Kiến thức Chuyển đổi số Chuyển đổi số- công cuộc chuyển đổi vận mệnh doanh nghiệp

Chuyển đổi số- công cuộc chuyển đổi vận mệnh doanh nghiệp

294

Trong một cuộc khảo sát gần đây của Tổng cục thống kê với các giám đốc, CEO và giám đốc điều hành cấp cao cho thấy rủi ro chuyển đổi kỹ thuật số (DT – Digital Transformation) là mối quan tâm số một của họ trong năm 2019. Nhưng 70% trong số sáng kiến DT không đạt được mục tiêu. Trong số 1,3 nghìn tỷ USD đã được chi cho DT năm ngoái, ước tính 900 tỷ USD đã bị lãng phí. Tại sao một số nỗ lực DT thành công và những người khác lại thất bại?

Hầu hết các công nghệ số đều cung cấp khả năng tăng hiệu quả làm việc từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có nhận thức đầy đủ và thiếu kiến thức thực tế về việc chuyển đổi số cho doanh nghiệp, thì việc này chắc chắn là một lựa chọn sai lầm cho doanh nghiệp và khiến cho những vấn đề tồn đọng trước đó trở nên nghiêm trọng hơn. Trong quá trình làm việc với hàng nghìn khách hàng đã triển khai DT thành công, AMIS tổng hợp lại năm bài học cực kì quan trọng dưới đây. Hy vọng chúng sẽ là tài liệu bổ ích giúp lãnh đạo của các tổ chức thực hiện chuyển đổi số thành công.

1- Chiến lược kinh doanh tốt sẽ “rọi sáng” tất cả

Khi thực hiện chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo đều mong muốn hiệu suất của tổ chức sẽ tăng và tối đa được chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công cụ luôn cần một lộ trình, định hướng để đáp ứng được những mục tiêu cụ thể. Do đó, một chiến lược chuyển đổi luôn cần được dẫn dắt bởi một chiến lược kinh doanh.

Tại Li & Fung (Li & Fung Limited là nhà quản lý chuỗi cung ứng có trụ sở tại Hồng Kông) – các nhà lãnh đạo đã phát triển chiến lược ba năm để phục vụ thị trường trong đó các ứng dụng di động cũng quan trọng như các cửa hàng truyền thống. Họ chọn cách tập trung sự chú ý của mình vào ba lĩnh vực: tốc độ, đổi mới và số hóa.

Chiến lược của họ cụ thể như sau: Li & Fung đã tìm cách giảm thời gian sản xuất, tăng tốc độ tiếp thị và cải thiện việc sử dụng dữ liệu trong chuỗi cung ứng toàn cầu của mình. Sau khi các mục tiêu cụ thể được thiết lập, công ty đã quyết định sẽ áp dụng công cụ kỹ thuật số nào.

Chỉ lấy ví dụ về tốc độ tiếp thị, Li & Fung đã áp dụng công nghệ thiết kế ảo và nó đã giúp họ giảm thời gian từ thiết kế đến mẫu xuống 50%. Li & Fung cũng giúp các nhà cung cấp cài đặt hệ thống quản lý theo dõi dữ liệu thời gian thực Total Source để tăng hiệu quả sản xuất và xây dựng, một nền tảng kỹ thuật số tích hợp thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp. Bộ phận tài chính đã thực hiện một cách tiếp cận tương tự và cuối cùng đã giảm hơn 30% thời gian kết thúc cuối mỗi tháng và tăng hiệu quả vốn lưu động lên 200 triệu USD.

Không có công nghệ duy nhất nào sẽ cung cấp tốc độ hoặc đổi mới. Sự kết hợp tốt nhất của các công cụ cho một tổ chức nhất định sẽ thay đổi từ tầm nhìn.

2- Những nguồn lực sẵn có đều là “kho vàng”

Khi các doanh nghiệp tìm kiếm sự thay đổi sẽ thường tìm kiếm chuyên gia tư vấn bên ngoài. Tuy nhiên, những người đó có giỏi đến đâu cũng sẽ không có sự thấu hiểu bằng những nhân viên hàng ngày làm việc tại tổ chức. Họ chính là những kho vàng doanh nghiệp cần tận dụng để biết được doanh nghiệp có gì và thiếu gì trong quá trình chuyển đổi số.

Sở Kế hoạch và Phát triển của Hạt Santa Clara ở California (Mỹ) là một ví dụ về việc tái thiết kế các luồng công việc với mục tiêu nâng cao hiệu quả và trải nghiệm khách hàng. Ban đầu, các chuyên gia tư vấn bên ngoài đưa ra các khuyến nghị cho quy trình phê duyệt giấy phép dựa trên công việc mà chính họ đã thực hiện cho các khu vực pháp lý khác, cách tiếp cận có xu hướng thực hiện một cách tiếp cận phi tập trung.

Tuy nhiên, các nhân viên trực tiếp làm việc và dựa trên các tương tác với cư dân, rằng một quy trình thống nhất hơn sẽ được đón nhận tốt hơn. Do đó, Kirk Girard và nhóm của ông đã điều chỉnh rất nhiều các công cụ, quy trình, sơ đồ và các yếu tố chính được đề xuất của phần mềm cốt lõi khi họ thiết kế lại quy trình làm việc. Do đó, thời gian xử lý giấy phép đã bị cắt giảm 33%.

Thông thường các công nghệ mới có thể không cải thiện năng suất của tổ chức không phải vì những sai sót cơ bản trong công nghệ mà vì kiến ​​thức nội bộ quan trọng đã bị bỏ qua.

3- Thiết kế trải nghiệm khách hàng từ dữ liệu nghiên cứu

Nếu mục tiêu của chuyển đổi số là cải thiện sự hài lòng và thân thiện của khách hàng, thì bất kỳ nỗ lực nào cũng phải được thực hiện trước một giai đoạn chẩn đoán với đầu vào chuyên sâu từ khách hàng. Các nhân viên của Sở Kế hoạch và Phát triển Hạt Santa Clara đã thực hiện hơn chín mươi cuộc phỏng vấn cá nhân với khách hàng, trong đó họ yêu cầu mỗi khách hàng mô tả những điểm mạnh và điểm yếu của bộ phận.

Ngoài ra, bộ phận đã tổ chức các nhóm tập trung trong đó họ yêu cầu các bên liên quan khác nhau – bao gồm các đại lý, nhà phát triển, nhà xây dựng, nhà nông nghiệp và các tổ chức địa phương quan trọng như Đại học Stanford – để xác định nhu cầu của họ, thiết lập các ưu tiên của họ và xếp loại hiệu suất của bộ phận. Sau đó xây dựng đầu vào thành sự chuyển đổi của họ.

Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sự minh bạch hơn về quy trình phê duyệt giấy phép, bộ phận đã chia quy trình thành các giai đoạn và thay đổi cổng thông tin của khách hàng; bây giờ khách hàng có thể theo dõi tiến trình của các ứng dụng của họ khi chúng chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Để rút ngắn thời gian xử lý, bộ phận đã cấu hình phần mềm nhân viên để nó tự động xác định các ứng dụng bị đình trệ. Để cho phép trợ giúp cá nhân, nhân viên Trung tâm Permit kiểm soát quy trình làm việc của giấy phép.

Các nhà lãnh đạo thường mong đợi rằng việc thực hiện một công cụ hoặc ứng dụng duy nhất sẽ tự nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, kinh nghiệm từ thực tế cho thấy cách tốt nhất để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng thường là thực hiện các thay đổi quy mô nhỏ hơn cho các công cụ khác nhau tại các điểm khác nhau của chu kỳ dịch vụ. Cách duy nhất để biết nơi thay đổi và cách thay đổi là thông qua việc có được dữ liệu đầu vào sâu rộng và chuyên sâu từ khách hàng.

4- Hiểu được nỗi sợ của nhân viên

Khi nhân viên nhận thấy rằng chuyển đổi kỹ thuật số có thể đe dọa công việc của họ, họ có thể chống lại một cách có ý thức hoặc vô thức những thay đổi đó. Việc chuyển đổi kỹ thuật số trở nên không hiệu quả, cuối cùng quản lý sẽ từ bỏ nỗ lực và công việc của họ sẽ được bảo toàn. Điều quan trọng đối với các nhà lãnh đạo là nhận ra những nỗi sợ hãi đó và nhấn mạnh rằng quy trình chuyển đổi kỹ thuật số là cơ hội để nhân viên nâng cấp chuyên môn cho phù hợp với thị trường trong tương lai.

Tại CenturyLink, đội ngũ bán hàng đã xem xét áp dụng trí tuệ nhân tạo để tăng năng suất của họ. Tuy nhiên, làm thế nào AI nên được triển khai vẫn là một câu hỏi mở. Cuối cùng, nhóm đã tùy chỉnh một công cụ AI để tối ưu hóa từng nỗ lực của nhân viên bán hàng bằng cách gợi ý khách hàng nào sẽ gọi, khi nào gọi cho họ và nói gì trong suốt cuộc gọi trong bất kỳ tuần nào. Công cụ này cũng chứa một thành phần trò chơi, làm cho quá trình bán hàng trở nên thú vị hơn. Vernon Irvin, người theo dõi quá trình này từ bên trong, đã quan sát thấy rằng việc này làm cho việc bán hàng trở nên thú vị hơn, đồng nghĩa làm tăng sự hài lòng của khách hàng – và tăng 10% doanh số.

5- Nhanh chóng quyết định

Các công ty khởi nghiệp ở Thung lũng Silicon được biết đến với việc ra quyết định nhanh nhẹn, tạo mẫu nhanh và cấu trúc phẳng. Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số vốn không chắc chắn: những thay đổi cần được thực hiện tạm thời và sau đó điều chỉnh; quyết định cần phải được đưa ra nhanh chóng; và các nhóm từ mọi bộ phận trong tổ chức cần tham gia.

Chuyển đổi kỹ thuật số có thể triển khai được ở Silicon là vì các nhà lãnh đạo tại đây đã quay áp dụng các nguyên tắc cơ bản: Tập trung vào việc thay đổi suy nghĩ của các thành viên cũng như văn hóa tổ chức và quy trình trước. Sau đó mới đến việc quyết định sử dụng công cụ kỹ thuật số nào và cách sử dụng chúng. Nhờ thế, công nghệ được thúc đẩy phát triển trong tổ chức là nhờ vào những gì các thành viên có thể hình dung về tương lai của doanh nghiệp chứ không phải bất kỳ cách thức nào khác.

Xem thêm:

Đôi điều về tinh hoa tam trị trong quản trị doanh nghiệp
Làm thế nào các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ phần mềm cloud ERP?
Hệ thống ERP kết nối với các đơn vị chức năng như thế nào?
Các module trong ERP – tính năng, cách sử dụng