Kinh nghiệm quản lý hoạt động bán buôn dược phẩm cho các doanh nghiệp

Một doanh nghiệp bán buôn dược phẩm lớn với mạng lưới phân phối lớn sẽ không bao giờ được phép lơ là trong việc quản lý các đại lý và tối ưu mọi khâu trong quá trình bán hàng. Nhưng quản lý như nào để hoạt động bán buôn dược phẩm đạt hiệu quả? Hãy tham khảo bài viết dưới đây.

Phạm vi áp dụng: cho các doanh nghiệp bán buôn dược phẩm bao gồm: 

• Doanh nghiệp bán buôn thuốc;
• Hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể bán buôn dược liệu, thuốc đông y và thuốc từ dược liệu;
• Đại lý bán buôn vắc xin, sinh phẩm y tế.

1. Các phương pháp quản lý cửa hàng bán buôn dược phẩm hiện nay

Để quản lý cửa hàng bán buôn, các nhà quản trị thường áp dụng hai phương pháp chính: Là quản lý truyền thống và quản lý phần mềm.

• Quản lý theo phương pháp truyền thống: 

Đây là cách làm áp dụng cho những nhà bán buôn dược phẩm quy mô nhỏ. Người quản lý sẽ ghi chép và báo cáo tình hình hoạt động bằng excel trên máy. Phương pháp này thủ công, dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên cách làm khá tốn thời gian và công sức, không phù hợp với những nhà bán buôn lớn phải quản lý nhiều đại lý bán lẻ ở nhiều địa phương khác nhau.

• Quản lý bằng phần mềm: 

Việc sử dụng phần mềm để quản lý hoạt động bán buôn dược phẩm đang ngày càng trở nên phổ biến bởi tính hiệu quả và thuận tiện của nó. Những phần mềm bán hàng này sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng kiểm soát lượng xuất nhập dược phẩm, thu-chi và các hoạt động khác. Bên cạnh đó, một số phần mềm quản lý bán hàng còn liên kết với phần mềm kế toán, hay phần mềm quản lý kho nhằm giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. 

>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm CRM cho công ty kinh doanh dược phẩm

2. Kinh nghiệm quản lý hoạt động bán buôn dược phẩm tại Việt Nam

2.1 Quản lý kho hàng trong bán buôn

• Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa của mỗi mặt hàng

Việc làm này sẽ giúp các đơn vị bán buôn tránh được việc nhập dược phẩm quá mức , hay nhập không đủ số dược phẩm cần thiết để cung cấp cho các đại lý bán lẻ. 

Để xác định được chính xác lượng dược phẩm cho đơn vị bán buôn của mình, các nhà quản trị nên cố định thời gian nhập hàng. Chẳng hạn, nếu nhà bán buôn nhập hàng một lần mỗi tháng, vậy thì mức tồn kho tối thiểu cần dự trữ cho các đơn hàng phát sinh dự kiến phải đủ cho một tháng. 

• Bố trí, sắp xếp hàng hóa khoa học

Hãy tận dụng và tối ưu không gian trong kho để dễ dàng sắp xếp và xuất nhập hàng thuận tiện hơn. Một kho dược phẩm tinh gọn sẽ giúp các nhà quản trị kiểm soát và chuẩn bị nguồn cung ứng kịp thời cho các khoảng thời gian cao điểm hàng năm, chẳng hạn như thời gian bùng phát dịch sốt xuất huyết vào mùa hè, hay cảm cúm và ho lúc giao mùa.

Có 2 quy tắc sắp xếp hàng hóa mà đơn vị của bạn có thể áp dụng như sau:

• Sắp xếp cố định: Có nghĩa là cố định từng vị trí kệ trưng bày và nhóm dược phẩm để phục vụ cho việc tìm kiếm, kiểm kê nhanh chóng, chính xác và nhân viên cũng có thể tìm thấy hàng hóa nhanh nhất. Tuy nhiên việc sắp xếp cố định sẽ tốn nhiều diện tích sử dụng, không phù hợp với những đơn vị bán buôn phải xuất/nhập với số lượng lớn hàng ngày.

•  Sắp xếp linh hoạt: với phương pháp này, các loại dược phẩm và kệ trưng bày được đánh kí hiệu như A, B, C, … và số thứ tự, vị trí sẽ được ghi lại chi tiết trên bảng sơ đồ hướng dẫn. Sắp xếp linh hoạt giúp các nhà bán buôn tiết kiệm được nhiều diện tích kho hàng, tuy nhiên các nhân viên sẽ phải mất thời gian để dàn trải và sắp xếp các nhóm dược phẩm theo đúng sơ đồ.
• Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa sẽ giúp các nhà bán buôn có cái nhìn tổng quan về tình trạng kho dược phẩm, nắm rõ số lượng dược phẩm cụ thể (đâu là loại dược bán chạy, dược phẩm nào đang khan hiếm, dược phẩm nào đang bị tồn đọng quá lâu), từ từ đó thay đổi kế hoạch kinh doanh sao cho phù hợp. 

Thông thường việc kiểm kê sẽ tốn khá nhiều thời gian nên các nhà bán buôn nên đặt lịch kiểm kê định kỳ, ví dụ 1 tuần/lần, 2 tuần/lần thay vì hàng ngày để nắm rõ số lượng và kiểm soát được thất thoát thường xuyên.

2.2 Quản lý hệ thống đại lý bán buôn

• Đảm bảo cung cấp đầy đủ tài liệu sản phẩm, dịch vụ

Nội dung và thông tin các loại dược phẩm đưa đến cho các đơn vị bán lẻ nên được chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ hơn so với những đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên thị trường. Thông thường, đối với những khách hàng mới, họ sẽ chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức về đối tác bán buôn, các dòng dược phẩm đối tác đang phân phối, đối thủ cạnh tranh và những khách hàng hiện tại của nhà bán buôn. 

Vì vậy hãy chắc chắn những nhóm khách hàng của bạn sẽ được trang bị đầy đủ, rõ ràng và toàn diện thông tin về sản phẩm, để từ đó họ có thể chuẩn bị tốt hơn khi bán hàng. 

• Xây dựng những chính sách đặc biệt cho đại lý bán lẻ

Ngoài việc chiết khấu, thưởng hoa hồng theo như thỏa thuận giữa hai bên, các nhà bán buôn dược phẩm có thể bổ sung thêm những chương trình ưu đãi cho những khách hàng thân thiết. Chẳng hạn như việc thưởng thêm cho những đại lý bán lẻ có doanh thu cao nhất trong tháng, quý hay năm sẽ tạo ra sự cạnh tranh mang tính tích cực cho các bên. 

Việc xây dựng những chính sách đặc biệt cho các đại lý bán lẻ sẽ là một khoản đầu tư khá lớn, song ngược lại, nó sẽ mang lại nguồn lợi to lớn cho nhà bán buôn. Các đơn vị bán buôn sẽ không chỉ tiếp cận được các nhóm khách hàng mới mà còn phát triển thêm mối quan hệ thân thiết với đại lý.

• Phát triển dịch vụ khách hàng

Khảo sát ý kiến từ các đại lý là một trong những biện pháp tốt nhất để các nhà bán buôn có thể nắm được sản phẩm, dịch vụ của mình được đánh giá ra sao từ các đại lý bán lẻ.

Ngoài ra, đơn vị bán buôn cũng cần có trách nhiệm đối với sản phẩm, nhất là khi kinh doanh mặt hàng liên quan trực tiếp đến sức khỏe như dược phẩm. Trách nhiệm này không chỉ dừng lại ở khâu giao hàng đến các đại lý bán lẻ. 

Những lô hàng dược phẩm dù đã được đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trước khi xuất kho, nhưng vẫn sẽ gặp phải những lỗi không mong muốn, chẳng hạn như bị ẩm mốc, hết hạn sử dụng do quá trình bảo quản trong kho, vận chuyển hay đóng gói. Vì vậy, để giải quyết mọi sự cố phát sinh, đội ngũ bán hàng của đơn vị bán buôn cần phối hợp với các đại lý bán lẻ để ghi nhận vấn đề và tìm cách khắc phục hợp lý cho hai bên. 

• Đánh giá hoạt động của đối tác trong hệ thống phân phối

Việc thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động của các đại lý bán lẻ sẽ giúp nhà bán buôn nắm bắt được hiệu quả của những chỉ số về bán hàng, tồn kho và công nợ. Từ đó nhà bán buôn dược phẩm sẽ có những hỗ trợ kịp thời nhằm nâng cao năng lực bán hàng của các đại lý. Bên cạnh đó, việc đánh giá thường xuyên cũng sẽ giúp các nhà bán buôn tránh bị phụ thuộc quá nhiều vào các đại lý, dẫn đến nguy cơ mất thị trường khi đại lý ngừng hợp tác.

2.3 Quản lý kênh giao hàng

Một đơn vị bán buôn dược phẩm có làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả không sẽ được đánh giá ở nhiều khía cạnh. Trong đó việc đảm bảo tốc độ giao nhận thuốc nhanh và kịp thời đến các đại lý được coi là một trong những yếu tố quan trọng cho việc đánh giá này. 

Dưới đây là một số điểm mà nhà bán buôn dược phẩm có thể tham khảo để nâng cao hiệu quả quản lý kênh giao hàng tốt nhất.

• Vị trí đặt kho

Kho dược phẩm nên đặt tại các địa điểm phù hợp cho hoạt động kinh doanh của đơn vị bán buôn. Vấn đề cốt lõi ở đây là vị trí kho dược phẩm phải luôn thuận tiện để có thể vận chuyển đến các đại lý nhanh nhất có thể. 

• Lựa chọn phương thức giao hàng

Thông thường các đơn vị bán buôn dược phẩm sẽ sở hữu hệ thống giao hàng riêng và tự sắp xếp các phương tiện vận chuyển hàng hóa. Bởi việc này sẽ giúp các nhà bán buôn dễ dàng quản lý những vấn đề thời gian, chi phí cũng như chủ động hơn giao hàng, tránh trường hợp thuê dịch vụ giao nhận chi phí cao, thời gian giao hàng phụ thuộc vào trung gian. 

Tuy nhiên đối với những nhà bán buôn dược phẩm quy mô nhỏ, chưa có thế mạnh tài chính thì một dịch vụ vận chuyển thuê ngoài sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. 

• Quản lý đội ngũ nhân sự

Khi xây dựng đội ngũ vận chuyển riêng, các nhà bán buôn dược nếu không quản lý tốt, thì chẳng những không tiết kiệm được chi phí so với thuê ngoài, mà đôi khi còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Để tối ưu chi phí giao hàng, nhà bán buôn dược phẩm cần xác định rõ tất cả lộ trình giao thuốc đến các đại lý bán lẻ, khối lượng dược phẩm cho một lần di chuyển. 

Ngoài ra, việc sắp xếp, đóng gói các lô dược phẩm cũng cần phải hợp lý, khoa học để đảm bảo tối ưu không gian vận chuyển. Nếu như biết tính toán hợp lý thì một lần vận chuyển, nhà bán buôn có thể giao hàng đến nhiều đại lý với khối lượng dược phẩm đủ và lộ trình thuận tiện.

Mặt khác, các nhà bán buôn dược phẩm cũng cần tìm cách giải quyết các vấn đề như tránh tình trạng nhân viên sử dụng phương tiện giao hàng cho mục đích cá nhân, hay làm sao để chi trả phí phí xăng dầu hợp lý, ít tốn kém nhất. 

• Quá trình vận chuyển

Nếu khâu bảo quản và vận chuyển dược phẩm được thực hiện tốt thì khi đến tay các đại lý bán lẻ, các dược phẩm này sẽ được đảm bảo chất lượng, tránh tình trạng hỏng hóc gây thiệt hại. Vì vậy, để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, các nhà bán buôn cần thực hiện tốt các nhiệm vụ dưới đây:

• Kiểm tra chất lượng dược phẩm trước khi xuất kho
• Đóng gói, bảo quản dược phẩm theo đúng quy cách
• Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp theo tính chất mặt hàng (dược phẩm), nguồn lực tài chính, …
• Chọn lộ trình vận chuyển hợp lý. Ví dụ đối với các lô dược phẩm dưới dạng chai lọ thủy tinh thì xe giao hàng nên tránh những con đường gồ ghề.

Kết luận

Trên đây là bài viết chia sẻ về các kiến thức quản lý cho các doanh nghiệp bán buôn dược phẩm. Với những thông tin được cung cấp trên, hi vọng các nhà quản trị có thể xây dựng được hệ thống quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả hơn, tạo dựng được hình ảnh uy tín trong mắt các đối tác bán lẻ và phát triển mạnh mẽ trên thị trường dược phẩm Việt Nam.

Tác giả: Hoàng Thu Thủy