Vận hành doanh nghiệp từ xa – Lý do doanh nghiệp thất bại và giải pháp tối ưu

Vận hành doanh nghiệp từ xa là cách thức làm việc phổ biến khi dịch bệnh bùng phát. Cho đến sau đại dịch, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục nghiên cứu ứng dụng cách làm việc này nhằm tận dụng lợi thế vốn có và nắm bắt cơ hội mới. Tuy nhiên, để vận hành doanh nghiệp từ xa thực sự hiệu quả vẫn còn là thách thức, là bài toán khó với nhiều tổ chức. 

I. Vận hành doanh nghiệp từ xa có phải yêu cầu bắt buộc?

Theo công bố của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh trong 7 tháng đầu năm 2020, khoảng 9.065 doanh nghiệp đã công bố xin ngừng kinh doanh mỗi tháng. Phần lớn trong danh sách là nhóm doanh nghiệp quy mô nhỏ, nguồn vốn mỏng hoặc mới thành lập.

Trong đó, có đến 32.722 doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng có thời hạn, tăng 41,5% so với năm 2019. Số liệu thực tế cho thấy sự ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh đến hoạt động tổ chức kinh doanh. 

Đồng thời, nó cũng mở ra một góc nhìn khác cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi kịp thời, thích ứng với thực tế mới để phát triển ổn định và bền vững. Vì vậy, vận hành từ xa không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc về công nghệ, chiến lược cho doanh nghiệp bứt phá thời kỳ hậu Covid. 

>> Đọc thêm: Hybrid Working là gì? Lợi ích khi áp dụng mô hình làm việc Hybrid Working

II. Tại sao một số doanh nghiệp vận hành từ xa không hiệu quả? 

Vận hành từ xa cho phép doanh nghiệp tạo ra sự kết nối nhanh chóng nhờ các công cụ hỗ trợ. Người quản lý, lãnh đạo không chỉ theo dõi tiến độ công việc, duy trì hoạt động của nhân viên mà còn kết nối, tương tác với khách hàng, nhà cung cấp,… dù ở bất kỳ đâu. 

Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành, tăng trưởng doanh thu nhờ cắt giảm ngân sách duy trì cơ sở vật chất, di chuyển hay cước viễn thông. Vận hành từ xa cũng được xem như bước đệm đầu tiên cho doanh nghiệp tham gia chuyển đổi số toàn diện. Vượt qua giới hạn về địa điểm, địa lý, công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội hợp tác, mở rộng quy mô.  

Thế nhưng, nhiều công ty, tổ chức vẫn gặp khó khăn trong công tác điều hành khiến việc vận hành từ xa kém hiệu quả, năng suất công việc giảm sút. Một số lý do dẫn đến tình trạng này bao gồm: 

1. Hoạt động tương tác, kết nối rời rạc 

Theo báo cáo của Q&Me, Zalo, Email và Messenger là ba ứng dụng giao tiếp được sử dụng nhiều nhất trong thời gian làm việc từ xa. Thế nhưng, dùng nhiều nền tảng cùng lúc thường dẫn đến rủi ro thất lạc, phân tách dữ liệu. 

Nhân viên khó tìm kiếm file công việc, dễ bị phân tâm vì thông báo khác và không thể phản hồi công việc ngay tức thì. Đồng thời, người quản lý cũng mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo từ các nhóm trao đổi khác nhau. 

2. Thiếu phương pháp tối ưu năng suất của đội ngũ 

Đối với nhiều nhà quản lý, họ cần nhân viên có mặt tại văn phòng để giám sát, chỉ đạo công việc liên tục. Khi doanh nghiệp vận hành từ xa, những người đứng đầu thiếu công cụ theo dõi tiến độ không thể cập nhật chính xác mức độ hoàn thành chung. Vì vậy, họ không tối đa hóa được năng suất nhân sự mà chỉ duy trì hoạt động một cách đơn điệu. 

3. Bị động trong công tác quản lý nhân sự   

Đây là trăn trở lớn của hầu hết các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý. Vận hành doanh nghiệp từ xa yêu cầu tính chủ động, quyết liệt bám đuổi mục tiêu của cả người quản lý và nhân viên. 

Thế nhưng, những doanh nghiệp chỉ dựa vào báo cáo qua email hay các cuộc họp online thì khó theo dõi mức độ trung thực khi làm việc ở nhà của nhân viên. Vì không sát sao nên công việc thường xuyên chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả. 

Chuyển đổi số là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp nhằm mở rộng phạm vi hoạt động, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và tối ưu hiệu quả kinh doanh. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

III. Đâu là giải pháp vận hành từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp ?

Như vậy, doanh nghiệp muốn tổ chức công tác làm việc từ xa tối ưu cần có những ứng dụng quản lý thông minh. Thay vì sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm đơn lẻ, khác biệt giữa các phòng ban, một nền tảng cung cấp hệ thống xử lý dữ liệu liên kết là giải pháp tối ưu hơn cả. 

Với mục tiêu hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc số toàn diện, nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS được Công ty Cổ phần MISA phát triển dựa trên những nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế vận hành nhiều quy mô doanh nghiệp từ xa. Do đó, nhà lãnh đạo, quản lý có thể trực tiếp triển khai các phần mềm của MISA AMIS cho 4 nghiệp vụ trung tâm như sau: 

1. Giải pháp Marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng từ xa 

Trong bối cảnh bình thường mới, hành vi mua hàng của khách hàng đã có sự thay đổi rõ rệt. Giờ đây, người tiêu dùng hiện đại dành nhiều thời gian trên môi trường số và ưu tiên hình thức mua sắm từ xa.  

Trước thực tế đó, bộ giải pháp Marketing – Bán hàng tạo ra quy trình thu hút, nuôi dưỡng và quản lý thông tin khách hàng chặt chẽ với: 

• Phần mềm MISA AMIS aiMarketing ghi nhận thông tin người quan tâm sản phẩm, dịch vụ. aiMarketing tiến hành nuôi dưỡng tệp dữ liệu bằng cách gửi email, thông báo khuyến mãi tự động. Từ đó, doanh nghiệp phân loại được nhóm dữ liệu, biến họ thành khách hàng cuối. 
• Phần mềm MISA CRM tiếp nhận yêu cầu giao dịch, theo sát cơ hội bán hàng trên hành trình được thiết lập sẵn. Nhờ quản lý khoa học, doanh nghiệp tăng tỷ lệ chốt đơn, đơn giản hóa nhiều nghiệp vụ bán hàng như xuất hóa đơn, kiểm tra tồn kho, chăm sóc sau bán. 

>> Tìm hiểu ngay: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp

2. Ứng dụng quản lý nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp

Quản lý tài chính – kế toán đóng vai trò quan trọng với tất cả các doanh nghiệp, ngành nghề. Điều này khiến nhiều nhà cung cấp phát hành hàng loạt phần mềm kế toán khác nhau. Tuy nhiên, MISA AMIS Kế toán luôn là một trong những phần mềm phổ biến, thông dụng và uy tín nhất. 

Bởi lẽ, giải pháp kế toán của MISA AMIS cung cấp đầy đủ tính năng nghiệp vụ theo đúng Thông tư 133 và Thông tư 200 về Hướng dẫn chế độ kế toán của Bộ Tài chính. Hệ thống sinh thái của MISA AMIS Kế toán kết nối mở tới các phần mềm thiết yếu khác như hóa đơn điện tử, dịch vụ chữ ký số và ngân hàng điện tử. Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn có thể kết nối ứng dụng kế toán MISA với Tổng cục thuế, cơ quan bảo hiểm hay bên thứ ba theo đặc thù kinh doanh. 

Những tính năng ưu việt đó mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: 

• Tiết kiệm công sức xuất file, nhập liệu thủ công. 
• Hạn chế 90% sai sót thường gặp của kế toán viên. 
• Tự động cập nhật quy trình dựa trên thông tư mới nhất của Chính phủ. 
• Quản lý công nợ rõ ràng, chi tiết và nhận báo cáo phân tích đa chiều, tức thời. 
• Người đứng đầu theo dõi tình hình tài chính tổng quan của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, xây dựng hệ thống khoa học ngay từ đầu.  

3. Các phần mềm quản trị nhân sự thông minh

Vận hành doanh nghiệp từ xa thường phải đối mặt với tình trạng rối loạn cơ cấu nhân sự. Bộ phận nhân sự gặp khó khăn khi tuyển dụng, phỏng vấn, tiếp nhận thông tin nhân sự. Đặc biệt, quá trình đào tạo văn hóa, đánh giá năng lực để xây dựng chế độ đãi ngộ cũng bị hạn chế. 

Lúc này, doanh nghiệp cần ứng dụng giải pháp quản trị nhân sự MISA AMIS HRM để giải quyết nhanh chóng bài toán trên. 

Với hệ thống phần mềm MISA AMIS Tuyển dụng, AMIS Thông tin nhân sự, AMIS Chấm công, AMIS Tiền lương, AMIS Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể theo dõi mọi biến động trong bộ máy tổ chức. Người phụ trách cùng quản lý tiết kiệm nhiều thời gian xử lý thủ tục, quy hoạch nhân sự phù hợp và nâng cao hiệu suất. 

4. Bộ công cụ quản trị công việc, kiến tạo văn phòng số toàn diện

Bộ công cụ kiến tạo văn phòng số MISA AMIS được tạo nên để đảm bảo doanh nghiệp giao tiếp, hợp tác, lưu trữ tri thức và thiết lập quy trình liên thông, liền mạch từ xa. 

Tất cả nhân viên, bộ phận kết nối, chia sẻ thông tin nhanh hơn, làm việc nhóm hiệu quả hơn nhờ phần mềm MISA AMIS Công việc, MISA AMIS Quy tình và MISA AMIS Wesign. Đặc biệt, phần mềm MISA AMIS Quy trình tạo nên luồng công việc cho cả 4 mảng nghiệp vụ giúp doanh nghiệp cắt bớt bước chuyển giao, tiết kiệm thời gian chờ được phê duyệt. 

Có thể thấy, lợi ích nổi bật của nền tảng thống nhất như MISA AMIS là thành công thu hẹp khoảng cách về nghiệp vụ, cơ cấu cùng khoảng cách địa lý. Đây cũng chính là chìa khóa đem đến sự linh động, sẵn sàng ứng phó trước biến động của thị trường và gia tăng hiệu quả vận hành, sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp. 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM BỘ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS

IV. Lời kết 

Đứng trước xu hướng phát triển công nghệ, vận hành doanh nghiệp từ xa đã và đang chính thức trở thành ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Mong rằng những phân tích nguyên nhân – giải pháp trên đây sẽ góp phần hỗ trợ các nhà quản lý, lãnh đạo có thêm căn cứ cải thiện kết quả vận hành hiện tại cũng như tăng trưởng vượt trội hơn trong tương lai.