Tầm quan trọng của ứng dụng cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp

Ứng dụng cơ sở dữ liệu đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng trong giai đoạn chuyển đổi số phát triển mạnh. Vậy nó có vai trò như thế nào? Hãy để MISA AMIS giúp cho bạn biết thêm về lĩnh vực thú vị này!

I. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Tổng quan về sự ra đời của cơ sở dữ liệu

Thông thường, trước đây doanh nghiệp quản lý tài liệu bằng cách sử dụng máy tính để sao lưu và lưu trữ dưới dạng file. Các file này có thể được đặt hay phân loại để dễ dàng tìm thấy phục vụ cho các nhiệm vụ khác nhau.

Tuy nhiên việc sao lưu dữ liệu này còn tồn tại một số nhược điểm như sau: 

• Dữ liệu sẽ không được đồng nhất, có nhiều người sử dụng cùng một file khiến file bị ghi đè lại nhiều lần.
• Dữ liệu sẽ bị trùng lặp và không được đồng nhất.
• Dữ liệu sẽ không được chia sẻ tối ưu.

Vì thế, tất cả những người đang sử dụng cách sao lưu phổ biến trên sẽ gặp nhiều khó khăn khi làm việc với khối lượng dữ liệu khổng lồ. Cách lưu trữ này hạn chế việc truy xuất, làm chậm tốc độ và khó quản lý khiến cho đội ngũ nhân viên cảm thấy mệt mỏi. 

Để khắc phục được các khó khăn trên, cơ sở dữ liệu và ứng dụng cơ sở dữ liệu đã ra đời như một giải pháp tối ưu vượt trội. 

Sau khi đối phó với những khủng hoảng của đại dịch Covid-19, năm 2021 đã cho chúng ta nhiều bài học và tôi luyện cho các doanh nghiệp một tinh thần thái độ “chấp nhận thay đổi và sẵn sàng thay đổi”.Bước sang năm 2022, tất cả doanh nghiệp cần chuẩn bị một tâm thế hào hùng khi bắt tay xây dựng một kế hoạch công việc hoàn hảo để “lấy lại những gì đã mất”. Và một trong những điều chúng ta cần chuẩn bị cho một năm mới là xem xét và thiết lập các mục tiêu kinh doanh. MISA AMIS đã tổng hợp và biên soạn cuốn eBook: Kiến thức cần biết về Thiết lập mục tiêu dành cho Start-up và doanh nghiệp nhỏ với mong muốn truyền tải những kinh nghiệm và cách thức để bạn đọc có thể thiết lập các mục tiêu kinh doanh thành công trong năm mới. Mời bạn nhận eBook

2. Ưu điểm của cơ sở dữ liệu

Việc ứng dụng cơ sở dữ liệu này sẽ khắc phục các khuyết điểm của cách lưu trữ truyền thống như sau: 

• Cùng một lúc có thể cho phép nhiều người sử dụng chung cơ sở dữ liệu.
• Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất. Do đó, nó hoàn toàn đảm bảo thông tin có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu.
• Đảm bảo được dữ liệu có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau. 

Từ đó, có thể thấy rằng trong doanh nghiệp cần có cơ sở dữ liệu để giúp cho công việc lưu trữ không còn nặng nề như trước đây. Đồng thời, người quản lý hạn chế những rắc rối trong lúc làm việc như hỏng hóc, thất lạc, nhầm lẫn dữ liệu.

QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

II. Chức năng của ứng dụng cơ sở dữ liệu

1. Chức năng

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, quy trình hay những hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi những thiết bị, phần mềm. Các doanh nghiệp sử dụng cách làm này để đạt được hiệu suất tối đa tốt nhất.

Vì vậy, trên cơ sở đó những hệ thống cơ sở dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý cũng như kiểm soát các nguồn thông tin. Cụ thể, ứng dụng cơ sở dữ liệu có những chức năng chính như sau:

• Cung cấp một môi trường tạo lập dữ liệu: hệ thống cơ sở dữ liệu đóng vai trò cung cấp cho người dùng ngôn ngữ định nghĩa về dữ liệu để mô tả, khai báo dữ liệu và cấu trúc dữ liệu.
• Cung cấp những cập nhật và khai thác dữ liệu: hệ thống này cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác về dữ liệu nhằm diễn tả những yêu cầu cụ thể và từ đó khai thác cơ sở dữ liệu.

2. Thao tác ứng dụng cơ sở dữ liệu

Trong doanh nghiệp, bạn sẽ thực hiện các thao tác sau: Khai thác (tìm kiếm và kết xuất dữ liệu), cập nhật (sửa, xóa và nhập dữ liệu). Chi tiết hơn, ứng dụng cơ sở dữ liệu sẽ cung cấp những công cụ kiểm soát cũng như điều khiển những truy cập vào cơ sở dữ liệu bao gồm: 

• Duy trì tính nhất quán về dữ liệu.
• Tổ chức và điều khiển những truy cập.
• Đảm bảo về an ninh, phát hiện và sớm ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp.
• Quản lý những mô tả của dữ liệu.
• Khôi phục lại các cơ sở dữ liệu khi gặp phải  sự cố về phần cứng hay phần mềm.

3. Chức năng nghiên cứu thị trường

Đặc điểm của việc nghiên cứu thị trường là doanh nghiệp phải khảo sát số lượng mẫu rất lớn theo những tiêu chí khác nhau. Không chỉ vậy, đội ngũ nhân viên còn phải chịu áp lực từ phía khách hàng về việc cập nhật số liệu nhanh, chính xác và báo cáo đầy đủ trong một thời gian ngắn.

Khi đó, việc sử dụng cơ sở dữ liệu và những phần mềm liên quan sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, bảo toàn nguồn lực như sau:

• Giảm đi lượng giấy tờ cần phải lưu trữ.
• Quản lý một lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài. So sánh kết quả đã khảo sát qua các năm dựa trên một tệp khách hàng hay chỉ tiêu cụ thể.
• Trích xuất báo cáo tức thời.

Nhìn chung, chi phí ban đầu khi ứng dụng cơ sở dữ liệu có thể tăng cao. Thế nhưng chi phí triển khai dài lâu sẽ dần dần giảm xuống. Đồng thời, độ chính xác của kết quả cũng được đảm bảo. 

>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý dữ liệu hiệu quả nhất hiện nay

4. Chức năng quản lý bán hàng

Một doanh nghiệp thường sở hữu rất nhiều dữ liệu về khách hàng hay mã sản phẩm. Vì vậy, không thể tránh khỏi tình trạng các nhân viên, bộ phận liên quan cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về một khách hàng để chăm sóc tốt nhất.

Ví dụ, đội kỹ thuật và chăm sóc khách hàng có thể đang cùng lúc làm việc với đơn hàng đó. Lúc này, hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ đơn giản hóa công việc quản lý cho doanh nghiệp. 

Nó cho phép quản lý trên hàng triệu khách hàng cùng lúc. Sau đó, bạn dễ dàng lưu trữ lại toàn bộ những giao dịch, đặc điểm, trạng thái, kết quả… của mỗi một khách hàng. Đồng thời, đội ngũ cũng có thể tra cứu một hoặc nhiều khách hàng có những mối quan tâm hoặc vấn đề giống nhau để đáp ứng nhu cầu nhanh chóng. 

QUẢN LÝ DỮ LIỆU KHOA HỌC VỚI AMIS CÔNG VIỆC NGAY HÔM NAY

III. Vai trò của cơ sở dữ liệu

Ở thời đại công nghệ 4.0, vai trò củacơ sở dữ liệu là không thể phủ nhận. Nó đã trở thành một phần không thể thiếu được ở hầu hết mọi hoạt động trong cuộc sống hàng ngày.

1. Lưu trữ thông tin có hệ thống

Cấu trúc sắp xếp mang tính hệ thống là điều làm nên sự khác biệt to lớn giữa dữ liệu thông thường và ứng dụng cơ sở dữ liệu. Dữ liệu sẽ được tiến hành lưu trữ theo cấu trúc nhất định và mang tính nhất quán cao. 

Chính đặc điểm cũng giúp người dùng thuận tiện trong việc tạo lập, lưu trữ, sử dụng dữ liệu chính xác, tìm kiếm thông tin nhanh chóng. 

2. Đảm bảo an toàn dữ liệu

Công nghệ thông tin đem đến những cơ hội phát triển mới nhưng cũng tạo ra các thách thức khó lường về vấn đề an ninh mạng. Các doanh nghiệp đều đã nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo đảm toàn vẹn dữ liệu.

Chính vì vậy, cơ sở dữ liệu ứng dụng trong doanh nghiệp luôn được đánh giá cao nhờ các ưu điểm điểm tuyệt đối về độ bảo mật, an toàn cho dữ liệu. 

Cụ thể, nếu muốn lưu dữ liệu file text, thì bạn nên sử dụng các định dạng File .csv hay cả File .xml là tốt nhất. Khi lưu ra cả hai loại file trên, bạn có thể hoàn toàn chuyển đổi vào cơ sở dữ liệu một cách an toàn. Cách làm trên cũng thường được dùng trong việc sao lưu dữ liệu ra ngoài để người xem tiếp cận thuận tiện.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp | AMIS Ghi chép

3. Đảm bảo khả năng truy xuất đồng thời trên dữ liệu

Số lượng người truy cập cơ sở dữ liệu cùng một lúc đang được mở rộng ra do yêu cầu thực tế của việc kinh doanh. Bạn không cần trải qua những khâu thủ tục rườm rà, phức tạp. Thay vào đó, nhờ vào việc truy xuất từ những cách khác nhau bạn sẽ không gặp các bất tiện trong việc sử dụng, truy cập dữ liệu hay quản lý…

4. Linh hoạt thay đổi theo nhu cầu của người dùng

Người dùng được trao quyền chủ động thay đổi kích cỡ, độ phức tạp của một ứng dụng về cơ sở dữ liệu. Có các ứng dụng chỉ bao gồm vài trăm bản ghi như danh sách học sinh tại một lớp. Tuy nhiên, cũng có các ứng dụng chứa lượng khá số liệu như dữ liệu quản lý hàng hóa của hệ thống siêu thị.

Bên cạnh đó, hình thức lưu trữ lại ứng dụng cơ sở dữ liệu cũng rất đa dạng. Dữ liệu sẽ được lưu trữ dưới các dạng khác nhau như ở USB, đĩa CD hay là ổ cứng.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỪ XA VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

5. Công tác quản lý dễ dàng hơn

Với cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp sẽ hình thành, thiết kế, lưu trữ và khai thác thông tin đơn giản. Dữ liệu sẽ cập nhập thường xuyên, hoàn toàn không trùng lặp nội dung.

Vai trò của cơ sở dữ liệu là giúp tạo ra những sản phẩm chuyên nghiệp, có tính năng lưu trữ trên hệ thống và dễ dàng trong công tác quản lí. Sở hữu ưu điểm đó, ứng dụng cơ sở dữ liệu ngày càng phổ biến ở lĩnh vực lập trình ứng dụng nói riêng, trong công nghệ thông tin nói chung.

Ví dụ điển hình nhất là hệ thống đặt vé máy bay trực tuyến của hãng Vietnam Airlines. Khi nhiều hành khách đặt vé cùng một lúc, ứng dụng cơ sở dữ liệu giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi các sai sót không mong muốn như trùng lặp vé, sai sót thông tin chuyến bay…

Như vậy, cơ sở dữ liệu đang cho phép các tổ chức, doanh nghiệp đó thu nhập yêu cầu của người dùng hiệu quả, nhanh gọn hơn. Nó tiết kiệm thời gian tổng hợp cũng như chi phí trả cho nhân lực. Quan trọng hơn, nó mang đến những trải nghiệm lý tưởng hơn cho khách hàng. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc, phần mềm quản lý dữ liệu để tăng hiệu quả kinh doanh. 

IV. Kết luận 

Có thể nói, trong công cuộc chuyển đổi số hiện nay, doanh nghiệp nào tìm  ra phương pháp ứng dụng cơ sở dữ liệu thích hợp sẽ giành được nhiều lợi thế hơn trên thị trường. Nó không chỉ tối ưu các quy trình làm việc truyền thông mà còn đem đến các cách tiếp cận dễ dàng. Từ đó, doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động, thấu hiểu khách hàng rõ hơn và thu về doanh số đề ra.

Hy vọng rằng qua bài viết trên bạn đã nắm được khái niệm, chức năng, vai trò của cơ sở dữ liệu này. Dựa vào đó bạn sẽ có có cái nhìn rõ ràng để chuẩn bị hành trang cho công việc thực tế của mình. Ngoài ra, đừng quên theo dõi MISA AMIS để biết thêm những bài viết hữu ích về lĩnh vực quản lý kinh doanh từ cơ bản đến chuyên sâu.