Kiến thức Quản lý - điều hành Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích của văn phòng điện...

Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử cho doanh nghiệp

Văn phòng điện tử đã và đang trở thành xu hướng mà các doanh nghiệp hướng đến hiện nay. Vậy văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng AMIS tìm hiểu ngay!

I. Tìm hiểu về văn phòng điện tử

1. Văn phòng điện tử là gì?

Có rất nhiều cách diễn giải về khái niệm văn phòng điện tử là gì. Bạn có thể hiểu văn phòng điện tử là một dạng mô hình văn phòng làm việc “ảo”.

Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là gì?

Nó có áp dụng công nghệ dựa trên một hệ thống phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng. Chúng bao gồm quản lý, xử lý dữ liệu và hồ sơ, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý dữ liệu, thông tin, báo cáo…

Nói tóm lại, đây là hệ thống phần mềm giúp chúng ta thao tác, thực hiện nghiệp vụ văn phòng với nền tảng Internet. Có thể thấy, văn phòng điện tử được tạo ra nhằm mục đích ứng dụng và thay thế những phương thức truyền thống. Nó hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý doanh nghiệp hiện đại.  

2. Các loại văn phòng điện tử

Mô hình văn phòng điện tử rất đa dạng. Tuỳ theo phân khúc loại các loại hệ thống về chức năng, cách thức hoạt động, không gian bài trí mà phân thành nhiều loại khác nhau, có thể kế đến như: 

  • Văn phòng ảo
  • Văn phòng trọn gói
  • Văn phòng mở
  • Văn phòng xanh
  • Văn phòng chia sẻ
  • Văn phòng đa chức năng 

Mời bạn đăng ký nhận ngay bộ tài liệu miễn phí: hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

II. Ưu – nhược điểm của văn phòng điện tử

Nhờ những ưu điểm nào mà văn phòng điện tử đang trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp? Mặt khác, sử dụng mô hình này thì có những khó khăn nào? Mời bạn cùng AMIS tìm hiểu về ưu – nhược điểm của văn phòng điện tử là gì

1. Ưu điểm của văn phòng điện tử 

1.1. Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ làm việc

Do hệ thống hoạt hoàn toàn động trên nền tảng internet, văn phòng điện tử mang đến sự tiện lợi cao. Chỉ cần các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp “online” là đã có thể quản lý công vụ, việc làm ngay trên hệ thống.

Ưu điểm của văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử giúp mọi người dễ dàng giải quyết công việc

Nhờ có phần mềm này mà những nhà quản lý cơ quan hay doanh nghiệp thuận tiện điều hành, quản lý, phân công công việc qua điện thoại, máy tính. Họ có thể kết nối với nhân viên dù đang ở bất cứ nơi nào.

Quản lý hiệu quả, nhân viên chủ động với AMIS Công việc

CTA MGM 02

1.2. Quản lý các văn bản tự động

Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời gian.

Thêm vào đó, nó cũng cho phép mọi người ghi chú nhanh chóng. Các thành viên không còn e ngại khi đóng góp ý kiến cá nhân vào checklist công việc. Bởi vậy, việc quản lý công văn, văn bản sẽ mang lại hiệu quả nhiều. 

1.3. Kho lưu trữ dữ liệu thông minh

Doanh nghiệp không còn phải cất trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu trong những chiếc tủ cao truyền thống. Thay vào đó, giờ đây, việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu, thông tin dễ dàng hơn rất nhiều với văn phòng điện tử

1.4. Bảo mật thông tin

Hệ thống văn phòng điện tử có thể được bảo mật bằng nhiều phương thức khác nhau. Người dùng được đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu…

Mặc dù không phải là cách thức hoàn hảo tuyệt đối, nhưng so với phương thức truyền thống thì nó tiên tiên hơn rất nhiều. 

2. Nhược điểm của văn phòng điện tử

Bên cạnh các ưu điểm, văn phòng điện tử cũng có những nhược điểm, khó khăn như:

2.1. Tâm lý ngại thay đổi

Đây được coi là trở ngại lớn nhất bởi hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp. Hiện nay mọi người đã quá quen thuộc với phương thức vận hành, trao đổi theo cách thức truyền thống.

Để ứng dụng mô hình văn phòng điện tử thì điều đầu tiên cần thay đổi là tư duy làm việc. Thế nhưng đây là chuyện không thể thực hiện ngay trong một khoảng thời gian ngắn. Thêm vào đó, khi mới đầu áp dụng mô hình này, các doanh nghiệp, tổ chức sẽ gặp phải những khó khăn vì chưa quen thao tác.

2.2. Vấn đề ứng dụng công nghệ

Không phải áp dụng nhiều công nghệ thì sẽ tốt. Có những công nghệ phù hợp và mang lại hiệu quả cao với doanh nghiệp. Ngược lại, có công nghệ mang hiệu quả trái ngược.

Điều này cho thấy các doanh nghiệp, công nghệ cần quan tâm, chọn lọc công nghệ. Nó phải thực sự cần và phù hợp với mô hình công ty, đơn vị. 

>> Xem thêm: Tổng hợp những phương pháp tạo động lực cho nhân viên hiệu quả nhất

III. Lý do nào khiến văn phòng điện tử trở thành xu hướng?

Dễ dàng nhận thấy nhiều doanh nghiệp hiện nay đã và đang tiến hành áp dụng mô hình văn phòng điện tử. Nó dần trở thành một trong những xu hướng hàng đầu. Vậy lý do là gì? 

lợi ích của văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử được ưa chuộng nhờ những tác động tích cực
  • Văn phòng điện tử cung cấp cho nhà quản lý, nhà lãnh đạo những công cụ quản lý hết sức thuận tiện. Những công việc như quản lý và phân công công việc, theo dõi tiến độ từ xa trở nên đơn giản hơn trước. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí. 
  • Cài đặt hệ thống chương trình văn phòng điện tử ở các thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại nhanh chóng, tiện lợi.
  • Giao diện các chương trình phần mềm hệ thống hiện nay mang lại cảm giác thân thiện, dễ sử dụng. Tại đây, người dùng có thể tùy ý điều chỉnh các chức năng theo ý muốn của mình để dễ dàng thao tác hơn.
  • Hệ thống văn phòng điện tử có tính bảo mật cao hơn phương pháp bảo mật truyền thống. Doanh nghiệp có thể yên tâm bởi hệ thống chương trình có hệ thống bảo mật 3 lớp. Nó tránh việc hacker hay các tin tặc truy cập và đánh cắp dữ liệu. 
  • Mô hình văn phòng điện tử có thể áp dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Trong đó dù là mô hình đoàn thể, mô hình tổ chức hay cá nhân đều có thể áp dụng được.

IV. Sự khác biệt giữa mô hình văn phòng điện tử với mô hình văn phòng kiểu cũ

Để nhìn tổng quan hơn về mô hình văn phòng điện tử, AMIS sẽ đánh giá so sánh giữa 2 mô hình hiện đại và truyền thống. Bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt sau đây: 

Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ
Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và văn phòng kiểu cũ

1. Nội thất và thiết bị văn phòng

  • Văn phòng truyền thống: Cần phải trang bị những thiết bị cần thiết, cố định. Thông thường đó là những thiết bị cũ không có tính hiện đại, sáng tạo như các loại quạt, ổ điện, bàn ghế nội thất kiểu dáng cũ dễ bắt gặp ở môi trường văn phòng. Văn phòng truyền thống cũng dùng các vách ngăn, tường xây hay cánh cửa… để phân chia khu vực.
  • Văn phòng điện tử: Do văn phòng điện tử hoạt động trên nền tảng Internet nên chủ yếu sẽ làm việc Online. Nhờ đó mà có thể tiết kiệm được chi phí nội thất và thiết bị văn phòng. 

2. Công nghệ

  • Văn phòng truyền thống: Doanh nghiệp chưa thể áp dụng hoàn toàn công nghệ vào trong xử lý công việc. Quản lý dữ liệu lẻ tẻ gây mất thời gian, khó kiểm soát. Danh sách công việc cũng dễ bị phân tán, khiến cho việc tìm kiếm dữ liệu cũng trở nên khó khăn. 
  • Văn phòng điện tử: Tất cả các công việc đều được thực hiện thông qua hệ thống. Vậy nên việc áp dụng mô hình văn phòng điện tử giúp dữ liệu được đồng nhất trên một nền tảng trực tuyến. Việc truy cập hay xử lý, thao tác trên dữ liệu cũng từ đó mà dễ dàng, nhanh chóng.

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC SỐ LÝ TƯỞNG VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS 

3. Không gian làm việc

  • Văn phòng truyền thống: Nhân viên phải xếp hàng đợi chấm công. Công ty thường ồn ào, đông đúc vào giờ cao điểm. 
  • Văn phòng điện tử: Việc thực hiện chấm công trở nên đơn giản thông qua máy tính hay điện thoại. Doanh nghiệp tự do lựa chọn các tính năng như nhận diện khuôn mặt Face ID, nhận diện dấu vân tay…

4. Xử lý công việc

  • Văn phòng truyền thống: Việc xuất tài liệu qua các phần mềm như Excel dễ gây sai sót. Nó cũng làm mất tốn thời gian trong việc tìm kiếm và kiểm soát dữ liệu. Đặc biệt với các doanh nghiệp, công ty có nhiều dữ liệu. 
  • Văn phòng điện tử: Tất cả dữ liệu đều được cập nhật lên hệ thống. Như vậy, mọi nhân viên đều có thể thấy cũng như tiếp tục công việc thao tác, xử lý dữ liệu một cách dễ dàng.

>> Tìm hiểu thêm: Work From Home là gì? Cách Work From Home hiệu quả

V. Một số hệ thống văn phòng điện tử phổ biến

Đi cùng với xu hướng văn phòng điện tử, nhiều hệ thống phần mềm về mô hình này đã ra đời hiện nay. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đánh giá, chọn lọc để chọn được một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sau đây, AMIS sẽ ới thiệu đến bạn một số hệ thống phổ biến hiện nay để bạn có thể tham khảo. 

1. Phần mềm quản lý văn phòng E-office

Chức năng chính của phần mềm văn phòng điện tử E-office là hỗ trợ giao việc, theo dõi và xử lý các công việc quản trị – hành chính, văn thư – lưu trữ trong doanh nghiệp. E-office hỗ trợ các công tác quản lý văn phòng, giúp tiết kiệm được các chi phí văn phòng, rút ngắn thời gian xử lý công  việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. 

Bên cạnh đó, phần mềm E-office còn có chức năng quản lý các thiết bị văn phòng, quản lý hồ sơ, sắp xếp lịch làm việc và xếp lịch đi công tác cho nhân viên. 

2. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử CloudOffice

CloudOffice được xem là phần mềm quản lý văn phòng điện tử tổng thể, mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý, điều hành trong doanh nghiệp. So với nhiều phần mềm, CloudOffice có ưu điểm nổi bật là hệ thống thông tin đồng nhất, khả năng quản lý và điều hành mang tính độc lập, có thể truy cập dữ liệu qua Internet mọi lúc mọi nơi…

Nó cũng có khả năng mở rộng quy mô văn phòng, nhân sự và hỗ trợ trên nhiều thiết bị khác nhau. 

3. Phần mềm quản lý văn phòng SINNOVA-OFFICE

Nhìn chung, SINNOVA-OFFICE là hệ thống văn phòng điện tử giúp quản lý gần như tất cả các quy trình hoạt động như công văn, văn bản, tài liệu, dự án văn phòng… SINNOVA hoạt động trên hệ cơ sở dữ liệu tiên tiến: MsSQL.

Nó cũng được tích hợp nhiều lớp bảo mật theo cấp độ, có thể phân quyền cho người dùng giúp hỗ trợ quy trình quản lý và bảo trì thông tin một cách dễ dàng. 

Bài viết trên là những thông tin về văn phòng điện tử mà AMIS mang đến cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu thêm về văn phòng điện tử là gì? Vì sao nó lại trở thành xu hướng với các doanh nghiệp trong thời gian gần đây!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc

CTA MGM 01


Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này