Kiến thức Quản lý - điều hành Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang...

Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng

208

Quy trình quản lý dự án tại doanh nghiệp có rất nhiều cách xây dựng. Làm sao để sáng tạo một quy trình chuẩn, chất lượng lại chứng minh được hiệu quả trong thời đại số thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Bài viết sau đây AMIS xin chia sẻ mẫu quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.

Về cơ bản, bộ quy trình quản lý dự án gồm 5 bước cơ bản.

    1. Thành lập dự án
    2. Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết cho dự án
    3. Thực hiện dự án
    4. Giám sát dự án
    5. Báo cáo thống kê khi kết thúc dự án

1, Thành lập hay thiết lập dự án

Một dự án được thiết lập khi doanh nghiệp cần giải quyết một vấn đề/công việc hay sáng tạo một sản phẩm/dịch vụ mới để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay xã hội. Dự án cần có ngày bắt đầu, ngày hoàn thành cụ thể và được thực hiện bởi một nhóm nhân sự được chọn lọc theo đúng vai trò.

Khi thành lập dự án cần có bản tuyên bố dự án, nó thể hiện mục tiêu, cách tổ chức dự án, vai trò và quyền hạn của các thành viên trong dự án một cách tổng quát nhất. Bản tuyên bố dự án là cơ sở để xác định kết quả dự án khi nó được hoàn thành.

| Đọc thêm: 6 sai lầm trong quản lý tiến độ dự án tại doanh nghiệp

2, Lập kế hoạch dự án

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch dự án từ tổng thể đến chi tiết. Kế hoạch dự án đóng vai trò là khung sườn để mọi hành động trong quá trình thực thi đi đúng hướng, đúng hạn và đúng người thực hiện.

Kế hoạch dự án tổng quan cần thể hiện các thông tin như lộ trình thực hiện, ngân sách dự kiến, nhân sự tham gia…

lập kế hoạch dự án

Từ kế hoạch tổng quan, trưởng dự án và các thành viên lên kế hoạch chi tiết hơn, bao gồm các thông tin:

  • Ai là người thực hiện?
  • Công việc là gì?
  • Thời gian thực hiện là bao lâu?
  • Kết quả mong muốn là gì?

Nếu một dự án có kế hoạch tốt thì quá trình thực hiện sẽ xuyên suốt và dễ quản lý công việc hơn. Kế hoạch càng chi tiết, dự án sẽ tránh mắc phải những tình trạng như bỏ sót đầu việc, sai thời hạn hay sai quy trình công việc…

| Đọc thêm: Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả, đảm bảo tiến độ

3, Thực hiện dự án

Trong quá trình thực thi dự án, các nhân sự có vai trò gì sẽ thực hiện các công việc được giao. Trình tự thường là: Giao việc – Nhận việc – Phân loại, sắp xếp công việc theo thời hạn và mức độ quan trọng – Thực hiện công việc – Trao đổi, thảo luận với người giao việc hoặc thành viên liên quan – Báo cáo kết quả từng công việc.

Lưu ý trong quá trình giao việc cho thành viên trong dự án, trưởng dự án hay người giao việc cần cung câp các thông tin:

  • Tên công việc và người thực hiện công việc
  • Kết quả công việc mong muốn
  • Những người có liên quan đến công việc
  • Hạn hoàn thành và tài liệu đính kèm nếu có
  • Mức độ ưu tiên của công việc

Căn cứ vào thông tin nhận được, người thực hiện công việc được giao sẽ có cơ sở để sắp xếp kế hoạch làm việc cá nhân nhằm đạt mục tiêu và thời hạn công việc. Quá trình thực hiện công việc cũng cần liên tục trao đổi với các thành viên trong dự án, cập nhật nội dung và tiến độ công việc để những người liên quan nắm được thông tin.

| Đọc thêm: Công cụ quản lý dự án nào tốt và dễ dùng nhất hiện nay

4, Giám sát dự án

Giám sát dự án là bước quan trọng để kiểm tra xem dự án có đang hoạt động hiệu quả, có theo kịp tiến độ kế hoạch đã đề ra hay không. Trong trường hợp có những vấn đề hay sự cố phát sinh, việc giám sát sẽ giúp trưởng dự án kịp thời nắm bắt thông tin để phân bổ nguồn lực, nhân sự xử lý kịp thời.

Nếu không giám sát dự án, có 3 khả năng dễ xảy đến:

  • Các công việc phát sinh không có người phụ trách
  • Nhân viên được giao việc không hoàn thành tiến độ từng đầu việc dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện của toàn bộ dự án
  • Không kiểm soát được chi phí phát sinh trong khi thực hiện dự án. Nếu để chi phí tăng phi mã thì lợi nhuận cuối cùng bị ảnh hưởng rất nhiều

Những hành động cần làm trong khi giám sát dự án bao gồm:

  • Theo dõi tiến độ của từng công việc, theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án, theo dõi những công việc đang bị trì hoãn.
  • Nhắc nhở trước khi bắt đầu công việc, nhắc nhở trước khi hết hạn công việc, nhắc nhở khi công việc quá hạn/trễ hạn mà chưa hoàn thành
  • Giám sát các công việc mà nhân viên đang thực hiện, giám sát kết quả của nhân viên

5, Báo cáo thống kê khi dự án kết thúc

Sau khi các công việc được hoàn thành, dự án bước vào giai đoạn kết thúc. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần tổng hợp báo cáo thống kê để đánh giá kết quả dự án, năng suất nhân viên và những chỉ số mà doanh nghiệp muốn đo lường.

báo cáo kết quả dự án

  • Dưới góc độ quản lý:
    • Báo cáo tiến độ công việc, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, …
    • Báo cáo phân bổ nguồn lực, chi phí dự án
    • Báo cáo năng suất của nhân viên
  • Dưới góc độ là nhân viên:
    • Thống kê các công việc cần thực hiện
    • Thống kê kết quả thực hiện công việc cá nhân

Trên đây là quy trình quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thời đại công nghệ số. Tùy vào tính chất công việc hay dự án là phức tạp hay đơn giản mà doanh nghiệp có thể thêm/bớt các hành động trong quy trình. Nhưng suy cho cùng, nếu một dự án luôn được thực hiện đúng quy trình thì doanh nghiệp sẽ dễ quản lý và tiết kiệm được nhiều chi phí, nguồn lực hơn. Nhiều doanh nghiệp cũng đang áp dụng các phần mềm quản lý dự án để quy trình thực hiện công việc nêu trên đạt hiệu quả tối đa.