Kiến thức Quản lý - điều hành Quản lý tri thức Dữ liệu lưu trữ thủ công tại công ty, làm thế nào...

Dữ liệu lưu trữ thủ công tại công ty, làm thế nào để làm việc tại nhà?

Dịch Covid-19 vẫn chưa có dấu hiệu chấm dứt, các doanh nghiệp vẫn phải kéo dài thời gian làm việc tại nhà. Ngay cả khi đại dịch kết thúc thì làm việc online vẫn là xu hướng mà không ít doanh nghiệp đang hướng tới trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Câu hỏi đặt ra là, “Dữ liệu lưu trữ thủ công tại công ty, làm thế nào để làm việc tại nhà hiệu quả”? Đâu là cách lưu trữ dữ liệu online giúp ích việc vận hành từ xa?

Dưới đây là toàn bộ gợi ý về cách truy cập dữ liệu làm việc tại nhà mà không cần đến công ty, đáp ứng công việc ”Work from home” của mọi doanh nghiệp.

1, Những lưu ý khi sử dụng dữ liệu trong quá trình làm việc tại nhà

Khi vận hành doanh nghiệp từ xa, các cấp lãnh đạo cần cực kỳ thông suốt trong việc ghi nhận và chuyển tiếp dữ liệu giữa các bộ phận, nhân viên. Đồng thời, cần chú trọng đến vấn đề bảo mật, đặc biệt là dữ liệu về khách hàng, kế hoạch phát triển kinh doanh, phát triển sản phẩm hay những tài liệu/dữ liệu quan trọng khác.

Để đảm bảo được những vấn đề kể trên, doanh nghiệp cần tìm giải pháp khắc phục được những vấn đề sau:

  1. Làm cách nào để tất cả nhân viên có thể tìm thấy tài liệu chung dùng cho hoạt động hành chính, chẳng hạn như: thủ tục thanh toán, mẫu đề nghị tạm ứng/đề nghị thanh toán, mẫu hợp đồng,…
  2. Làm sao để phân quyền truy cập dữ liệu, chẳng hạn: dữ liệu tương ứng với từng phòng ban thì chỉ phòng ban ấy có thể truy cập nhưng vẫn đảm bảo mọi dữ liệu của công ty đều tập trung tại một hệ thống?
  3. Không gian lưu trữ dữ liệu tại đâu đủ lớn để chứa được toàn bộ dữ liệu công ty mà không bị thất thoát ra ngoài?
  4. Làm sao để liên thông dữ liệu giữa các bộ phận, chẳng hạn như: Thông tin khách hàng nhập lên từ phòng Marketing thì bộ phận kinh doanh sẽ tự động nhận được thông tin. Khi kinh doanh ký kết hợp đồng và khách hàng thanh toán thì bộ phận kế toán sẽ tự động nhận được dữ liệu để hạch toán….

Trên đây là những thông tin cần lưu ý khi sử dụng dữ liệu làm việc tại nhà. Khi tìm kiếm các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hay ứng dụng lưu trữ dữ liệu bạn cần để ý đến những yếu tố kể trên để tìm được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

2, Sử dụng ứng dụng lưu trữ dữ liệu miễn phí

Để sử dụng được dữ liệu phục vụ công việc, bạn cần tìm cách để dữ liệu được đẩy lên các ứng dụng lưu trữ online hoặc để tại mạng nội bộ của công ty và sử dụng ứng dụng để có thể truy cập được mạng nội bộ khi làm việc tại nhà. Đối với 2 cách kể trên, sử dụng ứng dụng lưu trữ online thường được các doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn.

ứng dụng lưu trữ miễn phí

Các ứng dụng lưu trữ miễn phí như: Google Drive, Fshare, Media fire, Dropbox,….

Ưu điểm khi sử dụng các ứng dụng lưu trữ này là không mất phí khi dung lượng tài liệu nhỏ. Chỉ những ai có đường link được chia sẻ mới có thể tải và truy cập dữ liệu.

Nhược điểm: dung lượng lưu trữ miễn phí ít, thường chỉ được 15 gb, nếu dùng cho tất cả các bộ phận trong công ty thì không thể đủ dữ liệu cần mua thêm không gian lưu trữ, bảo mật kém hơn nếu một người trong công ty truyền và chia sẻ dữ liệu.

3, Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp có không gian lưu trữ và phân quyền truy cập dữ liệu

Ngoài việc sử dụng các ứng dụng lưu trữ độc lập, cách mà hàng ngàn doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay đó là sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp có không gian lưu trữ và phân quyền truy cập dữ liệu. Đây là cách thức thông minh và cũng là xu hướng trong thời đại công nghệ 4.0, thời kỳ Big Data lên ngôi.

cách truy cập kho dữ liệu chung

Ưu điểm của cách thức này:

  • Dữ liệu điều hành và dữ liệu phục vụ hoạt động vận hành như bán hàng, kế toán, nhân sự, hành chính, marketing… đều được lưu trữ tại một hệ thống duy nhất
  • Dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của bộ phận kia. Như vậy dữ liệu được tự động hóa chuyển đến các bộ phận liên quan, thông tin được xử lý nhanh chóng và chính xác hơn
  • Phân quyền nhân viên cho từng phòng ban, từng cá nhân và từng cấp độ nhân viên
  • Có thể truy cập dữ liệu online để làm việc tại nhà mà không cần sử dụng mạng nội bộ tại công ty như mạng LAN.
  • Bảo mật dữ liệu tốt, dữ liệu không bị truyền sang ứng dụng khác, chỉ nhân viên trong công ty có tài khoản mới có thể truy cập
  • Không gian lưu trữ lớn

Ngoài ra, phần mềm quản trị doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp:

  1. Quản lý tổng thể tất cả hoạt động kinh doanh, tình hình biến động nhân sự, hàng hóa, dòng tiền- tình hình lỗ lãi, công nợ, báo cáo tài chính…
  2. Tối ưu chi phí, quản lý tập trung. Một phần mềm có thể thay thế tất cả phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, phần mềm quản lý kho…
  3. Đáp ứng việc vận hành doanh nghiệp từ xa cho mọi bộ phận trong công ty.

Trên đây là một số cách truy cập dữ liệu làm việc tại nhà mà nhiều công ty thường áp dụng. Nếu bạn quan tâm về giải pháp quản trị doanh nghiệp, hãy để lại thông tin để nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay hôm nay:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chia sẻ bài viết hữu ích này