hoạt động hiệu quả và gặt hái nhiều thành công hơn trong thời gian tới.

Đọc thêm:
>> Tất tần tật thông tin về marketing automation
>> Phần mềm CRM tự động hóa giúp doanh nghiệp gia tăng gấp 2 chuyển đổi
>> Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân viên