Quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự trong doanh nghiệp

Nhiều nghiên cứu đã cho rằng mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp càng cao thì khả năng ở lại cũng như năng suất làm việc của nhân viên sẽ cao hơn. Do đó, việc thực hiện bảng khảo sát nhân viên là một việc cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy cần phải chuẩn bị gì để thực hiện quy trình khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, hãy tìm hiểu bài viết dưới đây của MISA AMIS HRM!

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Những việc cần chuẩn bị trước khi thực hiện quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự

Trước khi thực hiện khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp, người quản lý cần phải nêu rõ các lý do cần làm khảo sát và những lợi ích mà nhân viên có được khi thực hiện. 

Việc truyền thông nội bộ này rất quan trọng vì nhân viên thường sẽ cảm thấy bị nghi ngờ khi cấp trên khảo sát mình. Từ đó, họ sẽ không trả lời trung thực các câu hỏi trong bảng khảo sát đưa ra. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả khảo sát, người quản lý sẽ không thể nắm bắt được chính xác mối quan hệ gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp. 

Ngoài ra, nhân viên thường nghĩ rằng khi làm khảo sát trên các trang online thông qua hệ thống của công ty, họ có thể sẽ bị lộ danh tính. Khi bị lộ danh tính, nhân viên thường có xu hướng sợ sẽ gặp rắc rối trong tương lai nếu như trả lời trung thực. Hiểu được tâm lý đó của nhân viên, thế nên, việc giải thích rõ ràng cũng như giải tỏa các nghi ngờ của nhân viên sẽ giúp họ làm khảo sát một cách tốt hơn. 

Ngoài ra, nhiều nghiên cứu đã cho thấy rằng 80% đối tượng khảo sát muốn biết cách ra quyết định của các doanh nghiệp.  Vì thế bạn cần nêu rõ lý do, nguyên nhân cũng như mục đích của bảng khảo sát cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ và trả lời trung thực bảng khảo sát hơn. 

Việc nhân viên tham gia khảo sát sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện chất lượng của công ty. Đây là chìa khóa quan trọng để doanh nghiệp có được kết quả bảng câu hỏi khảo sát chính xác nhất.

2. 6 Bước trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự

2.1 Bước 1: Lập bảng hỏi để thực hiện khảo sát mức độ gắn kết

Bước đầu tiên của quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là chuẩn bị bảng câu hỏi khảo sát mức độ gắn kết nhân viên. Đầu tiên, bạn nên lựa chọn hình thức làm khảo sát: online hay offline. 

Các câu hỏi được đặt ra nên phù hợp, rõ ràng để tránh những thông tin không liên quan. Diễn đạt câu hỏi nên dễ chịu, tránh giọng điệu chất vẫn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu. Bởi điều đó sẽ dẫn đến kết quả bảng khảo sát mức độ gắn kết nhân viên sẽ không có được những thông tin chính xác.

Hãy chắc chắn rằng những câu hỏi bạn đặt ra sẽ thu được những dữ liệu thông tin phù hợp, tránh những câu hỏi dễ hiểu lầm, gây nhầm lẫn thông tin. Ngoài ra, việc đặt các câu hỏi không liên quan sẽ khiến bạn thu thập thiếu dữ liệu cần thiết

2.2 Bước 2: Xác định người phê duyệt nội dung

Bước thứ 2 trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là xác định người phê duyệt nội dung. Để bảng câu hỏi mang tính khách quan, sau khi lập ra bảng câu hỏi khảo sát, người quản lý nên đưa cho ban lãnh đạo xem trước để phê duyệt nội dung. 

Các câu hỏi được lập ra có thể chưa hợp lý, hoặc các câu hỏi vẫn chưa đủ để doanh nghiệp có được thông tin cần thiết. Người đưa ra câu hỏi nên lắng nghe ý kiến từ ban lãnh đạo, từ đó điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp

2.3 Bước 3: Lên kế hoạch khảo sát

Bước thứ 3 trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là xác định danh sách đối tượng mà bạn định khảo sát. Để tránh cho nhân viên của bạn quên làm khảo sát, làm chậm trễ quá trình khảo sát của công ty, người quản lý nên đưa ra thời hạn hoàn thành cho tất cả mọi người. Người quản lý nên thống nhất về thời gian, hạn nộp đối với từng nhân viên – đối tượng khảo sát

2.4 Bước 4: Tiến hành thực hiện khảo sát

Bước thứ tư trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là tiến hành thực hiện khảo sát như kế hoạch ở bước 3 đã đề ra. Trong bước này, các nhà quản lý nên phân tích dữ liệu và sàng lọc ra những câu trả lời chưa đạt yêu cầu. Đối với dữ liệu vẫn chưa đạt yêu cầu đề ra, bạn có thể tiến hành khảo sát lần 2 với các đối tượng khảo sát để có thể thu về thông tin cần thiết. 

Việc theo dõi chặt chẽ các câu trả lời của nhân viên là một điều vô cùng quan trọng. Vì khi theo dõi chặt chẽ, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được chất lượng dữ liệu ta thu thập được.

Thời gian để làm quy trình khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp thường kéo dài từ 2-3 tuần, tùy theo số lượng người tham gia khảo sát cũng như độ phức tạp của bảng câu hỏi khảo sát mà doanh nghiệp đề ra

2.5 Bước 5: Xây dựng báo cáo mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp

Bước thứ năm trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là xây dựng báo cáo. Nội dung của bảng báo cáo được xây dựng trên mục tiêu và nội dung của bảng khảo sát. Ví dụ như:

• Ý định ở lại việc tại doanh nghiệp: nhân viên nào có khả năng sẽ ở lại làm việc với doanh nghiệp trong vòng 2 năm sắp tới
• Mức độ nỗ lực với công việc: mức độ nỗ lực hoàn thành công việc của nhân viên
• Niềm tự hào với doanh nghiệp: mức độ mà nhân viên cảm thấy tự hào với công ty
• Khả năng giới thiệu công ty: Khả năng mà nhân viên sẵn sàng giới thiệu công ty họ đang làm việc cho những người thân xung quanh như bạn bè, gia đình.

Bảng báo cáo nên được làm theo phong cách trực quan, đơn giản, đi thẳng vào nội dung cần trình bày, tránh những thông tin không cần thiết.

2.6 Bước 6: Thuyết trình cho ban lãnh đạo

Bước cuối cùng trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là trình bày bảng báo cáo cho ban lãnh đạo. Bảng báo cáo có thể vẫn còn chưa được hoàn chỉnh, còn vài chỗ sai sót. Người làm bảng báo cáo nên lắng nghe các góp ý từ cấp trên. Qua đó, chỉnh sửa lại nội dung sao cho phù hợp, theo đúng yêu cầu của ban lãnh đạo

3. Làm gì sau khi thực hiện khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp?

Sau khi các nhân viên hoàn thành bảng khảo sát mức độ gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, người quản lý cần phải tổng hợp dữ liệu và công bố kết quả ngay cho nhân viên. Nhân viên sau khi nghe công bố kết quả sẽ hiểu được rằng việc mình thực hiện khảo sát là đang giúp ích, cải thiện chất lượng môi trường làm việc cho công ty. Ngoài ra, nhân viên sẽ cảm nhận được rằng lời nhận xét, đóng góp của họ luôn được lãnh đạo quan tâm, lắng nghe và thay đổi sao cho phù hợp.

Để lên kế hoạch cần làm và chiến lược lâu dài giữa doanh nghiệp với nhân viên, một cuộc họp chung để thảo luận là điều cần thiết. Ban lãnh đạo và nhân viên sẽ có cơ hội bàn bạc, thảo luận với nhau những vấn đề còn gặp phải và tìm ra phương pháp giải quyết. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, bạn có thể tổ chức các buổi nói chuyện 1-1 với nhau.

Quá trình nhằm cải thiện mức độ gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp là một hành trình cần thời gian dài để thực hiện. Thế nhưng, có những điều bạn có thể khắc phục ngay bay giờ, và nhận thấy được kết quả tốt chỉ sau vài tuần tiếp theo. Lợi ích lớn nhất trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là tìm ra những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải trong doanh nghiệp, từ đó chấp nhận thay đổi, phá vỡ những điều chưa hợp lý

Kết luận

Quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự có thể sẽ mất một thời gian nhưng khi các doanh nghiệp làm khảo sát nhân viên, doanh nghiệp sẽ nhận ra những vấn đề cần giải quyết cũng như những điểm mà công ty có thể phát triển thêm. Qua đó, công ty sẽ làm ra những kế hoạch, chiến lược lâu dài phát triển công ty.