Kiến thức Quản lý nhân sự “Giải mã” 3 bước xây dựng KPI cho phòng nhân sự mọi...

“Giải mã” 3 bước xây dựng KPI cho phòng nhân sự mọi HR cần biết!

Xây dựng KPI cho phòng nhân sự là điều mà mọi HR đều quan tâm để làm tốt công tác quản lý nhân viên, kiểm soát và điều chỉnh nghiệp vụ tốt hơn, đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất. Vậy KPI phòng nhân sự bao gồm những hạng mục nào? KPI ứng với từng vị trí trong phòng nhân sự sẽ khác nhau ra sao? Thông qua việc trả lời các câu hỏi trên, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn đầy đủ nhất về việc thiết lập bộ KPI phòng nhân sự hoàn chỉnh. 

xay dung KPI phong nhan su

Tổng quan về KPI nhân sự

KPI nhân sự bao gồm các chỉ số tính hiệu suất nhân sự liên quan chặt chẽ đến chiến lược phát triển con người của doanh nghiệp, nó thường được xác định trên cơ sở số phần trăm nhân viên dưới sự quản lý/điều hành của bộ phận nhân sự đạt đủ điều kiện do doanh nghiệp đề ra. Các chỉ số đánh giá KPI phòng nhân sự đặt ra thách thức giảm thiểu chi phí, đảm bảo yếu tố con người trong công tác tuyển dụng, quản lý, xây dựng văn hóa.

Người xây dựng KPI cần có chuyên môn cao, hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ tổ chức. Bởi vậy, thông thường trưởng phòng của phòng nhân sự hay Giám đốc nhân sự sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Tuy nhiên, để chỉ số KPI được khách quan thì không thể thiếu sự tư vấn từ các chuyên gia về KPI để xây dựng một hệ thống đầy đủ, hiệu quả. 

Đặc điểm của KPI phòng nhân sự là gì?

dac diem cua KPI phong nhan su

  • Sự tập trung: Khi xây dựng KPI phòng nhân sự, chỉ nên tập trung một số hạng mục chính và thực sự quan trọng để đảm bảo hiệu suất tốt nhất
  • Đánh giá được chi tiết: Phân tích số liệu cụ thể có thể xem xét hiệu quả của một số chiến dịch/hoạt động, ví dụ như tuyển dụng, đào tạo, sự kiện gặp gỡ. Từ đó, công ty có thể điều chỉnh để tăng hiệu suất những lần sau.
  • Đơn giản: KPI nên xây dựng đủ đơn giản để thuận tiện cho việc tính toán. Nếu quá khó sẽ cản trở quá trình giao tiếp và tập trung.
  • Có thể hành động: KPI tập trung vào vấn đề của phòng nhân sự, và thuộc phạm vi đủ ảnh hưởng để thực hiện tốt công việc. 
  • Có sự liên quan: KPI phòng nhân sự phải đáp ứng mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. VD: mục tiêu kinh doanh, mục tiêu xây dựng thương hiệu,…

KPI phòng nhân sự nên bao gồm những yếu tố nào?

  • Dữ liệu bảng lương có độ chính xác và quản lý phù hợp
  • Kế hoạch đào tạo nhân viên và đội nhóm hướng tới sự phát triển của công ty
  • Quản lý trách nhiệm và năng suất làm việc của nhân viên
  • Các thay đổi của dự án/sáng kiến đo lường theo thời gian, phạm vi và ngân sách
  • Mức độ dự đoán kinh doanh từ kế hoạch thiết lập
  • Tuân thủ thời hạn và mức độ lập kế hoạch
  • Tuân thủ chính sách điều hành, quy trình của bộ phận theo vai trò của nhân viên phòng nhân sự
  • Năng lực xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quản trị rủi ro về trách nhiệm của doanh nghiệp với xã hội 
  • Mức tự động hóa quá trình phục vụ 
  • Độ khả thi của việc thử nghiệm, thực hiện hay áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động.
  • Mức độ tự động hóa quá trình phục vụ trong công việc.

Xây dựng KPI cho phòng nhân sự trong từng vị trí đặc thù

Như đã đề cập, KPI phòng nhân sự chỉ nên có một số KPI chính, làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của người nhận trách nhiệm. Bởi vậy, phần này sẽ cung cấp một số hạng mục KPI cho những ban chức năng thuộc phòng nhân sự. 

KPI cho tung vi tri phong nhan su

KPI trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự đóng vai trò là nhân vật chủ chốt của bộ phận nhân sự, bởi vậy KPI của vị trí này phải bao hàm việc đánh giá mức độ công việc của những việc làm nhỏ liên quan đến các phòng ban nhỏ trong bộ phận nhân sự này. Một số KPI tiêu biểu có thể kể đến là: 

  • KPI mức thu nhập trung bình: Trưởng phòng nhân sự cần nghiên cứu và thống kê mức thu nhập trung bình của doanh nghiệp theo từng thời điểm (thường là từng tháng hoặc từng năm). Từ số liệu thu thập, họ tiếp tục đối chiếu với tình hình của doanh nghiệp, sau đó tiếp tục đưa ra các giải pháp cải thiện số liệu hiện có để doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn. 
  • KPI mức thu nhập theo chức danh: Đầu mỗi tháng, trưởng phòng nhân sự giao nhiệm vụ cho nhân viên lập bảng số liệu thống kê lương từng bộ phận doanh nghiệp. Từ số liệu thu thập, trưởng phòng so sánh mức lương này với các vị trí tương tự của doanh nghiệp cùng lĩnh vực hay đối thủ cạnh tranh. Việc nghiên cứu này sẽ giúp trưởng phòng đưa ra các điều chỉnh phù hợp hơn để bảo vệ quyền lợi nhân viên, giữ chân nhân tài. 
  • KPI tỉ lệ chi phí lương: đây là số liệu thể hiện các mức chi cho lương tương quan với các hạng mục khác hay tổng doanh thu công ty. Từ các số liệu này, trưởng phòng nhân sự sẽ đưa ra phương hướng cân đối mức chi cho lương với các hạng mục khác trong doanh nghiệp.
  • KPI tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Số liệu phản ánh số ứng viên đạt chuẩn, tổng số ứng viên tham gia ứng tuyển trong các kỳ tuyển dụng.
  • KPI quảng cáo tuyển dụng: Căn cứ tính KPI chính là số lượng CV thu về sau mỗi mùa tuyển dụng, hay kinh phí bỏ ra cho chiến dịch quảng cáo tuyển dụng. 

KPI nhân viên C&B

C&B hay Compensation and Benefit, là người đảm bảo các quyền lợi của người lao động khi kí kết hợp đồng lao động tại công ty. Các vấn đề mà một chuyên viên C&B phải quan tâm là: lương thưởng, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật của nhân viên. Vị trí này dường như hiếm gặp tại Việt Nam, bởi thường bị thay thế bằng vị trí kế toán trong các công ty vừa và nhỏ. KPI liên quan đến vị trí này bao gồm: 

  • Tỷ lệ và mức độ tham gia xây dựng chính sách phúc lợi của nhân viên: Vì chính sách luôn cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo quyền lợi của đội ngũ lao động trong công ty nên các chuyên viên phúc lợi và tiền lương luôn cần tham gia và đưa các định hướng điều chỉnh để giúp công ty phát triển. 
  • Trả lương đúng hạn cho nhân viên: Nhân sự trong công ty có được trả lương hay không? Có vấn đề gì phát sinh ảnh hưởng đến thời gian này? Những lí do cho sự chậm trễ? 
  • Tỷ lệ nhân viên trong công ty đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Chuyên viên C&B cần đảm bảo 100% đóng đủ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội để làm đúng quy định pháp luật
  • Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy: Là người thực hiện nhiệm vụ giám sát và quản lý nhân viên nên bản thân chuyên viên C&B cần phải “làm gương”, việc vi phạm nội quy là điều tối kỵ. 
  • Tỷ lệ thẻ ATM của nhân viên: Cần đảm bảo 100% nhân viên có thẻ ATM của ngân hàng công ty đã liên kết để thuận tiện cho việc trả lương theo thời hạn
  •  Tỷ lệ đánh giá trình độ của nhân viên: được tính bằng tỷ lệ bằng cấp cho vị trí đạt tiêu chuẩn chia cho tổng số bằng cấp hoặc tỷ lệ theo trình độ văn hóa của toàn bộ nhân viên 
  • Vòng đời trung bình của nhân viên: Được tính bằng tổng thời gian nhân viên làm việc tại doanh nghiệp chia cho tổng số nhân viên doanh nghiệp tuyển dụng.
  • Tỷ lệ người lao động hoàn thành nhiệm vụ: Được tính bằng tỷ lệ phần trăm giữa mục tiêu kết quả đạt được và tổng số các mục tiêu về kết quả làm việc. 

KPI nhân viên tuyển dụng

Nhân viên tuyển dụng sẽ bao gồm các KPI như sau: 

  • Tổng số CV trong một đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh): Đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của chiến dịch, số lượng CV mà ban tuyển dụng thu về được. 
  • Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Các ứng viên đạt yêu cầu cơ bản theo chức danh/vị trí công việc mà công ty đã đề ra. Tỷ lệ này được tính bằng số ứng viên đạt yêu cầu chi cho tổng số ứng viên trong một đợt tuyển dụng. Tỷ lệ càng cao thì càng chứng tỏ hiệu quả truyền thông và mức độ phát triển của công ty. 
  • Hiệu quả quảng cáo tuyển dụng: “Tổng chi phí chi cho Tổng số CV” chính là cách tính hiệu quả này. Chỉ tiêu này cũng xác định xem để thu được một CV, công ty phải bỏ ra bao nhiêu tiền, ứng dụng trên bao nhiêu nền tảng, tiếp cận được bao nhiêu người trong một đợt quảng cáo,…
  • Thời gian để tuyển nhân viên: Doanh nghiệp mất bao nhiêu thời gian để tuyển dụng đủ số lượng cho một vị trí mà công ty yêu cầu. VD: 24 ngày. 

Quản lý nhân sự dễ dàng hơn với MISA AMIS

quan ly nhan su voi AMIS HRM

Để nghiên cứu, điều chỉnh và cập nhật KPI thường xuyên là một công việc phức tạp dành cho toàn bộ nhân viên phòng nhân sự. Đặc biệt là phải khảo sát tình hình và nghiên cứu chiến lược trong một công ty quy mô lớn. Chính vì vậy, một công cụ phụ trợ được sử dụng nhiều nhất trong thời điểm hiện tại là phần mềm quản trị nhân sự. Việc áp dụng phần mềm không chỉ nổi tiếng ở nước ngoài mà một thập kỷ trở lại, đã có rất nhiều công ty tại Việt Nam áp dụng chúng.

Một trong những phần mềm được ứng dụng nhiều nhất hiện tại là bộ công cụ quản trị nguồn nhân lực của AMIS MISA với tên gọi AMIS HRM, bao gồm: AMIS tiền lương, AMIS chấm công, AMIS thông tin nhân sự, AMIS tuyển dụng, AMIS bảo hiểm xã hội,… Từng hạng mục này sẽ giúp ban HR lưu trữ mọi thông tin của từng khía cạnh đề cập cho nhân viên của mình. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

CTA

Và với việc xây dựng KPI cho phòng nhân sự, nhân viên HR sẽ không thể bỏ qua bộ công cụ hữu hiệu này để tối ưu hóa công sức thu thập số liệu phải bỏ ra, thực hiện các nghiệp vụ quản lý thông tin nhân sự: hồ sơ, hợp đồng lao động, thủ tục, quy hoạch cán bộ,… dễ dàng hơn. Với nhân viên, thông qua AMIS quản trị nhân sự, họ có thể theo dõi mức độ hoàn thiện KPI của mình dễ dàng hơn. Theo dõi thông tin hồ sơ của mình; Đề nghị cập nhật thông tin hồ sơ của mình. 

Như vậy, xây dựng KPI cho phòng nhân sự đòi hỏi nhiều nghiên cứu thực tế từ tình hình doanh nghiệp và cần phải vận dụng hỗ trợ từ bên ngoài, không chỉ là nguồn lực từ con người mà thậm chí còn là máy móc. Việc ứng dụng phần mềm quản trị sẽ giúp HR giải bài toán xây dựng KPI cho vị trí của mình đơn giản hơn rất nhiều!

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này