Kiến thức Quản lý - điều hành 10 Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo quản lý – Bí quyết...

10 Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo quản lý – Bí quyết trở thành nhà lãnh đạo EQ cao

Giao tiếp là một trong những kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ nhà lãnh đạo quản lý nào. Tham khảo 10 kỹ năng giao tiếp dành cho lãnh đạo để trở thành nhà lãnh đạo tài ba. 

[TẢI NGAY] Tài liệu kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo cấp cao

Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi. Đặc biệt trong thời buổi hiện nay, khi các kênh giao tiếp ngày càng gia tăng nhanh chóng và nhu cầu kết nối giữa người lãnh đạo và nhân viên ngày càng cao, thì giao tiếp lãnh đạo hiệu quả là nền tảng chắc chắn dẫn đến thành công trong kinh doanh. 

Kỹ năng giao tiếp là gì
Giao tiếp là một trong những kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ nhà lãnh đạo quản lý nào

I. Kỹ năng giao tiếp lãnh đạo là gì?

Kỹ năng giao tiếp lãnh đạo phần lớn bao gồm các thông điệp liên quan đến văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty. Những thông điệp này có ý nghĩa quan trọng đối với các bên liên quan chính của công ty, bao gồm nhân viên, khách hàng, đối tác chiến lược, cổ đông và giới truyền thông. 

Khi nói đến thông tin liên lạc từ các nhà lãnh đạo thường liên quan đến tầm nhìn, sứ mệnh và sự thay đổi của tổ chức. Mục tiêu quan trọng nhất của giao tiếp với nhà lãnh đạo là nuôi dưỡng cảm giác tin cậy ở nơi làm việc thông qua thông điệp đến từ các nhà lãnh đạo, giữ cho nhân viên gắn bó và tập trung đi đúng hướng.

I. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với nhà lãnh đạo quản lý

Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần phải là một người có kỹ năng giao tiếp, áp dụng kỹ năng đó trong các mối quan hệ ở cấp độ tổ chức chẳng hạn như: Trong các cộng đồng, các đội nhóm lớn và thậm chí trên phạm vi toàn cầu. 

Tuy nhiên, theo thống kê, 57% nhân viên cho biết họ không được đưa ra định hướng rõ ràng và có tới 69% người quản lý cảm thấy không thoải mái khi giao tiếp với nhân viên.

Theo một báo cáo từ Economist Intelligence Unit, giao tiếp kém có thể có tác động rất tiêu cực đến lợi nhuận kinh doanh. Chính xác hơn, 44% số người được hỏi trong cuộc nghiên cứu chỉ ra rằng thông tin sai lệch đã gây ra sự chậm trễ hoặc không hoàn thành dự án, 18% cho biết thông tin sai lệch đã dẫn đến việc bán hàng thua lỗ, gần một phần ba (30%) trong số đó có giá trị từ 100.000 đô la Mỹ và 999.999 đô la Mỹ.

[TẢI NGAY] Tài liệu kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo cấp cao
Tầm quan trọng kỹ năng giao tiếp của người quản lý
Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần phải là một người có kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Một nghiên cứu khác cho thấy giao tiếp không hiệu quả tại nơi làm việc có thể khiến các công ty lớn thiệt hại trung bình 64,2 triệu USD mỗi năm, trong khi các tổ chức nhỏ hơn có nguy cơ mất 420.000 USD mỗi năm. 

Đối với các nhà lãnh đạo, giao tiếp phù hợp tại nơi làm việc cho phép họ gắn kết mọi người xung quanh với một tầm nhìn chung, giữ chân nhân viên, xây dựng lòng tin, tăng cường sự tham gia của nhân viên, vượt qua khủng hoảng và thay đổi tổ chức thành công. Vậy đâu là những kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý thực thụ? 

II. 10 kỹ năng giao tiếp cần thiết đối với nhà lãnh đạo

1. Tích cực lắng nghe

Khả năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để giao tiếp hiệu quả và lãnh đạo tốt. Khi nhân viên, người tiêu dùng và các bên liên quan khác tích cực lắng nghe, bạn sẽ cảm thấy được lắng công nhận và thấu hiểu. 

Tích cực lắng nghe là một kỹ năng, một môn học đồng thời cũng là một nghệ thuật đòi hỏi rất cao sự tự chủ. Kỹ năng nghe chỉ trở thành lắng nghe khi bạn chú ý lắng nghe người khác đang nói gì. Những người tích cực lắng nghe có nhiều khả năng chia sẻ kiến ​​thức hơn vì họ tin rằng họ sẽ được lắng nghe và đánh giá cao.

2. Sự đồng cảm

Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý là sự đồng cảm. Điều quan trọng là phải phân biệt giữa thông cảm và đồng cảm, vì cả hai thường bị nhầm lẫn. Thông cảm được đặc trưng bởi cảm giác thương hại cho một người khác mà không hiểu hết cảm xúc của họ. Mặt khác, đồng cảm là khả năng đặt bản thân mình vào vị trí, hoàn cảnh của người khác để hiểu được cảm xúc, suy nghĩ của họ.

Các nhà lãnh đạo đồng cảm cần có khả năng nhận ra và thấu hiểu nhu cầu của nhân viên, cũng như cảm xúc và suy nghĩ của họ. Lòng nhân ái và khả năng kết nối với người khác là những năng lực quan trọng trong cuộc sống cá nhân và sự nghiệp của chúng ta. 

Sự đồng cảm là một phần quan trọng của trí tuệ cảm xúc và kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, vì nó cải thiện các mối quan hệ nói chung và có thể dẫn đến các tương tác hiệu quả hơn và kết quả có lợi tại nơi làm việc và ở nhà.

[TẢI NGAY] Tài liệu kỹ năng giao tiếp của nhà lãnh đạo cấp cao
Sự đồng cảm trong giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý là sự đồng cảm

3. Điều chỉnh các tín hiệu có lợi của thông điệp

Những nhà lãnh đạo vĩ đại có khả năng phi thường để phát hiện ra những thông điệp tiềm ẩn mà không được nhìn thấy hoặc nghe thấy. Những nhà lãnh đạo tài ba hiểu rằng việc từ bỏ tiếng nói của mình còn quan trọng hơn nhiều so với sự cản trở. 

Trong thời đại ngày nay, mọi người dường như rất háo hức chia sẻ suy nghĩ của mình đến nỗi họ bỏ lỡ mọi thứ mà họ có thể đã học được từ người khác. Hãy tập trung lắng nghe, quan sát và giữ im lặng bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng tổ chức của mình phát triển như thế nào.

4. Kiểm soát cảm xúc

Thông thường, chúng ta đưa ra quyết định dựa trên cảm giác của mình hơn là những gì chúng ta nghĩ. Vì vậy, chúng ta cần kiểm soát cảm xúc của mình vì nó đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp.

Giao tiếp không lời bị chi phối bởi cảm xúc và ảnh hưởng đến cách người khác hiểu và nhận thức về bạn. Là một nhà lãnh đạo, nếu bạn không điều khiển được cảm xúc của mình, bạn sẽ không thể truyền đạt những yêu cầu và kinh nghiệm với nhân viên dưới quyền. 

Hãy đảm bảo rằng bạn có khả năng kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống, vì nó mang lại cho bạn khả năng thấu hiểu người khác, bản thân và thông điệp bạn đang truyền tải.

5. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể thích hợp

Trong giao tiếp không chỉ có ngôn từ quan trọng mà cách bạn truyền đạt cũng như ngôn ngữ cơ thể và cách biểu đạt đạt đi kèm với mỗi từ cũng quan trọng.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn để đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp. Hãy chủ động giao tiếp bằng mắt trực tiếp để xây dựng sự tập trung, đồng thời mỉm cười ấm áp và tự tin. Bạn cũng có thể duy trì giao tiếp bằng mắt, duy trì tư thế cởi mở và cái bắt tay chắc chắn để làm động lực thúc đẩy sự cởi mở của cấp dưới khi giao tiếp.

Ngôn ngữ cơ thể tích cực có thể củng cố lập luận của bạn, làm rõ suy nghĩ của bạn và tránh gửi đi những thông điệp hỗn loạn.

Sử dụng ngôn ngữ hình thể
Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn để đảm bảo rằng bạn đang gửi đúng thông điệp

6. Tính minh bạch và nhất quán

Một trong những kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý quan trọng nhất là tính minh bạch và nhất quán. Bằng cách nói chuyện cởi mở về mục tiêu, cơ hội và thách thức của công ty, các nhà lãnh đạo có thể xây dựng lòng tin giữa các nhóm và thúc đẩy một môi trường nơi nhân viên có thể tự do chia sẻ ý tưởng và cộng tác.

Thừa nhận rằng bạn đã mắc sai lầm hoặc phải chịu trách nhiệm khi mắc lỗi có thể thúc đẩy bạn thử những điều mới và cung cấp một môi trường an toàn để chủ động giải quyết vấn đề. Môi trường mở này sẽ giúp giải quyết các vấn đề, hợp lý hóa quy trình làm việc và cuối cùng là cải thiện hiệu suất của nhóm.

7. Mang lại giá trị khi giao tiếp

Phát triển sự hiểu biết về chủ đề giao tiếp để mang lại giá trị cho đối phương là điều cần thiết. Nếu bạn không có kiến thức chuyên môn, hầu hết mọi người sẽ thấy bạn không thú vị.

Là một nhà lãnh đạo, hãy cố gắng tích lũy kiến ​​thức chuyên môn quan trọng trong ngành để mang lại giá trị cho một tình huống hoặc vấn đề. Người giao tiếp giỏi cần giải quyết cả hai câu hỏi  “cái gì” và “như thế nào” trong giao tiếp.

[TẢI NGAY] eBook: Phong cách lãnh đạo 2022: Lựa chọn nào cho bạn

8. Sự rõ ràng

Trao đổi với nhóm về công việc chi tiết cụ thể là một dấu hiệu của nhà lãnh đạo thực thụ. Sự rõ ràng là một kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý cần có. Luôn đảm bảo rằng bạn xác định một dự án hoặc kế hoạch để đơn giản hóa việc lập kế hoạch để đạt được mục tiêu và những gì cần hoàn thành vào cuối mỗi giai đoạn hay dự án.

Nếu nhóm của bạn không hiểu rõ về các mục tiêu, hãy xem xét đơn giản hóa thông điệp của bạn hơn nữa hoặc hỏi cách bạn có thể cung cấp sự trợ giúp hoặc rành mạch hơn. Nhân viên sẽ tham gia tích cực khi họ biết và hiểu vấn đề.

Sự rõ ràng
Trao đổi với nhóm về công việc chi tiết cụ thể là một dấu hiệu của nhà lãnh đạo thực thụ

9. Kỹ năng thuyết trình

Tất cả các đặc điểm cần thiết để thiết kế và cung cấp một bài thuyết trình rõ ràng và hiệu quả được gọi là kỹ năng thuyết trình. Diễn thuyết hiệu quả có thể đạt được thông qua tư thế thích hợp, chuyển động tay và giao tiếp bằng mắt với nhân viên. 

Phát triển kỹ năng thuyết trình của bạn để trở thành một người lãnh đạo xuất sắc trong bất kỳ trường hợp nào. 

10. Tiếp nhận và phản hồi

Nhận được ý kiến ​​đóng góp từ nhân viên không chỉ giúp bạn phát triển với tư cách là một nhà lãnh đạo mà còn xây dựng lòng tin với mọi người. Điều quan trọng là bạn không chỉ chấp nhận phản hồi mà còn phải hành động thay đổi.

Nếu bạn tiếp tục lấy ý kiến ​​từ họ mà không thực hiện bất kỳ hành động nào, nhân viên sẽ mất niềm tin vào khả năng thực thi của bạn. Bạn có thể không trả lời mọi bình luận ngay lập tức, tuy nhiên, hãy phản hồi. 

Các nhà lãnh đạo giỏi nên chủ động tìm kiếm ý kiến ​​đóng góp từ người khác để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Zev Herman, chủ tịch của Superior Lighting cho biết: “Bí quyết giao tiếp lớn nhất của các nhà lãnh đạo xuất sắc là yêu cầu ý kiến ​​đóng góp và sau đó thực hiện nó.”

III. Cách rèn luyện khả năng giao tiếp

1. Chân thành

Mọi người sẽ không cởi mở với những người mà họ không tin tưởng, và điều này đặc biệt đúng khi nói đến vai trò lãnh đạo. Khi nhân viên, cổ đông, đối tác hoặc bất kỳ bên liên quan quan trọng nào cảm thấy rằng một nhà lãnh đạo đáng để họ tin tưởng, họ sẽ đầu tư thời gian và chấp nhận rủi ro.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc đòi hỏi sự tin tưởng hiếm khi có tác dụng –  Sự tin tưởng tốt nhất là thông qua những hành động, suy nghĩ và quyết định đúng đắn.

Chân thành
Mọi người sẽ không cởi mở với những người mà họ không tin tưởng, và điều này đặc biệt đúng khi nói đến vai trò lãnh đạo

2. Get personal

Get personal là viết tắt của cụm từ Get up close and persona có nghĩa là có nghĩa là trở nên thân thiết với ai đó hay cái gì đó bằng cách tiến lại gần chúng. Trong tình huống giao tiếp Get personal có nghĩa là một cuộc trò chuyện càng cá nhân và hấp dẫn, sẽ càng mang lại hiệu quả cho cả hai bên. 

Phát triển các mối quan hệ có ý nghĩa với mọi người và mở ra một cuộc đối thoại nhất quán, thân thiện với họ là chìa khóa để có thể giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải trước khi quá muộn.

3. Cụ thể hóa

Đơn giản và ngắn gọn trong giao tiếp sẽ luôn hiệu quả hơn là biến nó trở nên phức tạp, khó hiểu hoặc thừa thãi. Đặc biệt là trong thời đại ngày nay, thời gian là một thứ quý giá, và những nhà lãnh đạo giỏi sẽ biết cách tối ưu và đạt được mục đích. 

4. Tập trung vào những việc phải làm

Kỹ năng giao tiếp giỏi không chỉ có khả năng học hỏi và thu thập thông tin trong khi giao tiếp mà còn thành thạo trong việc chuyển giao ý tưởng, sắp xếp kỳ vọng, truyền cảm hứng cho hành động và phổ biến tầm nhìn tổng thể của họ. Khi bạn tiếp cận, tương tác bạn có thể coi mình là một người giao tiếp hiệu quả.

5. Giữ một tâm trí cởi mở

Sự cứng nhắc của một tâm hồn khép kín, đặc biệt là thời buổi ngày nay, là một trong những yếu tố hạn chế lớn nhất. Khi một nhà lãnh đạo sẵn sàng tìm kiếm những người có quan điểm phản đối hoặc những người đứng ở vị trí đối mặt, và không tìm cách thuyết phục họ thay đổi ý định mà là để hiểu quan điểm của họ về mọi việc, khả năng lãnh đạo của họ được nâng lên một cấp độ hoàn toàn mới. 

Hãy giữ một tâm trí cởi mở
Sự cứng nhắc của một tâm hồn khép kín, đặc biệt là thời buổi ngày nay, là một trong những yếu tố hạn chế lớn nhất

6. Lắng nghe

Nền tảng lâu đời của giao tiếp tuyệt vời là khả năng lắng nghe. Truyền thông điệp của bạn là quan trọng nhưng làm như vậy sẽ tạo ra hiệu quả thấp hơn nhiều so với việc bắt đầu các cuộc trò chuyện có ý nghĩa. Hình thức đối thoại đáng giá nhất diễn ra không phải dưới dạng một bài giảng hoặc độc thoại tách rời, mà là một cuộc trò chuyện hấp dẫn.

7. Phán đoán

Bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần phải có khả năng nhìn nhận và phán đoán của sự việc và hiểu những gì không được nói, chứng kiến ​​hoặc nghe trực tiếp. Đó là một trong những kỹ năng hữu ích cần thiết nhất để có thể vẽ nên bức tranh toàn cảnh hơn về bất kỳ loại tình huống nào, dựa vào các manh mối theo ngữ cảnh và tình huống giúp bạn dẫn đầu một cách đa diện.

8. Nói chuyện với từng nhóm với tư cách cá nhân

Một nhà lãnh đạo tuyệt vời là người có thể điều chỉnh khả năng giao tiếp theo cách mà thông điệp của họ vẫn mang lại cảm giác cá nhân hóa, bất kể quy mô nào. Biết cách làm việc với đội nhóm và thiết lập sự tin cậy với các nhóm là những phương pháp quan trọng để giao tiếp thành công với các bên liên quan.

Nói chuyện với nhóm tư cách cá nhân
Biết cách làm việc với đội nhóm và thiết lập sự tin cậy với các nhóm là những phương pháp quan trọng để giao tiếp thành công

III. KẾT LUẬN

Là một nhà lãnh đạo, bạn phải có khả năng truyền đạt ý tưởng và tầm nhìn của mình theo những cách thúc đẩy quá trình ra quyết định, làm việc theo nhóm và hành động hiệu quả. Các nhà lãnh đạo vĩ đại thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhóm của họ thông qua giao tiếp rõ ràng, đồng thời thúc đẩy kỷ luật, trách nhiệm giải trình và sự liên kết chiến lược. Kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo quản lý là điều kiện tiên quyết để trở thành một nhà lãnh đạo tài ba. Sử dụng những kỹ năng này để giúp các nhà lãnh đạo trở thành người giao tiếp tuyệt vời.

 Nguồn: online.hbs.edu


Bài viết liên quan:

Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo

Nghệ thuật đàm phán là gì? 6 kỹ năng đàm phán hiệu quả

Phần mềm theo dõi công việc nhân viên: Các loại phần mềm phổ biến nhất và ưu nhược điểm

Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.AMIS Công việc blog

 

Đánh giá

Nguyễn Doanh Hùng là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, Ông thường xuyên có những chia sẻ với nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của MISA AMIS.
Chi tiết về Nguyễn Doanh Hùng
Bài viết cùng tác giả

Chia sẻ bài viết hữu ích này