Kiến thức Hệ Thống Chấm Công Cho Bộ Phận Nhân Sự Bạn Cần Biết

Hệ Thống Chấm Công Cho Bộ Phận Nhân Sự Bạn Cần Biết

Trong thời đại phát triển như ngày nay, hệ thống chấm công được xem như một hệ thống hiện đại tiên tiến và có thể giúp con người tối ưu về thời gian lẫn tiền bạc. Hệ thống chấm công hiện đại có tốc độ xử lý nhanh, nó chỉ mất từ 1s đến 5s là có thể chấm công cho một người. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về những loại máy chấm công phổ biến nhất hiện nay.

1. Hệ thống chấm công là gì?

Giới thiệu tổng quan về hệ thống chấm công
Giới thiệu tổng quan về hệ thống chấm công

Hệ thống chấm công là hệ thống máy bao gồm phần mềm chấm công và máy chấm công.

Máy chấm công là một thiết bị ghi nhận thời gian làm công của nhân viên. Thiết bị này có thể sử dụng quản lý được từ vài trăm đến vài nghìn nhân viên. Máy chấm công có thể theo dõi sát sao và ghi nhận số giờ làm việc, số công và kể cả số ngày nghỉ hay giờ đi muộn,…

Còn phần mềm chấm công tải dữ liệu từ máy chấm công rồi xuất ra báo cáo và tổng hợp chi tiết các dữ liệu có trong máy chấm công.

2. Mô hình của hệ thống chấm công

Một hệ thống chấm công chính hãng sẽ được cấu tạo từ 2 thiết bị chính là đầu đọc chấm công và phần mềm chấm công.

2.1 Đầu đọc chấm công 

Thiết bị này đóng vai trò như là một thiết bị thu thập thời gian chấm công của mỗi nhân viên có trong hệ thống. Để có thể xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công, thiết bị sẽ sử dụng những dấu hiệu riêng mà từng nhân viên đã đăng ký lên máy như là khuôn mặt, vân tay, mã số thẻ cảm ứng,.. trước đó. Dữ liệu của mỗi lần chấm công cho nhân viên qua ID, thời gian chấm công hay trạng thái,… đều được máy chấm công lưu lại toàn bộ trong bộ nhớ trong của máy.

Đầu đọc chấm công
Đầu đọc chấm công

2.2 Phần mềm chấm công

Thiết bị này có nhiệm vụ lấy dữ liệu chấm công trên đầu đọc chấm công qua đường mạng hoặc là USB được lưu trước đó. Dữ liệu này chỉ là những bản ghi thời gian chấm công cho nhân viên. Phần mềm này sẽ phải so sánh những bản ghi với tên của các nhân viên đã được khai báo trên máy thông qua mã ID và thời gian chấm công sẽ được tính toán theo khung giờ làm việc mà nhân viên làm hôm đó, tiếp theo là xuất ra báo cáo chấm công mà nhân sự mong muốn.

Phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công

3. Lợi ích của việc lắp đặt hệ thống chấm công

Hiện nay, tại một số doanh nghiệp vẫn đang khá tốn kém chi phí và thời gian vào vấn đề kiểm soát chấm công. Việc bỏ ra một khoảng thời gian tương đối lớn cũng như là số tiền mua những vật dụng để chấm công lâu dài thì khá là lãng phí.

Hơn hết là việc chấm công này lại không mấy hiệu quả, vậy nên việc sử dụng hệ thống chấm công sẽ đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn nhiều. Cụ thể là khi sử dụng hệ thống chấm công thì các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoảng thời gian nhiều hơn so với việc dùng sổ chấm công truyền thống.

Ngoài ra, những loại máy chấm công này còn được thiết kế với nhiều tính năng hiện đại và rất tiện ích trong quá trình con người sử dụng.

Lợi ích của hệ thống chấm công
Lợi ích của hệ thống chấm công

Một trong các ưu điểm lớn nhất của máy chấm công chính là giảm tối thiểu những sai sót trong vấn đề ghi nhận thời gian chấm công. Nếu như sử dụng sổ chấm công thì sẽ có những trường hợp là nhân viên báo cáo không trung thực hoặc việc chấm công hộ. Điều này sẽ gây ra sự không công bằng cho mọi người. Riêng máy chấm công thì sai sót là điều khó xảy ra vì nó hoàn toàn được thực hiện bằng máy móc.

4. Hệ thống chấm công được sử dụng nhiều

4.1. MITA và AMIS chấm công

Mita là một thương hiệu máy chấm công được sản xuất tại Malaysia. Máy chấm công này có thiết kế nhỏ gọn, tinh xảo, máy chấm công Mita chủ yếu là chấm công qua vân tay kết hợp với thẻ từ và nhận diện khuôn mặt. Dữ liệu chấm công sẽ được lưu trữ tất cả trên bộ nhớ và ngay cả khi mất điện cũng dễ dàng sử dụng, cài đặt trên những hệ điều hành khác nhau, chạy ổn định và báo cáo đa dạng phong phú.

Máy chấm công MITA - thương hiệu đến từ Malaysia
Máy chấm công MITA – thương hiệu đến từ Malaysia

Mita là chính một sự lựa chọn tốt của các công ty, cơ quan hay văn phòng tích hợp với những hệ thống có điều khiển kiểm soát cửa ra vào.

4.2. ZKTECO và AMIS chấm công 

Zkteco Timer (Zkteco Timing Software) là một dòng sản phẩm, một phần mềm dùng để tính giờ, hiện được người sử dụng tại Việt Nam ưa chuộng hiện nay.

Cũng giống như tất cả các máy chấm công của những nhãn hàng khác nhau đang có mặt trên thị trường, máy chấm công Zkteco là thiết bị giúp kiểm soát mọi giờ giấc làm việc hay ra vào của nhân viên. Zkteco được dùng trong các văn phòng vừa và nhỏ, số lượng nhân viên tương đối. Đây là một máy đếm mọi dấu vân tay với khả năng có thể lưu trữ lên đến 2000 dấu vân tay.

ZKTECO là thương hiệu sản xuất máy chấm công xuất xứ từ Trung Quốc
ZKTECO là thương hiệu sản xuất máy chấm công xuất xứ từ Trung Quốc

Ngoài ra, Zkteco còn có thể quản lý đến 80.000 giao dịch cho người sử dụng. Có thể sử dụng đồng hồ Zkteco, nó có thiết kế bắt mắt và đa dạng về mẫu mã cũng như màu sắc. Hiệu suất ổn định, tốc độ xử lý thông tin chính xác, nhanh. Hơn thế, Zkteco cũng được đánh giá cao về độ bền khi sử dụng. Dữ liệu trong nó hoàn toàn không bị ảnh hưởng gì trong trường hợp mất điện.

4.3. RONALD JACK và AMIS chấm công 

Ronald Jack được biết đến là một thương hiệu máy chấm công có độ uy tín top đầu thế giới. Máy chấm công qua vân tay ngày nay dường như đã trở thành một công cụ hiệu quả và mang lại  những sự thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp. 

RONALD JACK là một thương hiệu nổi tiếng có nhà máy sản xuất và trụ sở tại Malaysia
RONALD JACK là một thương hiệu nổi tiếng có nhà máy sản xuất và trụ sở tại Malaysia

Máy chấm công Ronald Jack được sử dụng trong trường học, văn phòng nhỏ, văn phòng nhiều ban,.. giúp tăng nhanh hiệu quả công việc, đảm bảo các quy tắc, tăng tinh thần làm việc cho các nhân viên, ngăn ngừa những sai sót trong việc ứng dụng các quy chế làm việc. Ngoài ra, Ronald Jack còn có những ưu điểm như:

  •  Tự động, độ chính xác cao, hạn chế mọi sự rò rỉ thông tin, tránh tình trạng gian lận trong việc chấm công
  •  Đảm bảo tất cả chính sách chấm công đều nhất quán và minh bạch vì không có mọi sự can thiệp của thủ công giống như trước đây
  • Tiết kiệm thời gian cho văn phòng hành chính nhân sự và kế toán khi tạo bảng lương
  • Có báo cáo và thống kê qua file excel

Vì vậy, đối với doanh nghiệp thì chấm công giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi được mức độ chuyên cần, đồng thời đánh giá được thái độ làm việc của từng nhân viên. Các số liệu chấm công đều sẽ được so sánh với quy định có trong hợp đồng lao động và những quy định của công ty để có thể đưa ra những đánh giá khách quan nhất về nhân viên.

Ngoài ra, nó là cơ sở quan trọng để có thể tính lương và đưa ra những quyết định thưởng phạt sao cho hợp lý. Còn với người lao động thì thể hiện mức độ chăm chỉ, chuyên cần, đồng thời cũng tự xem xét trách nhiệm của mình đối với công việc.

Tiếp đó là thông qua các bảng chấm công, nhân viên có thể tự so sánh và kiểm tra giờ công thực tế so với giờ công tiêu chuẩn, đưa ra đề xuất, khiếu nại để chỉnh sửa. Đây là cơ sở quan trọng để nhân viên có thể đảm bảo quyền lợi của mình, giữ tính công bằng giữa nhân viên với nhân viên.

5. Kết luận

Những hình thức chấm công thủ công hay những loại máy chấm công đơn giản của trước đây thường sẽ tiêu tốn quá nhiều thời gian và chi phí cho các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài ra, những việc quản lý thủ công hay bấm lỗ việc chấm công, và gian lận thời gian trong lúc làm của phương pháp truyền thống vốn dĩ đã và đang ảnh hưởng ít nhiều đến năng suất hoạt động của các doanh nghiệp.

Thực chất, mọi sự khác biệt trong những cách thức chấm công và việc quản lý nhân sự cũng là một thách thức lớn để tạo nên sự thành công nhất định cho doanh nghiệp.

Vì vậy, việc lựa chọn một sản phẩm máy chấm công phù hợp hoặc hệ thống chấm công hiện đại, tồn tại ít phát sinh lỗi và tiết kiệm hết mức chi phí cho các doanh nghiệp được xem là một phần quan trọng của sự thành công này. 

Bài viết trên đây giúp các chủ thể doanh nghiệp hay các cơ sở, trung tâm có thể tìm đến và chọn một mô hình chấm công phù hợp với mô hình kinh doanh hiện tại.  Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích được cho các nhà quản trị và công ty, doanh nghiệp của mình trong quá trình kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.

Phần mềm AMIS CHẤM CÔNG hoạt động như một trợ lý ảo giúp bộ phận quản trị nhân sự tích hợp tất cả nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống một cách nhanh chóng. AMIS CHẤM CÔNG cho phép nhân viên tự chủ thực hiện nhiều tác vụ: tra cứu ca làm việc, tra cứu bảng công cá nhân, tra cứu ngày phép, tra cứu đơn từ như đi công tác, nghỉ phép, …

Lợi ích của phẩn mềm chấm công
Lợi ích của phẩn mềm chấm công
 AMIS CHẤM CÔNG cho phép nhân viên tự chủ thực hiện nhiều tác vụ
AMIS CHẤM CÔNG cho phép nhân viên tự chủ thực hiện nhiều tác vụ

Ngoài ra AMIS CHẤM CÔNG còn cung cấp hệ thống báo cáo trực quan giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, nhanh chóng nắm bắt tình hình tuân thủ thời gian làm việc, đi sớm về muộn của nhân viên để có phương án điều chỉnh kịp thời, giúp doanh nghiệp nâng cao tính kỷ luật.

Hệ thống báo cáo trực quan của AMIS CHẤM CÔNG
Hệ thống báo cáo trực quan của AMIS CHẤM CÔNG

Để nhận được tư vấn về phần mềm, bạn đọc có thể  liên hệ Hotline 090 488 5833 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY.

Trên đây là những thông tin giới thiệu cụ thể về hệ thống chấm công cho bộ phận nhân sự mà bạn cần biết. Nếu bạn muốn trải nghiệm một phần mềm chấm công uy tín, tự động tổng hợp và tính toán dữ liệu công giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, hãy sử dụng phần mềm AMIS CHẤM CÔNG ngay hôm nay nhé!

 81 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]