Các yếu tố chủ chốt giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống Total Rewards hiệu quả (Phần 2)

Trong phạm vi bài viết này, MISA AMIS HRM tiếp tục gợi ý một số yếu tố liên quan giúp doanh nghiệp có thể thiết kế một chiến lược phúc lợi tổng thể hiệu quả.

1. Đồng bộ hóa chiến lược Total Rewards với văn hóa công ty

Xây dựng chương trình Total Rewards phù hợp với mục tiêu, văn hóa và lực lượng lao động tại doanh nghiệp là cách thức doanh nghiệp đánh giá cao và công nhận nhân viên của mình nên gắn liền với sứ mệnh và giá trị của tổ chức. 

Một nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh được coi là chiến lược vững chắc để thúc đẩy sự hài lòng trong công việc, giúp thu hút và giữ chân nhân tài. Văn hóa doanh nghiệp trong thực tế cũng tuân thủ nguyên tắc như trò chơi ghép hình, trong đó nhiều yếu tố cần tương hợp với nhau một cách hợp lí: Giao tiếp, lòng tin, mục tiêu cá nhân, mục tiêu chung.

Tuy nhiên, không như ghéo hình đơn thuần, kết quả của quá trình này sẽ mang lại các giá trị khá biệt và lớn hơn nhiều so với từng mảnh ghép. Vậy, văn hóa có liên quan gì đến Total Rewards?

1.1 Cân bằng lợi ích doanh nghiệp và kỳ vọng của nhân viên: 

Mỗi tổ chức hiểu rõ họ muốn trở nên như thế nào và những đặc điểm có thể giúp lực lượng lao động của mình trở nên độc đáo khi thiết kế hệ thống Total Rewards một cách năng động. Để thành công, các thành phần của hệ thống Total Rewards phải phù hợp với mục tiêu, ngân sách công ty, với cấu trúc cụ thể của lực lượng lao động hiện tại. 

Ví dụ: Nhân viên công ty sản xuất có thể sẽ cần nhiều hỗ trợ từ doanh nghiệp để thành công trong môi trường văn phòng. Lực lượng lao động trẻ có thể tập trung vào cơ hội phát triển, cơ hội giáo dục, tích lũy tài sản trong khi lực lượng lao động nhiều kinh nghiệm tìm kiếm sự hỗ trợ chăm sóc người già, trẻ em, chuẩn bị cho con cái vào các chương trình học, lập kế hoạch nghỉ hưu.

1.2 Sự hiệp lực giữa doanh nghiệp và bộ phận quản lý nhân sự 

Tuyển dụng, quản lý hiệu suất, các chương trình công nhận, công bằng, hòa nhập là một vài trong số các cách tiếp cận. 

• Mức lương thưởng cạnh tranh sẽ giúp cho việc tuyển dụng nhân tài tạo nên sự khác biệt giữa công ty của bạn với các đối thủ cạnh tranh.
• Các chương trình quản lý hiệu suất sử dụng nhiều biện pháp khuyến khích cụ thể và độc đáo có thể giúp tăng hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên bằng cách tập trung vào thúc đẩy từng nhóm, từng nhân viên. Việc đảm bảo phân phối sự công bằng và củng cố các lợi ích của nhân viên giúp cho công ty tạo nên môi trường làm việc thân thiện, thoải mái.

1.3 Văn hóa và sự gắn kết

Thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc tạo ra hiệu quả cao. Tuy nhiên, đây có thể là một nhiệm vụ phức tạp nếu không có chiến lược Total Rewards phù hợp. Các nhà lãnh đạo truyền cảm hứng đưa ra một chương trình Total Rewards thành công có thể sẽ giúp nhân viên có động lực và hạnh phúc trong thời gian dài.

1.4 Sự đồng cảm thu hút nhân viên chặng đường dài

Thu hút nhân viên bằng chiến lược Total Rewards không phải lúc nào cũng dễ dàng. Các công ty thường quá mải mê với công việc, có thể dẫn đến bỏ bê việc thấu hiểu, cảm thông nhân viên của mình.

Đó là lý do tại sao đôi khi rất hữu ích bằng việc bắt đầu tìm hiểu mục tiêu, sở thích của nhân viên, hiểu các nhu cầu thay đổi của lực lượng lao động hiện đại để cung cấp cho họ chương trình khen thưởng tổng thể phù hợp, thúc đẩy họ thực hiện mục tiêu công ty.

2. Benchmarking (chuẩn đối sánh) thị trường lao động

Để có cơ hội cạnh tranh trong việc:

• Đảm bảo những tài năng tốt nhất, tiền lương – phúc lợi cần được định chuẩn thường xuyên để đảm bảo chúng phù hợp với tỷ giá thị trường, lạm phát, mức lương chung trên thị trường lao động. 
• Kiểm soát chi phí
• Đảm bảo trả lương công bằng
• Theo dõi những thay đổi của thị trường
• Quản lý kỳ vọng của nhân viên

Khi nào doanh nghiệp nên thực hiện đối sánh mức lương thị trường?

• Đánh giá cho việc chi trả trong tổ chức
• Khi thực hiện những cuộc hẹn mới với ứng viên cho các vị trí 
• Tỉ lệ chi phí lao động cao
• Khó tuyển dụng
• Tái cấu trúc doanh nghiệp
• Xây dựng/cập nhật hệ thống Thang bảng lương
• Nhận yêu cầu từ các cấp quản lý hoặc nhân viên

Một đề nghị tuyển dụng tốt bao gồm chế độ thu nhập, phúc lợi xứng đáng sẽ giúp tiếp cận nhiều nhân tài nhất có thể. Nghiên cứu về xu hướng Tuyển dụng & lương mới nhất của Hays UK chỉ có 24% người sử dụng lao động khu vực công tăng lương cho nhân viên nhiều hơn 2,5% trong 12 tháng, thấp hơn đáng kể cho với các nhà tuyển dụng khu vực tư nhân.

Xu hướng này có vẻ tiếp tục trong năm – chỉ 66% các tổ chức khu vực công có kế hoạch tăng lương cho nhân viên so với 72% từ các tổ chức doanh nghiệp tư nhân. 

3. Truyền thông & triển khai hệ thống Total Rewards 

Theo khảo sát về xu hướng và lợi ích nhân viên của Aon năm 2020, hai lý do chính doanh nghiệp muốn nâng cao hiểu biết của nhân viên về chiến lược Total Rewards bao gồm:

• Nâng cao nhận thức và sự tham gia: Làm cho  nhân viên đánh giá cao tổng giá trị Total Rewards trong gói lợi ích họ nhận được một cách minh bạch. Nhân viên không biết họ có lợi ích gì không đánh giá đúng giá trị của chúng, họ có thể bị cám dỗ để chuyển công ty vì mức lương thực tế tăng rất ít, đôi khi điều họ thấy  không phải bức tranh toàn cảnh về những lợi ích tổng thể họ nhận được. 

• Chống lại các thông điệp tiêu cực: Ví dụ sau khi doanh nghiệp sáp nhập, chưa kịp truyền thông chính sách Total Rewards cho nhân viên có thể bị những thông tin ngoài lề làm ảnh hưởng hiệu quả làm việc.

Doanh nghiệp cần đảm bảo tính trung thực, giữ thông điệp đơn giản, cung cấp chính sách phù hợp một cách thú vị  để tạo ra ấn tượng tốt về mặt cảm xúc cho nhân viên, cần làm cho nhân viên hiểu tại sao hệ thống Total Rewards quan trọng để giúp họ mong muốn gắn bó, cống hiến vì mục tiêu doanh nghiệp, cá nhân.

4. Tính toán hiệu quả chi phí của chiến lược Total Rewards

Đánh giá chi phí Total Rewards là quá trình tính toán tổng chi phí của các khoản phúc lợi và tiền lương mà một tổ chức phải chi trả cho nhân viên trong một năm hoặc một khoảng thời gian nhất định. Total Rewards bao gồm nhiều yếu tố, bao gồm các khoản tiền lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm, chương trình thưởng và các khoản phúc lợi khác.

4.1 Công thức để tính toán chi phí Total Rewards

Công thức bao gồm: 

Total Rewards cost = Total base pay + Total benefits cost + Total variable pay + Total equity-based compensation

Trong đó:

• Total base pay: Tổng số tiền lương cơ bản mà tổ chức phải trả cho nhân viên
• Total benefits cost: Tổng số tiền tổ chức phải chi trả cho các khoản phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép có lương, v.v.
• Total variable pay: Tổng số tiền tổ chức phải trả cho các khoản thưởng, tiền lương thưởng hoặc các khoản phụ cấp khác mà có tính biến động
• Total equity-based compensation: Tổng số tiền tổ chức phải chi trả cho các khoản bồi thường dựa trên cổ phiếu hoặc tùy chọn mua cổ phiếu của tổ chức.

Ví dụ: Một công ty có 100 nhân viên và cần tính toán tổng chi phí Total Rewards trong năm. Tổng số tiền lương cơ bản của công ty là 50 tỷ VNĐ, tổng chi phí cho các khoản phúc lợi là 20 tỷ VNĐ, tổng chi phí cho các khoản thưởng và phụ cấp khác là 10 tỷ VNĐ và tổng chi phí cho các khoản bồi thường dựa trên cổ phiếu là 5 tỷ VNĐ. Tính toán chi phí Total Rewards của công ty: Total Rewards cost = 50 tỷ VNĐ + 20 tỷ VNĐ + 10 tỷ VNĐ + 5 tỷ VNĐ = 85 tỷ VNĐ Như vậy, chi phí Total Rewards của công ty trong năm là 85 tỷ VNĐ.

Đánh giá chi phí Total Rewards là một phần quan trọng của chiến lược phúc lợi nhân viên của một tổ chức. Việc tính toán chi phí này giúp các nhà quản lý và nhân sự hiểu rõ hơn về chi phí phúc lợi nhân viên và có thể điều chỉnh để đảm bảo sự cân bằng giữa lợi ích của công ty và nhân viên. 

Ngoài ra, việc đánh giá chi phí Total Rewards còn giúp các tổ chức so sánh với các công ty khác cùng ngành hoặc cùng khu vực để có cái nhìn tổng quan về thị trường lao động và cạnh tranh tuyển dụng và giữ chân nhân viên.

Đánh giá tính hiệu quả của chiến lược Total Rewards là một bước quan trọng để đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư vào phúc lợi nhân viên của tổ chức. Tính hiệu quả được đánh giá dựa trên những tiêu chí định lượng và định tính như sự hài lòng của nhân viên, độ hấp dẫn của công ty với nhân viên tài năng, và hiệu suất của nhân viên.

4.2 Các lưu ý khi đánh giá chi phí Total Rewards

Đây là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch chi tiêu và phân bổ ngân sách cho các khoản phúc lợi và tiền lương của nhân viên. Việc tính toán chi phí Total Rewards đảm bảo rằng tổ chức có đủ ngân sách để trả lương và phúc lợi cho nhân viên, đồng thời cũng giúp đánh giá hiệu quả và tính bền vững của các chương trình phúc lợi và thưởng. 

Một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi đánh giá chi phí Total Rewards, bao gồm:

• Thay đổi về lương cơ sở và hệ số lương: Các yếu tố này có thể thay đổi theo thời gian và ảnh hưởng đến chi phí Total Rewards. Việc đánh giá chi phí Total Rewards phải đảm bảo tính linh hoạt để điều chỉnh cho các thay đổi này.

• Chi phí bảo hiểm: Các khoản phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép có lương, v.v. có thể tăng lên theo độ tuổi và tình trạng sức khỏe của nhân viên. Việc đánh giá chi phí Total Rewards phải tính toán chi phí này một cách cẩn thận để đảm bảo tổ chức có đủ ngân sách để trả các khoản phúc lợi này cho nhân viên.

• Các khoản thưởng và phụ cấp biến động: Các khoản thưởng và phụ cấp biến động có thể thay đổi theo kết quả hoạt động của tổ chức và sự đóng góp của từng nhân viên. Việc tính toán chi phí Total Rewards phải đảm bảo tính linh hoạt để tính toán các khoản thưởng và phụ cấp này một cách chính xác.

• Các khoản bồi thường dựa trên cổ phiếu: Các khoản bồi thường này có thể phụ thuộc vào giá cổ phiếu của tổ chức và có thể thay đổi theo thời gian. Việc đánh giá chi phí Total Rewards phải tính toán chi phí này một cách chính xác để đảm bảo tổ chức có đủ ngân sách để trả các khoản bồi thường này cho nhân viên.

• So sánh với ngành công nghiệp và các đối thủ cạnh tranh: Tổ chức có thể so sánh chi phí Total Rewards của mình với ngành công nghiệp và các đối thủ cạnh tranh để xem liệu chi phí của họ có cạnh tranh hay không. Nếu chi phí Total Rewards của tổ chức thấp hơn so với ngành công nghiệp hoặc các đối thủ cạnh tranh, có thể đây là một dấu hiệu cho thấy tổ chức đang không cung cấp đủ mức phúc lợi và tiền lương để thu hút và giữ chân nhân viên.

• So sánh với kế hoạch ngân sách: Tổ chức cũng có thể so sánh chi phí Total Rewards với kế hoạch ngân sách để xem liệu chi phí của họ có vượt quá ngân sách được phân bổ hay không. Nếu chi phí Total Rewards vượt quá ngân sách, tổ chức có thể cần phải xem xét lại chiến lược của mình để giảm chi phí hoặc tăng ngân sách.

• So sánh với lợi ích đối với nhân viên: Tổ chức có thể so sánh chi phí Total Rewards với lợi ích mà nhân viên nhận được để xem liệu tổ chức đang cung cấp đủ lợi ích cho nhân viên hay không. Nếu chi phí Total Rewards thấp hơn so với lợi ích nhân viên nhận được, tổ chức có thể cần phải cải thiện chiến lược của mình để cung cấp nhiều lợi ích hơn cho nhân viên.

Tính toán chi phí Total Rewards là một phần quan trọng của việc đánh giá hiệu quả của chiến lược Total Rewards và có thể giúp tổ chức đưa ra các quyết định để cải thiện chiến lược của mình.

5. Đánh giá hiệu quả của chiến lược Total Rewards:

Đánh giá hiệu quả của hệ thống TRs giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các chính sách phúc lợi và cải thiện hiệu suất của tổ chức thông qua các chỉ số sau:

• Tỷ lệ giữ chân nhân viên: Đây là tỷ lệ của số lượng nhân viên còn lại trong công ty so với số lượng nhân viên đã từ chối hoặc chuyển việc. Nếu tỷ lệ giữ chân tốt, có thể cho thấy chiến lược Total Rewards của công ty đã tạo ra giá trị và hấp dẫn đối với nhân viên.

• Tỷ lệ tuyển dụng thành công: Đây là tỷ lệ của số lượng ứng viên được tuyển dụng thành công so với tổng số ứng viên. Nếu tỷ lệ này tốt, có thể cho thấy chiến lược Total Rewards của công ty đã giúp tăng cường khả năng thu hút nhân viên tài năng.

• Sự hài lòng của nhân viên: Đây là một chỉ số định tính, được đo bằng khảo sát nhân viên về mức độ hài lòng của họ với các khoản phúc lợi và chính sách tiền lương của công ty. Nếu sự hài lòng của nhân viên cao, có thể cho thấy chiến lược Total Rewards đã mang lại giá trị cho nhân viên và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
• Hiệu suất của nhân viên: Đây là chỉ số định lượng được đo bằng các chỉ số như sản xuất, doanh số, hoặc lợi nhuận của công ty. Nếu hiệu suất của nhân viên cao, có thể cho thấy chiến lược Total Rewards đã đóng góp vào tăng cường năng suất và hiệu quả của nhân viên.

6. Áp dụng hệ thống tổng đãi ngộ Total Rewards với phần mềm MISA AMIS HRM

Khi áp dụng hệ thống tổng đãi ngộ Total Rewards để đạt được hiệu quả tốt nhất, nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm vào quản lý nhân sự. Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM là bộ giải pháp công nghệ cho phép giải quyết các vấn đề áp dụng hệ thống tổng đãi ngộ dễ dàng, thuận tiện.

Những tính năng của phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM: 

• Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân viên, các quyết định khen thưởng, kết quả công việc để từ đó đưa ra những chính sách bổ nhiệm, chính sách thưởng phạt phù hợp nhất.
• Lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình biến động nhân sự, năng lực của các nhân viên trong công ty để có những quyết định kịp thời, chính xác.
• Hệ thống chấm công, tính lương cực kỳ chuyên nghiệp, tự động, đảm bảo tính chính xác cao để tăng sự hài lòng cho nhân viên, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng năng suất lao động.

Những lý do nên sử dụng phần mềm MISA AMIS HRM: 

• Hệ thống AMIS HRM là sản phẩm của công ty MISA với 28 năm kinh nghiệm, là đối tác của 250.000 doanh nghiệp trên cả nước.
• Phần mềm liên thông dữ liệu với AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS Công việc…. giúp quản lý doanh nghiệp đồng bộ, hiệu quả cao.
• IVY Moda, Trống Đồng Palace – Những đơn vị có quy mô hàng ngàn nhân sự cũng đã tin tưởng và sử dụng MISA AMIS HRM để quản lý nhân sự.

Để được giải đáp những thắc mắc về phần mềm, liên hệ 090 488 58 33 để được MISA tư vấn cụ thể. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký dùng thử phần mềm dưới đây.

7 Kết luận

Xây dựng một chương trình Total Rewards hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp định hình văn hóa và danh tiếng thương hiệu tuyển dụng trên thị trường, đồng thời tạo động lực giúp nhân viên nâng cao năng suất làm việc.

Với những gợi ý về các yếu tố chủ chốt trên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng được một hệ thống phúc lợi tổng thể phù hợp và hiệu quả nhất với đặc thù, tình hình hoạt động của mỗi đơn vị.