Hướng dẫn cách xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất 

KPI là một chỉ số đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. KPI được áp dụng cho mọi phòng ban của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với phòng nhân sự. Tuy nhiên để việc xây dựng KPI cho phòng nhân sự đạt được nhiều hiệu quả thì bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố.

Tải miễn phí – 11 Biểu mẫu OKR – Đánh giá nhân viên theo chức vụ và phòng ban

1. Khái niệm KPI phòng nhân sự

KPI nhân sự phòng nhân sự là một chỉ số nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên. Thông qua chỉ số KPI, nhà quản lý có thể nắm được tình hình làm việc của nhân viên: Nhân viên có đang làm tốt nhiệm vụ được giao không, nhân viên đó có đạt được mục tiêu doanh nghiệp đề ra hay không.

Chỉ số KPI ở mỗi một công việc, mỗi một phòng ban sẽ khác nhau. Và ở phòng nhân sự, các chỉ số này bao gồm: Chỉ tiêu tuyển dụng, đào tạo, thủ tục, giấy tờ, lập bảng lương…

Doanh nghiệp đề ra KPI cho các hoạt động của công ty, cho từng phòng ban và cho từng nhân viên là để thúc đẩy mỗi cá nhân và tập thể nhân viên có nhiều động lực cố gắng hơn trong quá trình làm việc.

Nhà quản lý sẽ dựa vào mức độ đạt hay không đạt KPI để đánh giá kết quả thực hiện công việc của vị trí đó. Từ đó, ban lãnh đạo mới có cơ sở để đưa ra nội dung đào tạo phù hợp nếu nhân sự không đạt KPI và sẽ có những mức độ khen thưởng phụ thuộc vào chỉ số KPI mà họ đạt được. 

2. Vì sao cần xây dựng KPI cho phòng nhân sự 

Cần xây dựng KPI cho phòng nhân sự vì những lợi ích như sau:

• Đo lường và đánh giá được mục tiêu phát triển của doanh nghiệp: 

Nếu doanh nghiệp muốn cụ thể hóa hiệu quả công việc hoặc các thành tựu mà mình đã gặt hái được thì cần có KPI. Những con số trực quan ấy sẽ cụ thể việc tăng trưởng doanh nghiệp, từ đó, giúp các nhà quản trị biết được điểm mạnh, điểm yếu của các bộ phận trong công ty.

• Tạo sự gắn kết và thúc đẩy các cá nhân trong bộ phận nhân sự phấn đấu làm việc hết công suất: 

Có thể bạn cũng biết, việc áp đặt KPI cho nhân viên giống như một con dao 2 lưỡi. Hoặc nó có thể đem lại hiệu quả khi năng suất làm việc và mục tiêu đạt được tăng lên hoặc nó lại làm giảm đi tinh thần làm việc và năng suất hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Vì vậy, khi xây dựng KPI cho phòng nhân sự, các nhà hoạch định chiến lược cần có những hướng đi đúng đắn. 

• Giúp phòng nhân sự xác định được đâu là mục tiêu quan trọng cần thực hiện trước: 

Việc phổ biến, truyền đạt bằng văn bản hay lời nói chưa chắc đã hiệu quả bằng con số. Ban quản trị chỉ cần thay đổi một mục tiêu hoặc một chỉ số nhỏ trong KPI cũng đủ để nhân viên nhân sự biết được doanh nghiệp đang tập trung phát triển mảng nào. 

3. Các chỉ số KPI cho phòng hành chính nhân sự 

• Chỉ số: Tổng số CV trong đợt tuyển dụng: 

Tổng số CV trong đợt tuyển dụng sẽ cho ra một chỉ số. Nhìn vào đây, bạn có thể đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả truyền thông của công ty. Bởi số lượng CV phòng nhân sự nhận được nhiều hay ít một phần là do danh tiếng và độ truyền thông tuyển dụng của công ty chưa cao. 

Chỉ số = Tổng số CV / đợt tuyển dụng

• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tiêu chuẩn:

Đây là chỉ số thể hiện mức độ mà ứng viên đạt yêu cầu tiêu chuẩn mà phòng nhân sự đề ra

Tỷ lệ = Số ứng viên đạt yêu cầu / Tổng số ứng viên

• Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng:

Chỉ số này thể hiện để nhận về được 1 CV, công ty cần phải bỏ ra bao nhiêu tiền

Cách tính: 

• • Cách 1: Tổng chi phí/Tổng số CV 
  • Cách 2: Số người tuyển được/Từng kênh truyền thông
• Thời gian để tuyển dụng nhân viên:

Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của phòng nhân sự trong việc tuyển người, vừa là cơ sở để định hướng xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Chỉ số thời gian để tuyển dụng nhân viên là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được cấp trên chấp nhận đến khi nhận được nhân sự vào làm. Ví dụ là 21 ngày, 30 ngày,… 

• Chỉ số thể hiện mức độ hiệu quả của các nguồn tuyển dụng:

Chỉ số này thể hiện mức độ hiệu quả của các nguồn tuyển dụng bằng cách đo lường số CV nhận được so với số CV đạt yêu cầu trên mỗi chức danh.

Chỉ số trung bình/1 CV = Tổng số tiền cho từng kênh quảng cáo/Tổng số CV nhận được từ kênh quảng cáo đó

• Chỉ số đào tạo

Chỉ số này cho biết bạn đã đào tạo, huấn luyện nhân viên đủ thời gian theo kế hoạch hay chưa.

Chỉ số đào tạo = Tổng số giờ đào tạo/Số nhân viên cần đào tạo

• Chỉ số lương 

Chỉ số lương cho bộ phận nhân sự biết được mức chi dành cho việc trả lương nhân sự là hợp lý hay chưa, mức chi đó có phù hợp với tỷ lệ lương trong ngành hay không. 

Chỉ số lương = Tổng chi phí lương/Doanh số

• Chỉ số an toàn lao động

Chỉ số này cho biết số lượng và mức độ tai nạn lao động đã xảy ra trong quá trình làm việc. Chỉ số này được đo bằng số tai nạn lao động trong một tháng của bộ phận hành chính nhân sự.

• Chỉ số KPI về đánh giá công việc

Chỉ số này cho biết:

• • Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ = Số nhân viên không hoàn thành/Tổng số nhân viên
  • Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc = Số nhân viên hoàn thành/Tổng số nhân viên
• Chỉ số KPI về giờ làm việc

Chỉ số này cho biết thời gian đi làm muộn, nghỉ làm của các bộ phận từ đó đánh giá được tổng thời gian đi làm muộn của toàn công ty.

Cách tính = Tổng thời gian/Tổng nhân viên

• Chỉ số KPI về lòng trung thành 

Chỉ số này cho biết tỷ lệ nhân viên muốn ra đi, để từ đó nắm được số lượng nhân viên có lòng trung thành đối với công ty.

Cách tính = Số nhân viên muốn ra đi/Tổng số nhân viên

4. Hướng dẫn 3 bước xây dựng KPI cho phòng nhân sự nhanh nhất

4.1 Xác định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Cách đầu tiên bạn có thể tham khảo đó là giao kế hoạch xây dựng KPI cho các trưởng phòng. Theo đó, KPI sẽ được đề ra theo nhiệm vụ và chức năng riêng của từng bộ phận. Tuy nhiên, mỗi phòng có cách đặt mục tiêu riêng nên sẽ dẫn đến việc thiếu tính thống nhất, thậm chí là gây nên sự chênh lệch khối lượng công việc giữa các bộ phận.

Cách thứ hai đảm bảo tính khách quan hơn đó là bạn nên thống nhất giao trách nhiệm cho bộ phận nhân sự. Cách này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động theo một định hướng rõ ràng, cụ thể. Thế nhưng, phòng nhân sự cũng khó có thể bao quát toàn bộ công việc của các phòng ban, dẫn tới mục tiêu đưa ra có thể thiếu tính thực tế. Để khắc phục các khuyết điểm này, hệ thống KPI cần có sự xem xét, thẩm định trước khi áp dụng.

4.2 Xác định vị trí, mục tiêu công việc

Công việc ở mỗi vị trí khác nhau đều sẽ khác nhau. Một phần các nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện đã được quy định tại bảng mô tả công việc. Dựa vào đó, nhân viên sẽ được khen thưởng nếu hoàn thành tốt; ngược lại, họ cũng có thể bị kỷ luật nếu vi phạm. 

4.3 Xác định các chỉ số KPI

Bạn nên dựa vào 5 nguyên tắc SMART để xác định các chỉ số KPI cho bộ phận hay cho chức danh cụ thể.

• Đối với KPI của bộ phận, các chỉ số phải có tính bao quát tổng thể, không thể dựa vào khả năng của một cá nhân để đưa ra chỉ tiêu cho cả phòng.
• Đối với KPI cho từng chức vụ, mục tiêu đề ra phải bám sát bảng mô tả công việc. Kết quả cá nhân đạt được phải có cách thức đo lường và kiểm chứng rõ ràng, minh bạch.

>>> Xem thêm: Mô hình quản lý OKR là gì? Quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt

5. Xây dựng KPI cho phòng nhân sự trong từng vị trí đặc thù

• KPI trưởng phòng nhân sự: 

Trưởng phòng nhân sự là nhân vật chủ chốt của phòng nhân sự, bởi vậy KPI của vị trí này phải bao hàm việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban nhỏ trong bộ phận này. KPI liên quan đến vị trí này có thể kể đến: KPI mức thu nhập, KPI thu nhập theo chức vụ, KPI tỉ lệ chi phí lương,…

• KPI nhân viên C&B:

Nhân viên C&B là người đảm bảo quyền lợi của người lao động khi ký kết hợp đồng lao động tại công ty. Một số KPI tiêu biểu cho chức vụ này là: KPI trả lương cho nhân viên, Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy của nhân viên, Tỷ lệ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.

• KPI nhân viên tuyển dụng:

Một số KPI dành cho nhân viên tuyển dụng: Tổng số CV nhận được trong một lần tuyển dụng, Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, Hiệu quả quảng cáo tuyển dụng,…

Để dễ dàng đo lường, đánh giá hiệu quả của nhân viên tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tham khảo dùng phần mềm AMIS Tuyển dụng. Phần mềm giúp hỗ trợ đăng tin trên nhiều kênh, đo lường được số lượng CV từ các kênh, hiệu quả tuyển dụng trên từng kênh.

>>> Đừng bỏ qua: TOP 10 phần mềm tuyển dụng tốt nhất tại Việt Nam và Thế Giới

Bên cạnh đó, AMIS Tuyển dụng còn hỗ trợ tổng hợp kết quả tuyển dụng theo từng giai đoạn, giúp HR cũng như ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan nhất về thị trường lao động cũng như tình hình tuyển chọn người tài. Từ đây, công ty có thể đưa ra những chiến lược thu hút nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM – AMIS Tuyển dụng có liên kết đến phần mềm chấm công, tính lương, lưu trữ thông tin nhân sự, giúp quản trị nhân sự một cách toàn diện.

Để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm, bạn có thể liên hệ qua hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày dưới đây.

Dùng ngay miễn phí

6. Kết luận

Tóm lại, để xây dựng KPI cho bộ phận nhân sự cần phải nghiên cứu thực tế từ tình hình doanh nghiệp và vận dụng hỗ trợ từ bên ngoài. Trên đây là những cách xây dựng KPI cho phòng nhân sự chuẩn nhất mà chúng tôi đã tổng hợp. Hi vọng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề về KPI nhân sự.