Kiến thức Quản lý nhân sự Lương KPI là gì? Trừ lương khi không đạt KPI có hợp...

Lương KPI là gì? Trừ lương khi không đạt KPI có hợp pháp không?

Lương KPI là hình thức tính lương dựa vào hiệu suất công việc. Hình thức này được nhiều doanh nghiệp áp dụng để khích lệ nhân viên, đồng thời một số cơ quan cũng có hình thức phạt khi nhân viên không đạt chỉ tiêu. Việc thưởng phạt này liệu có sai phạm gì về quyền lợi của người lao động không? Cùng MISA AMIS phân tích và hướng dẫn thêm các bộ công thức, lời khuyên để áp dụng lương KPI hiệu quả hơn. 

lương KPI là gì

Xem thêm:

>> Lương 3P là gì? 5 bước triển khai hệ thống lương 3P hiệu quả cho doanh nghiệp

>> Top 15 phần mềm tính lương nhân viên tốt nhất hiện nay

>> Tải miễn phí: Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 

1. Lương KPI là gì?

Lương KPI là mức lương được tính dựa trên hiệu suất công việc của một nhân viên. Thay vì tính lương cứng hoặc các công thức tính lương cố định truyền thống, doanh nghiệp sẽ áp dụng hệ thống KPI để đánh giá và tính lương cho nhân viên. 

2. Ưu và nhược điểm của phương pháp tính lương KPI

2.1 Ưu điểm

Với phương pháp tính lương thưởng KPI, doanh nghiệp có thể được hưởng lợi ở một số điểm sau: 

  • Thu hút nhân tài và thúc đẩy nhân viên tiềm năng: Nhờ khung KPI, nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ và vai trò của mình, từ đó có sự chủ động trong quá trình làm việc. 
  • Nắm bắt nhược điểm, khuyết điểm của nhân viên để tìm cách khắc phục, giúp nhân viên phát triển toàn diện. 
  • Triển khai công việc và đánh giá quá trình dễ dàng với hệ thống tiêu chí rõ ràng, thúc đẩy quá trình quản trị nhân sự hiệu quả. 
  • Là cơ sở kiểm soát quỹ thưởng nhân viên, khích lệ và công nhận năng lực, gia tăng sự hài lòng và góp phần quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn. 

2.2 Nhược điểm 

Tuy nhiên, khi áp dụng lương KPI, doanh nghiệp cũng nên lưu tâm các nhược điểm sau để có biện pháp cân bằng: 

  • Tạo tâm lý hoang mang, áp lực dẫn tới giảm năng suất làm việc của nhân viên nếu hệ thống chỉ tiêu không cụ thể, thiếu thiết thực. 
  • Áp dụng lâu dài có thể làm giảm hiệu quả, cần có phương án kết hợp, thay thế.  
  • Đòi hỏi nhân sự phụ trách chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm nếu muốn tạo dựng hệ thống KPI chính xác, thực tế. 
nhược điểm của tính lương KPI
KPI cần được thiết lập bởi nhân sự có trình độ cao để đảm bảo hiệu quả, khả thi

3. Hai cách tính lương theo KPI thông dụng nhất

3.1 Tính lương KPI khi doanh nghiệp áp dụng hệ thống lương 3P hoặc 2P. 

Lương 3P là cách tính lương căn cứ vào vị trí công việc (P1), năng lực (P2) và hiệu suất công việc (P3). Như vậy, phần lương KPI sẽ là lương P3. Trong khi đó, lương 2P là lương chỉ tính theo vị trí và hiệu quả công việc. Như vậy, công thức tính hai hệ thống lương này như sau: 

Lương 3P = P1 + P2 + P3

Lương 2P = P1 + P3

Việc tính lương P3 đòi hỏi các công ty phải có phương pháp phân bổ và đặt trọng số KPI hợp lý. Các trọng số này thường được tính theo phần trăm và cho ra công thức tính hiệu suất KPI cụ thể như sau: 

Lương KPI = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số

Ví dụ: nhân viên X có KPI có trọng số 30%. Mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho KPI này là 100 triệu và kết quả thực tế nhân viên đạt được là 90 triệu. Như vậy, lương KPI của nhân viên X sẽ được tính như sau: (90/100) * 30% = 270.000 VNĐ. 

3.2 Tách riêng lương cứng và thưởng KPI

Cách tính lương này về cơ bản giống cách 1 nhưng phần lương KPI sẽ được tính như một phần thưởng thêm vào khi nhân viên đạt hoặc vượt KPI đặt ra. Công thức tính lương KPI ở đây không thay đổi, điều thay đổi duy nhất là ở các trọng số. 

Phương pháp này không làm thay đổi quy chế lương quá nhiều nhưng vẫn có khả năng tạo động lực phấn đấu cho nhân viên. 

4. Áp dụng trả lương KPI như thế nào cho hiệu quả?

4.1 Có mục tiêu và chỉ số KPI rõ ràng, cụ thể

mục tiêu và chỉ số KPI
Chỉ số rõ ràng, cụ thể là bước đầu để áp dụng lương KPI hiệu quả

Mục tiêu công việc là yếu tố cốt lõi để thiết lập KPI. Mục tiêu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên cả quá trình lẫn kết quả công việc. Mục tiêu quá cao mang lại nhiều rủi ro và tạo áp lực với nhân sự. Ngược lại, mục tiêu quá thấp không đáp ứng được sự phát triển của doanh nghiệp. 

Vì vậy, trước khi áp dụng lượng KPI, doanh nghiệp cần có sự phân tích tình hình chung kỹ càng để làm cơ sở đưa ra những mục tiêu phù hợp, khả thi hơn. 

4.2 Tạo môi trường làm việc đoàn kết

Bên cạnh KPI cá nhân, nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng KPI cho cả phòng ban, đội nhóm. Khi đó, việc gắn kết và tạo dựng quan hệ trong công việc không chỉ hỗ trợ nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà còn giúp đội nhóm cùng phát triển và tiến gần hơn với mục tiêu đề ra. 

4.3 Công bằng, minh bạch và có chế độ lương thưởng xứng đáng

Lương KPI lấy cơ sở tính toán dựa trên năng lực và thành tích. Do vậy, doanh nghiệp cần xây dựng và thống nhất khung lương thưởng rõ ràng, có phương pháp khuyến khích và ủng hộ nhân viên vượt KPI cũng như có các mức đãi ngộ xứng đáng với từng mức hoàn thành nhiệm vụ. 

Trong quá trình xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm AMIS Tiền lương. Đây là phần mềm bao quát mọi nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong doanh nghiệp, từ khâu xây dựng chính sách cho tới tổng hợp dữ liệu, tính toán, chi trả lương và cuối cùng là thống kê. 

Với bước xây dựng hệ thống lương đầu tiên, phần mềm cung cấp các mẫu cũng như hệ thống thành phần chi tiết để tính lương, trong đó có KPI. Từ cơ sở này, phần mềm sẽ tự tổng hợp dữ liệu tính lương khi có thông tin, bao gồm các hạng mục như Chấm công, Doanh số, KPI, Sản phẩm, Thu nhập khác và Khấu trừ khác. 

Phần mềm cho phép cả nhân viên, HR và lãnh đạo tham gia vào quá trình theo dõi, cập nhật và tính toán lương nên đảm bảo quy trình tính lương sẽ hoàn toàn minh bạch, rõ ràng.

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí

4.4 Thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu quả công việc

Việc giám sát giúp quản lý nắm bắt tiến độ làm việc, còn nhân viên có động lực thúc đẩy hoàn thiện công việc sớm hơn, đẩy năng suất cao hơn. Nhờ vậy mà các nhà quản lý có thể có phương án phân bổ nguồn lực hợp lý hơn trong những dự án tiếp theo. 

5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về quy chế trả lương KPI

5.1 Lương KPI có phải đóng BHXH không?

Căn cứ theo khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng phải đóng BHXH sẽ bao gồm lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trong hợp đồng và chi trả thường xuyên trong các kỳ trả lương. Có thể nói, tiền lương đóng BHXH sẽ mang tính ổn định và là những khoản tiền cụ thể. 

Trong khi đó, lương KPI lại được tính theo hiệu suất công việc. Hiệu suất này trên thực tế không đồng đều và không có tính cố định. Mức hoàn thành KPI tháng này có thể chênh lệch so với tháng trước, tháng này có thể đạt KPI và được thưởng, tháng trước có thể không đạt KPI nên không có lương KPI. 

Do vậy, có thể kết luận rằng lương KPI sẽ không được tính vào tiền lương đóng BHXH hàng tháng của nhân viên. 

Doanh nghiệp trong quá trình tính toán và xử lý BHXH cho nhân viên có thể tham khảo thêm AMIS BHXH, phần mềm số hóa 100% nghiệp vụ bảo hiểm, đảm bảo cập nhật đầy đủ và chính xác mọi quy định của cơ quan Bảo hiểm. Phần mềm cho phép HR lập hồ sơ và khai báo đầy đủ mọi thủ tục BHXH, đồng thời theo dõi tình hình chi trả BHXH cũng như theo dõi số tiền phải đóng BHXH của từng người lao động kỳ tới.  

Đăng ký nhận thông tin tư vấn phần mềm AMIS BHXH hoàn toàn miễn phí

5.2 Lương KPI có tính thuế TNCN không?

Căn cứ vào khoản khoản 2 Điều 3 thuộc Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi năm 2012 thì thu nhập chịu thuế TNCN sẽ bao gồm tiền lương, tiền công cũng các khoản chi phí có tính chất tiền lương, phụ cấp và trợ cấp. 

Theo đó, lương KPI không thuộc danh mục các khoản được miễn thuế, đồng thời cũng là một loại thu thập có tính chất thù lao, tiền lương. Vì thế, lương KPI vẫn được sử dụng để tính thuế TNCN. Tuy nhiên, chỉ những nhân viên có tổng thu nhập cao, đạt mức phải đóng thuế theo yêu cầu thì mới cần đóng thuế TNCN và trích lương KPI vào thuế TNCN.

Thủ tục thuế nhìn chung liên quan tới nhiều dữ liệu như tiền lương, cơ quan thuế,… Để tính toán và kết nối nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế như AMIS Thuế TNCN, nơi đồng bộ mọi nghiệp vụ về thuế từ đăng kí dịch vụ và mã số thuế, tự động kê khai và khấu trừ thuế. 

Phần mềm cũng có thể thay mặt nhân viên cũng như doanh nghiệp quyết toán thuế với cơ quan chức năng, sau đó thống kê lại thông qua báo cáo để nhân viên và lãnh đạo nắm rõ, giản lược thời gian tìm hiểu quy định và trực tiếp tới cơ sở nộp thuế.

Đăng ký trải nghiệm phần mềm AMIS Thuế TNCN hoàn toàn miễn phí

5.3 Doanh nghiệp có được phép trừ lương người lao động khi không đạt KPI không?

trừ lương khi không đạt KPi
Theo Luật lao động, doanh nghiệp không được phép trừ lương cứng nếu nhân viên không đạt KPI

Trên thực tế, ngoài thưởng KPI, nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng cơ chế phạt nếu nhân viên không đạt KPI. Theo đó, nhân viên có thể bị trừ đi một khoản thu nhập tương ứng với phần chỉ tiêu chưa hoàn thiện. 

Tuy nhiên, việc làm này hiện trái với quy định của Bộ luật lao động hiện hành – Luật Lao động 2019. Theo đó, doanh nghiệp được phép trừ lương người lao động trong đúng một trường hợp khấu trừ do người lao động gây thiệt hại tới doanh nghiệp như làm hư hỏng các dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản. 

Như vậy, doanh nghiệp sẽ vi phạm phạm luật nếu tự ý trừ lương cứng của nhân viên khi người này không hoàn thành nhiệm vụ. Mức phạt cho doanh nghiệp có thể giao động từ 5-50 triệu động tùy vào quy mô vi phạm từ 1-300 lao động trở lên. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm đền bù số lương đã trừ của người lao động. 

Nhìn chung, tính lương theo KPI tương đối phức tạp, đòi hỏi phải có sự liên kết giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận tính lương một cách chặt chẽ. Lương KPI của người lao động thường sẽ thay đổi theo từng tháng, điều này cũng dẫn đến những khó khăn nhất định trong công tác tính lương của doanh nghiệp. Chính vì thế, các doanh nghiệp thường xuyên phải tính lương theo KPI nên cân nhắc ứng dụng các phần mềm chuyên biệt, để thực hiện tính toán và trả lương hiệu quả, nhanh chóng.

Hiện nay, MISA AMIS đã phát triển thành công sản phẩm AMIS Tiền lương, được nhiều doanh nghiệp trong nước tin dùng với những tính năng ưu việt như: Cài đặt công thức, tự động tính lương theo nhiều hình thức dựa trên dữ liệu chấm công, doanh số, cung cấp các mẫu tính lương theo KPI,..lập báo cáo tổng quan và chi tiết về lương thưởng theo từng phòng ban, từng giai đoạn,…

Với AMIS Tiền lương, doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên tới 50% thời gian và chi phí cho các hoạt động về chi trả lương.

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí

Như vậy, bài viết đã phân tích định nghĩa cùng những ưu nhược điểm của hệ thống lương KPI. Không thể phủ nhận ưu điểm của cách tính lương này trong việc tạo động lực cho nhân viên nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý tạo sự công bằng, minh bạch trong thang bảng lương cũng như KPI để tránh biến động lực thành áp lực cho nhân viên. 

Xem thêm các bài viết về tính lương:

>> Tính lương trên excel với 10 bộ chỉ tiêu và 14 hàm thông dụng

>> Xây dựng chính sách lương thưởng cho nhân viên kinh doanh

>> 6 hình thức trả lương phổ biến trong doanh nghiệp

5/5 - (10 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này