Kiến thức Quản lý nhân sự 5 tips phỏng vấn qua điện thoại giúp nhà tuyển dụng nhanh...

5 tips phỏng vấn qua điện thoại giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng sàng lọc được ứng viên tiềm năng

Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại được coi là bước chuẩn bị, sàng lọc ứng cử viên trước khi tiến tới các vòng quan trọng sau này. Chính vì vậy, dù không gặp mặt trực tiếp, nhà tuyển dụng không thể lơ là, nếu không muốn mất điểm trước các nhân viên tiềm năng. Năm kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại dưới đây sẽ giúp các HR tuyển dụng chiếm trọn trái tim các ứng cử viên, và quan trọng hơn, là xây dựng thương hiệu cá nhân hiệu quả. 

tips phong van qua dien thoai
tips phong van qua dien thoai
Mục lục Hiện

1. Vì sao cần phỏng vấn qua điện thoại?

1.1. Khi muốn sàng lọc ứng viên để tiết kiệm thời gian

Có thể bạn chưa biết, những doanh nghiệp lớn như Vinamilk, Unilever, Vingroup,…trong mỗi mùa tuyển dụng đều thu hút hàng ngàn ứng cử viên. Như vậy, để đảm bảo lựa chọn các nhân tố tiềm năng nhất, những doanh nghiệp này luôn bố trí nhiều vòng thi tuyển, mỗi vòng thi sẽ có chức năng đánh giá nhân viên khác nhau.

Phỏng vấn qua điện thoại chính là một trong những vòng bắt buộc trong các doanh nghiệp lớn, đóng vai trò sàng lọc bước đầu để loại trừ những người không phù hợp. Mục đích của phỏng vấn qua điện thoại cũng chính là xác định những phẩm chất, kỹ năng mà nhân viên đề cập trong CV có chính xác hay không trước khi quyết định gặp gỡ trực tiếp để trao đổi các vấn đề sâu hơn. 

Trên thực tế, nếu không có các cuộc phỏng vấn qua điện thoại, thì nhà tuyển dụng và ứng viên đều bị lãng phí thời gian của bản thân, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn với số lượng ứng cử viên lên tới hàng ngàn người thì một cuộc nói chuyện dông dài là quá tốn thời gian và sức lực, trong khi nếu chỉ giới hạn 20 phút thì chẳng thể khai thác tiềm năng nhân viên. Chính vì vậy, bước phỏng vấn qua điện thoại là sàng lọc với các câu hỏi cơ bản, còn phỏng vấn trực tiếp sẽ tập trung vào những câu hỏi mang tính chuyên môn, đánh đố cao hơn. 

vi sao can phong van qua dien thoai
Phỏng vấn qua điện thoại giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên tốt hơn

1.2. Khi ứng viên ở quá xa/điều kiện không cho phép gặp mặt

Trước đây, việc phỏng vấn qua điện thoại là hạn chế, chỉ dành cho những nhân sự ở quá xa, hoặc vì lí do nào đó mà không thể xuất hiện trực tiếp. Tuy nhiên, sự lớn mạnh của nhiều doanh nghiệp, chuyển biến của công nghệ số và gần đây nhất là sự xuất hiện của dịch COVID19 trong thời gian dài đã thay đổi xu hướng làm việc, điều hành quản lý của các doanh nghiệp. Công việc tuyển dụng cũng không nằm ngoài xu hướng này. Khi nhân viên có thể làm việc từ xa, thì việc tuyển thêm các nhân viên mới trong thời điểm không thể gặp gỡ nhau là phương án khả thi. Trong những trường hợp bất khả kháng này, phỏng vấn qua điện thoại là lựa chọn tối ưu nhất để nhà tuyển dụng duy trì “máu” của đội nhóm.

Ngoài ra, phỏng vấn qua điện thoại có thể có lợi với các ứng cử viên. Các ứng cử viên ở xa thông qua buổi phỏng vấn có thể hình dung ra công việc, tính chất của doanh nghiệp để quyết định liệu có phải là nhân tố phù hợp hay không, từ đó các quyết định quan trọng như chuyển nhà sẽ được thực hiện. Và đối với nhân viên ở nước ngoài, công ty cũng không còn cách nào khác là chuẩn bị buổi phỏng vấn qua điện thoại

1.3. Khi các quản lý cấp cao không thể tiến hành phỏng vấn trực tiếp 

Ở nhiều nơi, các cuộc phỏng vấn qua điện thoại không được thực hiện bởi HR tuyển dụng mà sẽ do quản lý bộ phận/giám đốc công ty trực tiếp ra mặt. Tuy nhiên, do tính chất công việc mà những vị lãnh đạo cấp cao này sẽ phải đi công tác, không thể có mặt tại công ty để phỏng vấn trực tiếp. Chính vì vậy, một cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể đảm bảo sự có mặt của ứng viên với các bên liên quan.

2. Năm kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại cho nhà tuyển dụng

ky nang phong van qua dien thoai
Tìm hiểu 05 kỹ năng cần thiết khi phỏng vấn ứng viên qua điện thoại

2.1. Phân bổ thời gian hợp lý 

Để trao đổi với ứng cử viên suôn sẻ trong buổi phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng nên chuẩn bị một số khía cạnh sau: 

  • Chuẩn bị kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, thường là kịch bản mời phỏng vấn ứng với mỗi trường hợp nhân sự
  • Chuẩn bị danh sách các câu hỏi phỏng vấn, từ cơ bản đến các câu chuyên môn, mang tính phân loại
  • Đưa ra các khoảng thời gian thông minh để người ứng tuyển lựa chọn phỏng vấn. Thông thường, khoảng thời gian 10:00 – 12:00 hay 15:00 – 17:00 luôn thích hợp để đặt lịch phỏng vấn qua điện thoại.
  • Chú ý thời gian phỏng vấn chỉ nên kéo dài tối đa 15 phút 

2.2. Kỹ năng thể hiện thương hiệu doanh nghiệp

Phỏng vấn qua điện thoại không chỉ là cơ hội để ứng cử viên thể hiện bản thân, mà còn là dịp để HR tuyển dụng thể hiện thương hiệu doanh nghiệp. Người ta thường cho rằng phong thái và cách hành xử của nhân viên sẽ phản ánh môi trường đào tạo như thế nào, văn hóa doanh nghiệp ra sao. Chinh vì vậy, việc HR tuyển dụng thể hiện trạng thái chỉn chu nhất sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện thương hiệu của mình, ghi điểm trong mắt các ứng cử viên. 

Cũng cần chú ý lời nói của mình, bởi sẽ chẳng có sự chuyên nghiệp nào nếu như các HR tuyển dụng quá kiệm lời và không chịu giới thiệu. Vì vậy, khi đi mời phỏng vấn hay bắt đầu các cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng luôn phải giới thiệu chức vụ, vị trí của mình, một số thông tin về doanh nghiệp, vị trí công việc của người ứng tuyển,… Điều này sẽ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2.3. Kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn 

Khi phỏng vấn, nên bắ đầu bằng những câu hỏi dễ: Bởi những câu khó trả lời và mang tính loại trừ nên được đặt ở cuối, sự tăng tiến này giúp người ứng tuyển làm quen với không khí và không tạo cảm giác áp lực ngay từ đầu. 

Hạn chế tối đa câu hỏi đóng: Những câu hỏi dạng “có/không” chính là loại câu hỏi đóng, cách đặt câu hỏi này tạo ra sự ràng buộc và ít khai thác được thông tin từ người ứng tuyển. Mặt khác, những câu hỏi quá chung chung cũng khiến người trả lời bị bối rối và có thể đưa ra những thông tin không đúng trọng tâm. 

Ngoài ra, không hỏi câu hỏi kép, ví dụ như: “Bạn tự đánh giá về công việc này như thế nào và sẽ làm gì để khắc phục những khuyết điểm của mình để đáp ứng yêu cầu của chúng tôi?”. Có thể thấy rằng người ứng tuyển phải tiếp nhận quá nhiều thông tin trong một lúc, và trong áp lực, họ sẽ không thể trả lời kĩ, hoặc chỉ nhớ được một vế của câu hỏi. 

2.4. Kỹ năng lắng nghe và ghi chép

Những thông tin của buổi phỏng vấn qua điện thoại rất quan trọng để HR tuyển dụng cân nhắc năng lực của các ứng cử viên. Từ cuộc trao đổi, nhà tuyển dụng còn cân nhắc câu trả lời với thông tin đề cập trong CV để xác nhận độ chính xác, nhất quán của ứng cử viên. Do đó, kỹ năng lắng nghe và ghi chép thông tin là vô cùng quan trọng. 

Nhưng việc ghi chép không chỉ đơn giản là nghe gì và chép lại đó, bởi trong một khoảng thời gian ngắn, HR tuyển dụng vừa phải phân tích câu trả lời của người ứng tuyển, phân loại thông tin cần thiết hoặc không, nghĩ các câu hỏi trọng tâm dựa trên câu trả lời của đối phương, đối chiếu thông tin với CV. Như vậy, nếu chỉ chăm chú để ghi càng nhiều thông tin càng tốt thì nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ có thông tin mà bản thân cần. 

Ghi chép là một kỹ năng, và cách ghi chép thông minh sẽ phản ánh ở việc chỉ ghi lại những keyword – thông tin quan trọng nhất về người ứng tuyển, hoặc những điểm ấn tượng về đối phương. Quan trọng hơn nữa, nếu trong cùng một ngày mà HR tuyển dụng phải phỏng vấn nhiều người thì ngay sau khi kết thúc một cuộc phỏng vấn, người liên hệ phải dành ít thời gian để ghi lại một số ưu, nhược điểm của ứng cử viên, bạn nên lắng nghe một cách cẩn thận và ghi chú vào sổ tay hoặc Word để đối chiếu cách trả lời của họ trong buổi phỏng vấn trực tiếp.

2.5. Kỹ năng ghi nhớ nhận diện ứng cử viên

Ghi nhớ và nhận diện ứng viên giúp loại trừ những người yếu kém dễ hơn. Không chỉ rèn luyện kỹ năng ghi chép, mà bạn còn phải có kỹ năng phân loại – đặt ra những tiêu chí để lựa chọn ứng cử viên phù hợp. Những ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn thường sẽ có các đặc điểm nhận diện như sau: 

  • Không nhớ gì về vị trí ứng tuyển, chỉ đơn giản là rải đơn hàng loạt
  • Không trình bày được rõ ràng nhiệm vụ của vị trí ứng tuyển
  • Không có định hướng rõ ràng cho công việc
  • Chỉ quan tâm đến vấn đề tài chính
  • Hay nhảy việc và có thái độ kém thân thiện với các công ty cũ
  • Nói quá nhiều về bản thân nhưng cũng không thích nghe nhà tuyển dụng góp ý

Đây đều là những thiếu sót về kỹ năng lẫn thái độ mà nhà tuyển dụng không nên bỏ qua. 

3. Kịch bản phỏng vấn qua điện thoại cho nhà tuyển dụng

Kich ban phong van
Kịch bản phỏng vấn qua điện thoại cần chuẩn bị kĩ lưỡng

Phỏng vấn qua điện thoại không phải chỉ đơn thuần là những cuộc trao đổi ngẫu hứng, mà nó cũng cần có sự chuẩn bị cẩn thận, bắt đầu từ việc liên hệ mời phỏng vấn. Đây được gọi là soạn kịch bản phỏng vấn qua điện thoại. Một khi có sẵn thông tin kịch bản, người liên hệ chỉ cần sử dụng khéo léo, sắp xếp trình tự phù hợp sao cho phát ngôn được ngắn gọn, mạch lạc. Việc chuẩn bị trước kịch bản cũng giúp người gọi điện đảm bảo đã cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, biết trước một số câu hỏi có thể được đặt ra bởi ứng viên để trao đổi dễ dàng hơn. Chính vì lí do quan trọng này, trong phần này chúng tôi cung cấp các mẫu kịch bản ứng với một số trường hợp đặc biệt. 

Mở đầu phỏng vấn: Với mục tiêu là mời ứng cử viên tham gia phỏng vấn qua điện thoại nên ngay khi mở đầu cuộc gọi, người liên hệ cần đề cập đầy đủ các thông tin sau: 

  • Thông tin cơ bản của ứng viên: họ và tên, vị trí công việc ứng tuyển, email… 
  • Giới thiệu rõ chức vụ của mình tại công ty và nêu tên công ty
  • Hẹn lịch phỏng vấn (đề cập thời gian cụ thể) 

Ví dụ: “Chào bạn, cho mình hỏi đây có phải là số điện thoại của X (tên ứng viên) không ạ? Mình là Y (tên người liên hệ), nhân viên của Phòng Nhân sự công ty Z (tên công ty). Mình xin thông báo là bạn đã trúng tuyển vòng hồ sơ và công ty xin phép được hẹn lịch bạn để tham gia phỏng vấn qua điện thoại. Không biết mình có thể xin bạn một chút thời gian để trao đổi thêm về vòng ứng tuyển sắp tới không nhỉ?” 

Trao đổi trong cuộc gọi

Tùy từng trường hợp của người ứng tuyển mà có thể xuất hiện nhiều kịch bản khác nhau. Mẫu kịch bản phỏng vấn qua điện thoại dưới đây sẽ giúp bạn ứng biến với những trường hợp khác biệt này: 

Trường hợp 1: Ứng cử viên chấp thuận lịch hẹn nhà tuyển dụng đặt ra

Đây là trường hợp đơn giản nhất trong các trường hợp liên hệ ứng cử viên, bởi chỉ cần ứng cử viên chấp thuận là người liên hệ đã có thể xác nhận lại thời gian và yêu cầu phỏng vấn, ngay sau đó là kết thúc cuộc gọi. 

Ví dụ: “Ngay sau khi cuộc gọi kết thúc, mình sẽ gửi đến bạn một email cung cấp thông tin chi tiết cho buổi phỏng vấn sắp tới. Bạn vui lòng xác nhận tham gia phỏng vấn qua mail, hoặc thông báo lại với bên mình bất cứ thay đổi nào trong hôm nay nhé. Mình xin xác nhận lại email của bạn là [email protected] đúng không ạ? Vâng, vậy thì không biết bạn còn thắc mắc nào về buổi phỏng vấn qua điện thoại sắp tới không nhỉ? (sau khi đã xác nhận hết mọi thông tin) Mình xin cảm ơn X đã dành thời gian cho cuộc trao đổi hôm nay. Hẹn bạn vào buổi phỏng vấn sắp tới nhé”

Trường hợp 2: Ứng viên yêu cầu thay đổi khung giờ phỏng vấn

Nếu ứng cử viên không thể phỏng vấn qua điện thoại ở khung giờ có sẵn, nhà tuyển dụng nên linh hoạt về thời gian để thuận tiện cho cá nhân đó. 

Kịch bản ví dụ: “Vậy không sao, bên mình có hai khung giờ phỏng vấn vào ngày ABC (các ngày phỏng vấn): buổi sáng từ… chiều từ….Bạn có thể lựa chọn theo khung thời gian rảnh của bản thân. Không biết thời gian bên mình đưa ra có phù hợp cho bạn không nhỉ?  Bên mình hiện có 2 khung giờ phỏng vấn: sáng từ…chiều từ…Bạn có thể lựa chọn theo lịch rảnh cá nhân. (Sau khi ứng viên chọn thời gian) Cảm ơn bạn, vậy chúng mình sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn là vào lúc…. Bên mình sẽ liên hệ với bạn vào ngày phỏng vấn nhé” 

Trường hợp 3: Ứng viên có việc bận vào các khung giờ phỏng vấn do nhà tuyển dụng đưa ra

Nếu các trường hợp nhà tuyển dụng đưa ra đều không phù hợp với khung thời gian cho phép của đối phương, mà công ty cũng không còn phương án nào khác, thì người liên hệ có thể nói như sau: 

“Cảm ơn bạn nhé, thật tiếc vì bạn chưa sắp xếp được thời gian lần này, không biết trong khoảng thời gian này bạn rảnh vào hôm nào nhỉ? Bên công ty sẽ cân nhắc để xếp lịch phù hợp hơn cho bạn”

Và ở đây sẽ có hai trường hợp: 

  • Ứng cử viên ngay lập tức đưa ra khung giờ: “Cảm ơn bạn, vậy chúng mình sẽ chốt lịch phỏng vấn của bạn là vào lúc…. Bên mình sẽ liên hệ với bạn vào ngày phỏng vấn nhé”
  • Ứng cử viên chưa thể đưa ra khung giờ chắc chắn: “Cảm ơn bạn, hơi tiếc vì bạn chưa sắp xếp được thời gian lần này, phía công ty sẽ họp lại để xem còn tổ chức phỏng vấn vào một buổi nào khác không nhé. Mình sẽ liên hệ lại với bạn ngay sau khi có quyết định từ phía công ty. Mình xác nhận lại số điện thoại và email của bạn là [email protected] đúng không ạ? Vâng, cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để trao đổi với công ty”

Trường hợp 4: Ứng viên từ chối tham gia phỏng vấn 

Ví dụ mẫu: “Dạ vâng, hơi tiếc một chút nhưng thay mặt cho công ty, mình xin cảm ơn bạn thật nhiều vì đã quan tâm tới tin tuyển dụng của bên mình. Hi vọng hai bên có cơ hội hợp tác trong tương lai. Bạn còn thắc mắc gì thêm không ạ? Nếu không con câu hỏi nào khác, mình xin phép kết thúc cuộc gọi bây giờ, cảm ơn bạn nhiều”

Trường hợp 5: Ứng viên tỏ thái độ hời hợt, thậm chí đùa cợt  

Ví dụ mẫu: “Dạ vâng, cảm ơn bạn đã quan tâm đến tin tuyển dụng của công ty, nếu bạn không có nhu cầu phỏng vấn thì mình xin phép dừng cuộc gọi bây giờ

4. Một số câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại mẫu 

bo cau hoi phong van qua dien thoai
Cuộc phỏng vấn qua điện thoại không thể thiếu 10 câu hỏi kinh điển dưới đây!

Các câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại thường sẽ đơn giản hơn phỏng vấn trực tiếp, bởi trong thời hạn 15 phút và đóng vai trò sàng lọc thông tin nên cuộc phỏng vấn thường chỉ bao gồm một số câu hỏi về định hướng và kinh nghiệm bản thân. Tuy nhiên, cũng tùy thuộc vào ngành nghề và quy mô doanh nghiệp mà nhà tuyển dụng có thể thêm 1-2 câu chuyên môn hoặc các câu hỏi “đánh đố” IQ của ứng cử viên. 

Và chiến thuận trong bất cứ cuộc phỏng vấn qua điện thoại nào cũng không thể không nhắc đến những câu hỏi điển hình sau đây:  

  1. Bạn có 2 phút để giới thiệu đôi chút về bản thân
  2. Điểm mạnh/yếu của bạn là gì? 
  3. Liệu những điểm yếu trên có ảnh hưởng đến công việc của bạn với vị trí này hay không? Nếu có, bạn đã có định hướng sửa chữa như thế nào?
  4. Trước đây, bạn đã có kinh nghiệm làm ở vị trí này hay chưa? 
  5. Bạn có thể tóm tắt về công việc bạn từng đảm nhiệm trước đây hay không?
  6. Lý do bạn muốn làm việc tại vị trí X này ở công ty chúng tôi là gì?
  7. Nhiệm vụ chính của công việc trước đây bạn làm là gì? (Đối với các ứng viên có kinh nghiệm)
  8. Vì sao bạn nghĩ rằng bản thân phù hợp với yêu cầu chúng tôi đặt ra? (Đối với ứng viên chưa có kinh nghiệm)
  9. Định hướng trong N năm tới của bạn tại vị trí này như thế nào?
  10. Mức lương bạn mong muốn cho vị trí này là bao nhiêu?

Ngoài 10 câu hỏi này, nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị 5-10 câu hỏi mang tính “loại trừ” khác cho buổi phỏng vấn qua điện thoại để phân loại ứng viên tốt hơn. 

5. Một số lưu ý cần biết khi phỏng vấn qua điện thoại

luu y truoc khi phong van
Để quá trình phỏng vấn qua điện thoại diễn ra trơn chu, hiệu quả nhất, các nhà tuyển dụng cần ghi nhớ 5 ttips dưới đây

5.1. Đảm bảo không gian yên tĩnh 

Để chất lượng cuộc gọi tốt nhất cho buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần tìm không gian yên tĩnh để có thể lắng nghe câu trả lời của ứng viên. Không gian yên tĩnh có thể là phòng họp cách âm tại công ty, quán cà phên yên tĩnh, hoặc tại nhà riêng của nhà tuyển dụng. Cần tránh phỏng vấn ứng viên tại văn phòng làm việc, vì cho dù có lựa chọn giờ nghỉ trưa hay nhân viên có yên tĩnh thế nào thì vẫn có thể bị lọt một số tạp âm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi. Hơn thế nữa, việc công khai buổi phỏng vấn cũng đều là lựa chọn không thông minh.

5.2. Chuẩn bị CV ứng viên 

Tương tự như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại cũng cần chuẩn bị sẵn CV của ứng viên. Vừa trao đổi, nhà tuyển dụng sẽ cần nhìn CV để xác thực thông tin, cũng như hỏi thêm một số khía cạnh đề cập trong CV để khai thác ứng cử viên rõ ràng hơn. 

Ngoài ra, cũng không nên nghĩ rằng khi ứng viên không xuất hiện thì không cần chỉn chu, nên có thể chỉ cần nhìn CV trên máy tính hay màn hình điện thoại. Bởi trong quá trình phỏng vấn, bạn sẽ cần ghi chép thông tin ứng cử viên, việc chuyển đổi giữa các tab trên máy tính, sập nguồn, hay bất cứ sự cố công nghệ nào cũng có thể biến nhà tuyển dụng trở thành người thiếu chuyên nghiệp. 

5.3. Luyện tập trước để hình thành tác phong chuyên nghiệp 

Phỏng vấn qua điện thoại nghe chừng đơn giản hơn phỏng vấn trực tiếp rất nhiều, đặc biệt với các HR tập sự khi có thể đơn giản hóa nhiều bước chuẩn bị, hoặc cảm thấy tự tin hơn khi không phải giao tiếp mặt đối mặt. Tuy nhiên, để đảm bảo sự trơn chu trong quá trình phỏng vấn thì nhà tuyển dụng luôn cần luyện tập trước. Bởi chỉ một lỗi sơ sẩy cũng có thể khiến ứng cử viên “quay xe” rời khỏi môi trường mà họ từng mong muốn dấn thân. 

Ví dụ như với những HR có giọng nói chưa hay, có thể ghi âm lại giọng nói của mình để điều chỉnh tốc độ, độ trầm bổng, chuyên nghiệp hơn là tham khảo các bài giảng luyện tập giọng nói của các MC hay phát thanh viên.

Luyện tập không chỉ gói gọn trong điều chỉnh giọng nói, tác phong mà còn là chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi, thấu hiểu các tips để hỏi đáp thông minh, biết lọc thông tin và đánh giá nhân sự. Để chuẩn bị hành trang này, các HR cần luyện tập không ngừng với các đồng nghiệp và lãnh đạo của mình.

5.4. Chú trọng lời nói khi phỏng vấn

“Lời nói chẳng mất tiền mua/Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Lời của cố nhân chưa bao giờ sai, trong bất cứ bối cảnh nào, việc khéo ăn nói sẽ đem đến kết quả tốt đẹp trong đôi bên. Đối với phỏng vấn xin việc, những nhân viên cấp cao nên chú ý cách giao tiếp lịch sự nhưng không quá nghiêm trọng, thoải mái nhưng không bỡn cợt, hoặc nghiêm túc nhưng không trịch thượng. Người đến “ứng tuyển”, không phải chỉ đi “xin xỏ” để nhận việc, nên nhà tuyển dụng không thể coi mình là người ở vị thế có lợi hơn để hành xử thiếu chuyên nghiệp với những đồng nghiệp tương lai. 

Ngôn từ nghiêm túc, các câu hỏi phỏng vấn mang tính chuyên môn, đánh đúng trọng hơn. Ứng cử viên có thể đánh giá công ty từ nhân viên mà họ tiếp xúc, nên có thể nói những người trong đội ngũ phỏng vấn đóng vai trò quan trọng để níu giữ nhân viên tiềm năng. 

5.5. Hãy cảm ơn và dặn dò ứng viên khi kết thúc phỏng vấn

Các nhà tuyển dụng luôn cần kết thúc buổi phỏng vấn bằng lời cảm ơn và dặn dò ứng cử viên. Ví dụ như: “Cảm ơn bạn X đã dành thời gian để trao đổi với chúng tôi qua điện thoại, chúng tôi sẽ xem xét những chia sẻ của bạn để cân nhắc kết quả tuyển dụng này. Kết quả sẽ được chuyển đến bạn qua email muộn nhất kể từ n ngày sau cuộc phỏng vấn. Sau khi kết thúc cuộc gọi, mình sẽ gửi đến bạn một email các thông tin chi tiết buổi phỏng vấn. Hi vọng bạn sẽ hài lòng với buổi phỏng vấn hôm nay. Chúc bạn sẽ có một ngày làm việc hiệu quả!” 

Cách kết thúc cũng thể hiện thái độ nghiêm túc của nhà tuyển dụng với ứng cử viên, đồng thời lời nhắc nhở này sẽ giúp ứng cử viên ghi nhớ các mốc thời gian và nhiệm vụ cần thiết sắp tới của mình. Việc dặn dò ứng cử viên cũng giúp HR tuyển dụng không mất quá nhiều thời gian phải lục lại thông tin ứng viên để liên lạc trong trường hợp không thấy phản hồi. 

6. Gia tăng tỷ lệ convert ứng viên với AMIS Tuyển dụng

Phỏng vấn qua điện thoại có thể đơn giản hơn phỏng vấn trực tiếp, tuy nhiên các nhà tuyển dụng không bao giờ nên coi thường việc chuẩn bị cũng như sắp xếp liên quan đến vòng thi quan trọng này, một trong số đó chính là lưu giữ hồ sơ của các ứng cử viên đã vượt qua vòng CV và lịch phỏng vấn qua điện thoại đã xác nhận của mỗi người. 

Đối với những công ty lớn, mỗi mùa tuyển nhân viên có thể thu hút hàng ngàn ứng cử viên, như vậy, nếu như mỗi người một khung giờ khác biệt, thêm các trường hợp phải đổi giờ phỏng vấn thì sẽ rất khó khăn cho các HR theo dõi, ngay cả khi nhà tuyển dụng đã ghi chép và đặt lịch kỹ càng. Bởi vậy, thường các doanh nghiệp lớn sẽ cần sự hỗ trợ của công nghệ để đặt lịch hẹn và lưu trữ hồ sơ, thông tin liên quan. 

Việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ vào việc tuyển dụng nói riêng, hay quản trị nhân sự nói chung đã trở nên phổ biến trong nội bộ các doanh nghiệp, công ty hay tổ chức. Ngay tại Việt Nam, nghiên cứu đã ghi nhận rằng 80% các doanh nghiệp vừa và lớn đã sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để quản lý nhân viên. Trước mảnh đất màu mỡ này, đã có rất nhiều công ty phát triển phần mềm quản trị nhân sự ra đời tại Việt Nam. Một trong số những đơn vị được lựa chọn phổ biến bởi người tiêu dùng trong nước chính là MISA AMIS. 

MISA AMIS có nhiều phần mềm khác nhau, như kế toán – tài chính, marketing, quản trị nguồn nhân lực và quản lý – điều hành. Với công việc phỏng vấn qua điện thoại, các nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu qua phần mềm tuyển dụng thuộc nhánh quản trị nguồn nhân lực.

AMIS tuyển dụng không chỉ giúp HR đăng tải tin tuyển dụng trên các nền tảng đáng tin cậy, thu thập hồ sơ nhân viên, mà còn có thể đặt lịch phỏng vấn và ghi nhớ thời gian cụ thể cho mỗi nhân viên. Bởi vậy, nhờ công cụ hỗ trợ này, HR không cần quá lo lắng sẽ bị nhầm lẫn thời gian hay bỏ lỡ cơ hội của bất cứ ứng cử viên nào. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Tuyển dụng hoàn toàn miễn phí

Như vậy, ghi nhớ các kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại và vạch trước kịch bản phỏng vấn có thể giúp HR tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp hơn trong công tác quản trị nhân sự, đồng thời tiết kiệm thời gian sàng lọc ứng cử viên. Ngoài ra, cân nhắc sử dụng phần mềm quản trị có tính năng tuyển dụng cũng phần nào hỗ trợ doanh nghiệp để có một mùa tuyển nhân viên hiệu quả nhất. 

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này