Kiến thức Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

185
Phần mềm quản lý công việc

Để tối ưu năng suất làm việc của nhân viên, không ít doanh nghiệp tìm đến phần mềm quản lý công việc nhằm phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, từ việc lên kế hoạch, giao việc đến theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả của dự án.

AMIS công việc là phần mềm đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ ấy, mang đến cho doanh nghiệp không chỉ lợi ích về hiệu quả công việc mà còn giúp tối ưu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

1, Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một hệ thống số hóa giúp quản lý mọi công việc của các thành viên trong doanh nghiệp, từ việc lập kế hoạch công việc, giao việc, theo dõi tiến độ và giám sát, đánh giá, báo cáo hiệu quả.

Phần mềm quản lý công việc giúp việc theo dõi, quản lý tiến độ, chất lượng dự án hay giao việc cho nhân viên trong doanh nghiệp kịp thời và năng suất hơn. Đặc biệt là những lợi ích như:

  • Giao việc cho các cấp nhân viên một cách hệ thống, nhất quán
  • Theo dõi, nắm bắt tiến độ dự án tức thời giúp điều chỉnh nguồn lực và nhân sự/tài chính hợp lý
  • Quản lý dễ dàng với hệ thống báo cáo tự động, hình ảnh trực quan giúp tiết kiệm đến 80% thời gian đi họp, báo cáo, kiểm tra hàng ngày
  • Phân tích, đánh giá năng suất của nhân viên trực quan giúp việc đánh giá năng lực để khen thưởng, tăng lương đúng năng lực
  • Giao việc, nhận việc hay nhận thông báo thời hạn hoàn thành, công việc liên quan ngay trên điện thoại
  • …..

Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp ra đời nhằm giải quyết những khó khăn hay những vấn đề tồn tại trong tổ chức làm cản trở năng suất, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Những khó khăn cụ thể sẽ được AMIS đề cập ngay dưới đây.

2, Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi quản lý công việc, dự án

Tại một doanh nghiệp hay tổ chức nói chung thường có nhiều cấp quản lý từ nhân viên, leader, trưởng phòng, giám đốc bộ phận, giám đốc văn phòng, phó/tổng giám đốc…. Công việc trong mỗi dự án không chỉ phát sinh trong 1 bộ phận mà còn liên quan đến nhiều cấp, nhiều bộ phận hay các trung tâm/chi nhánh khác…

Thực tế ấy khiến doanh nghiệp lên kế hoạch công việc, giao việc hay theo dõi tiến độ, trao đổi thông tin công việc gặp phải nhiều khó khăn. Cụ thể như:

  • Khi ban lãnh đạo giao việc xuống cho nhân viên cần thông qua nhiều cấp, thông tin dễ bị sai lệch, mất thời gian thực hiện nhưng lại không đúng yêu cầu
  • Không nắm được tiến độ thực hiện công việc, ai làm công việc gì, dự án đã hoàn thành đến đâu để phân bổ chi phí và điều chỉnh nhân sự hỗ trợ kịp thời
  • Thực trạng Nhân viên chưa chủ động lập kế hoạch công việc để thực hiện, hay lập nhưng
    không thực hiện như kế hoạch nên năng suất làm việc chưa cao
  • Không biết công việc nào cần thực hiện trước nên lại làm nhựng việc chưa quan trọng trước, hay sát tới hạn mới làm nên không kịp tiến độ
  • Mất nhiều thời gian tổng hợp kết quả thực hiện công việc từ các cá nhân, bộ phận, phân tích hiệu quả và tổng hợp chi phí cho toàn bộ dự án. Việc làm thủ công không những tiêu tốn thời gian mà còn có khả năng xảy ra sai sót, thiếu thông tin, đánh giá kết quả không chuẩn xác với năng lực thực tế của từng nhân viên…

Với những khó khăn kể trên, việc ứng dụng công nghệ để hỗ trợ giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả dự án là vô cùng cần thiết. Vì lẽ đó, phần mềm quản lý công việc MISA AMIS Công việc ra đời.

3, AMIS Công việc- phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất làm việc nhân viên

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc nằm trong nền tảng MISA AMIS Platform, hệ thống giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhờ số hóa mọi hoạt động trong công tác điều hành và sản xuất kinh doanh.

3.1. Lên kế hoạch công việc từ tổng quan đến chi tiết

lập kế hoạch công việc trên AMIS Tuyển dụng

Doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án phát sinh với đầy đủ thông tin như: lộ trình, nhân sự, ngân sách dự kiến,… Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cũng được sử dụng cho cá nhân mỗi nhân viên tự lên kế hoạch công việc với vị trí mình đảm nhiệm, nhằm bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc.

Ngoài kế hoạch tổng quan, bạn cũng có thể nhanh chóng lên kế hoạch chi tiết ai, làm gì, yêu cầu công việc cụ thể là gì,… Kế hoạch chi tiết là cơ sở để mọi người trong dự án nắm bắt được công việc mình cần làm, thời hạn deadline để chủ động hoàn thành công việc

3.2. Công cụ giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi

ứng dụng quản lý công việc và giao việc

AMIS Công việc đóng vai trò như một phần mềm giao việc hiệu quả với đầy đủ chức năng:

  • Thiết lập đầy đủ thông tin khi giao việc
    • Công việc cần giao
    • Người thực hiện công việc
    • Kết quả mong muốn của công việc
    • Những người liên quan đến công việc
    • Hạn hoàn thành, phân loại mức độ ưu tiên công việc
    • Mức độ ưu tiên của công việc
    • Tài liệu đính kèm và hướng dẫn thực hiện công việc
  • Tự động thông báo tới những người liên quan trong dự án thông qua email và thông báo hiển thị trên ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại hoặc giao diện phần mềm trên PC
  • Giao việc nay trên di động khi không có mặt tại văn phòng, chỉ cần kết nối mạng
  • Thông tin giao việc qua các cấp đều chuẩn xác, không có sự sai lệch về thông tin so với khi giao việc thủ công
  • Tạo lập phòng ban/nhóm chức năng và các dự án linh hoạt

phân loại công việc

Ngoài giao việc, công tác nhận việc cũng được thực hiện hiệu quả hơn:

  • Nhân viên có thể tiếp nhận hoặc từ chối công việc được giao
  • Nhân viên có thể chủ động nhận những công việc chưa có người phụ trách
  • Gửi yêu cầu phê duyệt kết quả công việc cho quản lý/cấp trên
  • Phân loại mức độ ưu tiên công việc theo tầm quan trọng và thời hạn thực hiện

3.3. Dễ dàng theo dõi tiến độ và kiểm tra công việc tức thời

Phần mềm giúp nhân viên dễ dàng cập nhật tiến độ công việc, do đó những người liên quan hay cấp trên có thể nhanh chóng theo dõi  tiến độ, kiểm tra công việc tức thời.

Cập nhật tiến độ công việc

Do được phân quyền nên từng cấp được phép truy cập xem nhân viên của mình đã làm đến đâu, tiến độ hoàn thành đạt bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch. Ngoài ra những người liên quan đến công việc đó cũng có thể nhận thông báo và dễ dàng theo dõi công việc liên quan.

Nhờ có những cập nhật công việc kịp thời mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh số nhân sự, thời hạn hoàn thành và mức chi phí tối ưu nhất để hạn chế lãng phí nguồn lực, hoặc người phải làm quá nhiều việc, người lại nhàn rỗi dư thừa thời gian.

3.4. Báo cáo tiến độ thực hiện công việc chuẩn xác

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc tiên phong phát triển tính năng thiết lập tự động tính toán tiến độ của công việc cha từ công việc con, giúp cấp quản lý dự án/phòng ban theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi mà không phải hỏi từng người để tổng hợp thông tin.

Ngoài ra, trong khi giám sát và báo cáo tiến độ dự án, phần mềm cũng giúp hiển thị những báo cáo theo nhiều dạng để người sử dụng có cái nhìn trực quan, dễ hiểu và ghi nhớ nhanh nhất, chẳng hạn như:

  • Quản lý công việc dưới dạng danh sách (List)
  • Quản lý công việc dưới dạng Bảng (Kanban)
  • Quản lý công việc dưới dạng Lịch (Calendar)
  • Quản lý công việc dưới dạng sơ đồ Gantt
  • Quản lý công việc qua Tài liệu (tổng hợp toàn bộ tài liệu của dự án)

giám sát và theo dõi tiến độ công việc

4. Những điểm ưu việt của phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc

So với những phần mềm quản lý công việc hay phần mềm quản lý dự án hiện có trên thị trường, AMIS Công việc là ứng dụng có những điểm ưu việt hơn. Cụ thể:

  • Về tính năng:
    • Tiện ích gợi ý công việc theo tính cấp thiết và quan trọng (theo phương pháp  Eisenhower) giúp người sử dụng biết sắp xếp thứ tự công việc hợp lý và khoa học
    • Template giải pháp quản lý công việc dành cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau:  giúp người mới bắt đầu sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc.
    • Thiết lập nhận thông báo trên email/điện thoại/notify
    • Phân quyền chi tiết cho người dùng trong ứng dụng, trong phòng ban và trong dự án
    • Thiết lập tùy biến màn hình Tổng quan với các widget
  • Về công nghệ:
    • Phần mềm được phát hành trên nền tảng Cloud, có phiên bản mobile nhân viên/lãnh đạo trong doanh nghiệp có thể giao/nhận việc hay nắm bắt tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi
  • Về khả năng đáp ứng các loại hình và quy mô doanh nghiệp
    • Phần mềm có thể đáp ứng nhiều loại hình doanh nghiệp trong từng lĩnh vực, ngành nghề. Đặc biệt dành cho mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến doanh nghiệp lớn
  • Khả năng tích hợp với các ứng dụng quản trị trong và ngoài doanh nghiệp
    • Nằm trong nền tảng MISA AMIS Platform, AMIS Công việc liên thông trực tiếp với các phần mềm trong cùng hệ sinh thái như quản trị nhân sự, bán hàng, kế toán, marketing, …
    • AMIS Platform cũng cung cấp các phần mềm kế toán, phần mềm chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng, Kê khai thuế qua mạng, Bảo hiểm xã hội điện tử…, Giúp doanh nghiệp quản lý tất cả hoạt động trong doanh nghiệp hợp nhất, chặt chẽ và hiệu quả.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc là lựa chọn thông minh của nhiều doanh nghiệp hiện nay để quản lý tiến độ, nâng cao tính chủ động thực hiện của nhân viên. Đồng thời, đây cũng là công cụ giúp doanh nghiệp sử dụng đúng người, đúng việc, giúp tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Đăng ký trải nghiệm 15 ngày dùng thử đầy đủ tính năng và nhận tư vấn miễn phí về AMIS Công việc ngay hôm nay!

Trải nghiệm miễn phí