Quản lý - điều hành Kiến thức quản trị 13 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả cho cá nhân và...

13 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả cho cá nhân và doanh nghiệp

Trong công việc, bạn luôn phải hợp tác theo nhóm để hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc làm việc nhóm hiệu qua ngay dưới đây!

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

1. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm mô tả hình thức một nhóm gồm ít nhất 2 người trở lên làm việc cùng nhau để hoàn thành các việc cụ thể. Các thành viên trong nhóm có cùng một mục đích chung nhất định.

Làm việc nhóm cần phải có sự phân công rõ ràng cũng như cần đặt ra các nguyên tắc làm việc nhóm. Để làm rõ các nguyên tắc, bạn cần phải phân biệt hai loại hoạt động nhóm sau:

1.1 Làm việc nhóm giữa các nhân viên

Làm việc nhóm giữa các nhân viên chỉ gồm có các thành viên cùng cấp. Trong nhóm sẽ bầu ra nhóm trưởng để thống nhất hành động cuối cùng. Tuy nhiên, giữa các thành viên không phân biệt cao thấp.

Làm việc nhóm là gì
Làm việc nhóm là hình thức phổ biến trong doanh nghiệp

Người đứng đầu nhóm này chỉ có nhiệm vụ phân chia công việc cũng như tổng hợp kết quả. Sau đó, tập thể sẽ cùng nhau tương tác, trao đổi ý kiến một cách bình đẳng để hoàn thành nhiệm vụ.

Thông thường, nếu không thể thống nhất, nhóm này sẽ thực hiện biểu quyết theo số đông. Trưởng nhóm không có quyền tự ra quyết định hay bắt buộc những thành viên khác.

1.2 Làm việc nhóm có cả cấp lãnh đạo

Khác biệt với cách thức trên, làm việc nhóm có cả cấp lãnh đạo nghĩa là người đứng đầu có quyền đưa ra quyết định. Họ định hướng, phân công nhiệm vụ, nhận xét kết quả của từng thành viên.

Cấp lãnh đạo là người bao quát toàn bộ hoạt động nhằm đưa ra kết luận cuối cùng. Những thành viên cấp dưới phải tôn trọng và làm theo người lãnh đạo.

Dù bạn làm ở cấp bậc quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

2. 13 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả

Nguyên tắc làm việc nhóm giữ vai trò rất quan trọng trong môi trường công sở. Nếu không có các yêu cầu chung cho các thành viên nghe theo, nhóm rất dễ rơi vào tình trạng mất đoàn kết, xảy ra xung đột.

Từ đó, hiệu quả công việc đi xuống và cả nhóm không hoàn thành được mục tiêu ban đầu. Chính vì thế, bất kỳ ai cũng cần  hiểu rõ các quy tắc này để công việc diễn ra thuận lợi hơn.

2.1 Thống nhất các mục tiêu chung

Việc có nhiều thành viên không thể tránh được những tình huống mâu thuẫn, bất đồng quan điểm. Để hạn chế tình trạng này, nhóm cần đưa ra các mục tiêu chung một cách rõ ràng.

mục tiêu của làm việc nhóm
Các thành viên trong nhóm hợp tác để đạt được những mục tiêu chung

Mỗi thành viên đều phải nhận thức được đích đến cuối cùng là vì công việc chung của tổ chức. Cho dù các ý kiến đóng góp là vô cùng cần thiết nhưng vẫn cần có sự dung hòa.

Khi hiểu rõ đâu là yếu tố quan trọng nhất, các thành viên sẽ không rơi vào bẫy hiếu thắng, chỉ tập trung bảo vệ luận điểm của mình. Thay vào đó, họ sẽ có sự điều chỉnh để thống nhất hành động phù hợp, tối ưu nhất.

>> Tìm hiểu ngay: 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

2.2 Duy trì giao tiếp liên tục

Sự gắn kết giữa các thành viên chính là nguyên tắc làm việc nhóm hàng đầu. Sự đoàn kết khi làm việc sẽ giúp nâng cao tinh thần và đem lại hiệu quả tích cực hơn.

Do đó, mọi người nên giao tiếp thường xuyên, hiệu quả nhằm tăng sự thấu hiểu. Nó cũng giúp các thành viên nắm bắt thông tin tức thời, giải quyết công việc nhanh chóng.

Trong giao tiếp nhóm, bạn cần lưu ý những điểm sau:

  • Giao tiếp một cách hòa đồng và tôn trọng lẫn nhau.
  • Không nên tị nạnh hay xem thường các thành viên khác.
  • Mọi người đều có quyền đưa ra ý kiến hoặc bày tỏ suy nghĩ cá nhân. Nếu không đồng ý với ý kiến đó, bạn nên đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề chứ không nên công kích, phủ nhận một cách tiêu cực.
  • Khi có vấn đề xảy ra, cần tránh đổ lỗi và tập trung tìm phương hướng giải quyết.
  • Trao đổi cởi mở, lắng nghe chú tâm để các thành viên cảm thấy ý kiến của mình luôn được tôn trọng.

2.3 Tin tưởng lẫn nhau

Xây dựng niềm tin cũng là một trong những nguyên tắc làm việc nhóm giữa các thành viên. Trong các công việc cụ thể, mỗi thành viên đều phải phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ cùng nhau.

Vì thế, việc tin tưởng vào đội nhóm sẽ tạo nên một môi trường hợp tác hiệu quả hơn. Các thành viên sẽ luôn giữ được sự năng động, tích cực tuy duy đổi mới và gắn kết trong từng nhiệm vụ. Một đội ngũ có niềm tin, thấu hiểu lẫn nhau chắc sẽ đem lại những phát triển mới cho doanh nghiệp.

2.4 Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Giữa các cá nhân khi làm việc nhóm cần xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng người. Từ đó mỗi cá nhân sẽ có những kế hoạch làm việc riêng để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất của mình và mục tiêu chung của từng nhóm.

Đồng thời đây cũng cách để nhóm làm việc không gặp phải trường hợp đùn đẩy công việc, không ai làm, ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm.

>> Xem thêm: Phân công công việc cho nhân viên 7 hướng dẫn xuất sắc từ nhà quản lý kinh nghiệm

2.5 Sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau

Làm việc nhóm rất cần tinh thần đồng đội, chính vì thế mà sự phối hợp và sẵn sàng hỗ trợ nhau cùng tìm ra giải pháp để đạt được kết quả tốt nhất là điều rất cần thiết.

Mỗi cá nhân sau khi hoàn thành công việc của mình thì hãy chỉ động hỗ trợ phần công việc của những người khác để đẩy nhanh tiến độ và có được thành quả tốt nhất.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo nhóm (Team Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay! 

2.6 Kiểm tra tiến độ làm việc thường xuyên

Bất kỳ công việc nào cũng có những thời hạn nhất định. Đặc là trong một nhóm càng cần chú trọng thời hạn này để mọi người có ý thức hoàn thành nhanh chóng, không ảnh hưởng tiến độ chung.

làm việc nhóm theo tiến độ
Từng thành viên phải đảm bảo tiến độ chung của nhóm

Vì thế, người lãnh đạo cần phải kiểm tra kịp thời. Việc này cũng giúp cho các thành viên tránh được các sai sót khi thực hiện.

Nếu phát hiện ra ai chưa hoàn thành phải chủ động nhắc nhở. Sau nhiều lần nếu vẫn chậm trễ, cần đưa ra hình phạt cho cá nhân đó.

Trong trường hợp công việc không có thời hạn, bạn vẫn cần kiểm tra để theo kịp tiến độ và đảm bảo kết quả về lâu dài. Đây là một nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng bởi nó tác động đến tiến trình hoàn thành công việc và mục tiêu chung của nhóm.

2.7 Lăng nghe và thấu hiểu

Trong khi trao đổi thì không phải nói nhiều là sẽ thể hiện được bản thân mà cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên khác xem họ nghĩ gì, ý kiến của họ như thế nào và muốn làm như thế nào.

Lắng nghe không những thể hiện được sự tông trọng mà nó còn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm. Điều này tưởng chừng là đơn giản nhưng nó lại là chìa kháo giúp nhóm giao tiếp hiệu quả.

2.8 Tôn trọng ý kiến cá nhân

Trong khi làm việc nhóm thì việc tôn trọng là yếu tố hết sức quan trọng. Đây là nhu cầu thiết yếu của mỗi cá nhân.

Việc lắng nghe ý kiến của người khác, đúc rút thành những điểm hay, sáng tạo thì sẽ mang lại hiệu quả công việc tốt hơn cho cả nhóm.

2.9 Quản lý xung đột

Nếu biết cách xử lý chuyên nghiệp, điều này sẽ giúp hạn chế tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của nhóm.

Nhóm cần đưa ra những quy tắc để xem xét, phân tích, đánh giá và gairi quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột do cá nhân hoặc chia rẽ bè phái. Thay vào đó hãy cùng nhau hướng đến một giải pháp chung.

nguyên tắc làm việc nhóm với lãnh đạo
Vai trò của lãnh đạo khi làm việc nhóm

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

2.10 Lãnh đạo vững mạnh

Lãnh đạo sẽ thể hiện đúng tinh thần của cả nhóm. Một người trưởng nhóm làm việc hiệu quả sẽ là tấm gương cho cả nhóm noi theo. Người trưởng nhóm giỏi là người có thể hiểu và nắm rõ được mục tiêu chung và đặt nó lên trên mục tiêu cá nhân từ đó có thể đưa ra định huwowngsm đồng thời đảm bảo được sự gắn kết của các thành viên để đạt được mục tiêu.

Người đứng đầu khi tham gia vào việc lãnh đạo các cuộc họp, phân chia nhiệm vụ, đưa ra quyết định và cam kết, đánh giá tiến độ cũng nhưu đảm bảo trách nhiệm của các thanh viên trong nhóm từ đó có những định hướng chung cho cả team.

2.11 Gắn kết

Việc gắn kết để nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, một nền tảng chung. Tổ chức cần có những buổi họp để lấy ý kiến, giao lưu và tăng cường kết nổi mọi người trong nhóm.

Những buổi giao lưu, teambuilding sẽ giúp các thành viên cởi mở hơn để, có thể dễ dàng gắn kết và cùng nhau làm việc tốt hơn.

2.12 Tránh tiêu cục

Cần hạn chế tối đa cảm xúc tiêu cực hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc trao đổi, thảo luận không lành mạnh.

Tích cực đưa ra những ý kiến sáng tạo, đổi với với nhiều quan điểm và góc nhìn khác nhau. Không nên sử dụng những từ ngữ mang tính tiêu cực, đổ lỗi cho người khác.

2.13 Gương mẫu

Mỗi thành viên cần coi mình là tấm gương, thông qua việc cố gắng và nghiêm túc hoàn thành mục tiêu, đề xuất ý tưởng, tham gia các hoạt động đội nhóm tích cực.

IV. Kết luận

Từ các thông tin cơ bản về nguyên tắc làm việc nhóm theo các hình thức làm việc nhóm phổ biến, hy vọng bạn đã có thêm cái nhìn tổng quan về vấn đề này.

Trên thực tế, làm việc theo thường bị phân chia không đồng đều khi có những thành viên tích cực, có những thành viên kém hơn. Khi nắm được những nguyên tắc chung, bạn sẽ có một quá trình làm việc hiệu quả hơn.

Dù bạn là một thành viên hay là nhóm trưởng, người lãnh đạo cao nhất trong nhóm, các nguyên tắc làm việc nhóm này đều có ý nghĩa thiết yếu. Nó thúc đẩy đội ngũ tiến bộ, hoàn thành công việc đúng tiến độ. Tất cả tạo nên sức mạnh cho doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh, đáp ứng các nhu cầu mới của thị trường và người tiêu dùng.

LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ HƠN VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

.

 104 

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này