Quản lý - điều hành Quản trị công việc - dự án Quản lý dự án là gì? Chức năng nhiệm vụ của ban...

Quản lý dự án là gì? Chức năng nhiệm vụ của ban quản lý dự án

Khi bắt đầu một kế hoạch, dù ở bất kì lĩnh vực nào, quản lý dự án cũng là một khâu vô cùng quan trọng, đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm cùng khả năng tư duy nhạy bén. Vậy quản lý dự án là gì? Chức năng nhiệm vụ của ban quản lý dự án ra sao? Thông qua bài viết dưới đây, AMIS sẽ giúp các bạn có thêm vốn kiến thức xoay quanh vấn đề này.

Quản lý dự án và các vấn đề xoay quanh quản lý dự án.
Quản lý dự án và các vấn đề xoay quanh quản lý dự án

I. Những điều cần biết về quản lý dự án

1. Tìm hiểu quản lý dự án là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý dự án, chúng ta cần hiểu rõ về thuật ngữ dự án là gì? Cụ thể, dự án chỉ một quá trình bao gồm các công việc được phối hợp với nhau, có định hướng và mục tiêu nhất định.

Dự án luôn bị hạn chế về mặt chi phí, thời gian, nguồn lực. Vì vậy, việc có đường lối quản lý dự án đúng đắn là vô cùng cần thiết.

Vậy quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là việc sử dụng vốn kiến thức, kỹ năng, công cụ nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu mà dự án đã vạch ra.

Mọi công việc từ thường nhật đến phát triển mạng lưới kinh doanh, cơ sở hạ tầng,… đều cần phải thực hiện quản lý dự án. Quy trình này giúp đảm bảo tiến độ làm việc đúng hạn nhất.

Cùng với đó, mỗi nhà quản trị sẽ có đường lối triển khai phương pháp quản lý dự án khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều hướng tới mục tiêu chung là hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.

ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK QUẢN LÝ DỰ ÁN: 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

2. Ví dụ về quản lý dự án

Quản lý dự án xây dựng là một trong những ví dự tiêu biểu nhất của quản lý dự án. Đây là nhiệm vụ không thể thiếu trong các công ty xây dựng.

Quản lý dự án xây dựng sẽ ứng dụng các kĩ thuật chuyên môn đa dạng nhằm theo dõi và quản lý toàn quá trình từ thiết kế đến lập kế hoạch, thực thi. Quản lý dự án xây dựng có nghĩa vụ chịu trách nhiệm bám sát các quy trình để dự án xây dựng thành công. 

II. Ban quản lý dự án là gì?

1. Giới thiệu chung về ban quản lý dự án

Ban quản lý dự án là một tổ chức sự nghiệp công lập. Ban được thành lập, hoạt động dựa trên nguyên tắc đảm bảo kinh phí hoạt động cùng những quy định theo luật ban hành. 

Đôi nét khái quát về ban quản lý dự án
Đôi nét khái quát về ban quản lý dự án

Ban quản lý dự án hiện nay được phân thành hai loại chính:

  • Đầu tư xây dựng chuyên ngành. 
  • Đầu tư xây dựng khu vực. 

2. Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý dự án ta cần biết

2.1. Ban quản lý dự án có chức năng gì?

Ban quản lý dự án sẽ phải đảm nhận các chức năng cụ thể ngay từ khi được thành lập. Các nhiệm vụ đó bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức, giám sát, quản lý, thực hiện dự án cùng một số công việc khác cho chủ đầu tư.

Ban quản lý dự án sẽ đóng vai trò quản lý, theo dõi và đồng hành từ khi chuẩn bị đầu tư cho đến khi kết thúc, dự án được nghiệm thu và đưa vào sử dụng.

Chức năng của ban quản lý dự án
Chức năng của ban quản lý dự án

Mục tiêu của ban quản lý là dự án được thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch, trong phạm vi ngân sách đã được xét duyệt bởi cấp quản trị có thẩm quyền. Không chỉ thế, ban quản lý còn là đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, tính khả thi của dự án cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành.

Nhìn chung, ban quản lý dự án đóng vai trò theo dõi, quản lý trực tiếp các dự án. Họ quyết định đến tính hiệu quả về mặt kinh tế cùng sự thành công, đạt được mục tiêu vạch ra đối với mỗi dự án.

>> Xem thêm: Mô hình quản lý dự án: Người quản lý nên lựa chọn mô hình phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc

2.2. Ban quản lý dự án giữ nhiệm vụ gì?

Đối với các dự án, dù là thuộc lĩnh vực gì thì ban quản lý dự án cũng sẽ có những nhiệm vụ sau đây:

  • Tiến hành các thủ tục về giao nhận đất, giải phóng mặt bằng, xin giấy phép xây dựng,… Giai đoạn này để chuẩn bị cho việc thi công công trình.
  • Lập hồ sơ dự án bao gồm thiết kế, dự toán ngân sách, tổng hợp các dự toán xây dựng công trình. Từ đó, các cấp có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định và phê duyệt.
  • Lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức buổi đấu thầu & lựa chọn nhà thầu. Đồng thời, ban quản lý phải chuẩn bị hồ sơ để trưởng ban quản lý tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà thầu.
  • Giám sát quá trình thi công công trình, nghiệm thu, tổng quyết toán xây dựng phần công trình đã hoàn thành. Sau khi tổng hợp kết quả, ban quản lý sẽ trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
  • Quản lý tiến độ dự án, khối lượng cùng chất lượng an toàn lao động, chi phí xây dựng, vệ sinh môi trường nơi thực hiện dự án. 
  • Kiểm tra các chi phí phát sinh, thực hiện các thủ tục thanh toán. Ngoài ra, ban quản lý cũng phụ trách giải trình về các khối lượng phát sinh nhỏ hay những đầu việc không có chứng từ hợp lệ.

III. Quy trình quản lý dự án trong doanh nghiệp

1. Khởi đầu, thiết lập dự án

Bước đầu tiên của quy trình quản lý dự án là thiết lập các yếu tố cần có. Giai đoạn này bao gồm hai hoạt động chính:

  • Triển khai bản tuyên bố dự án: thể hiện mục tiêu, các yếu tố tác động đến dự án, các quyền hạn, vai trò – trách nhiệm của những vị trí quan trọng, rủi ro,… Các thông tin này sẽ được trình bày ở mức độ tổng quát. Mọi đề án đều cần phải có bản tuyên bố dự án bởi tài liệu này giúp định hướng hoạt động toàn dự án. Đây là cơ sở để xác định, công nhận kết quả cuối cùng của dự án.
  • Xác định những đối tượng liên quan: ban quản lý sẽ thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến dự án và phác thảo sơ đồ bộ máy nhân sự. 

QUẢN LÝ TOÀN BỘ QUY TRÌNH DỰ ÁN: CHÍNH XÁC, TOÀN DIỆN, ĐA CHIỀU VỚI MISA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 02

 

2. Lập kế hoạch

Bản kế hoạch dự án cụ thể sẽ được xây dựng dựa trên nhiều hạng mục. Chúng có thể là yêu cầu của khách hàng, chi phí, thời gian, chất lượng, nhân sự, truyền thông, đấu thầu, rủi ro,… Để có được một bản kế hoạch dự án toàn diện, doanh nghiệp cần bốn yếu tố:

  • Bought – in: có sự góp mặt của đầy đủ các bên liên quan.
  • Formal: thể hiện chính thức tất cả các phương diện đã nêu trên bằng văn bản.
  • Approval: được phê duyệt bởi hội đồng quản trị xét duyệt kế hoạch.
  • Realistic: tính khả thi của dự án. 

3. Triển khai dự án

Dự án cần được thực thi đúng hướng, đầy đủ các nhiệm vụ đã được đề ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, thực tế triển khai và tư duy chiến lược sẽ có sự sai số tương đối.

Vậy nên, các cấp quản lý dự án cùng nhân viên trực tiếp thực hiện công việc cần có sự kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn nhất định để xứ lý các tình huống một cách linh hoạt, nhanh chóng trong quy trình quản lý dự án 

4. Theo dõi quá trình & đánh giá dự án

Đối chiếu kế hoạch và thực tế là nhiệm vụ quan trọng tiếp theo. Như vậy, doanh nghiệp mới có thể điều chỉnh thích hợp và kịp thời nếu gặp sự cố. Tuy nhiên, nếu những công việc cần điều chỉnh hoặc thay đổi quá nhiều, nó sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp do chưa tìm hiểu kỹ các thông tin liên quan hoặc mục tiêu chưa khả thi,…

Giai đoạn lập kế hoạch cho dự án. Ảnh: MISA AMIS
Giai đoạn lập kế hoạch cho dự án. Ảnh: MISA AMIS

5. Kết thúc dự án

Khi dự án đi đến giai đoạn cuối cùng, người quản lý cần hoàn thành một số nhiệm vụ sau:

  • Đánh giá tổng quan và chi tiết hiệu quả từng hạng mục, công việc của dự án.
  • Phân tích hoạt động của các thành viên tham gia như về năng lực, chuyên môn, tinh thần,… Từ đó, xem xét họ có đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không và họ cần điều chỉnh những ưu điểm, nhược điểm như thế nào.
  • Tổng kết những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để tránh lập lại sai lầm.
  • Tất toán ngân sách dự án rõ ràng, minh bạch.

>> Xem thêm:

Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Giải pháp tối ưu trong doanh nghiệp

Phương pháp quản lý dự án bất động sản hiệu quả bạn nên biết – MISA AMIS

IV. Một số kỹ năng quản lý dự án hiệu quả mà bạn nên biết

1. Kỹ năng lãnh đạo đội nhóm

Lãnh đạo là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Bởi lẽ, người quản lý không những cần đảm bảo tiến độ dự án mà còn phải dẫn dắt cả team hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Đây được đánh giá là một kỹ năng khó, và không phải ai cũng có được. Vậy nên, các bạn cần phải học hỏi, trau dồi bản thân nhiều hơn nếu muốn đạt được vị trí mong muốn.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

2. Kỹ năng giao tiếp & đàm phán

Để trở thành một chuyên gia quản lý dự án thực thụ, bạn luôn phải đặt kỹ năng giao tiếp lên hàng đầu. Ở nhiều tình huống, kỹ năng này sẽ quyết định đến 70% sự thành công.

Hơn thế, trong suốt quá trình làm việc, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều mối quan hệ: nhà thầu, lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, … Nếu không có kỹ năng giao tiếp, sẽ rất khó để bạn kết nối với mọi người và gây ảnh hưởng lớn đến toàn bộ dự án. 

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán vô cùng thiết yếu trong quản lý dự án.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán vô cùng thiết yếu trong quản lý dự án.

Ngoài ra, kỹ năng đàm phán cũng là một “hành trang” không thể thiếu của nhà quản lý. Nó không chỉ đơn thuần là việc thương lượng chi phí trong kinh doanh. Thực tế, quá trình triển khai dự án bạn sẽ luôn phải đàm phán để đạt được sự đồng thuận với các bên liên quan, nâng cao chất lượng quy trình. 

3. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý dự án tiếp theo chúng tôi muốn đề cập đến là kỹ năng quản lý thời gian. Để dự án vận hành suôn sẻ, người quản lý cần phải rèn luyện khả năng sắp xếp thời gian hiệu quả, xác định lịch trình rõ ràng.

Người quản lý giỏi, có kinh nghiệm sẽ luôn biết cách vận dụng kỹ năng này để dự án sớm hoàn thành. Muốn đạt được mục tiêu đó, người quản lý phải chia kế hoạch lớn thành các mục tiêu nhỏ, có thời hạn cụ thể giúp theo dõi trở dễ dàng hơn. 

>> Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản lý thời gian: 7 phương pháp hiệu quả nhất

4. Kỹ năng ứng phó rủi ro

Khi lập một kế hoạch, người quản lý dự án chắc chắn cần lưu ý đến vấn đề rủi ro. Dù tính chất, quy mô hay chi phí quản lý khác nhau, những vấn đề phát sinh sẽ luôn tồn tại. 

Do đó, nhiệm vụ của bạn là kịp thời kiểm soát mâu thuẫn, khó khăn đó được trước khi chúng trở nên trầm trọng hơn. Đây là kỹ năng quản lý dự án quan trọng mà các bạn cần trau dồi, hoàn thiện trong quá trình làm việc. 

5. Kỹ năng quản lý đội nhóm

Mặt khác, các nhà quản lý cũng cần phải biết cách quản lý đội nhóm nhóm hiệu quả. Việc thường xuyên động viên, sát sao công việc của các thành viên trong nhóm sẽ giúp thúc đẩy tinh thần toàn đội. Nó tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp hoàn thiện tiến độ kế hoạch.

6. Kỹ năng sử dụng công nghệ

Hiện nay để quản lý dự án hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và đạt được hiệu quả cao thì nhà quản lý buộc phải tham khảo thêm các phần mềm quản lý dự án. Điều này giúp quản lý dự án một cách nhanh chóng, xem được tiến độ nhanh chóng, cắt giảm bớt khâu trung gian.

MISA AMIS công việcphần mềm quản lý dự án miễn phí 15 ngày sử dụng. Với nhiều tính năng đặc biệt như: báo cáo trực quan, ủy quyền và giao việc nhanh chóng, dễ dàng theo dõi công việc, có nhiều chế độ nhắc nhở cảnh bảo,… giúp bạn có thể quản lý dự án một cách dễ dàng.

V. Kết luận

Trên đây là một số chia sẻ của về khái niệm quản lý dự án là gì? Chức năng nhiệm vụ của ban quản lý dự án? Có thể thấy, để các dự án vận hành năng suất, đạt hiệu quả cao thì không hề dễ dàng.

Vì vậy, các doanh nghiệp, tổ chức cần xây dựng ban quản lý dự án nghiêm khắc và chất lượng. Tất cả các hoạt động đều nhằm tới mục tiêu hoàn thành tốt dự án đề ra. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc nâng cao trình độ chuyên môn quản lý của mình. Chúc bạn thành công!

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHẤT HIỆN NAY – AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01


Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này