Kiến thức Quản lý - điều hành Quản lý thời gian là gì? 9 cách quản lý thời gian...

Quản lý thời gian là gì? 9 cách quản lý thời gian trong công việc hiệu quả

Quản lý thời gian là gì dường như là một trong những chủ đề muôn thuở trong công việc. Bởi vậy, hãy tìm hiểu thông tin chi tiết hơn về quản lý thời gian trong bài viết dưới đây của MISA AMIS nhé!

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022

I. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì là câu hỏi lớn được đặt ra trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó thực chất là một phần của quản lý bản thân. Quản lý thời gian có liên quan chặt chẽ đến việc phát triển cá nhân. 

Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và lên kế hoạch tổ chức thời gian cho các hoạt động cụ thể, chi tiết cho từng công việc mục tiêu đề ra. Quản lý hiệu quả cho phép bạn đạt được mức hiệu suất và năng suất cao trong công việc. 

quản lý thời gian là gì trong doanh nghiệp
Quản lý thời gian luôn được các doanh nghiệp đề cao

Các kỹ năng quản lý thời gian cần thiết bao gồm sắp xếp thứ tự ưu tiên, thiết lập mục tiêu và ủy quyền. Ngoài ra, nó cũng bao gồm lập lịch trình tốt hơn, cải tiến ra quyết định, tổ chức tốt và tạo đòn bẩy thời gian.

>> Xem thêm: Top 5 công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất lãnh đạo và nhân viên giỏi nên biết

II. Vai trò của việc quản lý thời gian hiệu quả

Khả năng quản lý thời gian một cách hiệu quả là yếu tố cần thiết trong công việc. Quản lý thời gian tốt dẫn đến hiệu quả và năng suất được cải thiện, ít căng thẳng và tạo động lực trong cuộc sống. Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ đem lại những lợi ích sau:

1. Giảm căng thẳng

Quản lý thời gian hợp lý giúp bạn tuân theo một lịch trình công việc rõ ràng. Khả năng này giảm bớt sự căng thẳng và lo lắng. 

Khi nhìn vào một kế hoạch phân bổ thời gian rõ ràng, bạn sẽ nhìn thấy tiến độ công việc. Đồng thời, bạn hiểu rõ các bước tiếp theo cần hoàn thiện. 

Như vậy, bạn sẽ không cảm thấy lo lắng quá nhiều trước khối lượng nhiệm vụ lớn. Nó cũng tránh trường hợp bạn thấy băn khoăn không biết nên làm công việc tiếp theo như thế nào. 

2. Có thêm thời gian cho bản thân

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống chính là lý tưởng mọi người đều đang theo đuổi. Và những ai đã tìm được phương pháp quản lý thời gian phù hợp sẽ có xu hướng sắp xếp hai yếu tố này tốt hơn. 

vai trò của quản lý thời gian
Quản lý thời gian thông minh đem đến những lợi ích to lớn

Nó đem đến cho bạn những khoảng thời gian riêng tư để tận hưởng nhiều hoạt động khác nhau. Bên cạnh thời gian trên công ty, bạn sẽ có thêm khoảng trống để tập thể thao, chăm sóc gia đình hoặc du lịch, gặp gỡ bạn bè… 

3. Nắm bắt các cơ hội 

Thay vì vất vả hoàn thành những phần việc không tên, quản lý thời gian tốt giúp bạn tối ưu năng suất. 

Đây là một trong những điểm mạnh được nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm và đánh giá cao. Về lâu dài, nó có thể giúp bạn thăng tiến trong công việc, gặt hái nhiều thành tựu. 

4. Quyết tâm thực hiện mục tiêu

Ai cũng mong muốn đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, bạn có phương pháp quản lý thời gian thích hợp để tiến xa hơn. 

Quản lý thời gian giúp bạn lên kế hoạch khoa học, tránh lãng phí và xao nhãng. Nó được xem là tiền đề cho bạn “chạm tay” tới mục tiêu một cách nhanh chóng. 

Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2022

III. Những hậu quả khi quản lý thời gian không hợp lý

1. Quy trình làm việc yếu kém

Việc không có khả năng lập kế hoạch công việc trước và bám sát mục tiêu đồng nghĩa với hiệu quả làm việc kém. 

quản lý thời gian kém
Quản lý thời gian kém dẫn đến những tác động tiêu cực đến công việc

Khi không lập kế hoạch công việc cụ thể, bạn có thể phải trì hoãn lại công việc của mình đang thực hiện. Điều đó dẫn đến hậu quả năng suất công việc giảm, ảnh hưởng đến tập thể chung.

2. Gây lãng phí thời gian quý báu

Các cuộc nói chuyện, các thông báo trên mạng xã hội đều có thể trở thành nguyên nhân khiến bạn xao nhãng. Nếu không có một quy tắc quản lý thời gian cụ thể, bạn sẽ dễ dàng bị cuốn hút vào những yếu tố đó. 

Cuối cùng, bạn vừa không kết thúc công việc, vừa không có thời gian cho các hoạt động khác. 

3. Mất kiểm soát

Khi bạn rơi vào tình trạng mất kiểm soát sẽ làm bạn bối rối và không biết nhiệm vụ tiếp theo của mình là gì? Điều này dẫn đến việc việc căng thẳng do chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ. 

4. Thiếu sự uy tín

Một người luôn trễ deadline, có chất lượng công việc kém sẽ không có được danh tiếng tốt. Trong công việc, điều này sẽ trở thành nhược điểm to lớn khiến đối tác, khách hàng của bạn thất vọng. 

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

IV. 9 bước để quản lý thời gian hiệu quả

1. Chuẩn bị sẵn sàng thay đổi

Bạn có thể dành nửa giờ để ăn hoặc thư giãn. Sau đó, hãy lập danh sách những việc cần làm.  Trước khi bắt đầu chính thức, bạn cần biết nhiệm vụ nào phải hoàn thành ngay và nhiệm vụ nào có thể lùi lại. 

Một danh sách kiểm tra như vậy rất hữu ích trong việc thực hiện các bước tiếp theo. Bạn cũng có thể sử dụng nó cho công việc hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn. Gắn nhãn từng công việc với mức độ ưu tiên như sau:

  • Cấp độ 1: Nên hoàn thành trước 6 giờ chiều hôm nay
  • Cấp độ 2: Sẽ hoàn thành trước 6 giờ chiều ngày mai
  • Cấp độ 3: Sẽ hoàn thành trong tuần này
  • Cấp độ 4: Sẽ được hoàn thành trong vòng tuần tới

Bạn có thể sử dụng số thập phân để chia nhỏ hơn nữa mức độ ưu tiên của từng công việc. Ví dụ, một công việc cấp độ 1.0 cần phải được thực hiện ngay lập tức.  Trong khi công việc cấp độ 1.5  cần thực hiện trong ngày.

2. Cân bằng năng lượng

Hãy tập trung vào công việc trước mắt. Thực hiện tác vụ ít quan trọng hơn tiếp theo. Sau khi công việc của ngày hôm nay hoàn thành, bạn nên đánh dấu nó và chuyển sang công việc của ngày mai.

Khi công việc của ngày mai đã xong, bạn nên chuẩn bị cho những công việc khác trong tuần. Thậm chí, bạn có thể chuyển sang công việc của tuần sau. 

quản lý thời gian cân bằng
Để cân bằng và lấy lại năng lượng mỗi ngày, hãy quản lý thời gian hiệu quả

Làm một vài công việc một ngày tốt hơn nhiều so với việc làm nhiều cùng một lúc. Nó sẽ giúp thời gian của bạn hiệu quả hơn. Mặt khác, nó cũng giúp giảm căng thẳng và giữ cho bạn luôn có động lực.

Hãy coi việc xem xét “công việc phải làm vào ngày mai” là nhiệm vụ cuối cùng trong ngày. Một danh sách như vậy giúp bạn luôn cân đối được lượng công việc và cuộc sống. 

3. Tận dụng những khoảng thời gian tràn đầy năng lượng

Một số người có nhiều động lực hơn vào buổi sáng. Một số khác lại tập trung hơn vào buổi tối yên tĩnh. Do đó, hãy tận dụng khoảng thời gian năng suất nhất của bạn. Điều này cho phép bạn tập trung cao độ và nhanh chóng hoàn thành công việc.

4. Sử dụng thời gian tối đa

Hãy đặt mình vào một cuộc chạy đua với thời gian. Bạn nên làm việc trong khoảng thời gian ngắn nhất định. Nghiên cứu khoa học đã chứng minh thời gian phù hợp nhất đối với người bình thường 45 phút làm việc, 10 phút nghỉ ngơi. 

Quy trình quản lý thời gian giúp bạn đặt ra giới hạn cho bản thân. Nó sẽ thúc đẩy sự tập trung hoàn thành mọi công việc.

>> Xem thêm: Quản lý thời gian với Google Calendar: 15 tính năng hữu ích nhất 

5. Nghỉ giải lao

Hãy luôn cho phép bản thân lấy lại năng lượng. Quyết định trước thời gian nghỉ 5, 10 hoặc 15 phút cho từng đầu việc và kiên trì với quyết định đó. Nghỉ ngơi sẽ giúp bạn có động lực và năng lượng hướng tới tương lai.

6. Chú ý đến tiến độ công việc 

Bạn nên loại bỏ công việc đã hoàn thành khỏi danh sách trong ngày. Vào cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy được giải phóng và thư giãn trước thành quả đó. 

các bước quản lý thời gian
Hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao nhờ những phương pháp quản lý thời gian hợp lý

Hoàn thành công việc không chỉ đơn giản là kết thúc một áp lực mà còn là sự hài lòng. Đi kèm với nó và động lực để tiếp tục phát triển bản thân.

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

7. Xem xét danh sách việc cần làm

  • Thường xuyên thêm mới: Gạch các công việc đã hoàn thành. Sửa đổi mức độ ưu tiên của các công việc cá nhân.
  • Thêm công việc mới: Điều này cần được thực hiện thường xuyên. Đặc biệt, nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu quản lý thời gian là gì? Hãy lưu ý phần việc này. 
  • Xóa hoặc sửa đổi công việc: Điều này giúp bạn theo dõi linh hoạt các biến đổi thực tế của nội dung nhiệm vụ.
  • Giao một số công việc cho người khác: Trái với suy nghĩ thông thường, bạn không cần phải làm tất cả công việc. Ủy thác công việc cho người khác khi cần thiết sẽ làm tăng hiệu quả của bạn.
  • Sử dụng công nghệ mới: Các ứng dụng quản lý thời gian cho phép công việc được thực hiện nhanh, hiệu quả hơn và chính xác hơn. 

8. Tiết kiệm thời gian để giải trí

Khi thực hiện một dự án lớn, chúng ta dành thời gian để tìm động lực làm việc. Do đó, việc tìm cơ hội để thư giãn là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp tinh thần minh mẫn mà còn để cơ thể được nghỉ ngơi. Không dành quá nhiều thời gian, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn sẽ được nghỉ ngơi!

9. Ngủ đủ giấc

Ngủ đủ giấc có thể giúp bạn tỉnh táo và sảng khoái hơn trong ngày. Thêm vào đó, nó mở ra điều kiện để bạn suy nghĩ sáng suốt. Dựa vào nền tảng này bạn mới thể hiện tài năng, ra quyết định tốt hơn.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỌI LÚC MỌI NƠI, TIẾT KIỆM THỜI GIAN GIAO VIỆC VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình hoạt động để tăng hiệu quả kinh doanh.

IV. Kết luận

Để trở thành một nhân viên hay nhà lãnh đạo tốt, bạn đều phải có kỹ năng quản lý thời gian. Đầu tiên là quản lý bản thân, tiếp theo đó là quản lý đội nhóm để có thể cùng nhau phát triển.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn mang lại kiến thức và thông tin bổ ích về quản lý thời gian là gì? các bước quản lý thời gian tối ưu. Mong rằng bạn có thể ứng dụng vào các công việc và cuộc sống một cách phù hợp!

.
Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này