Quản lý - điều hành Công nghệ & đổi mới sáng tạo Quy trình chuyển đổi số là gì? 5 bước thực hiện chuyển...

Quy trình chuyển đổi số là gì? 5 bước thực hiện chuyển đổi số thành công

Quy trình chuyển đổi số dẫn đến những thay đổi cơ bản đối với cách thức hoạt động của một doanh nghiệp. Vậy quy trình chuyển đổi số là gì? Nó đóng vai trò gì để phát triển doanh nghiệp thời đại mới? Hãy cùng khám phá chủ đề thú vị này dưới đây!

quy trình chuyển đổi số là gì định nghĩa
Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

I. Quy trình chuyển đổi số là gì?  

1. Định nghĩa quy trình chuyển đổi số là gì?

Hiện nay, 90% các công ty đều đang tái tạo các dịch vụ hiện có ở định dạng kỹ thuật số. Ví dụ dễ thấy nhất là người dùng có thể dễ dàng đặt bàn, thanh toán online… và nhiều hơn thế. Chuyển đổi số thực sự đang cải thiện mọi khía cạnh của tổ chức. Chính vì vậy, hãy tìm hiểu về ý nghĩa của quy trình chuyển đổi số sau đây.

Quy trình chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp áp dụng các tính năng trên nền tảng công nghệ vào các quy trình hiện tại. Các phương pháp thủ công truyền thống giờ đây được tự động hóa và hợp lý hóa bằng công nghệ 4.0. 

Những công nghệ tối tân này bao gồm Big Data, Internet, lưu trữ đám mây Cloud… Chúng được áp dụng một cách đồng bộ để thay đổi quy trình lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp. 

Sự phát triển của quy trình chuyển đổi số là nhu cầu tất yếu khi công nghệ kỹ thuật hiện đại đem đến nhiều cơ hội đổi mới. Giờ đây, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi hoạt động, tối ưu thời gian và quy trình làm việc truyền thống để nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Do đó, bất kỳ ai cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tiếp tục bứt phá cùng xu hướng chuyển đổi số trong tương lai.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

 

2. Các loại quy trình kỹ thuật số

Có ba loại quy trình kỹ thuật số thường thấy trong doanh nghiệp là:

  • Các quy trình hoạt động: Đây là một tập hợp các hoạt động có tổ chức dẫn đến một sản phẩm, dịch vụ hoặc phương pháp kinh doanh cụ thể.
  • Các quy trình quản lý: Quy trình quản lý giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, lãnh đạo tổ chức và thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ.
  • Các quy trình hỗ trợ: Các quy trình hỗ trợ các chức năng cốt lõi của chính hoạt động kinh doanh.

QUẢN LÝ TỪ XA, CHÍNH Xác, tức thời với PHẦN MỀM AMIS Công việc

CTA MGM 02

II. Lợi ích của quy trình kỹ thuật số trong doanh nghiệp

1. Thích ứng nhanh hơn với môi trường linh hoạt

Thực tế đang cho thấy những sự thay đổi lớn trong hành vi và nhu cầu của khách hàng. Ảnh hưởng của sự phát triển công nghệ và đại dịch Covid 19 khiến việc ứng dụng công nghệ vào kinh doanh trở nên thiết yếu. 

Một doanh nghiệp không có sự trợ giúp của công nghệ trở nên mong manh và dễ bị tổn thương hơn bao giờ hết. Do đó, quy trình chuyển đổi chuyển đổi đang giúp doanh nghiệp dễ dàng đón nhận sự thay đổi và nhanh chóng thích ứng với nó. 

 >> Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? Khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

2. Giảm chi phí vận hành

Bạn có còn nhớ các quy trình vận hành truyền thống: gọi điện báo giá qua điện thoại, hẹn khách hàng đến tận nơi và tư vấn trực tiếp một lần nữa? Quá trình này tiêu tốn của doanh nghiệp một nguồn lực lớn về nhân sự, thời gian…

Giờ đây, nhờ vào báo giá trực tuyến, đặt hẹn online,… doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều chi phí vận hành hơn. Đồng thời, nó cũng tạo ra tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cao hơn. 

Với quy trình chuyển đổi số, sự can thiệp của con người và chi phí trở về mức tối thiểu. Trong khi đó, hiệu quả đạt được vẫn tối đa và giảm thiểu nhiều sai sót.

3. Điều chỉnh công việc từ xa

Làm việc từ xa chính là một trong những thay đổi xuất hiện do ảnh hưởng các xu hướng trên. Thời gian đầu, nó gây nhiều khó khăn và gián đoạn công việc. Tuy nhiên, nhờ các phần mềm chuyển đổi số thông minh, các doanh nghiệp đang tìm thấy nhiều lợi ích hơn. 

quy trình chuyển đổi số làm việc từ xa
Quy trình chuyển đổi số cho phép nhà quản lý điều hành công việc từ xa

Làm việc từ xa cho phép các doanh nghiệp tiếp cận nhân tài hàng đầu ở bất kỳ đâu. Nó cũng giảm thiểu con số đầu tư vào việc thuê mặt bằng, mua trang thiết bị và một số khoản chi phí khác. 

Với sự trợ giúp của những phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý vẫn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Đặc biệt, họ còn nhận được báo cáo đa chiều, giúp đưa ra nhiều quyết định kịp thời. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỪ XA VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Thực hiện quy trình chuyển đổi số còn mang lại cảm giác trực quan, liền mạch cho khách hàng. Công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ Gartner báo cáo rằng hơn 2/3 số công ty đang cạnh tranh chủ yếu dựa trên trải nghiệm của khách hàng. 

Bởi vậy, doanh nghiệp cần tối ưu những giao diện tiếp xúc với khách hàng, đón nhận phản hồi từ họ. Ngày nay, khách hàng ngày càng có kỳ vọng cao hơn về một trải nghiệm công nghệ tiện dụng, bắt mắt. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể tạo nên sự khác biệt bằng cách đề cao sự riêng tư. Nó bao gồm việc cung cấp quyền kiểm soát dữ liệu, trao quyền tự chủ các quyết định về thông tin. Nếu công tác bảo mật tốt, doanh nghiệp dễ dàng thu hút thêm nhiều khách hàng trung thành. 

5. Tăng lợi nhuận

Các công ty trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số sẽ cải thiện hiệu quả và lợi nhuận. Theo báo cáo của Trung tâm SAP về Kinh doanh và Kinh tế học Oxford:

  • 80% các tổ chức đã hoàn thành quy trình chuyển đổi đã tăng lợi nhuận.
  • 85% nói rằng họ đã tăng thị phần của mình.
  • Trung bình, các doanh nghiệp này có thể tăng trưởng doanh thu cao hơn 23% so với các đối thủ cạnh tranh.

 CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHANH CHÓNG, CHÍNH XÁC VÀ ĐA CHIỀU VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC

III. 5 bước thực hiện quy trình chuyển đổi số thành công

Theo dự đoán từ công ty nghiên cứu IDC, các doanh nghiệp trên toàn cầu sẽ đầu tư 2 nghìn tỷ đô la Mỹ vào chuyển đổi kỹ thuật số trong năm 2022. Thế nhưng, một báo cáo khác của McKinsey lại tiết lộ rằng 70% các chương trình chuyển đổi quy mô lớn không đạt được mục tiêu của tổ chức.

Thế nhưng, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng một quy trình chuyển đổi số đúng đắn, hiệu quả? Hãy tham khảo ngay 5 bước dưới đây: 

1. Bắt đầu với một tầm nhìn rõ ràng

Công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Trong kinh doanh cũng vậy. Các doanh nghiệp trên toàn cầu đều phải chịu áp lực phải thích ứng nhanh, chính xác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chạy theo công nghệ một cách mù quáng. Các sáng kiến ​​chuyển đổi, cho dù là về kỹ thuật số hay chuyển đổi kinh doanh, đều yêu cầu doanh nghiệp có bức tranh tương lai tổng thể.

các bước chuyển đổi quy trình kỹ thuật số
Doanh nghiệp cần lưu ý các bước thực hiện để chuyển đổi số thành công

Người lãnh đạo phải “nhìn xa trông rộng”, suy nghĩ về những cơ hội lớn. Mục tiêu của quá trình chuyển số cần thực sự rõ ràng. Nó có thể là để giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng, bắt kịp đối thủ cạnh tranh hay mang lại tỷ suất lợi nhuận cao hơn. 

2. Chuyển đổi số trong các quy trình làm việc hàng ngày

Nếu hiểu đúng về quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ nhận ra mình cần tích hợp số hóa vào quy trình làm việc hàng ngày. Các quy trình này tập trung vào nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.

Cả quy trình chuyển đổi tổng thể sẽ chỉ thành công khi doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả từ những công đoạn nhỏ nhất. Bên cạnh đó, bạn không nên thay thế tất cả quy trình cùng một lúc. 

Doanh nghiệp nên lựa chọn các khâu đang có hoạt động kém, cần giải quyết trở ngại trước tiên. Sau đó, người phụ trách sẽ xây dựng cấu trúc quy trình mới, đánh giá kết quả thu được. Khi việc ứng dụng quy trình chuyển đổi số này thành công, bạn có thể phổ biến rộng hơn đến toàn công ty. 

3. Xây dựng cấu trúc nền tảng 

Để quá trình chuyển đổi kỹ thuật số phát huy tác dụng, doanh nghiệp cần có một cấu trúc hỗ trợ bền vững. Nó liên quan đến các quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ với đối tác, đối thủ, nhân viên…

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến các sáng kiến ​​chuyển đổi quy trình số thất bại là thiếu sự hỗ trợ của lãnh đạo. Nếu cấp quản lý không xác định mục tiêu và chiến lược rõ ràng, doanh nghiệp sẽ chỉ lãng phí tài nguyên. 

Do đó, các tổ chức cần tập trung lãnh đạo mạnh mẽ và áp dụng công nghệ mới trên toàn công ty. Mọi bộ phận từ trên xuống dưới cùng tất cả các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về việc xác định và thực hiện quy trình chuyển đổi số. 

4. Đầu tư vào công nghệ phù hợp

Quy trình trên cũng yêu cầu các khoản ngân sách lớn với chuyên gia điều hành. Để tránh lãng phí thời gian, tiền bạc, doanh nghiệp cần quyết định các hệ thống và công nghệ sẽ hỗ trợ mục tiêu tốt nhất. Điều này thường dựa trên đặc thù ngành, khối lượng công việc của từng doanh nghiệp. 

các bước chuyển đổi số
Doanh nghiệp cần lựa chọn các công nghệ kỹ thuật phù hợp với ngành nghề và lĩnh vực hoạt động

Mặt khác, hãy lưu ý rằng công nghệ chỉ là một yếu tố thúc đẩy chứ không tạo ra lợi tức ngay lập tức. Chính các quy trình chuyển đổi số đúng đắn mới đem lại kết quả cao. 

>> Xem thêm: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

5. Thu hút cả nhân viên tham gia vào quy trình chuyển đổi số

Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp chính là những người đứng sau đảm bảo quy trình chuyển đổi diễn ra trơn tru. Họ sẽ vận hành quy trình, giới thiệu các tính năng mới và hướng dẫn khách hàng hòa nhập. 

Vì vậy, việc chuyển đổi sẽ thất bại nếu người quản lý không kết nối được đội ngũ. Các cấp quản lý cần đảm bảo mọi nhân viên đều biết cách sử dụng công nghệ mới và nắm được mục tiêu của quá trình này. 

Ngoài ra, sau một thời gian triển khai, doanh nghiệp cũng cần lấy ý kiến phản hồi, lắng nghe đóng góp từ nhân viên. Việc này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh những bất cập trong tiến trình, nhanh chóng cải tiến trải nghiệm làm việc. 

MISA AMIS – giải pháp thực hiện các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp hiện đại

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01


IV. Kết luận

Có thể nói, việc thấu hiểu quy trình chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp “sống sót” và phát triển trong bối cảnh mới. Hy vọng những thông tin về quy trình chuyển đổi đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và quan tâm sâu sắc hơn. Từ đó, ứng dụng quy trình chuyển đổi số một cách phù hợp, hiệu quả cho doanh nghiệp mình. 

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này