Kiến thức Quản lý nhân sự Cách viết email xin việc chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng:...

Cách viết email xin việc chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng: 9 quy tắc cơ bản và 5 lỗi sai cần tránh

Các nhà tuyển dụng thường nhận hàng trăm email xin việc mỗi ngày. Cách viết email xin việc thiếu chỉn chu và sự đầu tư của một số ứng viên sẽ khiến HR bỏ qua hoặc loại đi ứng viên đó mà chưa cần đọc email. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách viết email xin việc chuẩn chỉ kèm theo một số mẫu email, đồng thời là những lỗi sai cần tránh mà mọi ứng viên nên lưu tâm. 

>> Xem thêm: 10+ tiêu chí đánh giá ứng viên hiệu quả nhất hiện nay (cập nhật 2022)

cach viet email xin viec chuyen nghiep

Email xin việc là gì? Email xin việc có phải là thư xin việc (Cover Letter) không?

Email xin việc là phần nội dung ứng viên viết trực tiếp trong email gửi cho nhà tuyển dụng, thường đính kèm hồ sơ xin việc hay CV/resume. 

Trên thực tế, cách viết email xin việc không cần quá cầu kỳ và dài dòng. Bởi thông tin chi tiết sẽ được viết trong hồ sơ xin việc. Với email xin việc, bạn chỉ cần trình bày rõ ràng và cô đọng một vài điểm nổi bật để thu hút ứng viên. 

Những email này nghe tưởng chừng đơn giản nhưng đôi khi, với một số nhà tuyển dụng kỹ tính, chỉ cần nhìn email cũng đủ để họ đánh giá ứng viên.

Email xin việc thường bị lầm tưởng chính là thư xin việc (Cover Letter). Tuy nhiên, đây là hai phần hoàn toàn tách biệt với nhau. Như đã đề cập, email xin việc là phần nội dung được viết trong khung văn bản của email. Trong khi đó, thư xin việc thường sẽ là một file riêng, được đính kèm với CV hoặc bao gồm trong hồ sơ xin việc. 

Bên cạnh một email xúc tích, một lá thư xin việc ấn tượng, thể hiện được mục đích của bạn cũng sẽ tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng và gia tăng cơ hội trúng tuyển. 

2 điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc

2.1. Tên email

Khi một lá thư xin việc được gửi tới, điều đầu tiên “đập vào mắt” nhà tuyển dụng sẽ là tên email. Do email không yêu cầu tên thật và có thể được tự do đặt tên nên nhiều người thường đặt tên email theo phong cách nhí nhố, trẻ con. Tuy nhiên, môi trường công sở đòi hỏi sự chuyên nghiệp và bạn nên đảm bảo sự nghiêm túc ngay từ khâu đặt tên email. 

Nếu bạn đang làm việc cho một công ty cụ thể, bạn nên sử dụng email có đuôi của công ty đó hoặc email liên quan đến công ty. Còn nếu bạn là một freelancer, bạn có thể lập riêng một tài khoản email dùng cho công việc với tên ngắn gọn gồm họ tên và một số ký tự khác như ngày sinh, tên trường,… để tránh trùng lặp. 

cach viet ten email xin viec
Môi trường công sở đòi hỏi sự chuyên nghiệp và bạn nên đảm bảo sự nghiêm túc ngay từ khâu đặt tên email

2.2. Tên hiển thị email

Phần tên này cũng là yếu tố hiển thị trước tiên, bên cạnh tên email, khi thư xin việc được gửi tới nhà tuyển dụng. Hai lỗi chủ yếu liên quan tới phần tên hiển thị là ứng viên không dùng tên thật hoặc dùng tên thật nhưng không viết hoa. 

Nhiều ứng viên thường xem nhẹ mục này. Tuy nhiên, cách viết email xin việc chuyên nghiệp với một cái tên hiển thị đầy đủ, rõ ràng chắc hẳn sẽ dễ tạo ấn tượng hơn trong mắt các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. Đôi khi, nó cũng là nơi mà nhà tuyển dụng nhìn vào để điều chỉnh cách xưng hô với bạn phù hợp hơn. 

Cách viết email xin việc bằng tiếng Việt chuẩn chỉ và ấn tượng nhất

3.1. Tiêu đề email xin việc

Một số nhà tuyển dụng thường đưa ra format tiêu đề email ngay khi đăng tin tuyển dụng. Điều này hỗ trợ họ trong quá trình sàng lọc ứng viên. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần theo sát mẫu chỉ định để đảm bảo email của bạn không bị bỏ sót, vừa tuân thủ theo yêu cầu từ phía các doanh nghiệp. 

Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể, các bạn có thể tự đặt tiêu đề nhưng cần đảm bảo ngắn gọn và khái quát nhất, gồm những thông tin cơ bản như tên, vị trí ứng tuyển,… Tránh đặt tiêu đề quá dài hoặc đan xen cảm xúc. 

Bạn có thể tham khảo mẫu tiêu đề email: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển”. 

Ví dụ: Trần Khánh Ly – Ứng tuyển vị trí nhân viên marketing – Công ty Cổ phần MISA – 18/02/2022

3.2. Nội dung email xin việc

3.2.1. Mở đầu

Đối với các email xin việc, nên mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi” để biểu hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Đồng thời, bạn nên hạn chế dùng các từ như “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì những cụm từ này làm giảm đi tính lịch sự và có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng. 

Tiếp theo, nếu bạn biết rõ thông tin nhà tuyển dụng, bạn có thể ghi trực tiếp thông tin như sau: Kính gửi Anh/chị [Tên] – Tên phòng ban

Ví dụ: Kính gửi Chị Trần Khánh Ly – Bộ phận tuyển dụng

Nếu bạn không biết rõ thông tin về cá nhân trực tiếp nhận email, bạn có thể ghi thông tin bộ phận tuyển dụng hoặc một bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp. 

Ví dụ: Kính gửi phòng Nhân sự – Công ty Cổ phần MISA

3.2.2. Nội dung chính

Phần nội dung chính trong email xin việc sẽ là phần ứng viên được thể hiện bản thân nhiều nhất. Tuy nhiên, ứng viên không nên quá sa đà vào việc kể nể dẫn tới email dài dòng. Bạn chỉ nên tập trung vào một số thông tin cơ bản và thêm một số điểm nổi bật để thu hút nhà tuyển dụng mở tiếp hồ sơ xin việc. 

Bạn có thể tham khảo khung nội dung email chuẩn sau đây: 

  • Câu 1: Thông tin nền tảng về bản thân: Họ tên đầy đủ, nơi đã/đang theo học/vị trí từng công tác,…
  • Câu 2: Mục đích gửi email: ứng tuyển vị trí gì? được tăng tải ở đâu? (nơi bạn đọc được thông tin tuyển dụng).
  • Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn kinh nghiệm và kỹ năng bạn cho là phù hợp hoặc liên quan với vị trí ứng tuyển. 
  • Câu 4: Đề cập tới các giấy tờ, hồ sơ đính kèm.

3.2.3. Phần kết email

Ở phần kết thúc, bạn đừng quên dành cho nhà tuyển dụng những lời cảm ơn vì đã dành thời gian đọc thư. Đồng thời, thêm vào 1-2 câu thể hiện sự mong chờ phản hồi từ họ. 

3.3. Chữ ký email

Chữ ký email cũng là một trong những cách để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Thông thường một mẫu chữ ký trong email chuyên nghiệp sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:

  • Họ và tên; 
  • Số điện thoại; 
  • Một số thông tin liên hệ như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …; 
  • Nghề nghiệp (nếu có)
chu ky email
Chữ ký email cũng là một trong những cách để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của mình

3.4. Đính kèm các tài liệu được yêu cầu trong email xin việc

Thông thường, các email xin việc sẽ được yêu cầu đính kèm hồ sơ, CV hoặc các chứng chỉ đi kèm. Như vậy, ngoài việc viết nội dung email, bạn còn cần đính kèm thêm các tài liệu theo yêu cầu trong phần File đính kèm. Các file này vừa là minh chứng cho năng lực của bạn, vừa giúp nhà tuyển dụng hiểu về bạn rõ hơn. 

Tùy theo nội dung yêu cầu của nhà tuyển dụng mà bạn cần chuẩn bị các tài liệu đính kèm phù hợp. Loại file mà nhiều doanh nghiệp hiện nay yêu cầu nhất là CV. 

Một lưu ý nữa cho phần tài liệu đính kèm đó là nên ưu tiên các file định dạng PDF. Bởi định dạng này có thể đảm bảo nội dung trong file được trình bày với hình thức đẹp nhất, không bị sai lệch thông tin hay bố cục dù mở bằng bất kỳ thiết bị nào. Với tên file, các bạn nên ưu tiên đặt bằng tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font khi HR tải về. 

3.5. Kiểm tra kỹ lại email lần cuối trước khi gửi đi

Không chỉ viết email xin việc, trong bất cứ công việc nào bạn cũng nên kiểm tra lại lần cuối để tránh sai sót. Đối với các email ứng tuyển, bạn cần kiểm tra lại thông tin của 4 đầu mục kể trên, đồng thời dành thời gian rà soát lỗi chính tả, văn phong. 

Việc kiểm tra có thể chỉ mất ít phút nhưng có thể giúp bạn tìm ra và kịp thời sửa đổi những sai lầm không đáng có. 

kiem tra email truoc khi gui
Nhớ kiểm tra email thật kỹ trước khi gửi 

3.6. Một số ví dụ mẫu email xin việc tiếng Việt

Mẫu 1:

Tiêu đề email: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty

Nội dung:

Kính gửi Phòng nhân sự của Công ty [tên công ty],

Tôi tên là [Họ và tên], viết email này với mong muốn nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí […] theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại […].

Theo như mô tả công việc trong của Quý công ty và với kinh nghiệm … năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ năng lực để trở thành nhân viên tiềm năng mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Đính kèm trong email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

– CV

– Thư xin việc

– Bảng điểm

– Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty (nếu có). 

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi từ Quý công ty!

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

Mẫu 2: 

Tiêu đề email: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển

Nội dung:

Kính gửi Mr/Mrs [Tên người nhận] – Trưởng phòng nhân sự/bộ phận tuyển dụng Công ty [Tên công ty]

Tôi tên là […], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].

Thông qua …., tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí […]. Với kinh nghiệm hiện tại, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vị trí này. Trên thực tế, tôi đã có … năm làm việc trong lĩnh vực … Đồng thời tôi còn có thêm kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.

Vì vậy, tôi cho rằng mình sẽ có đủ tiêu chí để trở thành một trong những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo email này là CV/ bộ hồ sơ ứng tuyển của tôi.

Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét. Tôi rất mong sẽ nhận được sự hồi âm từ phía công ty trong thời gian sớm nhất để có cơ hội được làm việc tại Quý công ty.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

9 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp

4.1. Suy nghĩ thật kỹ trước khi quyết định “trả lời tất cả”

Nhiều doanh nghiệp có thể gửi đồng thời 1 email phản hồi tới rất nhiều ứng viên. Cũng có trường hợp email của bạn được CC hoặc BCC cho 1-2 cán bộ khác trong doanh nghiệp đó. Lúc này, bạn hãy lưu tâm các địa chỉ email này để quyết định xem có nên trả lời tất cả hay không để tránh gây phiền tới những người không quen biết. 

4.2. Mở đầu email một cách chuyên nghiệp

Với lời mở đầu, bạn không nên sử dụng những lời chào quá thân mật như tin nhắn thông thường hoặc những từ mang sắc thái biểu cảm. Hãy đề cập tới tên người nhận (nếu có) và đặc biệt không được viết tắt, rút gọn tên họ. 

quy tac mo dau email chuyen nghiep
Hãy chọn cách mở đầu lịch sự, trang trọng trong email xin việc

4.3. Hạn chế sử dụng dấu chấm than

Thông thường các dấu chấm than được sử dụng để biểu thị cảm xúc. Một vài người thường có thói quen kết thúc câu bằng khá nhiều dấu chấm than, hoặc một vài dấu câu khác như chấm lửng, hỏi chấm,… Tuy nhiên, việc sử dụng dấu câu như vậy vô tình khiến email của bạn trông kém chuyên nghiệp. 

Do đó, hãy hạn chế sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu. Nên nhớ rằng để kết thúc câu, chỉ cần 1 dấu là đủ. 

4.4. Cẩn thận với khiếu hài hước của mình

Khiếu hài hước đôi khi sẽ thể hiện qua văn phong mà chúng ta không kiểm soát được. Tuy nhiên, email xin việc sẽ đòi hỏi sự trang trọng, lịch sự và không thích hợp với các yếu tố hài hước. Vậy nên hãy rà soát thật kỹ giọng điệu của mình trong những email này để đảm bảo phù hợp với hoàn cảnh. 

4.5. Lưu tâm đến lời chào cuối email

Nhiều người có thói quen sử dụng cố định các mẫu lời chào cuối email quen thuộc như Best Regards, Your sincerely,… nhưng không thực sự hiểu rõ ngữ cảnh sử dụng của chúng. Bạn cần cân nhắc thật kỹ sắc thái nghĩa của các cụm từ này: 

– ‘Yours sincerely’: dùng khi viết thư cho người mà mình đã quen biết.

– ‘Yours faithfully’: dùng khi gửi thư cho người mình chưa từng gặp. 

– ‘Sincerely’: phù hợp với thư xin việc, bộc lộ sự chân thành.

– ‘Best Regards’: thể hiện sự trân trọng, có thể sử dụng trong hầu hết mọi trường hợp. 

4.6. Cách 1 dòng giữa các ý và đoạn.

Cách trình bày như vậy khiến email trở nên mạch lạc, dễ đọc và dễ nhìn, từ đó tạo thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng.

4.7. Trả lời mọi email, ngay cả khi đó là email gửi nhầm

Việc trả lời email, ngay cả những email gửi nhầm, được xem như một quy tắc lịch sự. Trong trường hợp nhầm lẫn, sự phản hồi của bạn giúp người gửi kịp thời nhận lỗi và khắc phục, sửa đổi. 

4.8. Nhập địa chỉ email người nhận cuối cùng

Có khá nhiều trường hợp do ấn nhầm một phím nào đó trên bàn phím mà email bị gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và còn chưa kịp kiểm tra chính tả. Vì vậy, cách an toàn nhất là hãy nhập địa chỉ email người nhận sau cùng để tránh khỏi những sự cố ngoài mong muốn.

4.9. Kiểm tra kỹ  địa chỉ email của người nhận

Với email, chỉ cần sai 1 ký tự thôi thì thư của bạn cũng có thể không được gửi đi. Tốt nhất là bạn nên kiểm tra lại địa chỉ người nhận một lần nữa trước khi gửi, phòng trường hợp sai sót thông tin hoặc vô tình gửi email cho quá nhiều người cùng lúc. 

5 lỗi sai phổ biến khi viết email xin việc

5.1. Sai chính tả hàng loạt

Khi chưa có cơ hội tiếp xúc, người tuyển dụng sẽ đánh giá chủ nhân những email xin việc với đầy lỗi chính tả là người bất cẩn, cẩu thả và có thể bạn sẽ mất đi cơ hội phỏng vấn hoặc vào vòng sau. 

>> Xem thêm: Top kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đắt giá dành cho mọi HR

Nhiều người thường sử dụng phần mềm kiểm soát lỗi chính tả nhưng đôi khi, phần mềm này cũng có thể bỏ qua các lỗi diễn đạt, nhất là trong tiếng Việt. Vì thế, bạn nên kiểm tra và rà soát lại email thật kỹ trước khi gửi đi. 

5.2. Ghi sai tên nhà tuyển dụng

Nhiều người thường không bao giờ nghĩ mình có thể ghi sai tên nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu bạn ứng tuyển vào nhiều nơi cùng một lúc và phải gửi email xin việc đi hàng loạt địa chỉ, bạn hoàn toàn có thể mắc lỗi trong quá trình copy email mà chưa kịp sửa đổi. 

Trong một số khảo sát, có tới 70% nhà tuyển dụng nói rằng họ sẽ tự động loại một ứng viên nếu như viết sai tên mình hoặc doanh nghiệp của mình. Do đó, bên cạnh kiểm tra chính tả, hãy đảm bảo rằng tên của nhà tuyển dụng được viết chính xác.

5.3. Không đúng trọng tâm

Mục đích chính của nhà tuyển dụng là tìm ra ứng viên có thể đem lại giá trị của doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng muốn tìm hiểu xem bạn sẽ làm được những gì nếu trúng tuyển. Vì thế, bạn đừng nên tập trung khoe khoang quá nhiều về bản thân mà hãy hướng nội dung tới những gì nhà tuyển dụng mong muốn. 

Việc chia sẻ những kinh nghiệm, trình độ hoặc thành tích trong quá khứ có thể khá ấn tượng nhưng nếu chúng không liên quan tới yêu cầu công việc hoặc lĩnh vực của doanh nghiệp bạn ứng tuyển thì chúng cũng không có quá nhiều giá trị. Do vậy, hãy cố gắng đưa ra những thành tựu hoặc điểm nổi bật dựa theo những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Những yếu tố này phần lớn được ghi rõ trong bản mô tả công việc.

>> Xem thêm: Mô tả công việc (JD) là gì? và vai trò của JD trong công tác tuyển dụng 

5.4. Viết email quá ngắn hoặc quá dài

Nếu email xin việc quá ngắn, chỉ khoảng vài ba dòng, nhà tuyển dụng sẽ có thể sẽ cho rằng bạn không đủ hứng thú với công việc. Đồng thời, một email quá ngắn cũng sẽ không thể cho nhà tuyển dụng thấy được tiềm năng của bạn với doanh nghiệp. 

Ngược lại, email quá dài cũng là một điểm trừ. Bởi HR thường nhận rất nhiều như xin việc mỗi ngày và nếu lá thư quá dài, họ sẽ có cảm giác lan man và có thể không đọc mà bỏ qua ngay tức khắc. 

5.5. Quên đính kèm CV

CV là phương tiện duy nhất để các HR có nhận định ban đầu về ứng viên. Việc đính kèm CV tương đối đơn giản nhưng nhiều người lại thường bỏ qua và quên mất. Ngay cả khi bạn nhận ra mình quên đính kèm CV và sửa lỗi bằng cách gửi lại ngay một email khác thì bạn vẫn sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. 

dinh kem CV trong email xin viec
Đừng quên đính kèm CV và sử dụng định dạng file thích hợp trong email xin việc

Có thể thấy, đôi khi, cách viết email xin việc thiếu bài bản của ứng viên đôi khi sẽ gây không ít khó khăn cho HR trong quá trình đánh giá và lọc hồ sơ. Để tối ưu thời gian và chi phí, anh chị có thể tham khảo phần mềm AMIS Tuyển dụng với chức năng Kết nối với LinkedIn giúp các HR dễ dàng đăng tin tuyển dụng và lấy được hồ sơ ứng viên chỉ với một nút nhấn. 

Đồng thời, phần mềm cũng sẽ tự động nhập liệu, quản lý và lọc hồ sơ ứng viên tương đối nhanh chóng mà không cần phải mở từng email và thao tác với từng ứng viên như phương pháp truyền thống. 

Đăng ký trải nghiệm phần mềm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí

5/5 - (2 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này