Phát triển hệ thống phân phối cho doanh nghiệp bán buôn máy móc thiết bị

Phát triển hệ thống phân phối trong lĩnh vực bán buôn máy móc, thiết bị là việc các doanh nghiệp đề ra những kế hoạch, mục tiêu cũng như cách sử dụng các kênh khác nhau để đáp ứng sản phẩm, hàng hóa nhanh nhất đến người tiêu dùng. Dưới đây là những kinh nghiệm nâng cao hệ thống kênh phân phối được đúc kết từ những hoạt động thực tế mà MISA muốn chia sẻ đến bạn đọc.

Phạm vi áp dụng

Những nhà trung gian bán buôn mua máy móc, thiết bị từ nhà sản xuất, dự trữ và bán lại cho các bên khác. Những đối tượng này bao gồm: nhà bán sỉ và nhà bán buôn độc lập (không có hợp đồng phân phối với nhà sản xuất, mua và dự trữ máy móc theo nhu cầu kinh doanh của riêng họ để bán lại), nhà bán buôn công nghiệp (có hợp đồng với nhà sản xuất và hoạt động theo thỏa thuận trong hợp đồng).

1. Xác định mục tiêu kênh phân phối

Việc xác định hướng phát triển cho kênh phân phối của các doanh nghiệp bán buôn máy móc, thiết bị không chỉ là trong thời gian ngắn hạn, mà cả trong dài hạn. Và việc quản trị kênh phân phối bán buôn cần đạt được một số mục tiêu quan trọng sau.

• Độ phủ trên thị trường cung cấp máy móc, thiết bị
• Mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp cung cấp
• Doanh số bán ra của toàn bộ hệ thống và từng kênh phân phối
• Khả năng chiếm lĩnh hay kiểm soát thị trường máy móc, thiết bị
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và tối ưu hóa hệ thống đại lý phân phối.

Một hệ thống phân phối cho nhà bán buôn có thể đáp ứng được nhiều mục tiêu khác nhau, nên các nhà quản trị cần phải xem xét kỹ càng nhằm phát triển hệ thống kênh sao cho phù hợp.

2. Nghiên cứu về thị trường

Nghiên cứu thị trường cho các doanh nghiệp bán buôn máy móc, thiết bị là hoạt động không thể thiếu, giúp nhà quản trị có được lời giải cho những bài toán trong kinh doanh như: tiếp cận khách hàng mục tiêu, tìm ra thị trường tiềm năng mới, điều chỉnh giá bán hợp lý, nắm bắt tình hình đối thủ cạnh tranh và có những chiến lược hợp lý. 

Để việc nghiên cứu đạt được kết quả tốt đáng mong đợi, các nhà quản trị nên phối hợp với các nhà bán lẻ – những khách hàng của mình. Bằng các phương pháp thu thập, khảo sát thông tin từ nhà bán lẻ, các nhà quản trị bán buôn sẽ có thể xác định rõ hơn nhu cầu, sở thích của người tiêu dùng cuối cùng, từ đó hỗ trợ cải tiến quy trình phân phối cũng như lựa chọn sản phẩm. 

Những công việc cần làm để nghiên cứu thị trường bán buôn máy móc, thiết bị bao gồm:

• Tạo hồ sơ khách hàng: bao gồm những thông tin chi tiết như quy mô, số lượng máy móc nhập theo tháng, quý, năm, vị trí địa lý, doanh thu thu về.
• Tiến hành nghiên cứu thị trường bán buôn để xác định khu vực bán chạy nhất, quy mô của các đơn đặt hàng
• Phân tích các địa điểm phân phối của đối thủ cạnh tranh và rút ra bài học
• Nghiên cứu thông tin trên các website và mạng xã hội để nắm bắt xu hướng trên thị trường.
• Mức độ tập trung phân phối về mặt địa lý của thị trường

Ví dụ: Doanh nghiệp A chuyên bán buôn các trang thiết bị y tế nhận thấy có sự gia tăng doanh thu “đột biến” về dòng máy đo huyết áp tại gia ở địa phương B. Doanh nghiệp A đã thực hiện một cuộc nghiên cứu và phát hiện ra rằng tốc độ già hóa tại đây diễn ra nhanh chóng, dẫn đến nhu cầu về các sản phẩm sức khỏe cũng tăng lên. Từ đó, doanh nghiệp A đã điều chỉnh kế hoạch marketing cho dòng thiết bị này và cân nhắc phát triển thêm một đại lý mới tại địa phương B. 

3. Lựa chọn kênh phân phối

Sau khi tiến hành phân tích thị trường và xác định mục tiêu bán buôn, nhà quản trị cần lựa chọn kênh phân phối sao cho phù hợp với lực lượng doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường. Việc lựa chọn này bao gồm một số công việc sau:

Liệt kê các kênh phân phối và chi phí mỗi kênh

Nhà quản trị liệt kê các kênh bán buôn và cả những kênh bán lẻ tiềm năng (nếu có) do doanh nghiệp sở hữu, và những kênh có kế hoạch phát triển sau này. Hệ thống kênh phân phối có thể bao gồm các cơ sở, cửa hàng, siêu thị, các nhà phân phối và đại diện bán hàng. Những kênh này sẽ được phát triển dưới hai hình thức chủ yếu, đó là các gian hàng online (website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử) và các cửa hàng bán buôn, bán lẻ truyền thống.  

Sau khi liệt kê tất cả kênh phân phối hàng hóa của doanh nghiệp, nhà quản trị cần tạo danh sách các chi phí, bao gồm cả công việc hậu cần (dự trữ, bảo quản, vận chuyển máy móc, thiết bị,…) và chi phí hoa hồng, chi phí khuyến mãi cho các đại lý.

Đánh giá và xếp hạng các kênh phân phối

Nhà quản trị xếp hạng đánh giá các kênh bán buôn căn cứ theo tổng chi phí, khối lượng bán hàng tiềm năng, tỷ suất lợi nhuận tiềm năng của mỗi kênh. Hãy tính toán kênh nào sẽ đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp để xếp hạng tiềm năng cho mỗi kênh.

Thu hẹp và phân tích các kênh phân phối phù hợp

Sau khi đánh giá sự tiềm năng của các kênh, nhà quản trị nên thu hẹp danh sách kênh phân phối để tối đa hóa cơ hội tạo ra lợi nhuận lớn nhất. Chẳng hạn, doanh nghiệp bạn bán các loại máy móc trong ngành dệt may ở khu vực miền Nam thì việc đầu tư tối đa nguồn lực cho các cơ sở phân phối tại xưởng may lớn tại TP. HCM, các tỉnh thành lân cận (Long An) sẽ là cơ hội tốt để gia tăng lợi nhuận.

Thử nghiệm và lựa chọn những kênh phân phối 

Nếu nhà quản trị đánh giá thấy có quá nhiều kênh phân phối tiềm năng khi mang lại doanh thu cao mà không có nhiều chênh lệch, thì việc thử nghiệm tiếp thị sản phẩm qua nhiều kênh sẽ là cách tốt nhất. Thông qua đó, nhà quản trị có thể quyết định nên ưu tiên kênh phân phối nào hơn để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhà quản trị nên theo dõi kết quả hoạt động hàng tháng, bao gồm khối lượng bán hàng cho các đại lý, chi phí thực hiện, tỷ suất lợi nhuận.

4. Lựa chọn chiến lược cho kênh phân phối

Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng ba chiến lược phổ biến cho các kênh phân phối, đó là chiến lược phân phối rộng rãi, phân phối chọn lọc và phân phối độc quyền. Trong đó có hai chiến lược phù hợp để áp dụng đối với loại hình bán buôn máy móc, thiết bị, đó là chiến lược phân phối rộng rãi và phân phối chọn lọc.

Đối với chiến lược phân phối rộng rãi 

Mục tiêu chiến lược này là nhà bán buôn phân phối sản phẩm ở càng nhiều đại lý bán lẻ càng tốt. Phân phối rộng rãi giúp sản phẩm của doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với người tiêu dùng. 

Ví dụ, với mục tiêu chiếm lĩnh thị trường phân phối thiết bị lọc nước máy tại khu vực miền Bắc, doanh nghiệp A đã xây dựng các cơ sở phân phối rộng khắp toàn quốc. Đồng thời phát triển đội ngũ nhân sự bán hàng chuyên làm việc tại các cơ sở này, nhằm mục đích tiếp cận và chăm sóc những cửa hàng điện máy nhỏ lẻ.

Đối với chiến lược phân phối chọn lọc

Trong chiến lược này, nhà bán buôn lựa chọn các đại lý bán lẻ, hoặc xây dựng các cơ sở phân phối có thể đáp ứng những điều kiện nhất định trên một vùng thị trường nhất định. Ưu điểm của chiến lược này là nhà bán buôn có thể theo dõi và kiểm soát các kênh bán lẻ chặt chẽ; Đồng thời có thể đề ra các kế hoạch cải tiến hay xúc tiến quảng bá hiệu quả, có tính thực thi cao. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lựa chọn chiến lược này, nhà quản trị nên cân nhắc đến nguồn vốn cũng như có các chính sách, hồ sơ pháp lý rõ ràng, chặt chẽ. Những doanh nghiệp bán buôn máy móc, thiết bị áp dụng chiến lược phân phối độc quyền thường hoạt động trong các lĩnh vực như: thiết bị điện tử, Tivi, điện thoại, các thiết bị gia dụng cao cấp.

5. Kho hàng

Kho chứa hàng luôn là mắt xích quan trọng không thể thiếu trong mọi hoạt động phân phối. Nhà bán buôn cần phải có kho để lưu trữ, gom hàng và giảm thiểu thiếu hụt, kiểm soát sự thất thoát của hàng hóa trong bất cứ trường hợp nào. Không chỉ vậy, những hàng hóa như máy móc, thiết bị điện tử sẽ có những yêu cầu bảo quản, vệ sinh nghiêm ngặt, khắt khe hơn về kho chứa để đảm bảo không ảnh hưởng đến độ bền của sản phẩm. 

Độ lớn của kho hàng sẽ tùy theo loại máy móc, thiết bị, thời hạn lưu kho cũng như quy mô của nhà bán buôn, bán sỉ. Để đảm bảo công tác quản trị kho hàng diễn ra hiệu quả, các nhà quản trị cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thiết kế và bố trí không gian kho phù hợp với đặc điểm của máy móc, thiết bị. Chẳng hạn, các loại máy móc, thiết bị điện tử, hay được làm từ chất liệu kim loại sẽ cần không gian đặc biệt khô ráo, thoáng mát, được trang bị hệ thống thông gió thoáng khí, xử lý các vấn đề gây ảnh hưởng như độ ẩm cao, dễ cháy nổ,…
• Theo dõi hàng tồn kho. Phân loại máy móc và lập danh mục hàng hóa, ký hiệu bằng nhãn dán và thanh lý hàng bị hỏng hóc, hàng lỗi thời (thường áp dụng đối với các loại máy móc sử dụng công nghệ thông minh).
• Quản lý xuất nhập hàng: cập nhật đầy đủ số lượng hàng hóa, thực hiện kiểm tra chứng từ, thu dọn và sắp xếp kho sạch sẽ trước – sau khi xuất nhập hàng, kiểm soát mọi hoạt động xuất nhập định kỳ hàng ngày, tuần, tháng, quý. 
• Kiểm kê hàng hóa: các nhân viên kho nên kiểm kê tồn trữ kho, thiết lập các định mức tồn kho và điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có).
• Bốc dỡ và sắp xếp: theo dõi và hướng dẫn hoạt động xếp dỡ linh kiện máy móc, thiết bị, kiểm soát chất lượng hàng hóa khi bốc dỡ, đồng thời sắp xếp hàng hóa khoa học, tuân thủ theo nguyên tắc bảo quản hàng hóa, nguyên tắc phòng cháy chữa cháy.

Mẫu kiểm kê kho hàng cho doanh nghiệp bán buôn máy móc thiết bị

6. Xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh phân phối

Để đảm bảo thông tin được thông suốt từ nhà bán buôn đến các đại lý bán lẻ, các doanh nghiệp phải xác định rõ những thông tin thiết yếu cần trao đổi giữa các thành viên trong kênh. Đồng thời, doanh nghiệp cần nhanh chóng thích nghi và sử dụng những phương tiện thông tin hiện đại trong hoạt động quản lý dòng chảy của kênh phân phối. 

Đặc điểm thị trường bán buôn máy móc, thiết bị với số lượng cung cấp lớn cũng đòi hỏi sự chính xác cao trong nguồn thông tin thu thập được, nhằm giảm thiểu tối đa các thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

Để thuận tiện hơn, các nhà bán buôn có thể sử dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, cho phép hệ thống phân phối của doanh nghiệp có thể kết nối thông tin với thành viên trong kênh. Bằng cách tăng cường hợp tác thông tin từ phía các đại lý bán lẻ, nhà bán buôn có thể nắm rõ hơn về thị trường, thông tin về ngành cũng như đối thủ cạnh tranh và nhanh chóng đưa ra các giải pháp kịp thời, hiệu quả.

>> Xem thêm: Top 3 kênh phân phối hiện đại nhất mà doanh nghiệp nên biết

7. Hoạt động xúc tiến trong hệ thống kênh phân phối bán buôn

Các nhà quản trị cần xác định hoạt động xúc tiến không chỉ là hoạt động của bộ phận quản trị kênh phân phối (nhà sản xuất) mà còn là trách nhiệm chung của các thành viên trong kênh, đó là các nhà bán buôn và nhà bán lẻ. 

Các nhà bán buôn nên phối hợp với nhà sản xuất và các đại lý bán lẻ để xây dựng chương trình hợp tác xúc tiến, nhằm nâng cao hiệu quả xúc tiến qua kênh phân phối. Một số ý tưởng xúc tiến đẩy cho kênh phân phối được áp dụng cho các doanh nghiệp bán buôn như sau:

• Quảng cáo hợp tác với hãng sản xuất, các đại lý bán lẻ và người tiêu dùng
• Chính sách chiết khấu, hoa hồng cho các đại lý bán lẻ
• Trợ cấp tài chính trong xúc tiến cho các đại lý bán lẻ, với những điều khoản quy định do nhà bán buôi đưa ra
• Tổ chức các cuộc thi định kỳ và khuyến khích nhằm kích thích các nỗ lực bán hàng của đại lý.
• Các hoạt động xúc tiến đặc biệt khác như giảm giá, ưu đãi theo từng cột mốc số lượng đại lý nhập về, phiếu thưởng, tích điểm,…

Chính sách thúc đẩy sự hợp tác với các đại lý nhỏ lẻ của doanh nghiệp bán buôn máy thiết bị nông-lâm nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp đã tạo điều kiện tốt nhất cho đại lý như không bắt buộc phải nhập số lượng hàng nhất định, đồng thời khách hàng có thể thanh toán linh hoạt qua nhiều hình thức khác nhau.

8. Kinh nghiệm điều hành và công nghệ 4.0 trong quản lý kênh phân phối bán buôn

Các doanh nghiệp bán buôn thường có nhiều bộ phận hỗ trợ cho phân phối như: Quản lý thu mua máy móc, tồn kho, bán hàng, xuất nhập hàng,… . Và các nhà quản trị cần đảm bảo những bộ phận này hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ. Vì vậy, nhà quản trị nên tổ chức bộ máy hoạt động và phân chia công việc cho các bộ phận một cách hợp lý, từ đó giúp kiểm soát lượng hàng ra – vào và tồn kho hiệu quả.

Bên cạnh kinh nghiệm điều hành, các nhà quản trị cũng cần đầu tư, trang bị thêm các phần mềm trong quản lý nhằm đáp ứng tốt yêu cầu về phân phối. Các phần mềm công nghệ sẽ giúp nhà quản trị xử lý nhanh chóng các số liệu bán hàng, tình trạng tồn kho, công nợ,… với độ chính xác cao, tránh nhầm lẫn và sai sót như khi dùng phương pháp thủ công. 

Kết luận

Phát triển và quản lý hệ thống phân phối là công việc thiết yếu và cần được chú trọng bởi các nhà bán buôn máy móc, thiết bị. Thông qua những chia sẻ trên, hi vọng các nhà quản trị sẽ có thêm những ý tưởng mới và hiệu quả để cải thiện hệ thống phân phối bán buôn của mình. Mọi thắc mắc và yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ tại cổng thông tin misa.vn. Trân trọng cảm ơn!

Tác giả: Hoàng Thủy