Kiến thức Quản lý - điều hành 6 sai lầm phổ biến trong quản lý tiến độ công việc...

6 sai lầm phổ biến trong quản lý tiến độ công việc tại doanh nghiệp

193
quản lý tiến độ công việc

Công ty bạn đã từng gặp phải những vấn đề như dự án không đi đúng tiến độ? Nhân sự không tự giác làm việc, thời gian, nguồn lực tiêu tốn nhiều nhưng kết quả không đạt kỳ vọng? Nếu có, chắc hẳn doanh nghiệp bạn đang mắc phải một trong những sai lầm trong quản lý tiến độ công việc dưới đây. Phát hiện sai lầm là cách để có giải pháp nâng cao năng suất nhân viên cũng như hiệu quả của toàn dự án, đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp đi nhanh, đi xa hơn.

1, Không lập kế hoạch thực hiện công việc/dự án

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường quản lý tiến độ làm việc của nhân viên hàng ngày và các sự việc/dự án mang tính chất thời vụ.

  • Đối với quản lý tiến độ công việc nhân viên:
    • Cấp trên không có kế hoạch và lộ trình giám sát, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên. Tại nhiều doanh nghiệp, cấp quản lý có nhiều việc cần giải quyết thường quên đi việc kiểm tra công việc của nhân viên đã thực hiện. Nếu có thì tần suất cũng rất ít, khiến nhân viên ỷ lại, đến sát hạn hoàn thành mới gấp rút thực hiện. Hậu quả: Dự án có thể bị kéo dài tiến độ, nhân viên hình thành sức ì, không tự giác trong việc được giao
    • Nhân viên không chủ động lên kế hoạch làm việc cá nhân để làm việc theo lộ trình đã đề ra, chỉ khi bị cấp trên hỏi đến, nhắc nhở mới thực hiện.
  • Đối với dự án/công việc cần sự phối hợp của các cá nhân từ nhiều bộ phận:
    • Doanh nghiệp không lên kế hoạch tổng thể và chi tiết để thực hiện công việc. Tại nhiều doanh nghiệp nhỏ, sau khi nhận việc thường chỉ định luôn người làm mà không vạch ra lộ trình, kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc mà một bản kế hoạch cần phải có. Điều này dẫn đến thực trạng làm việc chồng chéo, người làm nhiều người làm ít. Công việc chưa cấp thiết lại được thực hiện trước. Nhân viên thấy việc dễ làm trước, việc khó bỏ lại sau cùng.
lên kế hoạch dự án trước khi triển khai
Cần lên kế hoạch dự án tổng thể và chi tiết trước khi triển khai: Ai làm gì? Thời hạn?…

Sai lầm khi không lập kế hoạch công việc dẫn đến một loạt hệ quả, không chỉ chậm trễ deadline mà còn ảnh hưởng tới uy tín với khách hàng, lãng phí thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp.

2, Giao việc không đúng người, đúng vị trí

Giao việc không đúng người, đúng vị trí cũng là sai lầm thường thấy tại doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý, ban lãnh đạo có thể giao việc cho người không thuộc bộ phận chuyên môn. Thậm chí, nếu giao đúng người đúng việc, nhưng người đó lại phải phụ trách quá nhiều đầu việc trong khoảng thời gian ngắn.

Tình trạng này nghe có vẻ vô lý, nhưng hãy thử nhìn lại những gì doanh nghiệp bạn từng làm. Có từng phân công một nhân viên nhân sự viết bài truyền thông giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp? Có từng để một nhân viên phân tích dữ liệu đi nghiên cứu thị trường và đối thủ xem họ đang bán gì, bán như thế nào?…

Giao việc không đúng người, đúng khả năng của họ tiềm ân rủi ro rất lớn đến kết quả công việc cuối cùng. Chính vì thế, doanh nghiệp nên xem lại mình có mắc phải sai lầm kể trên. Nếu có, hãy điều chỉnh kịp thời để tối ưu hiệu quả của toàn bộ dự án.

3, Thiếu chặt chẽ trong theo dõi và quản lý tiến độ công việc

quản lý tiến độ công việc
Không quản lý tiến độ chặt chẽ về thời gian, chất lượng công việc

Trong số những sai lầm mắc phải, việc quản lý dự án và theo dõi tiến độ công việc được nhiều doanh nghiệp thực hiện thủ công nhưng lại không được đầu tư thời gian đúng mức. Thực tế ấy dẫn đến những sai sót không mong muốn, dữ liệu thiếu chính xác và chặt chẽ.

Chẳng hạn, để biết tiến độ của toàn dự án, trưởng dự án chỉ nghe cấp dưới báo cáo tiến độ hoàn thành 50%, nhưng không kiểm tra thực tế nhân viên có thực hiện đúng như báo cáo hay không. Thậm chí có những đầu việc phát sinh không được kiểm soát, nhầm lẫn không rõ đã được giao việc cho ai thực hiện hay chưa. Thiếu chặt chẽ khi theo dõi tiến độ là nguyên nhân tất yếu khiến công việc bị kéo dài thời hạn.

Ngoài ra, khi không chặt chẽ trong việc giám sát và theo dõi tiến độ, doanh nghiệp sẽ không thể điều chỉnh nhân sự, chi phí phù hợp với thực tế để tối ưu được hiệu quả sử dụng nguồn lực.

4, Sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên

Để nói về những sai lầm mắc phải ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án hay công việc, sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên dễ thấy và thường gặp nhất ở cả cá nhân hay làm việc theo đội nhóm.

  • Việc không quan trọng thực hiện trước
  • Việc chưa tới hạn hoàn thành trước
  • Việc dễ làm trước
Không sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc
Không sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc

Sai lầm này mắc phải do tác động đầu tiên là thiếu kế hoạch bài bản trong công việc, không lên thời hạn hoàn thành dự kiến và sắp xếp mức độ quan trọng của từng đầu việc trước khi bắt đầu dự án.

5, Không thực hiện đánh giá năng suất nhân viên sau mỗi dự án hoàn thành

Khoảng 30% doanh nghiệp thực hiện đánh giá năng suất và khen thưởng nhân viên sau mỗi dự án kết thúc. Nhưng có đến 70% doanh nghiệp không đánh giá lại mức độ hoàn thành, năng suất làm việc của từng nhân viên sau mỗi dự án hoàn thiện. Sự bỏ qua này khiến doanh nghiệp rất có thể mất đi những nhân tài hoặc sai lầm trong những dự án trong tương lai. Cụ thể là:

  • Nhân viên không được đánh giá đúng trình độ và có mức lương thưởng đúng với năng lực. Nhiều người có thể rời bỏ công ty sau những dự án không được ghi nhận đúng sự đóng góp của bản thân
  • Dễ phân bổ công việc không đúng người, đúng khả năng trong những dự án/công việc trong tương lai

6, Rời rạc trong quản lý quy trình làm việc và tiếp nhận thông tin

Rời rạc trong quản lý quy trình làm việc giữa các bộ phận, giao việc, chia sẻ thông tin bằng nhiều phương thức khác nhau khiến việc tổng hợp thông tin mất nhiều thời gian hơn, rủi ro hơn có thể gặp phải sai sót, chồng chéo trong quy trình. Đây là thực trạng mà hầu hết các doanh nghiệp không có công cụ quản lý tiến độ dự án gặp phải.

Biểu hiện cụ thể của sai lầm này là:

  • Cấp trên giao việc cho nhân viên không qua một phương thức nào chính thống nhất. Lúc thì giao việc qua email, khi thì gửi tin nhắn, messenger, zalo… khiến việc giao và nhận việc bị chậm trễ, rời rạc
  • Nhân viên đã hoàn thành công việc không có công cụ tự động để chuyển tiếp thông tin cho bộ phận liên quan hoặc người thực hiện công việc trong quy trình kế tiếp
  • Mất nhiều thời gian tổng hợp tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân/từng team để đánh giá tiến độ hoàn thành của toàn dự án, phải dành nhiều thời gian họp hành để báo cáo, trong khi vấn đề có thể được giải quyết nếu có công cụ tự động tổng hợp thông tin
  • Việc rời rạc trong việc chuyển và tiếp nhận thông tin cũng biểu hiện ở việc kéo dài thời gian trình kết quả, xin phê duyệt từ nhiều cấp…

Tất cả những sai lầm kể trên đều là những điều dễ thấy nhất tại một bộ phận lớn doanh nghiệp. Sai lầm ấy không chỉ đơn thuần là kéo dài thời hạn, mà ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, đến kết quả doanh thu, lợi nhuận của công ty. Hy vọng sau bài viết này, mỗi doanh nghiệp có thể tự nhận thấy những vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp mình để có giải pháp nâng cao năng suất, tối ưu thời gian thực hiện tiến độ công việc.

Để lại email tại đây nếu bạn quan tâm đến những phương pháp giúp quản lý tiến độ công việc, quản trị dự án và giải pháp tăng năng suất nhân viên miễn phí!