Top 5 dịch vụ phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay

Hợp đồng điện tử đang là giải pháp được ưu tiên sử dụng ở nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số. Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử ngày càng tăng cao, rất nhiều phần mềm hợp đồng điện tử đã ra đời. Vậy đâu là những phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay?

Hãy cùng MISA tìm hiểu TOP 5+ nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất, uy tín nhất trong bài viết dưới đây!

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Trước khi tìm hiểu top 5 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay, chúng ta cần hiểu khái quát về giải pháp công nghệ này. Hợp đồng điện tử là các giao dịch được thực hiện dựa trên các thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây. Các giao dịch này có thể là việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại…

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích trong việc kinh doanh, đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. Một số ưu điểm nổi bật của hợp đồng điện tử có thể kể đến là:

Lợi ích của hợp đồng điện tử
✅Tiện lợi và nhanh chóng	Hợp đồng điện tử có thể được ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần hai bên phải gặp mặt và tiếp xúc trực tiếp.
✅Tiết kiệm thời gian, chi phí	Mọi bước trong quá trình ký kết hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến. Doanh nghiệp không cần phải in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu tối đa thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.
✅Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm	Bạn không cần phải lôi cả “núi” hợp đồng lưu trữ và mò mẫm tìm kiếm. Thay vào đó, chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu là có thể biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng nhanh chóng, chính xác.
✅Đảm bảo khi có tranh chấp	Những nhà cung cấp uy tín đều cung cấp tính năng lưu lại lịch sử ký kết (tên, công ty, địa chỉ IP, thời gian ký,…) khi ký hợp đồng điện tử. Vậy nên nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có đủ bằng chứng.

Điều quan trọng nhất là dù được thể hiện dưới dạng điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được pháp luật thừa nhận như hợp đồng truyền thống; đồng thời được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng như những thỏa thuận hoặc vi phạm những điều khoản được quy định trên hợp đồng.

2. Top 5 dịch vụ phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử cả trong và ngoài nước. Tuy nhiên, để tránh tình trạng bị sai sót trong quá trình ký kết hợp đồng hay bị rò rỉ thông tin bảo mật, các tổ chức, doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lựa chọn. Dưới đây là 5 nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đánh giá cao:

✅Các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất
✅Nhà cung cấp MISA	⭐Sản phẩm AMIS WeSign
✅Nhà cung cấp DocuSign	⭐Sản phẩm DocuSign
✅Nhà cung cấp PandaDoc	⭐Sản phẩm PandaDoc
✅Nhà cung cấp SignNow	⭐Sản phẩm SignNow
✅Nhà cung cấp HelloSign	⭐Sản phẩm HelloSign

1. Phần mềm hợp đồng điện tử AMIS WeSign

AMIS WeSign là phần mềm ký hợp đồng điện tử được phát triển bởi MISA. Đây là đơn vị đã có gần 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các nền tảng, giải pháp số “Make in Vietnam” cho hơn 2 triệu doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các hộ kinh doanh cá thể.

Với AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa mọi quy trình ký kết hợp đồng, tiết kiệm 85% chi phí, giảm 90% thời gian ký kết so với phương thức hợp đồng giấy, thuận tiện cho việc giao dịch, khởi tạo, đàm phán, ký kết, lưu trữ, tìm kiếm hợp đồng và mở rộng kinh doanh thị trường một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Giao diện tiếng Việt đơn giản, dễ dùng, tạo được các luồng ký cho nhiều phòng ban khác nhau và sử dụng lại được nhiều lần.
• Tự động gửi email nhắc nhở người ký tiếp theo để ký nháy, ký chính thức theo trình tự ký.
• Cơ chế ký hàng loạt hợp đồng, ký 1 lần cho nhiều vị trí.
• Quản lý tập trung, tìm kiếm hợp đồng chỉ sau vài giây.
• Hình thức ký đa dạng: Ký điện tử, ký số (USB Token), HSM, Remote Signing (Chữ ký số từ xa, không cần USB Token).
• Tích hợp được với các phần mềm ERP của doanh nghiệp.

2. Phần mềm hợp đồng điện tử DocuSign

DocuSign là hãng công nghệ tiên phong và đứng vị trí số 1 trong mảng chữ ký điện tử trên thế giới. Hiện tại, DocuSign đang cung cấp giải pháp chữ ký điện tử cho 500.000 doanh nghiệp và hàng trăm triệu người dùng tại 180 quốc gia toàn cầu.

DocuSign cung cấp chữ ký an toàn và đơn giản cho các văn bản điện tử, đồng thời thu thập chữ ký từ những tài liệu khác. Ứng dụng này loại bỏ hết sự phức tạp, chi phí và sự thiếu an toàn trong in ấn, fax, scan các tài liệu cho việc ký kết.

Tính năng nổi bật:

• Tạo chữ ký và chữ viết tắt bằng cách sử dụng ngón tay / bút stylus, tải lên hình ảnh chữ ký hoặc lựa chọn một trong các định dạng có sẵn được cung cấp bởi DocuSign.
• Nhập và lưu trữ tài liệu từ nhiều dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây như: Dropbox, Box, Google Drive, Evernote, và Salesforce.
• Hỗ trợ hầu hết các định dạng tài liệu như: PDF, Word, Excel, Text, HTML, JPEG, PNG, TIFF.
• Sử dụng công nghệ bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO 27001:2013, đây là tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu thế giới cho các hệ thống quản lý an ninh thông tin.

3. Phần mềm hợp đồng điện tử PandaDoc

Nhắc đến những phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay, chúng ta không thể không nhắc đến PandaDoc. Đây là phần mềm kết hợp đồng thời hai tính năng: quản lý văn bản và tạo chữ ký điện tử, giúp Doanh nghiệp tự động hóa quá trình tạo lập, phê duyệt và ký kết các tài liệu, văn bản, báo giá và hợp đồng điện tử.

Đặc biệt, PandaDoc cung cấp hơn 450 mẫu văn bản hay hợp đồng có sẵn mà doanh nghiệp có thể thay đổi và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Tuy nhiên, hạn chế của PandaDoc chính là giao diện sử dụng chỉ có 2 ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Nga, có thể gây khó khăn cho những người dùng không thông thạo 2 ngôn ngữ này.

Tính năng nổi bật:

• Tạo các tài liệu, văn bản, báo giá hay hợp đồng nhanh chóng trong vài phút với trình chỉnh sửa kéo và thả.
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không cần phần mềm mở rộng, gửi văn bản trực tuyến, sử dụng trên điện thoại hay máy tính bảng.
• Xử lý được nhiều định dạng văn bản như: PDF, Doc, Docx, RTF và nhiều loại khác.
• Mẫu hợp đồng có sẵn phong phú, người dùng chỉ cần điều chỉnh thông tin và gửi đi.
• Cung cấp tích hợp với các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, quản lý liên hệ, quản trị, lập hóa đơn, lưu trữ hoặc thanh toán như: Copper, Microsoft Dynamics, Zendesk Sell, Insightly, Nimble, SugarCRM.

4. Phần mềm hợp đồng điện tử SignNow

SignNow là giải pháp tạo chữ ký điện tử chuyên dụng được thiết kế và phát triển tại Mỹ. SignNow cho phép các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp quản lý quy trình ký số văn bản điện tử trên mọi thiết bị dù ở bất kỳ nơi đâu, đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe nhất của người dùng.

Bên cạnh chi phí thấp, SignNow còn giúp các doanh nghiệp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, cung cấp thư viện biểu mẫu lớn nhất hành tinh và tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác. Do đó, SignNow thường xuyên giành được các giải thưởng vì tính dễ sử dụng và có các ứng dụng di động trực quan và phổ biến cho iOS và Android.

Tính năng nổi bật:

• Miễn phí truy cập vào thư viện mẫu tài liệu và hợp đồng có sẵn đạt tiêu chuẩn Hệ thống Pháp luật Hoa Kỳ.
• Chia sẻ không gian quản lý tài liệu với các thành viên trong cùng nhóm dự án.
• Chỉnh sửa, cập nhật tài liệu ngay cả khi ngoại tuyến (offline) với dữ liệu được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây
• Tự động hóa việc cập nhật kết quả ký kết, trạng thái thanh toán lên hệ thống để quản lý chặt chẽ thông tin khách hàng.

5. Phần mềm hợp đồng điện tử HelloSign

HelloSign là một trong những giải pháp phần mềm chữ ký điện tử uy tín nhất trên thị trường với hơn 80.000 khách hàng tại Mỹ và các quốc gia khác.

Một số tính năng chính của HelloSign bao gồm: tạo các mẫu tài liệu riêng, ký kế linh hoạt và tích hợp với các phần mềm như Salesforce và Zapier. Với các tính năng này, HelloSign sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lẫn chi phí quản lý quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

• Chèn chữ ký vào văn bản PDF được tải lên từ email hoặc quét hình ảnh.
• Cho phép người dùng tạo và lưu các mẫu tài liệu của riêng mình dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, Doc, Docx, ODT, RTF, PNG.
• Dễ dàng kiểm tra API và tích hợp với hơn 40 ứng dụng khác như: Salesforce, NetSuite, HubSpot, Google Drive.
• Giao diện đa ngôn ngữ với 22 thứ tiếng: Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Thái Lan,…

3. Lời kết

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về một số lợi ích của hợp đồng điện tử cũng như top 5 nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay.

Không thể phủ nhận rằng, hợp đồng điện tử hiện là giải pháp tối ưu cho tiến trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành. Mong rằng các chủ doanh nghiệp sẽ sớm chọn được phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp nhất với mục tiêu và định hướng phát triển trong thời gian tới.

Ngoài ra, nếu muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ hợp đồng điện tử AMIS WeSign, các bạn có thể để lại thông tin đăng ký trong biểu mẫu dưới đây. Bộ phận tư vấn  của MISA sẽ liên hệ lại trong thời gian sớm nhất.