Kiến thức Giải thích ý nghĩa các ký hiệu của bảng chấm công

Giải thích ý nghĩa các ký hiệu của bảng chấm công

Bảng chấm công được xem là một công cụ hữu dụng dành cho các tổ chức hay doanh nghiệp để quản lý số ngày làm việc, lương, thưởng, chế độ BHXH hay số giờ tăng ca của nhân viên một cách linh hoạt, chi tiết và tự động, nhằm tránh được tình trạng sai sót trong quá trình tính toán. Để có thể sử dụng bảng chấm công một cách dễ dàng và nhanh chóng, MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết từng tính năng cũng như các ký hiệu bảng chấm công để người dùng không cảm thấy khó khăn khi sử dụng.

1. Giải thích các cột trên bảng chấm công

Bảng chấm công là một biểu mẫu mà doanh nghiệp dùng để quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong suốt một tháng. Đây là căn cứ để tính số lương cho từng nhân viên một cách đầy đủ và chính xác nhất. Một bảng chấm công sẽ được chia ra làm nhiều cột khác nhau, mỗi cột sẽ thực hiện các chức năng riêng. Dưới đây là một số loại cột tiêu biểu trong bảng chấm công mà các doanh nghiệp thường dùng:

  • Tổng số công: Cột này dùng để tính tổng số ngày công mà nhân viên đã làm được trong một tháng, bao gồm các loại đơn từ và ngày nghỉ phép.
  • Số giờ tổng: Đây là cột tính tổng số giờ làm mà nhân viên được phân công trong một tháng. Tiền lương mà nhân viên nhận được sẽ dựa vào cột này.
  • Số phút đi muộn/về sớm: Đây là cột tính tổng số phút đi muộn và về sớm trong tháng. Tất cả sẽ được ghi chép lại và thống kế trên bảng chấm công để quản lý dựa vào đó tính toán lương của nhân viên. 
  • Số phút vắng mặt: Tổng số phút vắng mặt trong tháng của mỗi nhân viên sẽ được quản lý thống kê ở cột này.
  • Số lần vắng mặt: Tương tự số phút vắng mặt, tổng số lần vắng mặt trong tháng cũng sẽ được ghi vào một cột riêng, ảnh hưởng trực tiếp tới số công vắng mặt.
Mẫu bảng chấm công tự động trên Excel
Mẫu bảng chấm công tự động trên Excel
  • Số công vắng mặt: Tổng số nhân viên vắng mặt không đi làm như theo sự phân công trong bảng phân công công việc. Điều này dựa trên số phút vắng mặt và số lần vắng mặt của nhân viên. Ví dụ như: bạn vắng mặt 30 phút, mà 1 công = 8 tiếng => số công vắng mặt của bạn là 0.06 công.
  • Quên chốt: Cột này dùng để tính theo số lần có hoạt động nhưng quên chấm công chốt giữa ca trong tháng.
  • Nghỉ không lý do: Cột này sẽ dùng để tính những ngày nhân viên được phân ca làm nhưng không có hoạt động chấm công, nghỉ việc mà không có lý do.
  • Công ca: Đây là số công thực tế làm việc (chấm theo phương thức vào/ra) đã được phân trong bảng phân công công việc, không tính đơn từ, ngày phép.
  • Công lễ: Số công của nhân viên được tính theo ngày lễ, thường thì những công này sẽ được tính hệ số lương cao hơn so với những số công ngày bình thường.
  • Công tác: Số công được tính theo đơn vị công tác.
  • Ngày nghỉ (P, KL, TS, KH, TL3, TL1): Các ký hiệu trên giải thích cho lý do nghỉ như: nghỉ có phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn hay nghỉ tang lễ,…
  • Làm thêm: Thay vì làm đúng số giờ được quy định trong bảng phân công thì nhân viên có thể ở lại chỗ làm để làm thêm giờ và giờ làm thêm sẽ được tính bằng số giờ/số công làm thêm của nhân viên trong tháng.
  • Tăng ca: Là số giờ làm thêm mà người lao động phải thực hiện nhiều hơn số giờ quy định trong ca/ ngày (thường là 8h), được tính theo số giờ/ số công tăng ca mà nhân viên làm được trong tháng.

  • Ngày thường: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày bình thường.
  • Ngày nghỉ: Khi nhân viên không có tên trong bảng phân công làm việc thì khi đó ngày nghỉ sẽ được tính bằng cách lấy dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày nghỉ ( chữ OFF trên bảng chấm công).
  • Ngày lễ: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày lễ (kí hiệu L trên bảng chấm công).
  • Ngày: Dữ liệu tăng ca sẽ tính theo thời gian ca ngày.
  • Đêm: Dữ liệu tăng ca sẽ được tính cho ca đêm.
  • Số lần: Dữ liệu số lần tăng ca trong tháng.
  • CS, CC, HC: Dữ liệu công việc theo từng ca làm việc.
  • Ngày chấm công: Số ngày nhân viên có hoạt động chấm công trong tháng.

2. Giải thích các ký hiệu trên bảng chấm công

Các đề mục trên bảng chấm công được thể hiện thông qua các kí tự đơn giản giúp cho các thao tác tính toán trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Thay vì sử dụng những kí tự gây khó nhớ cho người dùng thì bảng chấm công lại sử dụng những kí tự gần gũi và thân thuộc như chữ cái, dấu cộng, trừ,… Dưới đây là các ký hiệu bảng chấm công phổ biến:

  • Dấu “+”: Lương thời gian khi nhân viên làm việc cả ngày với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • Dấu “-”: Lương thời gian khi nhân viên chỉ làm nửa ngày với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • P: Số ngày nghỉ phép của nhân viên, tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • Ô: Khi nhân viên gặp các vấn đề về sức khoẻ như: ốm, điều dưỡng,… với tỷ lệ lương thưởng là 75%.
  • Cô: Với trường hợp nhân viên có con cái đang ở trong tình trạng ốm đau với tỷ lệ lương thưởng là 75%.

  • TS: Áp dụng cho những nhân viên đang ở trong thời kỳ thai sản với tỷ lệ lương thưởng 100%.
  • KL: Nhân viên nghỉ việc không được tính lương với tỷ lệ lương thưởng là 0%.
  • H: Khi nhân viên đang đi dự hội nghị hay học tập với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • NB: Nghỉ bù với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • T: Trường hợp nhân viên gặp tại nạn.
  • N: Nhân viên ngừng làm việc tại doanh nghiệp hay tổ chức.
  • LĐ: Khi nhân viên lao động nghĩa vụ sẽ được hưởng với mức tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • L: Nhân viên được nghỉ các ngày lễ, tết vẫn được hưởng tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • CT: Nhân viên được điều đi công tác với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • ĐT: Đào tạo/tập huấn/học tập với tỷ lệ lương thưởng là 100%.
  • OT: Được áp dụng khi nhân viên làm thêm giờ với tỷ lệ lương thưởng là 100%.

  • Dấu “x”: Là những ngày đã được sắp xếp và phân công ca làm.
  • DC: Nhân viên xin đổi ca và đã được duyệt.
  • CD: Nhân viên có đơn xin chế độ và đã được duyệt.
  • VM: Đơn xin phép vắng mặt đã được cấp trên duyệt.
  • GT: Nhân viên có đơn xin giải trình chấm công đã được cấp trên duyệt.
  • Ô trống: Những ngày không có ca làm hoặc ngày lễ.

Sau khi đã hiểu rõ về các ký hiệu có trong bảng chấm công. Việc tiếp theo là chỉ cần bấm vào mục “Thêm” và khai báo các thông tin bao gồm: kí hiệu, tên và nhập tỷ lệ lương thưởng tương ứng với loại chấm công đó và ấn “Cất” để hoàn thành hoặc ấn “Huỷ bỏ” nếu muốn huỷ thao tác vừa thực hiện.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể thay đổi ký hiệu tuỳ theo quy định của tổ chức hay đơn vị kinh doanh để có thể phù hợp cho các tiêu chí quản lý nhân viên.

3 . Kết luận

Các ký hiệu bảng chấm công không chỉ giúp cho thao tác thực hiện trên bảng chấm công trở nên dễ dàng hơn cho người dùng mà còn tiết kiệm được thời gian khi doanh nghiệp hay tổ chức có hệ thống đội ngũ nhân viên lớn trong khi lương và thưởng của mỗi nhân viên đôi khi lại khác nhau. 

Bảng chấm công không chỉ là một công cụ hỗ trợ công việc tính toán lương thưởng cho nhân viên mà còn là cánh tay đắc lực cho bất kỳ những người quản lý nào trong việc quản lý nhân viên một cách linh động và hiệu quả. Mặc khác dựa vào bảng chấm công người đứng đầu tổ chức có thể trả lương cho nhân viên của mình một cách chính xác nhất và tránh được những sai sót đáng có.

 108 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]