Quan hệ lao động Báo cáo, thống kê nhân sự Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng và tầm quan trọng của...

Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng và tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Nên làm gì để xây dựng chiến lược kinh doanh sản phẩm dịch vụ sát nhất với bối cảnh nhân sự và thực tiễn thị trường? Chắc hẳn, đây là một câu hỏi ‘khó nhằn’ với rất nhiều anh chị chủ doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 đang rất nguy hiểm, thị trường thường xuyên biến động bất ngờ, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh của công ty.

Vậy, hãy cùng AMIS HRM tham khảo cách sử dụng thẻ điểm cân bằng Balanced Scorecard để xây dựng KPI/ OKR trong nghiệp vụ quản lý nhân sự, thúc đẩy năng suất làm việc hiệu quả.

hệ thống BSC và KPI
BSC đứng top 5 trong top 10 công cụ quản lý phổ biến nhất và có hơn 50% doanh nghiệp ở Mĩ, châu Âu và châu Á đã sử dụng

BSC là gì

BSC là viết tắt của cụm từ Balanced Scorecard – Thẻ điểm cân bằng xuất hiện lần đầu tiên vào những năm 1990 bởi Tiến sĩ Robert Kaplan (trường Đại học Harvard) và Tiến sĩ David Norton với mục đích ban đầu là để đánh giá doanh nghiệp theo kết quả công việc, bổ sung cho những thước đo tài chính vốn vẫn được sử dụng. Đồng thời, BSC còn giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể xuống từng nhân viên.

Ứng dụng của BSC trong mô hình kinh doanh hiện đại

  • Cụ thể hóa chiến lược, tầm nhìn, để đạt được sự đồng thuận trong việc triển khai chiến lược tới toàn tổ chức
  • Để quản trị thông suốt khối tài sản vô hình và hữu hình, vừa đáp ứng với nhu cầu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp
  • Lên kế hoạch, đặt mục tiêu và liên kết các sáng kiến chiến lược
  • Liên kết những mục tiêu tập thể, cá nhân với mục tiêu tối thượng của chiến lược
  • Kết nối các mục tiêu chiến lược với những mục tiêu dài hạn và dự thảo ngân sách hàng năm
  • Xác định và liên kết các sáng kiến chiến lược, truyền đạt và kết nối mục tiêu chiến lược và các thước đo
  • Đưa ra những đánh giá chiến lược định kỳ và có hệ thống, đồng thời
  • Thu thập phản hồi, để nghiên cứu, nâng cao chiến lược, để xây dựng chỉ tiêu tăng trưởng quan trọng trong quá trình ‘Học tập và phát triển’.
4 yếu tố quan trọng trong thẻ điểm cân bằng BSC
4 yếu tố quan trọng trong thẻ điểm cân bằng BSC

Xác định quan hệ giữa nguyên nhân – kết quả của chiến lược trong BSC

Để có thể thực hiện được chiến lược, nhà quản lý doanh nghiệp cần đưa Kế hoạch từ TRÊN XUỐNG, lần lượt để trả lời 4 quan điểm như sau:

Quan điểm tài chính: Nếu thành công, doanh nghiệp sẽ cần ứng xử thế nào với cổ đông, qua đó đưa ra tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cho mục tiêu kinh doanh.

Qua đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện mô hình SWOT – Phân tích thực tế tình trạng doanh nghiệp, để đi đến quan điểm khách hàng: Để đạt được tầm nhìn, doanh nghiệp cần có những ứng xử và hành động gì để thỏa mãn khách hàng

Đến phần này, chắc chắn sẽ dễ hiểu hơn rất nhiều. Để có thể thực hiện nghĩa vụ với sản phẩm tốt hướng tới lợi ích khách hàng, doanh nghiệp sẽ cần phải đẩy mạnh chất lượng quy trình, quan điểm nội sinh về sản phẩm, dịch vụ để thỏa mãn câu hỏi: Để làm hài lòng khách hàng, quy trình sản xuất nội sinh phải nổi trội hơn ở điểm nào?

Cuối cùng, để phục vụ được tất cả các yếu tố trên, các nhân sự riêng lẻ cần có quan điểm học hỏi và phát triển đồng nhất để có thể cùng phát triển với hệ thống.

Đây là hệ thống cũng có thể đi theo chiều ngược lại, do vậy khi quy hoạch thông tin thông minh, nhân sự từ cấp thấp nhất cũng có thể có cái nhìn toàn cảnh về mô hình hoạt động của doanh nghiệp, với quy trình thực hiện có kết quả đẩy từ dưới lên trên, với mục tiêu tối thượng chính là sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.

BSC cần gì để đáp ứng tối với môi trường kinh doanh khắc nghiệt?

Lợi thế cạnh tranh trong công nghệ chính là lý do khiến doanh nghiệp thành công trong thời đại 4.0. Có thể thấy, thang điểm cân bằng BSC chính là giải pháp và là hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả, để kết nối tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để thực sự làm được điều này, sẽ cần đến sự can thiệp của công nghệ, để gắn kết các nhóm tài sản hiện tại, bao gồm tài sản hữu hình, vô hình, kết hợp với khả năng quản lý tài chính xuất sắc, và điều hòa tài sản nợ ở ngưỡng ổn định, với cực nhiều lợi ích đem lại. 

Vậy, hãy cùng tham khảo phần mềm quản lý nhân sự toàn diện AMIS HRM, để có thể áp dụng thật tốt Thẻ điểm cân bằng vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.

Để lại thông tin, AMIS HRM sẽ liên hệ tư vấn anh chị chủ doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.

CTA nhận tư vấn

Thước đo BSC sử dụng như thế nào

Mục tiêu

  • Để đánh giá tầm quan trọng để đánh giá khả năng liên kết của nhân viên với câu chuyện/ bài toán tại doanh nghiệp
  • Xây dựng mô hình phát triển nhân sự song song với chiến lược phát triển thị trường tổng thể dựa trên quy hoạch nhân sự

Phương thức hoạt động

  • Thước đo nội bộ (Nội tại) được tính bằng:
    • Đầu tư và phát triển sản phẩm/ dịch vụ mới
    • Tỷ lệ tán thành các chương trình mới của đại lý
    • ROI của sản phẩm mới
  • Thước đo khách hàng thông qua phân khúc, đánh giá của người mua hàng bí ẩn (các khảo sát về dịch vụ và chất lượng khách hàng)
  • Thước đo tài chính: Được tính bằng tổng doanh số so sánh với đối thủ cạnh tranh

Để có thể liên kết được 3 thước đo này với nhau, từ phía nội bộ, sẽ phải phát triển ra hai nhánh chính là sản phẩm và dịch vụ, đồng thời với việc đưa ra các chương trình tốt cho đại lý, để tăng tiềm năng lợi nhuận tính trên đầu đại lý, đảm bảo chỉ số chất lượng tại đại lý. 

Sau khi đã có nền tảng vững vàng, để phục vụ được thước đo khách hàng, nhân sự sẽ cần: (1) Thỏa mãn người tiêu dùng với thuộc tính sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh bắt mắt cũng như đưa ra những trải nghiệm khách hàng hấp dẫn nhất và (2) Thỏa mãn đại lý để có lợi nhuận tốt nhất cho tiềm lực, với các chương trình bán hàng hợp lý, để tăng khả năng sinh lời, cải thiện chất lượng và nâng cao giá trị thương hiệu, giá trị nhượng quyền.

Tất cả các hoạt động trên đều hướng tới việc tăng trưởng doanh thu từ chất lượng, để đưa ra lợi nhuận tối ưu nhất (so với tiềm lực của doanh nghiệp).

Có thể thấy, BSC – Thẻ điểm cân bằng vốn là một nội dung đặc biệt khó, kể cả với các nhà quản trị hay điều hành doanh nghiệp. Bởi, một khi đã thực hành nhuần nhuyễn và hiệu quả mô hình này, doanh nghiệp sẽ có tiềm lực phát triển vô giới hạn. 

Do vậy, trong bài viết này, AMIS MISA sẽ chỉ nhắc đến khía cạnh quan trọng nhất của Thẻ điểm cân bằng – Thẻ nội bộ, quy trình ‘Học tập & Phát triển’ trong doanh nghiệp, yếu tố cốt lõi để quản lý nhân sự hiệu quả, và cũng chính là nền tảng quan trọng nhất để công ty có đà tăng trưởng trong phát triển quy mô và hoạt động kinh doanh.

Học tập và phát triển, yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống BSC
Học tập và phát triển, yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống BSC

Học tập và phát triển, quy trình quan trọng nhất trong BSC

Đây được coi là một trong những quy trình quan trọng nhất trong tổ chức, chính là sự phát triển và học hỏi không ngừng, bắt đầu ở bậc lãnh đạo. Quan điểm học hỏi và phát triển sẽ được chia thành 3 nhóm năng lực chiến lực như sau:

Năng lực chiến lược tổng thể, trong đó sẽ bao gồm kỹ năng gốc và sự chia sẻ kiến thức, từ những kinh nghiệm thực tiễn như nhóm nhân sự đã có trải nghiệm lâu năm với môi trường kinh doanh nói chung

Công nghệ chiến lược qua đó cần được tối ưu để đảm bảo doanh nghiệp có cơ sở hạ tầng đầy đủ, vững vàng, cùng với những ứng dụng IT vượt bậc, tối ưu hóa khả năng làm việc của nhân sự. 

Môi trường hoạt động, chính là nơi mà nhân sự có thể thỏa sức sáng tạo, học hỏi và nỗ lực phát triển, qua đó đem lại lợi ích lớn hơn tới doanh nghiệp, có thể kể đến 4 yếu tố thúc đẩy bao gồm: 

  • Nhận thức: Nâng tầm hiểu biết và nhận thức về chiến lược trong thời gian công tác
  • Kết hợp: giữa quan điểm học tập, phát triển, với chiến lược kinh doanh, dựa trên mô hình phát triển Thẻ điểm cân bằng – Balanced Scorecard
  • Sẵn sàng: nhân sự luôn trong trạng thái sẵn sàng đón nhận những nhiệm vụ trọng yếu, để đảm bảo bổ sung những vị trí cần thiết
  • Động lực: với tinh thần làm việc lành vui vẻ, lành mạnh, chắc chắn chính là yếu tố để nhân sự tiếp tục phát triển, đặc biệt khi đã được trao quyền, để thoải mái làm việc thỏa sức sáng tạo

Quản lý hiệu quả khi sử dụng thẻ điểm cân bằng

Có thể thấy rằng, tiêu chí đánh giá & thước đo quan trọng của Quá trình học tập – phát triển, theo phương diện tổng quan, sẽ bao gồm 4 ý sau:

  • Số lượng ý kiến được đề xuất
  • Mức tiến bộ khi làm việc, phát triển
  • Liên kết và nhận thức của cá nhân tới tổ chức
  • Hiệu quả hoạt động nhóm

Do vậy, có thể thấy rằng sẽ có 2 loại KPI đi song song, bao gồm việc:

  • Thực hiện, hoạch định và triển khai công việc thực tế, hoạt động cần triển khai, sau đó đưa ra deadline và mục tiêu cần hoàn thành để có thể thực hiện chiến lược phát triển thị trường tổng thể
  • Sau khi đã có nghiệm thu kết quả sau một thời gian hoạt động, sẽ tiến hành quá trình đào tạo & phát triển nhân viên, và đánh giá qua hệ thống biên bản, bài test sau khi thực hiện thi và kiểm tra nghiệp vụ nội bộ
Sách: Thẻ điểm cân bằng (Robert S.Kaplan & David P.Norton) – Biên dịch bởi Lê Đình Chi – Trịnh Thanh

Qua đó, khi làm tốt quá trình học tập, tăng trưởng, kết quả thước đo sẽ bao gồm (1) Sự hoàn thành công việc chiến lược (Tỷ lệ phần trăm đạt yêu cầu của công việc) và (2) Thể hiện rõ ràng năng lực của nhân viên.

Hiệu quả khi sử dụng thẻ điểm cân bằng đúng cách

  • Làm rõ và cập nhật chiến lược
  • Truyền đạt chiến lược tới toàn tổ chức thành công
  • Liên kết mục tiêu của các BP và cá nhân với chiến lược
  • Xác định và liên kết các sáng kiến chiến lược

Nói cách đơn giản, theo khía cạnh nhân sự, đây chính là phương pháp để truyền tải chiến lược tới nhân sự đang cùng làm việc trong 1 hệ thống, và các chủ doanh nghiệp sẽ thành công giữa việc liên kết, phân tích hệ thống, cũng như thúc đẩy các hạng mục khen thưởng, vi phạm hợp lý:

  • Các vấn đề chiến lược sau khi thử nghiệm
  • Liên kết các hoạt động, mô hình và công việc đã triển khai, với mục tiêu và hình thức khen thưởng và vi phạm cá nhân. 
  • Liên kết công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, và cùng với ngân sách hàng năm

KPI & OKR

KPI là gì?

KPI – Key Performance Indicators, hay OKR – Objective Key Result là công cụ quản trị mục tiêu – đánh giá “sức khoẻ” của doanh nghiệp, của một bộ phận hay cá nhân.

Với mỗi vị trí, chức vụ sẽ có một bản KPI khác nhau đo lường hiệu quả, hiệu suất và tính bền vững của công việc hay nói cách khác là đánh giá năng lực của mỗi nhân viên, từ đó định hướng công việc cho họ.

KPI như một la bàn giúp doanh nghiệp đi đúng hướng (chiến lược) vừa như một bánh lái giúp người điều hành lái doanh nghiệp đi theo định hướng đã chọn bằng các trọng số được gán cho các mục tiêu của cả công ty, bộ phận hay cá nhân.

Có thể thấy, khi sử dụng Thẻ điểm cân bằng đúng cách, sẽ dẫn tới được rất nhiều hiệu quả thuyết phục để tối ưu khả năng vận hành của hệ thống.

Nền tảng của bất cứ hoạt động nào trong kinh doanh sản xuất, cũng đều sẽ bắt đầu từ một nền tảng học hỏi, đào tạo, để tạo bước đà quan trọng tốt. Yếu tố kiến thức, nền tảng thuộc Thẻ điểm cân bằng chính là ‘điểm khởi đầu’ của tất cả mọi thứ. Qua đó có thể thấy, đây chính là những tiêu chí, thước đo để xây dựng bộ KPI/ OKR hiệu quả, dựa trên thông tin thực tế về:

  • Năng lực nhân viên
  • Năng lực của hệ thống thông tin
  • Động lực phấn đầu, giao trách nhiệm, khả năng liên kết

Hệ thống đánh giá hướng tới tương lai

Trước khi có hệ thống đánh giá năng lực phù hợp với môi trường ‘tương lai’ thì sẽ cần phải thỏa mãn yếu tố hiện tại trước đó, với chuỗi KPI được sắp xếp thứ tự như sau: 

Dựa theo yêu cầu kinh doanh, trưởng phòng sẽ đưa ra một mục tiêu tổng thể dành cho cả phòng, thường sẽ thiên về vấn đề xu hướng và yêu cầu tăng trưởng trong thời gian cố định. Sau đó, mục tiêu này sẽ được tiếp tục phân tới các bộ phận, nhóm chuyên môn để đảm bảo rằng mọi nhân tố trong bộ máy đều biết được rằng: ‘Mình sẽ cần làm gì trong thời gian sắp tới’.

Khi đã có KPI nhóm, các cá nhân sẽ phải tự lập kế hoạch cá nhân và thực hiện đúng mục tiêu, nhiệm vụ để ‘khớp’ với các bộ phận khác trong quá trình làm việc

  • KPI Phòng
  • KPI Bộ phận
  • KPI Nhóm
  • KPI Cá nhân

Sau thời gian của cuộc ‘thử nghiệm’ KPI đầu tiên, trưởng bộ phận sẽ phân tích và đưa ra bản mô tả công việc cụ thể, đồng thời ‘thanh lọc’, và tạo đà điều kiện cho các nhân sự có năng lực tốt, dựa theo 2 tiêu chí sau: 

  • Tiêu chí đánh giá công việc (KPI): để rà soát xem nhân sự có thực hiện tròn vai chuyên môn không
  • Tiêu chí đánh giá năng lực: Tiềm năng phát triển của nhân sự có thể lên đến đâu

Sau khi đã có những tổng hợp quan trọng này, trưởng bộ phận nhân sự sẽ thiết kế chương trình đào tạo năng lực để đảm bảo những ai tồn tại trong hệ thống vẫn có thể tiếp tục phát triển và đóng góp cho doanh nghiệp, song song với hệ thống lương thưởng công bằng, phân minh giữa các nhóm nhân sự.

Đây là quy trình được lặp đi lặp lại không ngừng nghỉ để có thể tinh gọn được hệ thống, cũng như đảm bảo đem tới hiệu quả năng lực kinh doanh tốt nhất.

Một điểm rất hay ở hệ thống này chính là, các vị trí lãnh đạo bắt buộc phải chịu trách nhiệm tới KPI của toàn nhóm nhân viên, chứ không phải theo nếp ‘chỉ tay nắm ngón’ như hệ thống quản lý cũ.

Đó là vì, một khi hệ thống KPI đã được thiết lập với thẻ điểm cân bằng, sẽ cần tới yếu tố học hỏi, phát triển để có thể tăng trưởng tốt hơn cho các thời điểm của năm tiếp theo. Do vậy, bộ phận quản lý bắt buộc phải ‘sát việc’ và vô cùng thực tế, để có những chỉ đạo hợp lý cho giai đoạn phát triển tiếp theo.

BSC và KPIs là cầu nối kết hợp giữa chiến lược kinh doanh và khả năng lãnh đạo

BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những chiến lược chi tiết và cụ thể tới từng nhân viên. Mặt khác KPIs sẽ giúp đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình.

Hiểu nhân viên, đưa được mong muốn của mình tới gần nhân viên giúp các chiến lược của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng định hướng và mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, khi KPIs có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.

Chiến lược kinh doanh được đề cập ở dây có thể là các chiến lược sản phẩm; chiến lược dịch vụ; chiến lược tăng trưởng; chiến lược bán hàng; hoặc chiến lược marketing.

Do đó, một nhà lãnh đạo tài ba sẽ cần có các chiến lược lãnh đạo kết hợp song song với các chiến lược kinh doanh, nói cách khác đó chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa hai công cụ BSC và KPIs.

Tuy nhiên, rất ít các doanh nghiệp Việt ứng dụng BSC, KPI chưa đạt hiệu quả mong muốn bởi 1 hoặc tất cả các nguyên nhân sau:

  • Thiếu chiến lược kinh doanh
  • Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPIs
  • Ứng dụng BSC và KPIs nửa vời
  • Thiếu quyết tâm khi ứng dụng BSC và KPIs
  • Thiếu hệ thống thu thập thông tin
  • Thiếu sự phân cấp trong hoạt động

Quy trình xây dựng chiến lược xây dựng KPI hợp lý dựa trên BSC

Có thể thấy, quy trình xây dựng bộ máy nhân sự cốt cán, phục vụ cho công tác Học tập – Phát triển của doanh nghiệp không hề có, tuy nhiên sẽ cần đến sự chỉn chu, cẩn thận cũng như tâm huyết từ bộ phận nhân sự. 

Bộ phận nhân sự cũng nên thể hiện chiến lược kinh doanh một cách dễ hiểu, và nên được phân tách thành thông tin cụ thể như sau. Đây là một mẫu trình bày chiến lược kinh doanh đơn giản, dễ hiểu, và kể cả nhân sự có trình độ chuyên môn thấp nhất vẫn có thể hiểu và áp dụng được. 

Tác giả: Mr. Hùng Cường HRM Blogger

Qua đó, người làm nhân sự cần lưu ý quy trình 11 bước như sau. Anh chị Nhân sự cũng nên lưu ý rằng, đây là quy trình lặp đi lặp lại để đảm bảo lấy được kết quả tối ưu nhất từ bộ máy đang có. Do vậy, đừng nản lòng, và hãy thật kiên nhẫn với đội ngũ của mình nhé. 

  • Bước 1: Thiết lập mục tiêu cho thẻ điểm cân bằng, phù hợp với định hướng hoạt động của doanh nghiệp
  • Bước 2: Xây dựng cấu trúc đo lường, với các thước đo và thẻ điểm phù hợp với nhu cầu thực tiễn
  • Bước 3: Nhận diện các mối quan hệ giữa các SBU và tập đoàn
  • Bước 4: Lấy sự đồng thuận, thực hiện vòng trao đổi, thảo luận và đánh giá đầu tiên
  • Bước 5: Tổng hợp thông tin, lấy ý kiến từ nhiều bên. 
  • Bước 6: Họp bàn đội ngũ điều hành để thống nhất với mục tiêu và định hướng chung
  • Bước 7: Lựa chọn, thiết kế thước đo dựa trên tình hình thực tế: Họp đội công tác
  • Bước 8: Họp bàn đội ngũ điều hành (Vòng 2)
  • Bước 9: Xây dựng kế hoạch triển khai
  • Bước 10: Họp bàn đội ngũ điều hành (Vòng 3)
  • Bước 11: Hoàn chỉnh kế hoạch triển khai

Qua đó, bộ phận nhân sự cần có thời gian để tối ưu chiến lược HR hiệu quả nhất, để phù hợp với kế hoạch kinh doanh. Do vậy, hãy lấy sự thống nhất ở tất cả các bộ phận để đảm bảo quá trình này được diễn ra nhuần nhuyễn nhất.

Tổng kết

Có thể thấy, để có thể xây dựng được hệ thống quản trị hiệu quả, anh chị chủ doanh nghiệp cần thật sự nắm bắt và ‘sát đầu việc’ với các cấp quản lý và nhân sự làm việc trong công ty, để có sự nắm bắt khách quan, thấu đáo nhất, qua đó đưa ra chỉ tiêu KPI/OKR hợp lý và có thể thực hiện được.

Để được tư vấn kỹ càng hơn về phương pháp quản trị, anh chị vui lòng để lại thông tin, AMIS HRM sẽ liên hệ tư vấn kỹ càng theo từng trường hợp doanh nghiệp. 

Ngoài ra, chúng tôi cũng xin thân tặng anh chị chủ doanh nghiệp 15 ngày sử dụng phần mềm AMIS HRM – AMIR Platform miễn phí.

CTA dùng thử

Trân trọng

Nguồn tham khảo

  • Bài gốc: The Balanced Scorecard – Robert S.Kaplan & David P.Norton
  • Tham khảo thêm: Mr. Hùng Cường – HRM Blogger, HRShare
  • Biên tập bởi: MISA AMIS
Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới