Kiến thức Quản lý nhân sự Thực trạng văn hóa công sở hiện nay khi làm việc từ...

Thực trạng văn hóa công sở hiện nay khi làm việc từ xa tại Việt Nam

Văn hóa công sở là gì? Thực trạng văn hóa công sở trong bối cảnh làm việc từ xa ra sao? Giải pháp xây dựng văn hóa công sở online là gì?

>> Quy trình quản lý nhân sự

Vai trò của văn hóa công sở là nền tảng cơ bản để mọi thành viên thống nhất cách thức làm việc. Nó giúp doanh nghiệp định hướng và đoàn kết vì mục tiêu chung.

Tuy nhiên, đại dịch đã thúc đẩy mô hình làm việc từ xa. Điều này khiến văn hóa công sở bị xáo trộn. Điều này gây ảnh hưởng tới hiệu suất và động lực làm việc của nhân viên.

Vấn đề mà các chủ doanh nghiệp phải đối mặt là giải pháp để đối mặt với thực trạng văn hóa công sở online hiện nay. 

Hãy cùng tìm lời giải trong phần viết dưới đây.

Văn hóa công sở đã thay đổi trên môi trường online
Văn hóa công sở đã thay đổi trên môi trường online

1. Văn hóa công sở là gì?

Khái niệm văn hóa công sở được hiểu là hệ thống giá trị và niềm tin của công ty có tương quan với cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Hệ thống giá trị hình thành từ tầm nhìn, sứ mệnh của người lãnh đạo.

Những giá trị này được lan tỏa thông qua cách ứng xử và giao tiếp nơi công sở từ cấp trên xuống cấp dưới. Ban lãnh đạo cần noi gương để nhân viên thực hiện văn hóa công sở.

Toàn bộ nhân viên cần cảm nhận, thấu hiểu và cùng gìn giữ văn hóa công sở của doanh nghiệp. Mục đích của việc này là làm môi trường công sở trở nên chuyên nghiệp, hiện đại và mọi người đều được tôn trọng. 

2. Vai trò của văn hóa công sở

Văn hóa công sở giúp định hình thái độ làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng với những nhân viên mới. Một văn hóa công sở phù hợp, thân thiện sẽ tạo động lực để nhân viên hòa nhập và cống hiến hơn.

Đối với cấp quản lý, vai trò của văn hóa công sở là hỗ trợ duy trì tính ổn định và sự phát triển của doanh nghiệp. Hơn nữa, công ty có văn hóa tốt là động lực để nhân sự gắn bó lâu dài hơn. Từ đó, giảm thiểu các chi phí tuyển dụng, đào tạo và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp lớn thường có văn bản hướng dẫn văn hóa công sở cho nhân viên. Ngược lại, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không cụ thể hóa chúng. Thay vào đó, họ thường truyền đạt bằng miệng.

Văn hóa công sở giúp gắn kết nhân viên với doanh nghiệp
Văn hóa công sở giúp gắn kết nhân viên với doanh nghiệp

3. Thực trạng văn hóa công sở ở Việt Nam hiện nay

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa công sở ở Việt Nam. Tuy nhiên, chúng ta không thể phủ nhận sự ảnh hưởng của công nghệ đến văn hóa giao tiếp công sở.

Ở thời điểm hiện tại, mô hình làm việc của doanh nghiệp đã thay đổi. Nhân viên phải làm việc tại nhà và giao tiếp qua internet. Do đó, nhà quản lý khó duy trì thái độ làm việc của nhân viên trước thực trạng văn hóa công sở hiện nay.

3.1. Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở

Tương tác kém chất lượng hơn

Làm việc từ xa đồng nghĩa không còn tương tác trực tiếp. Nhân viên và quản lý không thể chào nhau vào mỗi buổi sáng. Cùng trao đổi trong phòng họp. Cúi đầu hay bắt tay thể hiện sự tôn trọng đối phương. 

Hơn nữa, trang phục làm việc cũng được tối giản. Nhân sự khó thể hiện ngôn ngữ cơ thể để biểu đạt ý kiến và cảm xúc. Trong khi đó, giao tiếp phi ngôn ngữ giúp truyền đạt 70% ý nghĩa của cuộc hội thoại.

Ngoài ra, sự tôn trọng về thâm niên làm việc cũng mờ nhạt hơn trên môi trường số. Các nhân sự trẻ có lợi thế và sự chủ động về sử dụng công nghệ. Ngược lại, nhiều kinh nghiệm của nhân sự có thâm niên không thể áp dụng khi làm việc từ xa.

Khi hiểu văn hóa công sở là gì, lãnh đạo sẽ nhận ra văn hóa giao tiếp công sở trên internet khác với thông thường. 

Tương tác ít cảm xúc

Thực tế, văn hóa giao tiếp bằng văn bản xuất hiện nhiều hơn khi làm việc từ xa. Các phương thức giao tiếp có thể thông qua ứng dụng trò chuyện, văn bản hoặc email. 

Mặc dù đã có những biểu tượng cảm xúc (Emoji), tuy nhiên, giao tiếp bằng văn bản vẫn không đem lại nhiều ấn tượng như nói chuyện trực tiếp. Thậm chí, việc sử dụng Emoji trong giao tiếp công sở được cho là thiếu chuyên nghiệp và không nghiêm túc.

Thông qua phân tích trên, nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc duy trì khái niệm văn hóa công sở của mình.

>>> Xem thêm: 7 bí kíp giao tiếp công sở hiệu quả – Yếu tố quyết định văn hoá doanh nghiệp

Sử dụng Emoji trong giao tiếp công sở được cho là thiếu nghiêm túc và tính chuyên nghiệp
Sử dụng Emoji trong giao tiếp công sở được cho là thiếu nghiêm túc và tính chuyên nghiệp

3.2. Văn hóa làm việc nơi công sở

Hợp tác online

Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy, việc hợp tác trực tuyến giúp cải thiện từ 20 đến 25% hiệu suất công việc. Mặc dù vậy, hợp tác làm việc online cũng bao gồm nhiều sự nhầm lẫn và hoài nghi hơn. Đây là hệ quả trong giao tiếp ở phần trên.

Để có thể đảm bảo được tiến độ làm việc, nhân viên cần “online” nhiều hơn để nắm bắt thông tin. Khiến họ cảm thấy áp lực và khó cân bằng giữa cuộc sống – công việc.

Sử dụng nhiều văn bản trong văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở cũng khiến quản lý công việc khó khăn. Bên cạnh đó, việc thống nhất ý kiến và truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp diễn ra rời rạc hơn.

Lẫn lộn giữa đời tư – công việc

Nhân viên thuộc các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khó cân bằng cuộc sống của mình. Lý do bởi họ phải sử dụng mạng xã hội hay ứng dụng trò chuyện để làm việc. Hơn thế, họ phải mở rộng kênh giao tiếp của mình bằng cách làm quen với ứng dụng mới. Nhiều nhân viên cảm thấy thông tin cá nhân bị phát tán trên nhiều kênh và giảm hứng thú làm việc. 

Điều này ít xảy ra hơn với doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng như mạng xã hội doanh nghiệp riêng biệt. 

3.3. Văn hóa sử dụng công nghệ nơi công sở

Quy định sử dụng công nghệ hỗ trợ công việc

Công nghệ là một loại tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, khi làm việc từ xa, nhân viên cũng cần tuân thủ quy định sử dụng.

Mặc dù vậy, văn hóa công sở ở Việt Nam hiện nay cho thấy, không phải nhân viên nào cũng chấp hành tốt quy định này. Đây cũng là hệ quả của việc quản lý nhân sự thiếu chặt chẽ, truyền thông nội bộ rời rạc và thiếu giao tiếp trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: [2021+] Quản lý nhân sự từ xa – Lợi ích, thách thức & bí quyết vận hành hiệu quả

Văn bản, tài liệu làm việc được lưu trữ phân tán, không tập trung. Mỗi nhân viên có cách tiếp cận công nghệ khác nhau. Đôi khi còn phụ thuộc vào công nghệ trong khi làm việc.

Tặng quà, thưởng, thông báo thông tin

Nhiều doanh nghiệp lấy việc tặng quà, thưởng hiện vật hay thông báo tin mừng là cách để động viên nhân sự. Tuy nhiên, điều này khó thực hiện khi làm việc từ xa.

Thực trạng văn hóa công sở hiện nay một lần nữa cho thấy, nhân viên đang làm việc rời rạc hơn vì thiếu động lực làm việc. Đây là một phần hệ quả khi HR chưa tìm ra phương pháp tạo động lực cho nhân sự phù hợp.

Không thể tặng quà cho nhân viên khi làm việc từ xa có thể khiến họ giảm động lực làm việc
Không thể tặng quà cho nhân viên khi làm việc từ xa có thể khiến họ giảm động lực làm việc

4. Giải pháp xây dựng văn hóa công sở online

4.1. Xây dựng và duy trì vai trò của văn hóa công sở

Trước hết, chủ doanh nghiệp cần hiểu văn hóa công sở là gì? Sau đó, nền tảng văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở cần được xây dựng và duy trì ngay từ khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Nhiều doanh nghiệp trong quá trình mở rộng đã tự đánh mất văn hóa công sở của mình. Đừng để điều này xảy ra! 

Thay vào đó, hãy tiếp tục những truyền thống ấy. Hãy tự gây dựng kế hoạch đào tạo văn hóa nội bộ. Giống như tại MISA, chúng tôi có một bộ nguyên tắc ứng xử áp dụng cho toàn bộ lãnh đạo và hơn 2,500 nhân sự trong công ty.

4.2 Luôn ghi nhận thành tích và những đóng góp của nhân viên

Vì sao ghi nhận đóng góp của nhân viên lại là cách để duy trì văn hóa công sở? Bởi điều này giúp thúc đẩy lòng trung thành và sự hài lòng của nhân viên. 

Các chuyên gia khuyên rằng, tổ chức sinh nhật, ngày kỷ niệm và những cột mốc quan trọng khi làm việc giúp thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp tới nhân viên. 

Ngoài ra, hãy vinh danh những cá nhân có thành tích xuất sắc. Đồng thời, thể hiện sự trang trọng của lễ vinh danh này. Đừng làm sơ sài, bởi như vậy sẽ có tác dụng ngược lại.

Trên môi trường online, doanh nghiệp có thể tổ chức thường xuyên các sự kiện như trên nhờ tính linh hoạt của công nghệ. Đây là một cách xây dựng văn hóa giao tiếp công sở tốt giúp duy trì động lực làm việc của nhân viên.

4.3. Mở cửa đón nhận phản hồi của nhân viên

Như đã phân tích thực trạng văn hóa doanh nghiệp hiện nay, giao tiếp hạn chế đồng nghĩa với việc phản hồi của nhân viên cũng kém hơn. Một cách xây dựng văn hóa công sở ở Việt Nam khác chính là lắng nghe nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn luôn đổi mới và đứng vững lâu dài.

Nếu được, chủ doanh nghiệp nên chủ động giao tiếp và có những buổi họp online riêng với nhân viên. Bạn sẽ nghe được những đóng góp có giá trị. Đồng thời, nhân viên sẽ cảm nhận được sự quan tâm nhiệt tình mà lãnh đạo dành cho mình.

4.4 Tuyển dụng kỹ lưỡng để tìm ra ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Một trong những giải pháp xây dựng văn hóa công sở tốt nhất là làm chuẩn ngay từ khâu tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng những ứng viên mới của bạn không chỉ “đạt tiêu chuẩn” mà còn phải phù hợp với doanh nghiệp. Sự phù hợp được hiểu là khả năng xây dựng và đóng góp vào văn hóa công sở.

Năng lực chuyên môn và sự phù hợp với văn hóa giao tiếp công sở là hai yếu tố không thể tách rời. Khi giá trị cá nhân không thể phù hợp với văn hóa công sở, nhân viên sẽ không thể làm việc thoải mái và hưng phấn. Từ đó, khó gắn kết với tổ chức và doanh nghiệp thiếu sự tin cậy vào cá nhân.

Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm khi phỏng vấn sẽ là một ý tưởng vô cùng tuyệt vời. Và với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý tuyển dụng, những nhận xét về ứng viên có thể được tổng hợp nhanh chóng và chính xác hơn.

4.5. Giới thiệu về văn hóa công sở trong quá trình tuyển dụng nhân sự

Các kênh giúp doanh nghiệp thể hiện văn hóa công sở ở Việt Nam có thể là:

  • Mạng xã hội của doanh nghiệp, của từng nhân viên.
  • Website doanh nghiệp, webiste tuyển dụng hoặc thương hiệu tuyển dụng.
  • Báo chí hay các nội dung về doanh nghiệp khác. 

Đừng ngừng nói về giá trị và văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở trong quá trình phỏng vấn. Cũng đừng quên đặt những câu hỏi phỏng vấn dựa trên giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Quá trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới cũng cần đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Từ đó, họ có thể hiểu và xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong dài hạn.

AMIS Tuyển dụng cung cấp miễn phí webiste tuyển dụng cho doanh nghiệp
AMIS Tuyển dụng cung cấp miễn phí webiste tuyển dụng cho doanh nghiệp

Trên đây là một số ý tưởng dành cho các doanh nghiệp muốn giữ gìn nề nếp doanh nghiệp trước thực trạng văn hóa công sở hiện nay. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện nếu có sự nỗ lực không ngừng của người lãnh đạo. Vì theo khái niệm văn hóa công sở, giá trị và thái độ làm việc được lan tỏa từ cấp quản lý tới nhân viên.

>> Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Hội thảo Quản trị nguồn nhân lực: Tối ưu hiệu suất - Đẩy mạnh tốc độ - Triển khai nghiệp vụ phúc lợi & đãi ngộ