Operation là gì? Những điều cần lưu ý khi vận hành bộ phận operation trong kinh doanh

Operation là gì đang được nhiều người quan tâm và tìm hiểu trong kinh doanh. Bởi lẽ, Operation là bộ phận có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu khái niệm này trong bài viết dưới đây!

I. Operation là gì?

Operation là một từ trong tiếng Anh mang nghĩa là vận hành hoạt động. Đối với lĩnh vực kinh doanh, Operation được hiểu là một bộ phận chức năng của doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, bộ phận Operation là gì có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là chuỗi các hoạt động quản lý vận hành công ty để giúp cho công việc kinh doanh đạt được hiệu quả.

Trong suốt cả quá trình vận hành, sản xuất, chất lượng dịch vụ đều cần đến bộ phận Operation để có thể đảm bảo quản lý chặt chẽ các công đoạn sản xuất. Có thể nói đây như là cơ quan đầu não vạch ra những kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp. Nó đóng vai trò đặc biệt quan trọng với hoạt động kinh doanh của các tổ chức.

Bộ phận này còn có trách nhiệm quản lý các hoạt động trong nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động luôn diễn ra thuận lợi nhất. Bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, cung cấp dịch vụ đều cần chú trọng Operation.

Quản lý vận hành hoạt động trong doanh nghiệp yêu cầu người đứng đầu có đầy đủ cả kiến thức, kỹ năng sâu rộng. Trong đó, việc lập kế hoạch phát triển kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng bậc nhật để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và phát triển vượt bậc trong tương lai. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: Những điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2022 cho doanh nghiệp

II. Các vị trí trong bộ phận Operation

Sau khi tìm hiểu Operation là gì, hãy tìm hiểu thêm các vị trí cụ thể của bộ phận Operation. Thông thường, họ sẽ nằm trong phòng kế hoạch, phòng kinh doanh. Tuy nhiên ở một vài lĩnh vực làm việc như: logistics, xuất nhập khẩu…. thì các vị trí phổ biến trong bộ phận này bao gồm:

1. Bộ phận Operation Executive

Operation Executive có công việc cụ thể gồm:

• Khai báo thủ tục xuất nhập khẩu đến cho hải quan tại cảng ở điểm đến điểm đi.
• Giám sát quá trình sắp xếp hàng, dỡ hàng và đóng hàng ở kho.
• Tiếp nhận các loại chứng từ để giao cho khách hàng đúng thời hạn như đã được thỏa thuận.
• Báo cáo chi tiết về tình hình các giao dịch trực tiếp quản lý hoặc ban giám đốc.

2. Bộ phận Business Operation 

Business Operation cũng là một trong những vị trí nắm vai trò quan trọng trong kinh doanh. Với trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh, Business Operation giúp doanh nghiệp ủy quyền và giao việc hiệu quả.

Từ đó, người quản lý sẽ kiểm soát rủi ro, tiền bạc và phân bố nguồn lực hiệu quả. Nó vừa là tài liệu để tham khảo, vừa là nguồn dự phòng an toàn. Nó giúp đảm bảo công ty hoạt động theo ngân sách và các nhóm làm việc tốt với nhau.

3. Bộ phận Operation Manager

Operation Manager là bộ phận có công việc chính gồm:

• Quản lý tuyển dụng nhân sự, đào tạo và xử lý các thông tin về chế độ lao động cho nhân viên.
• Lên kế hoạch kinh doanh, giám sát và đánh giá cụ thể những hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Đánh giá các chiến lược kinh doanh, các dịch vụ hoạt động cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp.
• Quản lý cả những quy trình, vấn đề về hàng tồn kho, vấn đề liên quan đến quá trình giao và nhận.
• Môi trường làm việc đảm bảo môi trường an ninh an toàn, lành mạnh.

TỐI ƯU QUY TRÌNH VẬN HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VỚI AMIS CÔNG VIỆC

III. Nhiệm vụ quan trọng của bộ phận Operation

Giữ một vị trí quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Operation đảm nhận cả những nhiệm vụ quan trọng bên dưới đây:

1. Lập kế hoạch kinh doanh

Operation có trách nhiệm lên kế hoạch và lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Chúng có thể là các kế hoạch kinh doanh trong thời gian ngắn, tầm trung và dài hạn. Những kế hoạch này phải đảm bảo phù hợp với các tiêu chí kinh doanh của doanh nghiệp đã đề ra trong từng thời kỳ.

2. Thực hiện các kế hoạch kinh doanh

Bên cạnh viện lập kế hoạch thì thực hiện cũng là nhiệm vụ mà bộ phận này phụ trách. Cùng với đó, Operation còn có nhiệm vụ chỉ đạo, quan sát quá trình thực hiện kế hoạch. Cuối cùng, họ sẽ tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch: Top các phần mềm tốt nhất hiện nay

3. Xây dựng các kế hoạch đào tạo cho nhân sự

Một doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài và bền vững thì cần phải quan tâm đến việc xây dựng và phát triển nguồn lực. Vì thế, nhà quản lý cần phải đưa ra đề xuất và xây dựng các kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp. Nhìn chung, khối lượng công việc của bộ phận Operation khá nhiều nhưng hiệu quả và chất lượng công việc luôn được tối ưu.

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Những điều cần lưu ý khi vận hành bộ phận operation trong kinh doanh

1. Về kiến thức chuyên môn

Khi vận hành bộ phận Operation bạn cần phải đáp ứng được yêu cầu có chuyên môn cao. Mặc dù có nhiều công việc phải thực hiện nhưng với lĩnh vực đặc thù thì kiến thức chuyên môn vẫn giữ vị trí ưu tiên. Người quản lý phải được phát huy hết khả năng để định hướng đội nhóm thành công.

2. Kỹ năng nghề nghiệp

Ngoài có kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp cũng là hành trang bắt buộc của nhà quản lý. Các kỹ năng đó bao gồm:

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Để có thể đưa ra kế hoạch phù hợp với thị trường người làm vận hành hoạt động cần phải đi khảo sát thực tế thường xuyên. Trong quá trình nghiên cứu đó, bạn sẽ tiếp xúc nhiều với khách hàng, đối tác hay cả đối thủ cạnh tranh. Vì thế, nếu bạn có khả năng giao tiếp tốt thì hiệu quả làm việc sẽ hiệu quả hơn.

2.2. Kỹ năng làm việc theo nhóm

Mỗi cá nhân khi làm việc một mình sẽ khó có thể thành công. Cho nên bạn sẽ luôn cần tới sự góp sức của cả một tập thể. Làm việc nhóm sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian làm so với làm việc độc lập.

2.3. Khả năng chịu áp lực

Đối với phòng kế hoạch thì khối lượng công việc hàng ngày là rất lớn. Bạn sẽ cảm thấy vô cùng áp lực, thậm chí là không có đủ thời gian để lập kế hoạch và nghỉ ngơi. Do vậy, nếu như không chịu được áp lực cao thì đây không phải là vị trí phù hợp đối với bạn.

>> Xem thêm: Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo

3. Phân tích các hạn chế và thế mạnh của doanh nghiệp

Một trong những lưu ý khi vận hành bộ phận Operation trong kinh doanh là phân tích điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để bạn đưa ra xác suất thành công khi thực hiện phương án quản trị kinh doanh nào đó.

Từ những phân tích khách quan, doanh nghiệp có thể phát huy điểm mạnh, giảm thiểu được những hạn chế của mình để tiến tới thành công nhanh hơn.

4. Lên kế hoạch sử dụng nhân sự

Vì bộ phận Operation không thể nào đảm nhận hết được khối lượng công việc nên việc bổ sung thêm nguồn lực nhân sự diễn ra khá thường xuyên. Điều này khiến cho việc lên kế hoạch sử dụng hay đào tạo được nguồn nhân lực tiềm năng trở thành một phần thiết yếu của kế hoạch quản trị doanh nghiệp.

5. Vấn đề tài chính

Để vận hành bộ phận Operation thì việc dự trù kinh phí cũng cần phải thực hiện một cách nghiêm túc và cẩn thận. Lên kế hoạch tài chính không chỉ là việc đề xuất các con số. Bạn cần phải phân tích và phân bổ ngân sách đó thành các phần phù hợp theo đầu mục công việc.

V. Kết luận

Bên trên là bài viết về Operation là gì và những lưu ý cần biết khi ứng dụng vào hoạt động kinh doanh.

Có thể nói bộ phận Operation là thành tố không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành thuận lợi. Nó không chỉ đóng vai trò chiến lược định hướng mà còn đảm bảo những kế hoạch khác của công ty đạt được mục tiêu đề ra. Hãy theo dõi các bài viết khác của MISA AMIS để có thêm nhiều kiến thức mới về lĩnh vực quản lý điều hành.

MISA AMIS – giải pháp quản lý Operation toàn diện nhất Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.  ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC