Kiến thức Kiến thức Quản lý nhân sự Quy trình thử việc là gì? 6 lí do chứng minh quy...

Quy trình thử việc là gì? 6 lí do chứng minh quy trình thử việc quan trọng với doanh nghiệp

Xây dựng quy trình thử việc cho ứng viên là một hoạt động không thể thiếu khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mùa tuyển dụng. Một quy trình thử việc giúp ứng viên xác định các nhiệm vụ cần đáp ứng trong thời gian nhất định, bởi vậy, một quy trình khoa học sẽ giúp họ theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn. Vậy quy trình thử việc là gì? Doanh nghiệp nên thiết kế mẫu quy trình như thế nào để quá trình này diễn ra hiệu quả nhất? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của MISA AMIS!

Quy trình thử việc là gì?

Quy trình thử việc là gì
Quy trình thử việc giúp các nhà quản trị đánh giá ứng viên tốt hơn so với đánh giá năng lực thông qua phỏng vấn, một bài kiểm tra ngắn ngủi.

Quy trình thử việc là chuỗi hoạt động của ứng viên khi thực hiện công việc tại doanh nghiệp mà cá nhân đã ứng tuyển, đây cũng chính là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá đúng năng lực, trình độ thực tế của đối tượng. Thông thường, thời gian thử việc của ứng viên sẽ diễn ra từ 2 tuần đến 3 tháng, sau đó, tuỳ theo sự thể hiện mà ứng viên có thể trở thành nhân viên chính thức hoặc bị từ chối. 

Với vai trò là nhân viên thử việc, ứng viên sẽ thử làm công việc của một nhân viên chính thức để biết liệu những công việc đó có phù hợp với bản thân hay không, hay bản thân có đáp ứng thuần thục với những nhiệm vụ đó hay không. 

Bởi vậy, quy trình thử việc cũng có thể coi là khoảng thời gian để ứng viên làm quen với tác phong, nội quy của doanh nghiệp. Bên cạnh mục đích làm việc, ứng viên cũng có cơ hội gặp gỡ, kết nối với toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. 

Quy trình thử việc sẽ giúp các nhà quản trị đánh giá ứng viên tốt hơn so với đánh giá năng lực thông qua phỏng vấn, một bài kiểm tra ngắn ngủi. 

Vai trò của quy trình thử việc với doanh nghiệp

Xây dựng quy trình thử việc là công việc vô cùng quan trọng cho công tác quản lý chất lượng nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Quy trình càng cụ thể, càng khoa học càng mang lại nhiều lợi ích hơn: 

Giúp doanh nghiệp kiểm soát ứng viên dễ dàng hơn

Quy trình thử việc đóng vai trò là một kịch bản mô tả các bước mà cả doanh nghiệp mà nhân sự phải thực hiện để thời gian thử việc diễn ra theo đúng tiến độ, tạo ra hiệu quả, tránh các thiếu sót và dễ dàng kiểm tra, giám sát. 

Nếu không có quy trình thử việc, các nhà quản trị rất dễ bỏ thiếu các bước cần thiết, hoặc có sự thiếu nhất quán giữa các nhà quản lý trong việc giao nhiệm vụ cho mỗi nhân viên cùng một vị trí. Những điều này sẽ không có lợi cho quy trình đánh giá cuối cùng, làm mất thời gian của cả doanh nghiệp và ứng viên. 

Thử việc đánh giá chính xác khách quan hơn năng lực khả năng của nhân viên

Để thấu hiểu năng lực ứng viên, rất nhiều nhà tuyển dụng đã đầu tư thời gian, tài chính vào các buổi phỏng vấn và bài thi đánh giá năng lực. Tuy nhiên, những giới hạn về thời gian, nội dung của bài thi từ phía doanh nghiệp và tâm lý “đi thi” cũng ảnh hưởng đến khả năng thể hiện năng lực thực của người ứng tuyển. Trên thực tế, rất nhiều ứng viên đã trượt bởi những tác động ngoại cảnh đó. 

Bởi vậy, một bài kiểm tra ngắn chắc chắn không thể giúp doanh nghiệp nhìn ra năng lực thực của ứng viên mà thay vào đó, một quá trình diễn ra trong thời gian dài, được đánh giá bởi sản phẩm cuối cùng và tham khảo ý kiến từ các đồng nghiệp khác sẽ là phương án lí tưởng hơn nếu doanh nghiệp muốn khai phá nhân tài tiềm ẩn. 

Cũng vì thế, phỏng vấn chỉ nên được nhận định là một buổi gặp gỡ để hiểu cá tính, định hướng và khả năng ứng biến của nhân viên với các câu hỏi tình huống. Để hiểu sâu hơn về phong cách làm việc và sở trường, sở đoản thì rất cần có thời gian thử việc.  

quy trình thử việc
Một bài kiểm tra ngắn hạn sẽ không thể giúp doanh nghiệp nhìn ra nhân tài so với một quá trình thử việc dài hạn

Tiết kiệm thời gian và chi phí phỏng vấn tuyển dụng

Vì quy trình thử việc được áp dụng để đánh giá năng lực chuyên sâu của ứng viên nên các nhà quản trị có thể rút ngắn thời gian và chi phí phỏng vấn, các bài kiểm tra năng lực. Đây cũng là một cách tiết kiệm quỹ doanh nghiệp, đặc biệt đối với các đơn vị có số lượng ứng tuyển lên tới hàng trăm, ngàn người mỗi đợt. 

Xử lý vấn đề thiếu hụt lao động, công việc quá tải

Cho dù nhân viên thử việc có gắn bó với doanh nghiệp lâu dài hay không, thì không thể phủ nhận rằng họ cũng đầu tư phần nào công sức cho nơi ứng tuyển, đặc biệt trong khoảng thời gian doanh nghiệp bị thiếu hụt lao động, công việc quá tải. Đôi khi chỉ là các công việc nhỏ, không cần phải suy nghĩ nhiều, bất cứ nhân viên chính thức nào cũng có thể đảm nhận. Song nếu không có những nhân viên thử việc này thì rất nhiều đơn vị không thể duy trì hoạt động trơn chu khi nhân viên chính thức nào cũng quá bận để chạy những công việc đó.  

Nhân viên thử việc
Nhân viên thử việc cũng đóng vai trò rất lớn trong việc xây dựng hoạt động của doanh nghiệp

Loại bỏ tư tưởng đi phỏng vấn cho vui của nhiều ứng viên không nghiêm túc từ đầu

Rải CV hàng loạt, đi phỏng vấn hàng loạt rồi không thích thì bỏ – Đó là tư tưởng của rất nhiều ứng viên có tư tưởng “cưỡi ngựa xem hoa” trong thị trường lao động hiện tại. Bởi vậy, nếu như doanh nghiệp chỉ xác định dùng vòng hồ sơ, vòng phỏng vấn để đánh giá năng lực ứng viên thì rất có khả năng, nhiều bạn trẻ chưa cảm nhận được “guồng” làm việc nghiêm túc, hoặc bỏ ngang khi cảm thấy không cần phải tiếc một buổi sáng đi phỏng vấn. 

Nhưng nếu có thểm quy trình thử việc (đồng nghĩa với việc rút ngắn các vòng ứng tuyển trước) thì ứng viên sẽ có cảm giác muốn chinh phục nhiều hơn, đồng thời tiếc thời gian và công sức nếu không được nhận. Bởi vậy, họ bắt đầu có suy nghĩ nghiêm túc hơn để cống hiến, sao cho không phí thời gian của chính mình. Đây là một biện pháp “tư duy” gián tiếp tác động lên hành vi của ứng viên.

Giúp doanh nghiệp có được nguồn nhân lực tâm huyết chất lượng nhất

Quy trình thử việc được coi là một chặng đường để hiểu ứng viên. Trong khoảng thời gian này, các nhà quản trị dễ dàng nhìn ra năng lực và tác phong và sự tâm huyết của mỗi người, do đó cũng hiểu rằng ai có tiềm năng phát triển tại doanh nghiệp. 

Từ những năng lực đã được khai phá trong quá trình thử việc, các nhà quản trị dễ dàng hoạch định chiến lược phát triển bản thân kịp thời cho mỗi nhân sự chính thức, giúp họ khám phá cách thức giúp bản thân tiến bộ, từ đó cống hiến tốt hơn cho nơi mình theo đuổi. Cũng nhờ vậy, doanh nghiệp hình thành được một nguồn nhân lực tâm huyết, vừa khít với cỗ máy hoạt động trơn tru. 

Xem thêm: Đánh giá nhân sự sau thử việc dễ hay khó? Tìm hiểu ngay 7++ bí kíp sau đây

Đánh giá quy trình thử việc
Từ đánh giá quy trình thử việc, các nhà quản trị dễ dàng hoạch định chiến lược phát triển bản thân kịp thời cho mỗi nhân sự chính thức

7 bước xây dựng quy trình thử việc hiệu quả với doanh nghiệp

Đây chính là khung sườn liệt kê công việc cũng là bản hướng dẫn chi tiết trong một quy trình thử việc mà phòng nhân sự cần tiến hành để giúp ứng viên hoàn thành công việc hiệu quả:

Bước 1: Tiếp nhận nhân viên: Khi có thông tin kết quả phỏng vấn, cán bộ nhân sự và quản lý bộ phận sẽ phối hợp để thực hiện quy trình tiếp nhận nhân viên. Trong bước này, các nhà quản trị sẽ xây dựng bộ công việc phù hợp với khả năng của từng người dựa trên kết quả đánh giá trình độ sơ bộ, các bằng chứng ứng viên cung cấp.

Bước 2: Ký kết hợp đồng thử việc: Cán bộ nhân viên soạn thảo và trao đổi với ứng viên về hợp đồng, sau đó để ứng viên ký kết theo các bước. 

Bước 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất, bàn giao tài sản nhân viên mới: Các cán bộ nhân sự kết hợp phòng hành chính chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ công việc của nhân viên, bao gồm: vị trí làm việc, văn phòng phẩm, bàn ghế, thiết bị công nghệ, thẻ xe, thẻ nhân viên,… 

Bước 4: Giới thiệu nhân sự: Các nhà quản trị nhân sự chịu trách nhiệm giới thiệu ứng viên cho nhân viên toàn thể công ty, hoặc trong phòng ban mà ứng viên sẽ trải nghiệm trong thời gian thử việc. Nội quy nơi làm việc, thông báo tình hình công việc hiện có, giao hẹn thời điểm nghiệm thu kết quả làm việc cũng cần được nêu rõ trong buổi thử việc đầu tiên này. 

Giới thiệu nhân sự
Giới thiệu nhân sự là bước quan trọng giúp kết nối các thành viên và giúp quy trình làm việc của người thử việc dễ dàng hơn.

Bước 5: Thu hồ sơ nhân viên: Ứng viên cần phải nộp lại hồ sơ bao gồm các giất tờ, thủ tục cần thiết trong tuần đầu làm việc. 

Bước 6: Cung cấp thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội: Nhà quản trị nhân sự cần yêu cầu ứng viên cung cấp hai loại giấy tờ trên (nếu có) hoặc hỗ trợ nhân viên mới thực hiện thủ tục này (nếu chưa có giấy tờ)

Bước 7: Đánh giá kết quả thử việc: Sau khi kết thúc thời gian thử viẹc, cán bộ nhân sự cần lập bảng đánh giá kết quả theo đúng quy trình và thông báo với nhân viên mới. Sau khi bảng đánh giá được xây dựng, nhân viên chỉ cần chờ thông báo chính thức. Ngoài ra, một số công ty cũng cho ứng viên tự đánh giá năng lực khi kết thúc quá trình thử việc. 

Xem thêm: 

Hợp đồng thử việc là gì? Mẫu hợp đồng thử việc chính xác nhất

11 phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân sự

Mẫu xây dựng quy trình thử việc
Mẫu xây dựng quy trình thử việc cho doanh nghiệp tham khảo

Thiết lập mẫu đánh giá sau quá trình thử việc của nhân viên 

Để xây dựng đội ngũ chất lượng, doanh nghiệp không chỉ nên chú trọng chất lượng đầu vào ứng viên hay quy trình thư việc, mà cần phải để tâm đến các công cụ hỗ trợ quản lý, đánh giá ứng viên sau thời gian thử việc nhằm tìm ra người phù hợp với tiêu chí ban đầu.

Quá trình xây dựng bộ đánh giá có thể gây ra một số khó khăn cho các nhà quản trị, điển hình như việc phải tổng hợp việc làm của người lao động, theo dõi KPI, đánh giá kết quả sản phẩm, viết báo cáo,… hầu hết là các công việc mất thời gian. Tuy nhiên, những công việc giấy tờ truyền thống này hoàn toàn có thể cải thiện với khả năng số hoá dữ liệu trong thời điểm hiện tại. 

Nhận thức được tiềm năng đó, các nhà quản trị đã tìm đến các đơn vị cung cấp giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp thông qua phần mềm AMIS HRM – đơn vị cung cấp giải pháp nhân sự cho hơn 80% doanh nghiệp hiện tại. Với giải pháp AMIS HRM, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí, thời gian, thao tác xử lý nghiệp vụ phức tạp, tạo mẫu tiêu chí đánh giá tốt hơn cho mỗi ứng viên. 

Bộ giải pháp của AMIS HRM bao gồm: 

  • Quản lý hệ thống thông tin, hồ sơ nhân sự
  • Quản lý quy trình tuyển dụng
  • Quản lý, đánh giá KPI nhân viên
  • Quản lý bảng chấm công, thời gian làm việc, KPI ứng viên 
  • Tính lương & quản lý bảng lương
  • Quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ, bảo hiểm cho ứng viên

 12 

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này